Případová studie - Informační systém KARAT

PŘÍPADOVÁ STUDIE
Potravinářská výroba a obchod
v českém ERP systému
Akciová společnost Rabbit Trhový Štěpánov
tvoří společně s ostatními dceřinými podniky
skupinu Rabbit CZ, jednu z nejvýznamnějších
potravinářských korporací, která je v rukou českého
vlastníka.
Činnost holdingu je soustředěna
do oblasti zemědělské prvovýroby,
produkce a distribuce potravin. Celá
skupina zaměstnává 1 900 pracovníků
a její obrat dosahuje šesti miliard Kč.
Případová studie popisuje, jak
společnost Rabbit Trhový Štěpánov
dospěla k výměně informačního
systému a postupovala při realizaci
implementačního projektu. Uvádí
také přínosy a plán dalšího rozvoje
nasazeného ERP řešení.
OD PRVOVÝROBY PO
MALOOBCHOD A DISTRIBUČNÍ SÍŤ
Většina společností spadající do skupiny Rabbit CZ má více
jak dvacetiletou tradici v chovu, zpracování a distribuci masa
a vajec. Rabbit Trhový Štěpánov se jako centrála holdingu
zaměřuje na zpracování drůbežího a králičího masa. Náleží
ji také síť maloobchodních prodejen, v níž pracuje téměř
třetina zaměstnanců celé skupiny. Činnost společnosti
navazuje na rozsáhlou produkci rostlinné výroby osmi
dceřiných podniků, které hospodaří na výměře čítající více
než 17 000 hektarů zemědělské půdy.
K hlavním zákazníkům společnosti patří obchodní řetězce
Tesco, Billa, Ahold a další. Důležitým prodejním kanálem jsou
také již zmíněné maloobchodní prodejny, kterých je v rámci
celé skupiny přes 100. Společnost prodává své výrobky
i přímo drobným odběratelům, ale jen v menším rozsahu.
Úspěch podnikání holdingu je tedy založen na vertikálně
propojených činnostech, které na sebe synergicky navazují.
Kromě prodeje vlastních výrobků firma obohacuje svůj
sortiment produkcí jiných výrobců. Zabývá se rovněž
vývozem a dovozem zboží jak v rámci EU, tak i mimo ni.
Objem exportu přitom dosahuje až 200 mil. Kč.
PROČ PŘEJÍT NA MODERNÍ ERP SYSTÉM
Tři společnosti ve skupině Rabbit CZ mají v současné době
nasazen informační systém KARAT. Rabbit Trhový Štěpánov
se rozhodl pro toto moderní ERP řešení již v roce 2005 jako
první. Následovala společnost Jatky Český Brod, která se
zabývá porážkou a zpracováním vepřového a hovězího masa.
Třetí firmou používající systém KARAT je Rabbit Chotýšany,
orientující se na produkci krmných směsí pro prvovýrobce
skupiny.
Dále využívá koncentrovanou výrobu podniků živočišné
výroby a agrochemických služeb. Disponuje rovněž vlastní
produkcí krmných směsí.
Na rok 2013 je plánována čtvrtá implementace Karatu,
a to ve společnosti Skaličan, která se zaměřuje na porážku
a zpracování hovězího a vepřového masa a také na produkci
uzenin.
www.KaratSoftware.com
„Na dodavateli si ceníme, že byl
schopen na informační systém
napojit všechny technologie, které
jsme využívali v provozu. Otevřenost
systému nám nyní umožňuje
spravovat a rozvíjet jej vlastními
silami bez nutnosti využívat služeb
dodavatele.“
Než ale skupina Rabbit CZ dospěla do této fáze rozvoje IS/
ICT, musely si její společnosti projít všemi obvyklými úskalími
výběru informačního systému, dodavatele a realizace
implementačního projektu. Na počátku této zásadní změny
byl požadavek přejít od původního IS/ICT řešení k moderní
ERP koncepci. Toto rozhodnutí vyplynulo především
z rozšiřování působnosti skupiny, která se postupně rozrostla
o výrobnu uzenin v Čáslavi, porážku drůbežího masa
v Jevíčku, králičího masa v Kasejovicích a další provozy.
Začaly vznikat problémy s daty, která byla přenášena
v off-line režimu. Systém fungoval na základě dávkového
zpracování lokálně uložených dat, která byla exportována
do centrály. Jeho databázová platforma využívala
architekturu file/server, což ovlivňovalo rychlost datových
toků v rámci stále se rozrůstající datové základny. Bylo
náročné udržovat více různých úložišť a zajišťovat bezchybné
zpracování a konsolidaci dat tak, aby vedení společnosti
a technickohospodářští pracovníci mohli využívat pravdivé
a aktuální údaje ze všech součástí skupiny. Začaly se
objevovat chyby v datech a situace se stala neudržitelnou.
Proto v roce 2004 vedení firmy vypsalo výběrové řízení na
nový informační systém pro Rabbit Trhový Štěpánov.
IT a pracovník odpovědný za rozvoj celopodnikového
informačního systému.
HLAVNÍ POŽADAVKY
NA NOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Společnost očekávala od nového informačního systému
především centralizaci dat do jednoho úložiště a možnost
jejich on-line zpracování. Další požadavky směřovaly
k napojení technických zařízení, jako jsou váhy ve výrobě
a čtečky čárových kódů v expedici. Bylo nutné také rozšířit
automatizaci procesů oproti stávajícímu stavu, zejména pak
v oblasti skladového hospodářství a řízení hmotného toku
tak, aby bylo možné pracovat se šaržemi a dohledávat původ
jednotlivých výrobků.
ZMĚNA PŮVODNÍHO ZÁMĚRU
Pověření pracovníci dostali za úkol specifikovat hlavní
požadavky na nové IS/ICT řešení. Společně utvořili tým
složený ze správce IT, obchodního ředitele a vedoucích
jednotlivých provozů. Ten pak definoval potřeby pro všechny
klíčové oblasti činností firmy. Správce IT pak na jejich
základě zpracoval zadávací dokumentaci a oslovil předem
vytipované dodavatele.
„Původní záměr byl sjednotit informační systém pro všechny
podniky v holdingu, kterých v době výběrového řízení nebylo
tolik jako nyní. Ten se nakonec neuskuteční. V roce 2012 jsme
se rozhodli, že systém KARAT, který byl zvolen na počátku naší
cesty k moderní ERP koncepci, bude nadále používán a rozvíjen
pro výrobní a obchodní firmy naší skupiny. Čistě zemědělské
podniky zůstanou u aplikace, která jim lépe vyhovuje vzhledem
k odlišné specifikaci v účetní oblasti,“ uvádí Jiří Nulíček, správce
Z technologického hlediska byla požadována modernizace
infrastruktury, a tedy použití databázové platformy
s architekturou klient/server a možnosti terminálového
provozu. Důležité byly rovněž reference dodavatele
v potravinářském průmyslu. Ostatní aspekty, jako je
cena, rozsah servisních služeb nebo síla a stabilita
dodavatele, nebyly v zadání blíže specifikovány. Společnost
předpokládala, že tyto parametry bude moci srovnávat na
základě předložených nabídek jednotlivých uchazečů.
OTEVŘENOST SYSTÉMU
JAKO ROZHODUJÍCÍ VLASTNOST
Výběrového řízení se účastnilo celkem osm dodavatelských
společností. Sedm z nich nabízelo české ERP řešení, jedna
www.KaratSoftware.com
pak globálně poskytovaný systém. Do
závěrečné fáze se spolu s dodavatelem
ERP řešení KARAT dostali další dva
uchazeči, z nichž jeden nabízel
tuzemský a jeden světový systém.
Cenově byly všechny tři nabídky
srovnatelné. I v ostatních rysech si
byly podobné. KARAT nakonec oproti
konkurenci uspěl především díky své
otevřenosti. Jako jediný umožňoval
rozsáhlé úpravy sestav i dalších
výstupů, aniž by k nim bylo nutné
čerpat služby dodavatele.
„Na dodavateli si ceníme, že byl schopen
na informační systém napojit všechny
technologie, které jsme využívali
v provozu. Otevřenost systému nám
nyní umožňuje spravovat a rozvíjet jej
vlastními silami bez nutnosti využívat
služeb dodavatele. Od něj požadujeme
pouze přechod na novou verzi, která
se mění jednou za rok. A tento stav
vyhovuje podmínkám naší společnosti
nejlépe,“ konstatuje Jiří Nulíček.
TESTOVÁNÍ MŮŽE BÝT
KRITICKOU FÁZÍ IMPLEMENTACE
První fáze implementačního projektu
trvala šest měsíců. Po důkladné
úvodní analýze a návrhu cílového
konceptu proběhly všechny typické
úkony, jako je zprovoznění hardwaru
a infrastruktury, instalace modulů ERP
systému a jejich parametrizace, školení
uživatelů a konverze dat, testování
a předání do ostrého provozu.
Vzhledem k tomu, že pracovníci
Rabbitu neměli dosud zkušenosti
s podobným projektem, bylo třeba
v následující etapě odstranit některé
nedostatky, které nebyly odhaleny
v analýze, a během implementace
se je nepodařilo napravit. Jednalo se
především o nastavování číselných
řad a doladění automatizace
některých funkcí. Dále bylo třeba
napojit obchodní síť a zapracovat do
systému veškeré procesy pokrývající
objednávkový cyklus, rozbory prodejů,
cenotvorbu, inventury apod.
„Implementační projekt
probíhal podle našich
představ. Dodavatel zajistil
aktivní součinnost svých
konzultantů při všech
činnostech, u nichž jsme
to vyžadovali. Jednalo se
např. o konverzi dat, kdy
jsme společně připravovali
struktury pro jejich uložení
v novém systému. Podobně
tomu bylo při školení
uživatelů. Podcení-li ale lidé
přípravu a následně testovací
fázi, pak školitelé dodavatele
nemohou situaci zachránit
a veškeré neznalosti se nakonec projeví
při ostrém provozu. Proto mohu
doporučit všem, které implementační
projekt teprve čeká, aby se pečlivě
zaměřili na testování systému na straně
uživatelů. Odladění chyb a nedostatků
před předáním do ostrého provozu
umožní vyhnout se nepříjemnostem,
které se budou muset stejně vyřešit
později, ovšem za daleko složitějších
podmínek,“ komentuje své zkušenosti
Jiří Nulíček.
ROZŠÍŘENÍ SYSTÉMU DO
DALŠÍCH PODNIKŮ
ERP systém KARAT se podařilo uvést
do provozu přesně dle stanoveného
harmonogramu, a to k 1. lednu
2005. Ve společnosti Rabbit Trhový
Štěpánov jej tak mohlo začít používat
současně 30 pracujících uživatelů, a to
v oblasti výroby, nákupní a prodejní
logistiky, personalistiky, finančního
a manažerského účetnictví.
„Implementační projekt
probíhal podle našich
představ. Dodavatel
zajistil aktivní součinnost
svých konzultantů při
všech činnostech, u nichž
jsme to vyžadovali.“
V následující fázi projektu byly
zprovozněny moduly systému
určené pro Jatky Český Brod a Rabbit
Chotýšany, a to pro dalších 15
uživatelů. Implementaci v těchto
podnicích si již pracovníci skupiny
Rabbit CZ zajišťovali z větší části
sami. Obešli se bez úvodní analýzy
a přikročili rovnou k parametrizaci
jednotlivých funkcí, kterou prováděli
na základě dosavadních zkušeností
a specifických podmínek nově
pokrývaných provozů. Pouze pro
výrobnu krmných směsí, kde bylo
nutné napojit technologii výroby
na skladové hospodářství, využili
pracovníci Rabbitu spolupráce
konzultantů KARAT Software.
Ve společnosti Rabbit Chotýšany
pak museli společně zvládnout
napojení vážního systému a vytvoření
samostatného modulu pro laboratoř,
která zajišťuje rozbory obilí
a výsledných krmných směsí. Ostrý
provoz systému v těchto provozech byl
zahájen k 1. lednu 2007. V současnosti
s ním pracuje 50 uživatelů. Celé řešení
www.KaratSoftware.com
„K hlavním přínosům
implementačního projektu patří
centralizace a integrace datové
základny, pořizování údajů z jednoho
místa, a to maximálně jedenkrát,
a dosažení jednotné verze pravdy na
všech výstupech systému.“
je vystavěno na dvouvrstvé architektuře klient/server,
databázové platformě Sybase, technologii tlustého klienta
a také na terminálovém provozu.
NAPOJENÍ TECHNOLOGIÍ Z VÝROBY, LOGISTIKY
A PRODEJNÍ SÍTĚ
„Ve společnosti Rabbit Trhový Štěpánov jsme vyvinuli vlastní
vážící a etiketovací systém. Využívá průmyslový hardware,
k němuž jsou připojeny váhy a periferie pro tisk. Vše se nám
podařilo napojit do KARATu tak, že nyní v ERP systému
vystavujeme veškeré podklady pro vážení, a to od názvu přes
měrné jednotky až po zákaznické etikety. Původní dávkové
zpracování dat z těchto provozů jsme tak zcela nahradili on-line
přístupem k podnikovému informačnímu systému, v němž nyní
můžeme zpracovávat veškeré údaje z celkem 25 vážních míst.
Výhodou je zejména okamžité promítnutí těchto operací do
skladových pohybů a zabránění duplicitnímu pořizování dat,“
uvádí Jiří Nulíček.
„Možnosti on-line napojení jsme využili také při bezdrátovém
terminálovém provozu snímačů čárových kódů. Vytvořili jsme
pro něj vlastní rozhraní, které přímo komunikuje s Karatem,
a obejdeme se tak bez importů a exportů dat. Například
připravené objednávky se každým skenováním rovnou uloží do
systému a pak se následně vyfakturují,“ dodává Jiří Nulíček.
„Poslední zásadní věcí, která spočívá v integraci technologií
do informačního systému Karat, bylo vytvoření rozhraní pro
komunikaci s pokladnami v prodejní síti. Nejedná se přitom
o PC pokladny. Jde o uživatelsky jednoduché registrační
pokladny, které umožňují připojení a práci v síti. Každou noc po
pracovním dni se do systému dávkově stahují údaje o denních
prodejích a objednávky. Pokladny se vynulují, doplní aktuálním
ceníkem a připraví na další den,“ uzavírá Jiří Nulíček.
PŘÍNOSY ŘEŠENÍ A VÝHLED DO BUDOUCNA
K hlavním přínosům implementačního projektu patří
centralizace a integrace datové základny, pořizování údajů
z jednoho místa, a to maximálně jedenkrát, a dosažení
jednotné verze pravdy na všech výstupech systému. Důležitá
je rovněž automatizace podpůrných procesů v oblasti
ekonomiky
a financí, které
zpracovávají data
z objednávkového
a doplňovacího
cyklu, promítají
je do účetních
operací a pořizují
potřebné doklady.
Vše se tak děje
s minimálním
vlivem lidského
faktoru.
Neméně významným přínosem je již zmíněné napojení
technologií z výroby, logistiky a prodejní sítě do
informačního systému. On-line zpracování dat z provozů
eliminuje vznik možných chyb, zvyšuje komfort a rychlost
veškerých uživatelských činností při realizaci každodenní
rutinní agendy.
„Rádi bychom dosáhli takového cílového stavu, který by umožnil
zavedení klíčových výkonnostních ukazatelů pro podporu
vrcholového rozhodování. V současné době musí postačit
výstupy v podobě statických reportů, a to bychom rádi do
budoucna změnili,“ říká Jiří Nulíček.
„Budeme pokračovat také v napojování provozní úrovně
výroby a logistiky do informačního systému. Sbíráme data o
rychlosti a vytížení linek, teplotách v chladicím systému a další
technologické hodnoty. Nyní k tomu používáme vlastní aplikaci,
kterou chceme integrovat přímo do portálového prostředí. To
je nyní v přípravě a bude představovat jednotnou platformu
pro podporu rozhodování na strategické i operativní úrovni,“
uzavírá Jiří Nulíček.
www.KaratSoftware.com