Umění prezentace krok za krokem

Umění prezentace krok za krokem
!
!
!
!
!
Alexandra Hubáčková, MA, PhD
!
[email protected], +420 720 152 447
!
!
!
Název projektu: Tréninkové zaměstnání s vzdělávacím programem pro vozíčkáře s poraněním míchy
Číslo projektu: CZ. 2.17/2.1.00/37200 | Datum zahájení projektu: 1.11.2014 | Datum ukončení projektu: 31.10.2015
!1
Jak to udělat, abyste své publikum neodsoudili k „smrti powerpointem“?
!
!
!
Představte si své prezentace jako film, kde hlavní roli hraje vaše publikum a vy.
Powerpoint je jen ve vedlejší roli.
!
!
Film:
!
Vaše prezentace
!
!
$
!
!
!
V hlavních rolích:
!
Vaše publikum (Adina Mandlová)
Vy (Kristián)
!
!
!
!
Ve vedlejší roli: Powerpoint
!2
Na jakých 5 základních otázek je důležité si odpovědět při přípravě prezentace:
!
!
!
!
!
!
!
Pro koho?
!
Kdo?
Proč?
Jak?
Kdy a kde?
!3
!
I) PRO KOHO?
Kdo bude vaše publikum?
Připravte se na prezentaci jako když jdete na schůzku
záleží.
s někým, na kom vám
Snažte se o svém publiku dozvědet co nejvíc. Kdo to je? Kolik toho ví o vašem
tématu? Co očekává? Informace? Inspiraci? Co považuje za důležité? Co mu
můžete pomoct vyřešit? V čem mu můžete usnadnit život?
Zamilujte si své posluchače.
Většina prezentací v byznyse si dává za cíl předat informace. Ty nejlepší
prezentace jsou ale dialogem, prezentující vytvoří pro své publikum
nezapomenutelnou zkušenost.
„Lidé zapomenou, co jste řekli, zapomenou, co jste udělali, ale nikdy
nezapomenou, jak se díky vám cítili.“ Maya Angelou
Až budete na pódiu:
•
Jak se naladit na posluchače a čím je zaujmout hned na začátku – dejte
jim hned první větou na vědomí, že je vnímáte (např. poděkujte za to, že
tam jsou, pokud mluvčí před vámi mluvil déle, nabídněte kratičkou
přestávku, pokud jste poslední prezentátor, ujistěte je, že skončíte
v domluveném čase, promluvte na někoho z publika atd. atd.)
Inspirace:
Video - Jonh Chambers (CISCO) – podívejte se alespoň na první 4 minuty.
https://www.youtube.com/watch?v=Xuf4csAVwz0
John Chambers je známý tím, že dokáže okamžitě navázat vztah
s publikem. Na pódiu zůstává asi 2 minuty, pak chodí mezi lidmi a mluví
k jednotlivcům, dokonce jim dá ruku na rameno, aby svému sdělení dodal
důrazu. Každý v publiku se pak může cítit jako Adina Mandlová ☺.
•
Vzpomeňte si na scénu z filmu Kristián – všechno měl dopodrobna
naplánováno a připraveno předem, ale když vstoupila hlavní hrdinka
věnoval se už jenom jí.
•
Usmějte se.
•
Uvědomujte si svou řeč těla – pozor na ruce v kapsách apod., důležitá jsou
vstřícná gesta.
•
Navazujte s lidmi oční kontakt.
!4
•
Mluvte i k lidem v zadních řadách – automaticky začnete mluvit hlasitěji
(je to důležité, aby vás všichni slyšeli).
!
II) KDO?
Vy. Ještě někdo?
$
$
To jste vy – právě jste se dozvěděli, že máte připravit prezentaci ☺.
Kromě toho, že máte radost, si položte otázku, proč vás oslovili. Kdo jste, když
děláte prezentaci? Odborník na danou problematiku? Učitel? Vizionář?
Obchodník? Pořád jste to vy, ale role se mohou při různých prezentacích lišit (tak
jako role herců ve filmech). Dobře si svou roli ujasněte.
Co se od vás očekává?
Sáhněte do rejstříku svých schopností. Jaké uplatníte při této prezentaci nejvíc
(schopnost analýzy, schopnost dobře argumentovat, přesvědčit, nadchnout,
prodat, schopnost vypravěče ...)?
Pak si položte otázku: Kdo ještě?
Koho můžete pozvat
na jeviště, aby podpořil vaši prezentaci? Kolegu?
Spokojeného zákazníka? Výrobek?
Začněte s myšlenkou na konec prezentace:
Zeptejte se zadavatele: „Jak budete vědět, že moje prezentace byla úspěšná?“
Zeptejte se sebe: „Jak budu vědět, že moje prezentace byla úspěšná?“
Porovnejte obě odpovědi a při přípravě prezentace je vědomě propojujte.
!
III) PROČ?
Proč děláte tuto prezentaci? Proč je pro vás důležitá?
Když v tom nemáte kus srdce, tak to raději nedělejte. Proč? Protože publikum to
pozná.
!5
Čím větší vášeň máte pro své téma, tím lepší je to pro váš vztah s publikem.
Zkuste si doplnit větu: „Na tomto produktu (výzkumu, nápadu, myšlence,
společnosti) je úžasné to, že …“
Ať už svojí prezentací „prodáváte“ cokoliv, začněte tím, že vysvětlíte PROČ a
teprve potom řeknete CO.
Inspirace:
Video - Simon Sinek: „Jak velcí vůdci inspirují k akci“
http://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action?
language=cs
!
IV) JAK?
Na základě odpovědí na předchozí otázky se rozhodněte, jaká forma prezentace
bude pro danou příležitost nejvhodnější.
Formy prezentace:
•
Powerpoint, Prezzi, Keynote, Slideshare
•
Flipchart
•
Video
•
Diskuze
•
Skype
•
Telekonference
•
Webinář
•
Atd.
!
Pusťte se do přípravy (pro naše účely budeme tvořit prezentaci v powerpointu)
1) Vytvořte kostru příběhu
Dobrá prezentace je jako příběh. Má začátek, střední část a konec. Vedete své
posluchače od bodu A do bodu B.
Když máte jasnou kostru příběhu, neztratíte cestou posluchače a neztratíte se ani
vy, když dojde během prezentace k něčemu nečekanému (někdo vás přeruší
dotazem, vypadne technika apod.).
!6
Nezačínejte s přípravou na počítači. Svádělo by vás to k tomu kopírovat staré
prezentace a jen vyměnit obsah, předvolené snímky powerpointu omezují vaši
fantazii a lákají k tomu psát na snímky text ☹.
Vemte si papír, tužku, pastelky, lístečky…. cokoliv vám vyhovuje. Nakreslete si
linku, spirálu, cestu od bodu A do bodu B. Bude to mapa vaší prezentace
(jednotlivé snímky, až se k nim později dostaneme, budou jako kroky, milníky na
té cestě, každý o kousek blíž k cíli, ke kterému směřujete).
!
2) Název
Dejte vaší prezentaci název. Zapomeňte teď na sebe. Vžijte se do pozice publika
– co by hned v úvodu vzbudilo jeho zájem?
Zapojte pravou mozkovou hemisféru, nechejte promluvit umělce, básníka, který
ve vás dříme. Kdo říká, že název by měl být nudný?
!
3) Pravidlo 10/20/30
(z knihy Guye Kawasakiho „Umění rozjezdu“)
10 snímků
20 minut
Třicetibodové písmo
!
4) Napište si texty ke snímkům
Není to text, který byste měli psát na snímky, ale to, co budete říkat během
prezentace.
a) úvod – hned na začátku odpovězte publiku na tu nejpodstatnější otázku,
kterou si klade: „Proč by mě to mělo zajímat?“
Udělejte si „vizitkový test“ obkreslete si na papír vizitku. Do prostoru vizitky
napište, o čem vaše prezentace bude. Zkuste použít max. 10 slov.
b) uveďte na scénu „padoucha“ (problém, konkurence, současný stav …)
c) přichází „hrdina“ (řešení, váš výrobek, změna…)
d) závěr - výzva k akci (řekněte publiku jasně a jednoduše, co chcete, aby
udělali. Jako např. Steve Jobs, když uváděl na trh nové výrobky Apple: „A teď
běžte a jeden si kupte.“)
!7
Přemýšlejte o metaforách, příbězích, které by podtrhly vaše argumenty, fakta.
Kde budou mít místo ve vaší prezentaci? Začleňte je tam.
!
!
5) Odpovězte skřítkovi a uveďte příklady
Představte si, že vám na rameni sedí skřítek a pokaždé, když něco řeknete, vám
do ucha zašeptá: „No a?“ Odpovězte mu a pak (pokud se to hodí do kontextu
vaší prezentace) uveďte příklad.
Příklady z knihy „Umění rozjezdu“:
a) Řekli jste: „V našich naslouchadlech využíváme digitální zpracování signálu.“
Skřítek se zeptal: „No a?“
Odpověděli jste mu: „ Náš výrobek zvyšuje kvalitu zvuku.“
A pak jste to rozvedli: „ Například se ocitnete na večírku a všichni mluví jeden
přes druhého… Díky nám budete schopni slyšet, co vám říká člověk vedle vás.“
!
b) Řekli jste: „V naší nové škole využíváme Montessoriho metody.“
Skřítek se zeptal: „No a?“
Odpověděli jste mu: „Naše škola vnímá dítě jako individualitu, a pomáhá mu
naučit se, jak si řídit své.“
A pak jste to rozvedli: „Například pomáháme dětem, které jsou v něčem
konkrétním nadané, aby v této oblasti postupovaly rychleji než zbytek třídy.“
!
6) Živá voda – jak udržet pozornost publika
Pravidlo 10 minut – po deseti minutách pozornost publika upadá, je třeba ho
„pokropit živou vodou“.
Způsoby:
•
Vtip
•
Nadsázka
•
Překvapení
•
Nová, nečekaná informace
•
Otázka do publika
!8
•
Video
•
Pomůcky
•
Přestávka
•
Příběh
•
Praktická ukázka
•
Host, zákazník
•
Atd. atd.
Začleňte některé ze způsobů do své prezentace.
7) Zjednodušte text – řekněte to jako Hemingway
Buď můžete mluvit takto:
„To je ve vazbě na poplatky u klientů ústavů sociální péče a domovů pro seniory,
kterým zůstává jenom limitovaný hotovostní objem finančních prostředků,
limitovaný patnácti procenty jejich příjmů. A my jsme připraveni navrhnout jim
mechanismus, který by tam vedl k určité ochraně části těchto klientů, kteří by
opravdu nemohli na tyto poplatky dosáhnout analogicky.“ (z denního tisku)
Anebo to můžete říct jako nositel Nobelovy ceny:
!
„Byl už starý, vyjížděl sám v loďce na lov do Golfského proudu a teď tomu bylo
čtyřiaosmdesát dní, co nechytil jedinou rybu. Prvních čtyřicet dní s ním jezdil
chlapec. Ale po čtyřiceti dnech bez úlovku řekli chlapci jeho rodiče, že starý je už
dočista a nadobro salao, což je nejhorší druh smolaře, a chlapec začal na jejich
příkaz jezdit s jiným člunem, který ulovil tři pořádné ryby hned první týden.
Chlapec byl smutný, když viděl, jak se starý každý den vrací s prázdnou loďkou,
a vždycky mu šel pomoci odnést buď kotouče šňůry nebo hák s bodcem a
harpunou a plachtu skasanou kolem stěžně. Plachta byla zaplátována pytli od
mouky a svinuta vyhlížela jako vlajka trvalé porážky.“
(Ernest Hemingway: Stařec a moře)
Vaši posluchači Vám musí rozumět předtím než s Vámi budou moci
souhlasit! Peter Urs Bender
Někdo řekl, že pokud to neumíte vysvětlit jednoduše, pak tomu nerozumíte.
Ještě jednou E. Hemingway – ve slavném interview vysvětluje metodu své tvorby
– tzv. „špičku ledovce“:
"Stařec a moře mohl být přes tisíc stránek dlouhý a mohla v něm být každá
postava z vesnice a všechny způsoby, jakými žijí, jak se rodí, plodí a vychovávají
děti atd. To dělají výborně a dobře jiní autoři. Při práci je člověk omezován tím,
co už bylo uspokojivě napsáno před ním. Proto jsem se naučil dělat něco jiného.
!9
Nejdřív jsem se snažil eliminovat všechno zbytečné a zprostředkovat čtenáři
zkušenost tak, aby se to, co přečte, stalo součástí jeho vlastní zkušenosti a
připadalo mu, že se to vše skutečně událo. Je to velmi obtížné a já jsem se o to
snažil s velikým úsilím. Když přeskočím způsob, jakým se to dělá, měl jsem
tentokrát neuvěřitelné štěstí a mohl jsem zprostředkovat zkušenost beze zbytku
a dokázal jsem, že to je zkušenost, jakou ještě nikdo nezprostředkoval. Štěstí
spočívalo v tom, že jsem měl dobrého chlapa a dobrého chlapce, a poslední
dobou spisovatelé zapomněli, že něco takového existuje. Pak je tu moře a o něm
stojí za to psát stejně jako o člověku. Takže v tom jsem měl štěstí. Viděl jsem,
jak se třou marlíni, a vím o tom všecko. A to jsem vynechal. Na témž místě jsem
viděl hejno více než padesáti velryb a jednu, dlouhou téměř šedesát stop, jsem
harpunoval, a přišel jsem o ni. I to jsem vynechal. Vynechal jsem všechny
příhody, které jsem znal z rybářské vesnice. Ale tu část ledovce skrytou pod
vodou tvoří právě ony znalosti."
!
8) Podtrhněte klíčovou myšlenku a klíčová slova v textu
Jaká je klíčová myšlenka vaší prezentace? Kdyby si lidé měli z vaší prezentace
zapamatovat jedinou věc, která by to byla? Podtrhněte si ji.
Klíčovou myšlenku byste měli mít na paměti po celou dobu prezentace, vine se jí
jako červená nit. Měli byste ji v průběhu několikrát zopakovat.
Podtrhněte si jinou barvou další klíčová slova v textu.
9) Vytvořte snímky v powerpointu, kartičky pro sebe a případně text pro
publikum
Snímky:
Klíčová slova z bodu 8 nahraďte fotografiemi, doplňte je 2 – 3 slovy (pamatujte,
že jedna fotografie vydá za 1000 slov).
Vyhněte se odrážkám, lidé je začnou číst, přestanou věnovat pozornost vám a
stejně si text nezapamatují:
!
!10
!
Kartičky pro vás:
Pokud si netroufáte vaši prezentaci přednést zpaměti, připravte si malé kartičky
s textem jako nápovědu.
Text pro publikum:
Nedávejte lidem vytištěné snímky, ani před prezentací, ani po ní. Pokud vaše
snímky dávají smysl i bez vašeho komentáře, i bez vás, obsadili jste do hlavní
role powerpoint ☹. A to je škoda.
Lidé by si měli zapamatovat vás a to, jak se jako publikum cítili. Pokud
potřebujete, aby se mohli později vrátit k informacím, které zazněly, připravte
pro ně text, kde budou např. hlavní body, odkazy, důležité informace, grafy atd.
Před začátkem prezentace řekněte publiku, že pro ně máte připravený text, že si
nemusejí dělat během prezentace podrobné poznámky. Budou tak moct věnovat
větší pozornost vám. Text rozdejte po skončení prezentace.
!
10) Vyzkoušejte si přednést vaši prezentaci. A znovu, a znovu ☺.
Řeknete si to nahlas
Řekněte to někomu
Nahrajte se
Vyzkoušejte si, jak budete stát, co budete mít v ruce, jak to vychází časově
Vyzkoušejte si aktivity, ukázku, rozhovor
!
V) KDE A KDY?
Denní doba – pokud můžete, zvolte si dobu, která vám vyhovuje.
Prostor – můžete si ho uspořádat tak, aby vám vyhovoval?
Pro kolik lidí prezentace bude? Pokud můžete, zvolte si raději menší místnost,
která bude plná, než velkou, která bude poloprázdná.
Bude všude dobře vidět, slyšet? Vyzkoušejte si to.
Vyzkoušejte si předem techniku.
!
Užitečné zdroje
!11
Zdarma nebo levné fotografie pro vaše prezentace, web a propagační materiály
např:
http://www.123rf.com/
http://www.pixmac.cz/
Krátké prezentace na různá témata (v různých jazycích, některé s českými
titulky): tady se můžete nechat inspirovat tím, jak prezentují ostatní a třeba i
najít argumenty a odkazy, které podpoří vaše vystoupení:
http://www.ted.com/
!12
!
Jednoduché, účinné tipy, jak se zbavit trémy:
1) Dýchejte!
Několik hlubokých nádechů má za následek okamžité snížení hladiny stresu.
Soustředění na dech odvede vaši pozornost od strachu.
2) Než začnete s prezentací, zaujměte na pár minut „pozici vítěze“. Cokoliv to
pro vás znamená (např. brada nahoru, ruce v bok, ruce nad hlavou, usmívejte
se. Vzpomeňte si na olympioniky ☺). Bylo prokázáno, že pozice těla dokáže
ovlivnit naše pocity. Využijte toho ve svůj prospěch.
3) Představujte si, jak vaše prezentace právě skončila a byl to úspěch, podařilo
se vám to, lidé tleskají. Představte si to do detailů – jako film. Jak se cítíte? Co
slyšíte? Co vidíte?
Opět výzkumy v neurovědě ukazují, že pro mozek je představa totéž jako
skutečný zážitek. Vnitřně se takto programujete na úspěch.
4) Připravte se na variantu „večeře při svíčkách.“
Předem se připravte na možnost, že veškerá technika přestane fungovat, že
nerozjedete počítač, přestane fungovat projektor, nebudete mít mikrofon a
zhasnou i světla.
Vy ale máte kostru příběhu, zápal pro vaše téma, víte, co chcete říct a proč,
umíte to říct jednoduše, máte v zásobě metafory a příběhy, a tak to publiku
řeknete jako byste s nimi seděli u stolu při svíčkách ☺.
!
Hodně štěstí a úspěšné, nezapomenutelné prezentace pro vás i vaše publikum!
!
Budu moc ráda, když mi dáte vědět, co se vám podařilo.
!
!
!
!
!13