přehled přístupů k managementu komunikace v projektu

PŘEHLED PŘÍSTUPŮ
K MANAGEMENTU KOMUNIKACE
V PROJEKTU
Diskusní odpoledne OSPM 6.5.2003
Jan Havlík, AIT s.r.o.,
[email protected], www.ait.cz
©AIT, 2003
1
Obsah
1. Základní pojmy
2. Přístupy podle ISO 10006, PMI PMBOK,
IPMA ICB
3. Charakteristika procesů managementu
komunikace v projektu
©AIT, 2003
2
Communication
Výkladový slovník Merriam-Webster dictionary:
1 : an act or instance of transmitting
2 a : information communicated b : a verbal or written message
3 a : a process by which information is exchanged between individuals
through a common system of symbols, signs, or behavior
<the function of pheromones in insect communication>;
also : exchange of information b : personal rapport
<a lack of communication between old and young persons>
4 plural a : a system (as of telephones) for communicating
b : a system of routes for moving troops, supplies, and vehicles
c : personnel engaged in communicating
5 plural but singular or plural in construction a : a technique for
expressing ideas effectively (as in speech) b : the technology of the
transmission of information (as by print or telecommunication)
©AIT, 2003
3
Communication
Encyclopadia Brittanica:
• The exchange of meanings between individuals
through a common system of symbols.
• Explicit definitions and theories of
communication were not proposed until 20thcentury advances in science and technology
gave rise to the mass-communications media.
©AIT, 2003
4
Charakteristika procesů
managementu komunikace
PMBOK, ISO 10006:
• Management komunikace v projektu zahrnuje
procesy, potřebné, aby se zajistilo včasné a
vhodné vytváření, sběr, šíření, ukládání a
konečné předávání projektových informací.
(prakticky totožná charakteristika v obou zdrojích)
©AIT, 2003
5
Procesy managementu komunikace
PMBOK*)
Plánování
komunikace***)
Dodávání informací
ISO 10006**)
Plánování komunikace
Management informací
Podávání zpráv o plnění Řízení komunikace
IPMA ICB
Okruh 25: Komunikace
Okruh 21: Informace,
dokumentace, reporting
Okruh 29: Informatika v
projektech
Administrativní uzavření
*) Znalostní oblast 10. Project Communications Management
**) Skupina procesů 5.9 Procesy vztahující se ke komunikaci
***)Orig.: Communications Planning
©AIT, 2003
6
Procesy PMBOK
1.
2.
3.
4.
Plánování komunikace – určení informace a
potřeby komunikace zainteresovaných stran (kdo,
co, kdy, jak, komu).
Dodávání informací – poskytnout v pravý čas
informaci zainteresovaným stranám (stakeholder)
Podávání zpráv o plnění - jak jsou užívány zdroje
k dosažení cílů projektu (stav, pokrok, předpověď
dalšího stavu a pokroku)
Administrativní uzavření – při dosažení cílů fáze
nebo projektu nebo při předčasném ukončení
dokumentace výsledků projektu
©AIT, 2003
7
Procesy vztahující se ke komunikaci
podle ISO 10006
• Plánování komunikace
– plánování informačních a komunikačních systémů projektu.
Určit, které informace budou oficiálně poskytovány, média,
četnost sdělování, úprava a struktura dokumentů.
• Management informací
– zpřístupnění nezbytných informací členům projektové
struktury a jiným zainteresovaným stranám. Určit postupy
pro přípravu, sběr, identifikování, třídění, distribuování,
zařazování, aktualizování, archivaci a vyhledávání informací.
Pravidla pro schůzky navrhnout podle typů schůzek.
• Řízení komunikace
– řízení způsobu komunikace v souladu s plánovaným
komunikačním systémem. Sledovat a přezkoumávat.
©AIT, 2003
8
Komunikace v projektu podle IPMA ICB
• Komunikace zajišťuje efektivní přenos informací a
interakci mezi komunikujícími partnery
• Vytváří předpoklady pro motivaci, práci a
rozhodování příjemce informace
• Formy: ústní, písemná, textová, grafická, podle
média. Konverzací, na schůzkách, workshopech,
konferencích.
• Komunikace s okolím projektu (kontext)!
• Reporting je standardní způsob komunikace předem
definovaným příjemcům informace
• Využívání informačních technologií – vedoucí
projektu musí posoudit vhodnost technologie a
dohlížet na její využívání
©AIT, 2003
9
Komunikování (communicating) jako
klíčová obecná dovednost managementu
Komunikování znamená výměnu informací.
Dimenze komunikace:
• Písemná a ústní, naslouchání a mluvení
• Uvnitř a vně projektu
• Formální a neformální
• Vertikální a horizontální
• Zpětná vazba, bariéry komunikace
• Styl psaného sdělení
• Presentační techniky, řeč těla, zobrazovací prostředky
• Techniky řízení schůzek, porad (program, konflikty,
role…)
(podle PMBOK)
©AIT, 2003
10
Závěr - zásady
• Komunikaci naplánovat podle potřeb, kdo, komu
a jakou formou
• Informace prezentovat včas, jasně
• Zaměřit se na pravidla jednání na poradách,
zápisy mají obsahovat rozhodnutí, problémy,
odsouhlasená opatření a odpovědné pracovníky
• Systém komunikace uplatňovat podle plánu,
přezkoumávat ho
• Využívat IT podle potřeb projektu
©AIT, 2003
11