Prezentace aplikace PowerPoint - Střední průmyslová škola na

Střední průmyslová škola na Proseku
Novoborská 2, 190 00 Praha 9
DOKUMENTACE A MANUÁLY
-
elektronické dokumenty
-
archivace dokumentů
-
dokumentace k software + CASE systémy
-
další druhy dokumentace (manuály,…)
Ing. Lukáš Procházka
1IT – Technická dokumentace v IT
17. března 2014
6-1
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- elektronické dokumenty mají vysoký rizikový potenciál
vnější hrozby
- firmy věnují velký důraz na riziko vnějších hrozeb
- nasazování bezpečnostních řešení, zásahy do infrastruktury
Firewally
SPŠ na Proseku
antivirová řešení
6-2
oddělené sítě
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
vnitřní hrozby
- zároveň velmi často podceňují hrozby vnitřní (zaměstnanci)
- možnosti snížení rizika odcizení dat zevnitř:
jedinečné loginy
uživatelů, vč. logů
SPŠ na Proseku
úrovně přístupů
k datům
6-3
evidence tisku a
kopírování
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- problematika ochrany dokumentů s ohledem na jejich šíření
rychlost šíření papírových dokumentů
kopie
měsíce
týdny
dny
desítky minut
- elektronické dokumenty se šíří podstatně rychleji
rychlost šíření elektronických dokumentů
dny
SPŠ na Proseku
LAN
minuty
hodiny
6-4
nahrání
dokumentu
vteřiny
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
-
elektronická forma komunikace je rychlejší
-
rychlost se zásadně projevuje ve vzdálené komunikaci
-
zároveň je elektronická komunikace i ekonomičtější
objednávka
změna / potvrzení
objednávky
internet
akceptace změn
dodací list
faktura
SPŠ na Proseku
6-5
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- nelze kopírovat části dokument. a využívat šablony (knihovny)
vyšší produktivita = více pracovníků
ručně
- lze použít části dokumentů v jiných dokumentech
CTRL + P
tisk
SPŠ na Proseku
6-6
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- archivace papírových dokumentů je náročná na místo
úschova
přenos
dokumentu
- elektron. dokumentů - velké množství dat na malém prostoru
- s rozvojem IT technologií – roste i kapacita datových médií
- jednodušší zálohování (duplicita) dokumentů
úschova
přenos dokumentu
LAN
SPŠ na Proseku
6-7
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- archivace papírových dokumentů je náročná na místo
vyřízení objednávky zaslané
papírovou formou
vytvoření a odeslání
papírového účetního doklad
objednávka
účetní doklad
potvrzení objednávky
odeslání
dokladu
lidský faktor
lidský faktor
- komunikaci přes elektronické dokumenty lze automatizovat:
objednávky
expedici, logistiku
vyřízení objednávky zaslané
elektronickou formou
odpovědi
vytvoření a založení
elektronic. účetního dokladu
elektronická objednávka
odeslání
dokladu
účetní
doklad
automatické potvrzení
algoritmus
filtry
SPŠ na Proseku
účetní doklady
algoritmus
filtry
6-8
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
- projekty vznikají na základě dokumentace (projektová, …)
- nejdůležitějším faktorem při realizaci projektu je spolupráce
- při práci je vždy důležité mít k dispozici vždy aktuální data
elektronické dokumenty
online dokumenty
- souběžná práce na dokumentech
(Google Docs, Lucid Chart, …)
elektronická uložiště dat
- k dispozici vždy aktuální data
(EDM, PDM, PLM systémy)
SPŠ na Proseku
6-9
Ing. Lukáš Procházka
KOPÍROVÁNÍ A ARCHIVACE
- dokumenty je nutné archivovat z těchto důvodů:
interní požadavek
firmy
požadavek na
základě zákona
- ideální je možnost řízení verzí dokumentů
- pro archivaci el. dokumentů se používají 2 (3) formáty:
PDF
PDF/A
TIFF
- formáty se liší svými možnostmi
!
ZÁLOHOVÁNÍ DOKUMENTŮ NENÍ
DLOUHODOBÁ ARCHIVACE DOKUMENTŮ
SPŠ na Proseku
6-10
!
Ing. Lukáš Procházka
DLOUHODOBÁ ARCHIVACE
- pro dlouhodobou musí být splněny požadavky
věrohodnost dokumentu
- musí být ověřena pravost (platnost) připojených el. podpisů
neporušitelnost dokumentu
- musí být prokázáno, že nebyly provedeny dodatečné změny
otevřený formát dokumentu
- dokument musí být vždy možné zobrazit
nezávislost na uložišti
- dokument musí být použitelný i mimo IS, kde je archivován
SPŠ na Proseku
6-11
Ing. Lukáš Procházka
SKUPINY FORMÁTŮ
- skupiny formátů jsou definovány standardy ETSI
- „prováděcí předpisy“ o elekronickém podpisu
PAdES
- připojování elektronického podpisu k PDF dokumentům
- norma PAdES LTV – náležitosti dok. pro dlouhodob. archivaci
XAdES
- připojování elektronického podpisu k XML dokumentům
CAdES
- připojování elektronic. podpisu k dokumentům libovolného
formátu
SPŠ na Proseku
6-12
Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF
- vyvinutý společností ADOBE (vyvinut z Camelotu, *1991)
- vhodný k elektronické komunikaci (krátkodobé archivaci)
- k dlouhodobé archivaci není určen (definován PDF/A)
výhody formátu PDF
- nezávislý na aplikační SW, HW a operačním systému
- zaznamenává obsah dokumentu i jeho přesnou formu
- v r. 2008 byla uvolněná plná specifikace formátu PDF
- ISO standard (ISO 32000)
SPŠ na Proseku
6-13
Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF-A
- vyvinutý společností ADOBE
- formát určený pro dlouhodobou archivaci dokumentů
normy PDF/A
PDF/A-1 (ISO 19005-1) – vydána 2005
název:
Použití PDF 1.4 (PDF/A-1)
PDF/A-2 (ISO 19005-2) – vydána 2011
název:
Použití ISO 32000-1 (PDF/A-2)
PDF/A-3 (ISO 19005-3) – vydána 2012
název:
Použití ISO 32000-1 s podporou vlož. souborů (PDF/A-3)
SPŠ na Proseku
6-14
Ing. Lukáš Procházka
VERZE PDF/A: PDF-A/1 a PDF/A-2
shodná omezení v PDF/A-1 a PDF/A-2
-
zakázán audio a video obsah
-
zakázán Javaskript, spustitelné soubory a externí obsahy
-
použity použity pouze standardní písma (Times, ...)
-
zakázáno šifrování
PDF/A-1
rozdílná omezení
PDF/A-2
1.4
založeno na verzi PDF
1.7
zakázáno
komprese obr. JPEG2000
podporováno
zakázáno
průhledné objekty
podporováno
ne
digitální podpisy dle PAdES
podporováno
SPŠ na Proseku
6-15
Ing. Lukáš Procházka