Svet42-48
Transkript
Svet42-48
VŮDCOVSTVÍ Zlákejte je úspěchem Jay Arthur Převzato z časopisu Quality Progress s laskavým svolením ASQ, září 2005, překlad VYZAtrans, v.o.s., České Budějovice, lektoroval Ing. Jaroslav Bartoň V šeobecně uznávané pravidlo přijímané uživateli šest sigma říká, že k zahájení a k úspěchu tohoto programu je třeba nej− prve zajistit podporu nejvyššího vedení. Co však jestli tohle první přikázání kvali− ty, kterému jsme vždy věřili, je nejenom ne− správné, ale může být i nebezpečné? Mnozí budou argumentovat úspěchem General Electric (GE) nebo dalších velkých firem, které začaly se závazkem nejvyššího mana− gementu, ale zapomínají přitom na dalších 50% firem, které popisuje roční průzkum provedený časopisem Quality Digest, které si rovněž tuto podporu zajistily a přesto ne− uspěly.1 Toto číslo znamená, že šest sigma realizujeme s úspěšností 1−sigma. Kdo má největší prospěch z toho, že závazek nejvyš− šího vedení požadujeme jako první krok programu? Jsou to velké konzultační firmy, které potřebují podporu nejvyššího vedení 50 nebo méně slovy • Šest sigma selhává ve více než polovině případů z důvodu špatné realizace • Začínáme−li ve velkém, můžeme jakoukoli iniciativu odsoudit k neúspěchu, zatímco malé kroky mohou zajistit široké přijetí programu a jeho velký úspěch • Přijetí programu neformálními vůdci je důležitější než podpora nejvyššího vedení. 42 • SVĚT KVALITY • 1/2006 k tomu, aby se pro ně otevřela šeková kníž− ka firmy. Zatímco program šest sigma čerpá svou sílu ze zkoumání a řešení případů lineárních příčin a následků, změny v kultuře jsou roz− hodně jevem nelineárním. To nás přivádí k tomu, abychom se na zmíněný průzkum kulturních změn podívali očima nauky o sí− tích a teorie komplexnosti. Tato zkoumání nám odhalí překvapující skutečnosti, které protiřečí zavedené před− stavě toho, jak je možné s programem šest sigma uspět. Navíc je možné tato zjištění aplikovat na jakékoli změny kultury, nikoli pouze na šest sigma. V čem je problém programu šest sigma? Nejprve je třeba říci, že problém nespočí− vá v metodách ani nástrojích. Fungují dob− ře v případě takových problémů, k jejichž řešení jsou určeny − tedy problémů lineár− ních. Skutečným problémem je realizace. Podle ročního přehledu provedeného časo− pisem Quality Digest více než 50% společ− ností opouští program šest sigma asi po třech letech.2 Jedná se o společnosti, které se řídily pravidlem, že musí získat podporu nejvyššího vedení a provést rozsáhlé škole− ní černých a zelených pásů. Tato statistika však není překvapující, vezmeme−li v úvahu, že podle údajů DBM, mezinárodní personální firmy se sídlem ve Filadelfii3, 30% společností vyměnilo v ob− dobí 2000 až 2001 alespoň jednou svého vý− konného ředitele a ve čtyřletém období 1998 až 2001 jich ředitele vyměnilo 58%. ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM Například společnost Florida Power and Light v roce 1989 získala Demingovu cenu za jakost. Změna výkonného ředitele v po− lovině 90. let však její program kvality zce− la zničila. A v současné době jej změněné vedení společnosti opět zavádí. Můžete si opravdu dovolit připojit váš vagón s kvali− tou za lokomotivu jediného manažerského týmu? Stalinův limit Teorie komplexnosti předpokládá, že fi− remní kultury jsou komplexní adaptivní sys− témy. Výrazem „komplexní“ vědci vyjadřují skutečnost, že se jedná o systémy nelineární, složené z prvků hojně propojených podle jed− noduchých pravidel, přičemž vzniká překva− pivě složitý vyšší stupeň organizace. Z komplexnosti vyplývá tzv. motýlí efekt − motýl, který zamává křídly v Brazílii mů− že způsobit v Texasu tornádo. Tato předsta− va, že malé změny mohou mít obrovský dopad a velké změny nemusejí mít dopad vůbec žádný, protiřečí soustředění šest sig− ma na lineární příčiny a následky. Jedno takové zjištění se týká podpory nej− vyššího vedení. „Obecně zavedený model organizace centralizované a uspořádané sho− ra dolů je zastaralý“ říká Sidney Winter, ekonom z Wharton Business School, který působil jako hlavní ekonom v nejvyšším účetním úřadě.4 Tento přístup směřující shora dolů, před− stava, že podpora vedení rovná se úspěch, vyvolává efekt, kterému vědci říkají „Stali− nův limit“ − to znamená, že vedení program šest sigma buď podporuje nebo ne. Šest sig− ma se tak rozsvěcuje a zhasíná podobně ja− ko světluška za horké letní noci. Pokud jste někdy pracovali ve firmě, ve které nejvyšší vedení podporovalo kvalitu, a po příchodu nového ředitele se klima v podniku změni− lo, tak jste takovou změnu měli možnost po− cítit. Dalším zjištěním je, že Stalinův limit na− pomáhá tomu, aby se systém spokojil s hor− šími než optimálními výsledky a v takovém stavu zamrzl. Většina organizací imple− mentuje program šest sigma způsobem „ode zdi ke zdi a od podlahy ke stropu“, což ovšem odporuje pravidlu, které uvádí M. Ju− ran a které říká, že je důležité zaměřit se na „několik málo zásadních a nikoli mnoho tri− viálních problémů“.5 JAY ARTHUR si sám říká „KnowWare man“, čímž se odvolává na svou funkci ředitele KnowWare Interna− tional Inc. Denver. Bakalářský titul v oblasti provozního výzkumu získal na University of Arizo− na a je autorem knihy Zjednodušený program Šest sigma (Lifestar, 2004) a QI Makra (Lifestar, 2005). Jeho společnost je stálým členem ASQ. SVĚT KVALITY • 1/2006 • 43 ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM Příliš mnoho týmů skončí prací na projek− tech, které mají jen malou nebo vůbec žád− nou hodnotu, což snižuje hodnotu týmů, které v podniku skutečně najdou skrytý zla− tý důl. Pokud poukazujeme na úspěch pro− gramu šest sigma v GE a na jejího bývalého ředitele Jacka Welche, často nebereme v úvahu, že Welch strávil v GE 20 let tím, že budoval kulturu změny. Když s progra− mem začal, měl už půdu připravenou k to− mu, aby do ní semena šest sigma mohl zasít. Já jsem naproti tomu působil v telefonní společnosti, která se dlouhodobě zaměřila na to, aby zůstala stále stejná. Pět let úsilí o implementaci programu komplexního ří− zení kvality (TQM), který byl předchůdcem šest sigma, s využitím konvenčních pravidel − tedy získání podpory nejvyššího vedení, obrovského množství školení a mnoha týmů − skončilo úplným fiaskem. „Ve stalinistickém režimu je systém obvykle odsouzen k tomu, že se usadí ve stavu nějakého špatného kompromisu a v tomto stavu pak setrvává“ říká Stuart Kauffman.6 Tím, že získáte podporu nejvyš− šího vedoucího, můžete ve skutečnosti sní− žit svou šanci na úspěch 50 na 50 hned na startu. A úspěch je přitom tak křehký. Celý systém je potom méně stabilní než v přípa− dě, že šest sigma implementujete jako sklá− danku složenou postupně z jednotlivých kousků. Síla kousků Kauffman říká: „Rozdělím−li si organiza− ci na malé kousky skládanky, kde se každý takový kousek snaží optimalizovat proces k dosažení svých vlastních sobeckých vý− hod, může z toho mít prospěch celá organi− zace, která jako by byla vedena neviditelnou rukou.“7 44 • SVĚT KVALITY • 1/2006 Základní myšlenka je jednoduchá: Rozdělte organizaci na jednotlivé malé kousky, které se vzájemně nepřekrývají. Společným působením dosáhnete optimální− ho výsledku pro celou skládanku. Komplexní adaptivní systémy vytvářejí ze stavebních prvků a jejich na první pohled chaotického chování, organismus vyšší úrovně a složitosti. Jestliže se nám podaří, aby program šest sigma zapustil kořeny a začal růst v několika klíčových kouscích takové organizace a začal se šířit do kousků sousedních, můžeme tak vytvořit pro šest sigma stabilnější prostředí a já tento postup nazývám „lezení − chůze − běh“. Chceme−li s programem šest sigma uspět, musíme přesunout svou pozornost od pod− pory nejvyššího vedení směrem jinam, pro− tože tento směr vyvolává tzv. Stalinův efekt, který nám zaručuje 50% pravděpodobnost neúspěchu. Lidé nejsou stroje Kultura organizace není lineární. Organi− zační graf sice ukazuje na formální hierar− chické uspořádání, ale ani zdaleka nezachycuje veškerá neformální komuni− kační spojení mezi jednotlivci. Tyto systé− my vypadají jako síť center hustě propojených paprsky. Takové sítě jsou podobné mapám letů le− teckých společností, s hlavními letišti a pa− prsky letů, které míří do stále menších a menších center. Tyto neformální sítě jsou skutečnou silou, která stojí za změnou kul− tury. Zjistíte totiž, že s problémy v nákupu se každý obrací na Bety a v účtárně na Johna. Oni jsou těmi neformálními vůdci − jsou hlavními letišti v kulturní síti. Oni jsou sku− tečnými vůdci a jsou to oni, kteří přežijí vý− ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM měnu ředitele. Ředitelé přicházejí a odchá− zejí a tihle lidé zůstávají a vedou podnik směrem k úspěchu či neúspěchu. Bod zlomu Ve své knize Bod zvratu Malcolm Gladwell8 argumentuje, že změny se dostá− vají do obecného povědomí právě díky tako− vým jedincům. Nazývá je spojkami (connectors), odborníky (mavens) a prodejci (salespeople). Spojky získávají svou moc tím, že propojují lidi s jinými lidmi. Odbor− níci čerpají svou sílu z toho, že propojují li− di prostřednictvím vědomostí. Prodávající to dělají pro peníze. V knize Vypuštění viru myšlenky Seth Godin nazývá vůdčí osobnosti obecného mí− nění „nakažlivými“ − tedy těmi, kteří naka− zí ostatní určitou myšlenkou.9 Takoví vůdci obecného mínění mohou implementaci za− jistit nebo zmařit. V podstatě je původní myšlenka správná − potřebujeme získat pod− poru vůdců − avšak soustředili jsme se na nesprávné vůdce: na ty formální a nikoli ne− formální. Jde o to, kdo myšlenku přináší. Jack Welch pomohl myšlence šest sigma prorazit do zasedacích místností správní rady. Proč? Nebylo to proto, že byl ředitelem, ale proto− že byl jedním z vysoce respektovaných ne− formálních vůdců v komunitě ředitelů. Jestliže chcete, aby šest sigma ve vaší orga− nizaci zakořenila, musíte získat podporu ne− formálních vůdců, nikoli těch formálních. Jak ale takové „nakažlivé“ jedince v orga− nizaci identifikovat? Zeptejte se pár lidí, aby vám řekli, kdo je odborník třeba na ná− kup nebo na něco jiného. Dají vám jednu ze dvou následujících odpovědí: „Nevím, ale John bude vědět, kdo je na to nejlepší“ (John je v tomto případě spojka). Nebo bude od− pověď znít: „Nejlepší je Betty“ (Betty je od− borník). A jak Johna a Betty pro program získáme? Použijte spojovací schopnosti Johna k tomu, aby určil ten pravý tým odborníků, kteří bu− dou pracovat na vašich úvodních pilotních projektech. Umožněte Betty, aby obohatila svou odbornost o šest sigma. Jak jednotlivé kultury přijímají, adaptují či odmítají změny Ve své knize Pronikání inovací Everett Rogers10 popisuje více než 50 let výzkumu toho, jakými způsobem kultury přijímají, adaptují či odmítají inovace jako je šest sig− ma, iPod nebo mobilní telefon. Pronikání nějaké myšlenky je společenský proces, ni− koli něco, co můžeme nařídit legislativně. Úspěch jakékoli inovace zahrnuje subjekty, které ji přijímají jako první, po nich násle− duje přijetí většinou a následně opozdilci. Ti, kteří změnu přijímají jako první, pro− gram šest sigma akceptují proto, že je nový. Čtyři pravidla 1. Důležitý je člověk, který zprávu přináší 2. K urychlení přijetí programu zredukujte počet zúčastněných 3. Důležitý je obsah sdělení 4. Angažujte „nakažlivé“ SVĚT KVALITY • 1/2006 • 45 ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM Jestli chcete, aby program šest sigma pronikl do vaší firemní kultury, musíte získat podporu neformálních vůdců, nikoli jen těch formálních. Většina lidí si pak bude chtít ověřit, že v jejich oblasti práce program funguje. A opozdilci se budou snažit program zazdít ještě před tím, než začne. Jestliže zahájíme implementaci šest sigma v celopodnikovém měřítku, obvykle vyplašíme opozdilce ještě před tím, než jsou na změnu připraveni. Podle Rogerse je možné míru, do jaké za− městnanci akceptují změnu typu šest sigma, ovlivnit několika zásadními způsoby.11 Kaž− dý z nich může zvýšit či snížit trvalost této změny (jak se změna uchytí) a učinit tuto změnu „nakažlivější“ (snadno se šířící) po− mocí následujících proměnných: • Relativní výhodnost. Čím větší je vníma− ná výhodnost, tím rychleji bude změna přijata. Bohužel však většina zaměstnan− ců vnímá jako výhodu certifikát o získání černého pásu, který jim umožní získat lé− pe placenou pozici někde jinde. Většina výkonných ředitelů se domnívá, že šest sigma pomůže zlepšit ekonomické výsled− ky, ale většina má problém s tím, aby ta− kový efekt prokázala. • Kompatibilita. Jak kompatibilní je změ− na s tím, co již znám? Po dobu několika let byli lidé zmateni tím, jak uvést pro− gram šest sigma do souladu s tím, co již znali, a to dokonce i takoví lidé, kteří mě− li v oboru jakosti zkušenosti s TQM. Vět− šina manažerů, kteří dosáhli úspěchu metodou pokusu a omylu a selského rozu− mu, má o potřebě programu šest sigma po− chybnosti, protože problémy, které přetrvávají, se nacházejí pod hranicí jejich vnímání. • Složitost. Jak obtížné je inovaci pochopit a použít? Šest sigma v tomto případě se− lhává proto, že vyžaduje školení v délce 10−20 dnů a výsledky se projeví až po dlouhé době. 46 • SVĚT KVALITY • 1/2006 • Možnost „vyzkoušení“. „Je snadné změ− nu vyzkoušet? Nové nápady, které je možné zkoušet pomocí plánu postupného zavádění, jsou obecně přijímány rychleji.“ tvrdí Rogers.12 Podle průzkumu provede− ného časopisem Quality Digest většina malých a středních podniků o metodě šest sigma vůbec neuvažovala, protože nákla− dy na pouhé její vyzkoušení jsou příliš vysoké.13 Většina konzultačních firem požaduje pro začátek 250 000 USD a tato částka představuje pouze náklady na ško− lení. • Viditelnost. Jedná se o to, do jaké míry jsou výsledky viditelné. Nevím, jestli jste se někdy pokoušeli nalézt skutečné přípa− dové studie ze šest sigma v literatuře nebo na internetu, ale údajů, které by zavádění šest sigma podporovaly, je málo a jsou těžko k nalezení. Zatímco těchto pět proměnných trvalosti změny odpovídá za 49 až 87 % míry přije− tí, jsou zde ještě některé další proměnné, které přijetí ovlivňují: typ rozhodování o změně (rozhodnutí shora dolů nebo šíření ústním podání ), síť, sociální systém a pro− pagace představitele změny. Podle Rogerse14 je rozhodování shora dolů při zahájení změny rychlejší, ale „při implementaci může dojít k tomu, že rozhod− nutí provedené autoritou bude obcházeno“. Rozhodnutí na základě ústního podání je druhou nejrychlejší metodou a minimalizu− je riziko odmítnutí. Čím více lidí se program šest sigma roz− hodne přijmout, tím pomalejší bude celý proces. Snížením počtu zúčastněných lidí přijetí programu urychlíte. Začněte v ma− lém, pomocí několika málo pilotních projek− tů (kousků skládanky), na kterých budou ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM pracovat ti, kteří program přijali za svůj jako první, „nakažliví jedinci“ a zkušení instruktoři. Zajistěte jim úspěch. Potom zrealizujte další kolo projektů. Přizpůsobte program šest sigma vašemu podniku s tím, jak se postupně učíte. Dalším jedním nebo dvěma koly projektů zasáhnete kritické množství lidí. Potom už si program šest sig− ma najde v podniku cestu sám. Už jej nebu− dete muset protlačovat vy. George Moore zjistil, že mezi jedinci, kteří program přijímají jako první a mezi prvními jedinci z většinové skupiny existu− je propast.15 I když dosáhnete počátečního úspěchu, program šest sigma možná tuto propast nebude schopen překonat a nestane se hlavním proudem, který charakterizuje způsob práce ve vašem podniku. Klíčem k překonání propasti budou vaši „nakažliví“. Pokud je někdo schopen přesvědčit první jedince ve většinové skupině, tak to budou právě oni. Nezapomeňte si připravit zásobu historek o úspěchu metody a případové stu− die, abyste jim předvedli, jak funguje ve va− šem podniku. Jak vyvolat epidemii šest sigma Šest sigma je myšlenka, která ke změně kultury musí nabýt rozměru epidemie. Epi− demie nezačíná ve velkém; začíná z mála a pak exponenciálně roste. Klíč k šíření viru myšlenky šest sigma tvoří tři hlavní prvky: 1. Nakažlivost 2. Motýlí efekt 3. Bod zvratu Nakažlivost. Termíny jako šest sigma a metoda DMAIC (navrhni, změř, analyzuj, zlepši , zkontroluj) jsou spíše odrazující než nakažlivé. Názvy a zkratky většinu lidi od− puzují. Aby program šest sigma v kultuře vaší společnosti zapustil kořeny a rostl, budete muset nalézt způsoby, jak jej učinit trvalejším, nakažlivějším a schopným šíře− ní. Když se mě lidé ptají, co dělám, tak jim neodpovídám, že program šest sigma. Namísto toho řeknu: „ Spolupracuji s firma− mi, které chtějí ucpat díry, kterými jim utí− ká cashflow“ a obvykle tím vzbudím zájem. Důležitý je obsah sdělení. „Existuje jednoduchý způsob, jak zabalit informaci, přičemž takové balení ji za správných okol− ností učiní neodolatelnou,“ říká Gladwell.16 Motýlí efekt. Malé příčiny mohou mít velké důsledky − to nazýváme motýlím efek− tem. Jestliže se jedinci šířící šest sigma ve vaší firmě cítí hloupě, jejich působení pro− gram šest sigma zlikviduje. Pokud se snaží− te implementovat šest sigma „ode zdi ke zdi a od podlahy ke stropu“, skončíte tím, že se budete zabývat mnoha nepodstatnými věcmi namísto toho, abyste se soustředili na něko− lik věcí kriticky významných. Jednoduché změny v tom, jakým způso− bem program šest sigma zavádíte, budou mít velký dopad na jeho přijetí. Kdo jsou „na− kažliví“ jedinci ve vaší organizaci? Jakým způsobem zlepšíte propojení „spojek“, jak zvýšíte odbornost odborníků a jak zajistíte prodávajícím více peněz? Bod zlomu. Gladwell říká, že se jedná o moment kritického množství.17 Podle Ro− gerse u kultury dosáhneme kritického množ− ství jestliže změnu přijme 10 až 25 % jejích členů.18 Tento průzkum rovněž ukázal, že jestliže změnu přijme pouhých 5% pracovníků, ta− to změna trvá. Aktivizujte své „nakažlivé“. Pokud máte zájem o epidemii myšlenky ty− pu šest sigma vyvolanou ústním podáním, soustřeďte se na „nakažlivé“ jedince. Nikdo jiný vám nepomůže. Když se mě lidé ptají co dělám, tak jim neodpovídám, že program šest sigma. Namísto toho řeknu: „Spolupracuji s firmami, které chtějí ucpat díry, kterými jim utíká cashflow“ a obvykle tím vzbudím zájem. SVĚT KVALITY • 1/2006 • 47 ZLÁKEJTE JE ÚSPĚCHEM Zlákejte je úspěchem Před mnoha lety jsem měl přesvědčit sys− témové analytiky jednoho oddělení IT, aby přešli z využívání písárny na vlastní zpraco− vání textů. Někteří chtěli změnu uskutečnit ze dne na den, jiní naopak změnu nechtěli provést vůbec. Soustředil jsem se na ty, kte− ří myšlenku přijali jako první, a nechal jsem je, aby přesvědčili zbytek. V několika společnostech, které kdysi mě− ly zavedený systém kvality a nový ředitel jej zlikvidoval, pozoruji stejný jev. K opětovné− mu zavedení metod zlepšování a nástrojů společnosti neohlásili velký projekt šest sig− ma, protože věděli, že by s ním neuspěli. Namísto toho představitelé změny chodí po závodě, hovoří s vedoucími provozů, dozví− dají se o jejich problémech a nabízejí jim pomoc při jejich řešení. Následně s využitím programu šest sigma nalézají pozoruhodná a nečekaná řešení, která snižují náklady a zvyšují rychlost a ziskovost. Kupodivu pak pracovníci zlepšova− telských týmů sami vědí, jak v řešení pro− blémů pokračovat. A říkají, co mají dělat, i svým spolupracovníkům. Úspěch takové− ho vedoucího provozu vyvolá zájem jeho kolegů. Potom přestaviteli šest sigma zavo− lá další vedoucí a žádá ho o pomoc s řeše− ním dalšího problému. A tak to jde dál, dokud systém šest sigma v podniku fungu− je správně ve všech ohledech, které jsou pro jeho poslání kritické. Chcete, aby program šest sigma uspěl i u vás? Použijte postup, který nazývám „lezení − chůze − běh“. Začněte v malém s několika klíčovými „nakažlivými“ pracov− níky. Zajistěte jim úspěch. Umožněte jim, aby o svém úspěchu mohli informovat ostat− ní (jinými slovy − nakazit je). Expandujte do další oblasti problémů. Po− kračujte tak dlouho, dokud nedosáhnete kri− tického množství. Umožněte, aby kritické množství lidí ústním podáním prosadilo pro− gram šest sigma v celé firmě. Bude to trvat kratší dobu, bude vás to stát méně peněz a výsledky budou lepší, než si možná doká− žete představit. Není to cesta, kterou si většina společnos− tí volí, ale je to cesta výhodná, ať již imple− mentujete šest sigma poprvé nebo se snažíte znovu nastartovat změnu kultury, která se vám nepodařila. REFERENCE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 48 • SVĚT KVALITY • 1/2006 Dirk Dusharme: Průzkum šest sigma, Quality Digest, únor 2003 a září 2004 tamtéž Převrat nahoře, Drake Beam Morin, červen 2002 Stuart Kauffman: Doma ve vesmíru, Oxford University Press, 1995 J.M. Juran a frank M. Gryna, Juranova příručka řízení kvality, čtvrté vydání, McGraw−Hill Book Co. 1988 Kauffman, Doma ve vesmíru, viz odkaz 4 tamtéž Malcolm Gladwell: Bod zvratu, Little Brown, 1995 Seth Godin, Vypuštění viru myšlenky, Hyperion, 2001 Everett Rogers, Pronikání inovací, čtvrté vydání, Free Press, 1999 tamtéž tamtéž Dusharme, Průzkum šest sigma, viz odkaz 1 Rogers, Pronikání inovací, viz odkaz 10 Geoffrey Moore, Překročení propasti, Harper Business, 1999 Gladwell, Bod zvratu, viz odkaz 8 tamtéž Rogers, Pronikání inovací, viz odkaz 10