finance - DATA

FINANCE
verze 5.00
Uživatelská příručka
DATA Software s.r.o. Opava
OBSAH
1.
ÚVOD .............................................................................................................................................................. 4
1.1. ČLENĚNÍ PŘÍRUČKY .................................................................................................................................................. 4
1.2. ZÁKLADNÍ INFORMACE O POUŽITÍ MODULU .............................................................................................................. 5
1.3. TECHNICKÉ POŽADAVKY .......................................................................................................................................... 8
1.4. INSTALACE PROGRAMU A PŘÍPRAVA KE SPUŠTĚNÍ..................................................................................................... 9
1.4.1.
Instalace ........................................................................................................................................................... 9
1.4.2.
Spuštění programu ........................................................................................................................................... 9
1.4.3.
Příprava ke zpracování .................................................................................................................................... 9
2.
OVLÁDÁNÍ PROGRAMU, STANDARDNÍ FUNKCE .................................................................................. 10
2.1.
3.
FUNKCE V DIALOGOVÉM OKNĚ ............................................................................................................................... 10
ČÍSELNÍKY, PARAMETRY ......................................................................................................................... 12
3.1.
PARAMETRY FINANCÍ (ČÍSELNÍKY – DEFINIČNÍ SOUBOR FINANCÍ) ......................................................................... 12
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
ADRESÁŘ FIREM (ČÍSELNÍKY- ADRESÁŘ FIREM NEBO IKONA
) ....................................................................... 15
ČÍSELNÉ ŘADY DOKLADŮ (ČÍSELNÍKY - ČÍSELNÉ ŘADY DOKLADŮ) ........................................................................ 17
ČÍSELNÍK DAŇOVÝCH SKUPIN (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK DAŇOVÝCH SKUPIN) ........................................................... 21
TYPY POKLADNÍCH OPERACÍ (ČÍSELNÍKY – TYPY POKLADNÍCH OPERACÍ) .............................................................. 23
SEZNAM BANKOVNÍCH ÚČTŮ (ČÍSELNÍKY- SEZNAM BANKOVNÍCH ÚČTŮ) .............................................................. 25
ČÍSELNÍK VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ (ČÍSELNÍKY – VÝBĚROVÁ KRITÉRIA) ................................................................. 26
SEZNAM STÁTŮ (ČÍSELNÍKY – SEZNAM STÁTŮ) ...................................................................................................... 26
KURZOVNÍ LÍSTEK (ČÍSELNÍKY – POŘÍZENÍ, IMPORT KURSOVÉHO LÍSTKU, ČÍSELNÍKY – TABULKA PODPOROVANÝCH
MĚN) 26
3.10. ČÍSELNÍK FOREM ÚHRADY (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK FOREM ÚHRADY) ........................................................................ 26
3.11. SEZNAM UŽIVATELŮ MAGISU (ČÍSELNÍKY – SEZNAM UŽIVATELŮ SYSTÉMU) ............................................................ 27
3.12. DODACÍ PODMÍNKY (ČÍSELNÍKY – ČÍSELNÍK DODACÍCH PODMÍNEK EU) ................................................................... 27
3.13. KÓDY DRUHŮ DOPRAVY (ČÍSELNÍKY – KÓDY DRUHŮ DOPRAVY EU) ........................................................................ 27
3.14. KOMBINOVANÁ NOMENKLATURA (ČÍSELNÍKY – KOMBINOVANÁ NOMENKLATURA EU)........................................... 27
3.15. KÓDY TRANSAKCÍ EU (ČÍSELNÍKY – KÓDY TRANSAKCÍ EU) ..................................................................................... 27
3.16. KÓDY KRAJŮ (ČÍSELNÍKY – KÓDY KRAJŮ EU) ........................................................................................................... 27
3.17. PŘEDDEFINOVANÁ NASTAVENÍ INTRASTAT (ČÍSELNÍKY – PŘEDDEFINOVANÁ NASTAVENÍ INTRASTAT) .................... 27
4.
FAKTURY VYDANÉ
........................................................................................................................... 28
4.1. POŘÍZENÍ FAKTUR VYDANÝCH (FAKTURY VYDANÉ – SEZNAM FAKTUR VYDANÝCH) ................................................... 28
4.2. PENALIZAČNÍ FAKTURY - ÚROKY Z PRODLENÍ – (FAKTURY VYDANÉ – PENALIZAČNÍ FAKTURY)................................. 39
4.3. UPOMÍNKY (FAKTURY VYDANÉ – UPOMÍNKY – VÝBĚR PRO TISK UPOMÍNEK) ............................................................. 42
4.4. SESTAVY FAKTUR VYDANÝCH ..................................................................................................................................... 44
4.4.1.
Saldokonto odběratele (Faktury vydané – Saldokonto odběratele) ............................................................... 44
4.4.2.
Vzájemné saldokonto (Faktury vydané – Vzájemné saldokonto faktur) ......................................................... 47
4.4.3.
Součty faktur vydaných za měsíce (Faktury vydané – Součty faktur za měsíce) ............................................ 48
4.4.4.
Analýza pohledávek odběratelů (Faktury vydané – Analýza pohledávek odběratelů) ................................... 50
4.4.5.
Časová analýza pohledávek (Faktury vydané – Časová analýza pohledávek) .............................................. 51
5.
FAKTURY PŘIJATÉ
............................................................................................................................. 54
5.1. POŘÍZENÍ FAKTUR PŘIJATÝCH (FAKTURY PŘIJATÉ –SEZNAM FAKTUR PŘIJATÝCH)....................................................... 54
5.2. SESTAVY FAKTUR PŘIJATÝCH ...................................................................................................................................... 62
5.2.1.
Saldokonto dodavatele (Faktury přijaté – Saldokonto dodavatele) ............................................................... 62
5.2.2.
Součty faktur přijatých za měsíce ................................................................................................................... 64
5.2.3.
Analýza závazků ............................................................................................................................................. 66
5.2.4.
Časová analýza závazků................................................................................................................................. 67
5.2.5.
Schvalování faktur.......................................................................................................................................... 69
5.3. PŘÍKAZY K ÚHRADĚ ..................................................................................................................................................... 71
5.4. PRAVIDELNÉ PLATBY DOKLADŮ................................................................................................................................... 74
5.5. LIKVIDACE DOŠLÝCH FAKTUR A PŘÍJEMEK................................................................................................................... 74
6.
BANKOVNÍ VÝPISY
............................................................................................................................. 76
6.1. POŘÍZENÍ BANKOVNÍHO VÝPISU ................................................................................................................................... 77
6.2. SESTAVY BANKOVNÍCH VÝPISŮ ................................................................................................................................... 78
6.3. HOME BANKING ........................................................................................................................................................... 79
7.
POKLADNA
.......................................................................................................................................... 80
7.1. POŘÍZENÍ POKLADNÍ POLOŽKY ..................................................................................................................................... 80
7.2. SESTAVY POKLADNY ................................................................................................................................................... 82
8.
INTERNÍ DOKLADY .................................................................................................................................... 83
9.
PÁROVÁNÍ DOKLADŮ ................................................................................................................................ 83
9.1. AUTOMATICKÉ PÁROVÁNÍ BANKOVNÍCH VÝPISŮ ......................................................................................................... 84
9.2. AUTOMATICKÉ PÁROVÁNÍ POKLADNÍCH POLOŽEK ....................................................................................................... 86
9.3. RUČNÍ PÁROVÁNÍ DOKLADŮ ........................................................................................................................................ 87
10.
ZPRACOVÁNÍ ZÁLOH ............................................................................................................................. 90
11.
ZÁPOČTY .................................................................................................................................................. 93
12.
ÚČTOVÁNÍ DOKLADŮ ............................................................................................................................ 95
12.1. ON-LINE ÚČTOVÁNÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ ON LINE ÚČTOVÁNÍ) ......................................................................... 96
12.2. HOSPODÁŘSKÝ ROK ................................................................................................................................................. 101
12.3. OFF-LINE ÚČTOVÁNÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ OFF-LINE ÚČTOVÁNÍ) ..................................................................... 101
12.4. JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ (ČÍSELNÍKY – NASTAVENÍ JEDNODUCHÉHO ÚČETNICTVÍ) .............................................. 102
12.5. SESTAVY NAD ÚČETNÍMI ZÁPISY (FAKTURY VYDANÉ – ÚČETNÍ POLOŽKY SESTAVY) .............................................. 102
13.
DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY ................................................................................................................. 103
13.1. DAŇOVÉ HLÁŠENÍ .................................................................................................................................................... 104
13.2. SOUHRNNÉ DAŇOVÉ HLÁŠENÍ .................................................................................................................................. 106
13.3. VEDENÍ EVIDENCE A VÝPIS Z EVIDENCE PRO DAŇOVÉ ÚČELY DLE § 92A ZÁKONA O DPH - PŘENESENÁ DAŇOVÁ
POVINNOST ....................................................................................................................................................................... 108
14.
INTRASTAT ............................................................................................................................................ 111
15.
FAKTORING ........................................................................................................................................... 111
16.
POBOČKOVÉ ZPRACOVÁNÍ ................................................................................................................ 113
17.
OTEVŘENÍ NOVÉHO ROKU ................................................................................................................. 113
18.
ARCHIV UZAVŘENÝCH DOKLADŮ .................................................................................................... 113
19.
INSTALACE, PARAMETRY APLIKACE, VEDENÍ AGENDY VÍCE FIREM, TISKY .......................... 114
19.1. DOPORUČENÁ ADRESÁŘOVÁ STRUKTURA ................................................................................................................ 114
19.2. OBECNÉ PARAMETRY APLIKACE .............................................................................................................................. 115
19.3. SEZNAM UŽIVATELSKÝCH PRÁV............................................................................................................................... 119
TISKY, NASTAVENÍ FORMULÁŘŮ, GENERÁTOR SESTAV
............................................................................................. 120
1. Úvod
1.1. Členění příručky
Příručka je určena jako uživatelská dokumentace modulu Finance, který je součástí informačního systému
MAGIS. Příručka popisuje význam zpracovávaných údajů, veškeré funkce modulu a ovládání programu. Prvky
ovládání, které jsou v programu unifikovány a jsou společné pro většinu funkcí (případně i pro další moduly
systému), jsou popsány v samostatné kapitole Ovládání programu, případně v dokumentaci k databázovému
systému MAGIC - Magic Runtime a Generátor sestav.
Příručka je členěna na kapitoly podle základních částí programového vybavení. Kapitoly se vztahují k základním
finanční dokladům a dále k tématickým okruhům jako například DPH nebo párování dokladů. Každá kapitola
obsahuje :
•
popis významu programové části
•
popis souvisejících údajů
•
popis základních funkcí
•
popis souvislostí v celém systému
•
popis ovládání je uveden pouze v případě, že se liší od standardního ovládání, které je popsáno v
samostatné kapitole. Jako doplněk dokumentace je možno v případě vybraných funkcí použít při ovládání
programu zabudovaný kontextový Help.
1.2. Základní informace o použití modulu
Modul Finance jako nedílná součást systému MAGIS uspokojuje informační potřeby velké skupiny uživatelů v
podniku. Týká se to především přímých uživatelů modulu (fakturanti, ekonomové, účetní, podnikoví manažeři atd.).
Je zdrojem životně důležitých informací o aktuálním stavu financí podniku. Modul Finance je o pohybu peněz mezi
podnikem a okolím.
Finanční modul je určen pro vedení finančních agend subjektů bez ohledu na jejich velikost, právní formu
organizace a organizační strukturu. Zajišťuje veškeré základní funkce nutné pro správu financí (faktury vydané,
faktury přijaté, bankovní výpisy, podniková pokladna, párování bankovních výpisů, finanční saldokonta, finanční
analýzy, homebanking), ale i funkce, které jsou méně obvyklé u obdobných systémů.
Vykazuje velikou přizpůsobivost konkrétním individuálním podmínkám (organizačním, metodickým,
technickým a jiným) konkrétního uživatele.
Modul Finance uživateli umožňuje udržovat a využívat integrovaný systém finančního řízení. Základním
přínosem je kdykoliv přístupná aktuální informace o globálním stavu financí i o stavu finančního vypořádání
jednotlivých obchodních případů.
Co modul umožňuje
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pořízení a úpravy finančních dokladů
Volnou tvorbu číselných řad finančních dokladů
Obecné párování dokladů
Evidenci DPH a vytvoření podkladů pro daňové hlášení
Tvorbu a tisk různých jiných výstupních sestav dle požadavků uživatele
Sledování saldokont dle volitelných kriterií
Vstup/výstup finančních dokladů z/do řady dalších cizích systémů
Distribuované zpracování dokladů
Kontace všech dokladů podle volitelných parametrů
Snadnou údržbu dat
Home Banking
Za názvem kapitoly může být v závorce uvedena cesta, jak popisovanou problematiku najít v menu programu.
Stručný popis jednotlivých částí modulu a často se vyskytujících termínu
Číselníky
Tato část modulu zahrnuje číselníky (katalogy, matriční data), které jsou nezbytné pro funkci modulu. Většinu
číselníku je třeba naplnit před rozjezdem dalších zpracování Jedná se především o dokladové řady, adresář firem (je
společný pro celý systém), tabulku daní z přidané hodnoty, seznam bankovních účtů, seznam parametrů financí,
šablony předkontace dokladů, typy pokladních operací.
Číselné řady
Doklady všech typů jsou rozděleny do skupin podle nějaké společné vlastnosti. Těmto skupinám se říká číselné
řady. V číselné řadě jsou jednotlivým dokladů přiřazována vzestupně evidenční čísla dokladů. Řady jsou
identifikovány Kódem řady a Rokem řady. Na řady dokladů se také váže nastavení předkontace dokladů a naplnění
předdefinovaných hodnot při pořizování dokladů
Faktury vydané
Tato část slouží k pořízení a následnému zpracování jednoho ze čtyř základních finančních dokladů a to faktur
vydaných. Faktury jsou členěny do jednotlivých číselných řad. Při pořízení jsou automaticky kontovány. Součástí
faktur jsou také daňové položky pro zpracování DPH. Úhrady faktur jsou prováděny párováním s ostatními doklady
(bankovní výpisy, pokladna, zápočty). Nad takto pořízenými fakturami jsou umožněny analytické funkce,
saldokonta a přehledy..
Faktury přijaté
Faktury přijaté se pořizují, vystavuje se k nim příkaz k úhradě, faktury jsou následně párovány s bankovními
výpisy nebo pokladnou. Faktury jsou členěny do jednotlivých číselných řad například podle typu. Při pořízení jsou
automaticky kontovány. Nad takto pořízenými fakturami jsou umožněny souhrnné funkce, saldokonta a přehledy.
Součástí faktur jsou také daňové položky. Evidenci faktur přijatých je možno podřídit několikastupňovým
schvalovacím postupům.
Bankovní výpisy
Bankovní výpisy jsou pořizovány manuálně nebo importovány z Home Bankingu. Následovně jsou automaticky
nebo manuálně párovány s ostatními doklady. Výpisy jsou kontovány při pořízení.
Pokladna
Položky pokladny jsou pořizovány do některé z pokladních knih. Pokladní knihy jsou členěny podle měny a
podle organizačních kritérií. Při pořízení jsou využity předem nastavené typy pokladních operací. V pokladně je
možné provádět závěrky, tisknout pokladní knihu atd. Pokladní položky lze také párovat s ostatními doklady a
případné daňové položky využít do daňového hlášení. Položky jsou kontovány. V případě požadavku lze vést
odděleně knihu příjmů a knihu výdajů.
Interní doklady
Pro usnadnění vykazování DPH lze pořizovat i interní doklady „s DPH i bez“ přímo ve Financích. Podobně jako
v pokladně se nejprve musí nadefinovat typy interních dokladů, následně jim přiřadit typová předkontace . Stejně
jako u ostatních typů dokladů musí být pro ně nadefinována číselná řada v číselníku dokladových řad.
Párování dokladů
Párování dokladů znamená úhradu jednoho dokladu druhým. Při párování dokladů jde o nastavení vazeb mezi
doklady, například při párování bankovních výpisů s fakturami jsou spárované faktury označeny jako zaplacené a
bankovní výpisy jako spárované. Existuje několik možností jak párovat. Až po spárování dokladů je možno tisknout
sestavy podle stavu úhrady.
Zpracování záloh
Program umožňuje zpracování záloh jak u faktur přijatých tak u faktur vydaných.Je možné vystavovat zálohové
faktury, přiřazovat jim platby, odvést daň ze zaplacených zálohových faktur, zasílat potvrzení o přijaté platbě
zálohové faktury. Uhrazené zálohy se použijí k úhradě běžných faktur. Program sleduje volné zálohy a jejich
čerpání. Zálohy je možné sledovat i v cizích měnách.
Účtování dokladů
Všechny finanční doklady, u kterých je to nastaveno, mají účetní věty. Účetní věty vznikají při pořízení dokladu
na základě nastavené předkontace. Takto vzniklé účetní věty se dále zpracovávají v modulu účetnictví. Existují dva
systémy účtování dokladů, Off-line účtování a On-line účtování. U prvního se účetní věty exportují do vstupní
dávky účetnictví dávkově. U druhého „On-line účtování“ přímo vznikají ve vstupní dávce současně s pořízením
prvotního dokladu.
Zpracování daně z přidané hodnoty
U všech daňových dokladů se již při pořízení zaznamenávají informace o dani z přidané hodnoty. Program
obsahuje výpočet daňového hlášení. DPH je možné pořídit u faktur vydaných a přijatých, u pokladny, u interních
dokladů a volitelně u bankovních výpisů.
1.3. Technické požadavky
Programové vybavení je realizováno tak, aby je bylo možno provozovat na běžně používaných hardwarových a
softwarových prostředcích. Modul může být provozován samostatně na počítači na platformě Windows/Linux nebo
jako součást komplexního systému na rozsáhlé počítačové síti v operačním prostředí Windows server 2008/2012
nebo Linux.
Programové vybavení podporuje distribuované zpracování firem s filiálkami nebo vzdálenými pobočkami.
Podporováno je také terminálové zpracování.
Modul je realizován v databázovém prostředí MAGIC9, UniPaas a vyšších.
1.4. Instalace programu a příprava ke spuštění
1.4.1. Instalace
V rámci komplexních informačních systémů provádí instalaci programového vybavení zaškolený dodavatel
systému. V případě jednouživatelských instalací je instalace systému jednodušší, instalaci může provést
kvalifikovaný uživatel. Pokud se jedná o instalaci v síťovém prostředí (např., Windows 2008, Linux, ...), kdy bude
programové vybavení využívat v jednom okamžiku více uživatelů z několika pracovních stanic, je třeba vytvořit
pomocí prostředků operačního systému pro každého uživatele, resp. pracovní stanici, individuální nastavení
prostředí, např. samostatný pracovní adresář . V tomto adresáři musí být obsaženy veškeré prostředky a korektně
nastavené parametry systému pro danou stanici. Doporučujeme přenechat tuto práci zkušeným vyškoleným
odborníkům dodavatele.
1.4.2. Spuštění programu
Po nainstalování je možno program spustit z pracovního adresáře příslušné pracovní stanice, který byl vytvořen
v rámci instalace programu. Na každé pracovní stanice je vytvořena ikona s parametry úlohy pro její spuštění.
Po zobrazení úvodních zpráv je uživatel vyzván k zadání tzv. uživatelského ID a případně i uživatelského hesla.
Nastavení přihlašovacího jména a hesla je součástí instalace, informace o seznamu přihlašovacích údajů je v
souboru parametrů MAGIC.INI, který je jedinečný pro každého uživatele a aplikaci. Obsah tohoto souboru a
význam jednotlivých parametrů je popsán v dokumentaci MAGIC Runtime a Generátor sestav.
Na základě přihlašovacího ID uživatele jsou podle tabulky uživatelů (tu musí předem nastavit správce systému)
přidělena uživatelská práva. V závislosti na přidělených právech je pak zobrazena odpovídající struktura menu. To
znamená, že uživatelé systému budou mít k dispozici různé funkce programového modulu. Dokumentace je
sestavena z pohledu uživatele, který má přidělena maximální přístupová práva, tj. jsou mu k dispozici veškeré
uživatelské funkce modulu.
K další práci s programem již můžete využít následujících stránek dokumentace anebo zabudovaného
kontextového HELPu (spustitelný klávesou F1).
1.4.3. Příprava ke zpracování
Instalací programového vybavení ještě nekončí příprava k rutinnímu využívání modulu. Je třeba ještě učinit
některé kroky, které umožní plnohodnotné využití všech funkcí, které požadujete. K přípravě již budete využívat
funkcí finančního modulu, které budete volit pomocí menu. V následujícím seznamu jsou uvedeny doporučené
kroky, které Vám v přípravě pomohou. Ve většině případů je i příprava ke zpracovaní součástí instalace Systému
MAGIS a provádějí jej vyškolení pracovníci.
1. nastavte globální parametry aplikace a cesty k databázím v souboru mgparam.dat, resp. definiční soubor
financí
2. pořiďte do číselníku odběratelů-dodavatelů informace o vlastní firmě
3. nastavte číselné řady všech dokladů včetně parametrů
4. pokud bude modul provázán s dalšími moduly systému, je třeba prověřit nastavení rozhraní mezi moduly
5. nastavte tabulku předkontací všech dokladů
6. pořiďte typy pokladních operací a jejich předkontaci
7. pořiďte seznam vlastních bankovních účtů
8. zkontrolujte nastavení číselníku daňových skupin
2. Ovládání programu, standardní funkce
V této části dokumentace jsou popsány některé standardní funkce, které jsou součástí všech částí programového
modulu a jsou využity i v dalších modulech informačního systému. V dalším textu nebudou popisovány.
2.1. Funkce v dialogovém okně
Během tzv. dialogových funkcí, které umožňují uživateli listovat nebo upravovat části databází ( např. dokladů,
skladových karet, … ), je možné využít některých zabudovaných standardních funkcí, které jsou uvedeny v
následujícím textu. Možnost využití uvedených funkcí může být ovlivněna přidělením či odebráním přístupových
práv správcem systému. Ne všechny funkce tedy musí být vždy přístupné.
Většina funkcí uvedených v této části a další podrobnosti jsou popsány podrobně v samostatném manuálu
MAGIC Runtime a Generátor sestav.
Nastavení režimu dialogu
Dialog ( práce s funkcemi projektu) vedený obsluhou může být v jednom z následujících režimů
• Prohlížení (Query) - v tomto režimu nelze provádět změny. Nastavuje se zadáním kombinace kláves Ctrl/Q nebo
stisknutím třetího z druhé trojice butonů v horní liště.
• Modifikace (Modify) - v tomto režimu je možné provádět změny v zobrazených datových záznamech. Režim se
nastavuje zadáním kombinace Ctrl/M. nebo stisknutím prvního butonu v druhé trojici.
• Vytváření (Create) - v tomto režimu je možné vkládat nové záznamy. Vyvolá se kdykoliv zadáním Ctrl/C a/nebo
zadáním F4 v režimu Modifikace. Nebo stisknutím druhého butonu.
Aktuální režim dialogu je uveden vždy v dolní stavové liště obrazovky v její pravé části.
U některých typů dialogů, typicky se to týká dialogů pro zpracování dokladů, je vyvoláním režimu současně
vyvolán přechod z přehledové řádkové obrazovky do detailní obrazovky dokladu.
Vymezení rozsahu (CTRL/R)
Využívá se většinou v dialozích v řádkovém režimu k nastavení omezující podmínky pro zobrazení vybrané
podmnožiny záznamů zobrazené databáze. To je výhodné zvláště při vyhledávání v rozsáhlých seznamech s velkým
počtem záznamů. K definice složitější omezující podmínky je možné využít další tabulky prostřednictvím klávesy
CTRL/E.
Nastavení aktuálního záznamu (CTRL/L)
Umožňuje nastavit novou aktuální pozici kurzoru v databázi na základě částečného vyplnění vzorkovacího záznamu,
resp. vybraných polí. Jako nový aktuální záznam je nastaven prvý záznam (podle zvoleného řazení), který odpovídá
vyplněné vzorce dat.
Složitější výrazy pro vyhledání je možné definovat pomocí tabulky výrazů, která je přístupná po zadání kombinace
CTRL/E.
Alternativní možností nastavení aktuální pozice v zobrazené databázi je postupně zadat na příslušném datovém poli
počáteční znaky požadovaného obsahu pole. Podmínkou v tomto případě je, aby byl dialog veden v režimu
Prohlížení (Query).
Změna řazení záznamů (Ctrl/K nebo Ctrl/S)
Řazení zobrazených záznamů je standardně voleno podle některého předdefinovaného klíče, tj. podle seskupení
datových polí. Pro každou databázi je seznam klíčů definován konstruktérem databáze a nemůže být obsluhou
změněn. Těchto klíčů může být pro jedinou databázi definována celá řada a obsluha může kdykoliv změnit aktivní
klíč pro okamžitou změnu řazení záznamů. To je možné po zadání kombinace kláves Ctrl/K. Jelikož jsou veškeré
klíče aktualizovány automaticky při každé změněn databáze, je změna řazení záznamů okamžitá.
Pokud pro způsob řazení, který požadujete, není možno využít žádného z předem definovaných klíčů, je možno
definovat vlastní výraz pro řazení záznamů. Tato možnost je přístupná po zadání kombinace Ctrl/S, kdy se objeví
tabulka pro definici dočasného třídícího klíče prostřednictvím datových polí zobrazené databáze.
Je třeba podotknout, že tento způsob změny řazení může být v konkrétním případně značně časově náročný, jelikož
znamená přetřídění celé databáze. Časová náročnost úzce souvisí s počtem záznamů v databázi a také se složitostí
třídícího kritéria. Urychlit celý proces je možné i tak, že nejprve vyberete požadovanou podmnožinu záznamů, která
Vás zajímá, pomocí funkce Vymezení rozsahu (viz výše).
Generátor sestav (CTRL/G)
Pomocí tohoto aparátu je možné navrhovat vlastní výstupní informace (sestavy) a jejich parametry, sestavené z
vybraných údajů zobrazené databáze. Pokud jste použili funkci pro vymezení rozsahu databáze (CTRL/R), objeví se
v sestavě pouze vybraná podmnožina záznamů. V sestavě je možné využít libovolné datové pole databáze, nebo i
pole vypočtená pomocí jednoduchých aritmetických funkcí.
Po vyvolání generátoru se objeví tabulka sestav (tzv. slovník sestav) s již nadefinovanými sestavami. Vybranou
sestavu je možno provést (zobrazit) po zadání klávesy F7 na odpovídajícím řádku tabulky sestav. Změnit parametry
sestavy (např. nasměrování "tisku" na tiskárnu, obrazovku nebo do souboru) nebo i změnit formát sestavy je možné
po zadání klávesy F5 a následném provedení dalších akcí.
Podrobně jsou veškeré funkce generátoru popsány v samostatné příručce, případně je k dispozici zabudovaný
kontextový Help.
Funkční klávesy
V následujícím odstavci je uvedena stručná rekapitulace nejdůležitějších funkčních kláves. Jsou zde obsaženy
jednak standardní funkční klávesy prostředí MAGIC, jednak uživatelsky definované klávesy. Těchto kláves lze
použít kdykoliv během zpracování jednotlivých funkcí projektu.
Klávesová
zkratka
Magic9
Klávesová
zkratka
UniPaas
Význam
F1
F1
vyvolání kontextového Helpu
F2
CTRL F2
zrušení úpravy záznamu
F4
F4
nový doklad nebo záznam
F3
F3
rušení záznamu v seznamu nebo rušení dokladu
F5
F5
vyvolání detailu okna nebo výběru ze seznamu
(ZOOM, Okno, Detail)
CTRL/M
CTRL/M
oprava dokladu nebo záznamu
CTRL/C
CTRL/E
nastavení režimu vkládání v rámci zpracování
seznamu
CTRL/G
CTRL/G
vyvolání generátoru sestav
CTRL/L
CTRL/L
nalezení záznamu
CTRL/N
CTRL/SHIFT/L
nalezení dalšího záznamu
Ikona
CTRL/N
nalezení dalšího záznamu
CTRL/R
nastavení rozsahu (filtru)
CTRL/K
změna třídícího klíče
CTRL/S
přetřídění seznamu podle dočasného klíče
CTRL/P
tisk dokladu nebo sestavy
CTRL/Y
storno dokladu
Pro vyvolání těchto funkcí lze také použít butony (tlačítka) v horní liště otevřeného okna aplikace.
3. Číselníky, parametry
3.1. Parametry Financí (Číselníky – Definiční soubor financí)
Parametry financí jsou uloženy v Definičním souboru financí. V případě, že je aplikace Finance používána
s jinými moduly informačního systému MAGIS, jsou parametry aplikace spolu s ostatními parametry uloženy
v souboru Mgparam. Při spuštění aplikace se automaticky zapisují do definičního souboru financí. Tento soubor
obsahuje předdefinované hodnoty pro celý program, jako jsou formáty čísel, kód vlastní měny (Kč). Parametry
kontace dokladů - zda vůbec kontovat, kontaci členit na střediska, činnosti nebo zakázky. Soubor dále obsahuje
formáty účtu a středisek.
Pole definičního souboru financí
Cizí měna
Povolit saldokonto v cizích měnách
Parametr rozhoduje o tom, zda se budou doklady párovat pouze v domácí měně nebo i v cizí měně. Pokud je
nastaven na Ano, lze do bankovních výpisů pořídit úhradu v cizí měně, tyto úhrady párovat v cizí měně a tisknout
saldokonta v cizí měně. Více informaci v kapitolách Párování dokladů a zpracování záloh.
Povolit daňové položky u cizí pokladny
Parametr umožňuje sledovat daň z přidané hodnoty u zahraniční pokladny.
Formát měna
Formát domácí měny doklad, položka, velká
Formát částek domácí měny, formát je předdefinován při instalaci systému. Je možné změnit pouze s částečnou
znalostí MAGICu.
Formát cizí měny doklad, položka, velký
Formát částek v cizí měně, platí totéž co pro domácí měnu.
Formát kurzu měn
Formát kurzu k domácí měně.
Domácí měna
Formát domácí měny, v našem případě Kč.
Odbytové skupiny, odpovědnost, tisk
Povolení odbytových skupin na vydaných resp. přijatých fakturách jednak umožňuje pořizovat příslušné odbytové
skupiny na doklady, jednak podle odbytových skupin vyhodnocovat saldokonta.
Povolení odpovědnosti za platby faktur umožňuje vyhodnocovat saldokonta podle tohoto kritéria.
Pro odbytové skupiny a odpovědné osoby neexistuje žádný číselník, obsah těchto údajů je na rozhodnutí uživatele.
Preferovaný tisk dokladů – textový, grafický HTML nebo pevný grafický je především dán technickými možnostmi
uživatelů. Je zřejmé, že uživatel s jehličkovou tiskárnou bude užívat textový tisk, zatímco uživatelé laserových nebo
inkoustových tiskáren dají přednost tisku grafickému. Typ tisku je pomocí parametru předurčen pro všechny
uživatele aplikace, ale nic nebrání před jednotlivým tiskem si vybrat jiný typ tisku. Textové tisky a tisky grafické
HTML je možno ještě před tiskem editovat, formuláře přizpůsobovat podle individuálních požadavků uživatele.
Povolit další položky FV – údaj může obsahovat doplňující informace z jiných modulů v Magisu, ve Financích se
využívá pro kód celního sazebníku na fakturách z EU, resp. pro číselný kód klasifikace produkce (CZ-CPA)
v případě přenesené daňové povinnosti.
Definice pokladny
Povolit položky položek
Umožňuje v pokladně pořizovat tzv. sběrné doklady, kdy se jeden pokladní zápis skládá z více pokladních zápisů
podobného charakteru. Protože je tato funkce poměrně choulostivá, komplikuje párování saldokonta v účetnictví,
nedoporučujeme ji často používat. Rozhodně se na jednom pokladním dokladu nemohou míchat příjmy a výdaje.
Kontace tohoto dokladu je složena z kontací jednotlivých položek.
Kontrola dat dokladů
Program poskytuje uživateli informaci o opožděném pořizování dokladu, pokud datum zdanitelného plnění
pořizovaného dokladu je větší o počet dnů uvedených v parametru Nahlásit doklady starší o.
Zamčení dokladů do data
Pokud je časový zámek povolen, nelze opravovat doklady, u nichž je v číselných řadách dokladů vyplněno datum
větší než je datum zdanitelného plnění.
Formát ID zboží
Jde o masku identifikátoru zboží, podle které se bude zobrazovat. U dlouhých identifikátorů má význam pro
oddělení a zpřehlednění logických částí identifikátoru.
Zaokrouhlování vydaných faktur
Počet desetinných míst položek
Počet desetinných míst daně
Počet desetinných míst dokladu
Kód DPH pro zaokrouhlení, metoda zaokrouhlování
V závislosti na zvolené metodě zaokrouhlování se používají jednotlivé kódy daní pro nulovou daň, sníženou daň
nebo základní daň. Pokud není vyplněn údaj o metodě zaokrouhlování, pokud je prázdný, případný zaokrouhlovací
rozdíl má nulovou daň a to s kódem nulové daně uvedeným v prvním poli seznamu kódů daně pro zaokrouhlení .
Metoda A zjištěný rozdíl zaokrouhlení přičte k celkové hodnotě dokladu a provede nový přepočet daní shora.
Metoda B zjištěný rozdíl zaokrouhlení rozdělí na základ daně a daň. Výše daně zaokrouhlení je dána výskytem vyšší
daně na dokladu. Kód daně pro zaokrouhlení ve snížené sazbě musí být uveden v druhém poli, kód daně pro
základní daň ve třetím poli v tabulce definičního souboru financí. Kódy daní pro zaokrouhlení se musí výhradně
používat pouze pro zaokrouhlení a musí se proto lišit od ostatních používaných kódů daně.
Daň prodeje FV Brutto
Výpočet DPH na fakturách vydaných se provádí shora, tj. z celkové ceny. Implicitně se DPH počítá z ceny bez
daně.
Konstantní symbol FV, FP
Předdefinovaný konstantní symbol.
Účetnictví
Provádět kontaci dokladu
Rozhodnutí o vytváření účetních vět při pořizování dokladů. Ano - doklady se kontují, Ne - účetní věty nevznikají.
Tvrdá kontrola kontace
Pořizování předkontace dokladů nelze opustit dokud nejsou vyrovnány strany a pokud se částka předkontace liší od
celkové částky dokladu
Použití číselníků z účta
Použití číselníků z modulu Magis Účetnictví
Členit do zakázek
Povolení účtování do úrovně zakázek. Pouze při Off-line účtování
Členit do činností
Povolení účtování do úrovně činností. Pouze při Off-line účtování
Členit do daňových skupin
Při nastavení příznaku na Ano jsou součástí účetních vět kódy daňových skupin. Má význam pro možnost získat
daňové hlášení z účetnictví.
Kontrola doklad=MD, DAL
Parametr zapíná a vypíná kontrolu stran MD a DAL na celkovou částku dokladu.
Opravovat zaúčtované doklady
Parametr povoluje nebo zakazuje opravovat již zaúčtované doklady.
Formát účtu
Parametr rozhoduje o formátu pořízení účtu v předkontaci. Je možné definovat pěti a šestimístný účet.
Formát střediska, činností, zakázky
Parametr rozhoduje o formátu a délce příslušných veličin.
Povolit daňové položky u bankovních výpisů
Pokud je nastaveno na Ano, lze pořizovat údaje o daňových položkách i u banky. Více Informací v kapitole Daň
z přidané hodnoty.
Jednoduché účetnictví
Parametr umožňuje pořizovat účetní věty ve formátu vhodném pro import do modulu MAGIS Deník.
Zjednodušená kontace pokladny on- line
Parametr umožňuje nastavit jednoduše šablony pro účtování pokladních operací. Pro každou pokladní řadu se
nastaví jeden účet pro účtování pokladny, pro pokladních operace se nastaví předkontace jen na protistraně. Pokud
je tento parametr vypnut musí se šablona předkontace každé pokladní operace nadefinovat pro obě strany MA
DÁTI i DAL.
Kód firem pro úpravy
Parametr ovlivňuje chování programu, ve kterém jsou pro konkrétní zákazníky naprogramovány speciální funkce.
3.2. Adresář firem (Číselníky- Adresář firem nebo ikona
)
Obsahuje seznam adres a dalších údajů o dodavatelích a odběratelích. Každá položka adresáře musí být
označena jednoznačným tzv. ID klienta, což může být např. interní číslo, IČO, zkratka názvu apod. V adresáři jsou
uvedeny další identifikační údaje, bankovní spojení, jména zástupců a řada dalších údajů.
Adresář je sdílen i ostatními moduly systému (Zásoby, Účetnictví). V rámci Financí je využíván ve všech typech
dokladů, kdykoliv je třeba zadat adresu nebo jinou identifikaci klienta. Speciální a povinnou položkou adresáře je
záznam o firmě provozovatele systému. Identifikace, která odpovídá vlastní firmě, musí být uvedena v každé číselné
řadě dokladů pod „Vlastním ID“. Z adresáře jsou pak čerpány informace o firmě provozovatele, kdykoliv je to
potřebné, např. při vystavení a tisku faktury atd. V poli poznámka u vlastní firmy se uvádí informace o zápisu
v obchodním rejstříku.
V této kapitole není uváděn výčet všech údajů zaznamenaných v adresáři, neboť význam většiny z nich je zřejmý
již z jejich pojmenování.
Úpravy v adresáři firem jsou omezeny přístupovými právy jednotlivých uživatelů.
Tento jednoduchý adresář firem je možno nahradit rozšířenou variantou adresáře a to pomocí tzv. CRM
(Customer relationship managment), což je další samostatný modul informačního systému MAGIS. V této
dokumentaci je ale popsána funkcionalita základního adresáře firem, popis CRM je součástí samostatné
dokumentace k modulu MAGIS CRM.
Funkce pro práci s adresářem firem
Kromě základních funkcí ( Nový záznam, Detail, Oprava, Rušení záznamu ) jsou k dispozici tyto funkce:
Kontrola duplicitního výskytu IČA
Výsledkem kontroly je sestava obsahující seznam firem, které mají shodné IČ. Výskyt shodného IČa může být
jak v důsledku chyb při pořizování položek adresáře firem, tak i v důsledku vícenásobného výskytu jedné firmy
v adresáři z důvodu evidence všech poboček jedné firmy.
Přehled faktur vydaných a saldokonta odběratele
Slouží k rychlé orientaci ve stavu pohledávek vybrané firmy.
Přehled faktur přijatých a saldokonta dodavatele
Slouží k rychlé orientaci ve stavu závazků vybrané firmy.
Tisk
Vytisknout lze seznam partnerů s adresami nebo údaje jednotlivé firmy.
Dokument
Často existují další dokumenty, např. smlouvy, kalkulace apod., které souvisí s firmou v adresáři firem. Odkazy
na tyto soubory lze evidovat v této funkci, soubory lze odtud prohlížet.
Protože adresář firem je klíčový číselník, který je třeba používat i mimo aplikace MAGISu, například pro
hromadnou korespondenci, je v číselnících funkce Export adresáře do Excelu, která požadovaná pole podle
vybraných kritérií exportuje do Excelu. Pole určená pro export se označí zaškrtnutím a uvedením čísla sloupce
v Excelu. Záznamy lze vybírat podle výběrového kritéria nebo podle indikace firmy.
Vhodně navržený a dobře udržovaný adresář firem patří k jednomu z předpokladů úspěšného používání modulu
Finance i dalších modulů, které tento číselník využívají. Zvláště je velmi důležité zavést systém přidělování ID
firem a dbát při pořizování nových firem na to, aby se firmy v číselníku nevyskytovaly vícekrát pod různými ID.
Výjimku představují firmy, které jsou v adresáři firem pořízeny vícekrát z důvodu jejich používání na dokladech –
pro firmu (pobočku), která je v systému označena jako odběrní místo, se vystavují dodací listy, pro firmu, která je
označena jako fakturační místo, se vystavují faktury.
Detail firmy :
Obsah většiny polí v detailu firmy je zřejmý z pojmenování pole.
Výběrové kritérium
Výběrové kritérium je řetězec alfanumerických znaků, které určují vlastnosti firmy. Jsou to uživatelsky volitelné
údaje, podle kterých lze filtrovat různé výstupy, např.saldokonto.
Indikace firmy
Indikace firmy určuje použití firmy v dokladech. Povolené typy jsou F – fakturační adresa, D – dodací místo, G group a A – adresa. Pokud je v indikaci firmy uveden údaj D – dodací místo, musí být současně k této firmě
připojena firma s označením F – fakturační místo. Přiřazení se provede pomocí butonu Kontakty.
Provozní údaje
V bloku „Provozní údaje“ lze nastavit volitelné parametry, které se jednak využívají při vystavování dokladů
z jiných modulů, např. ze Zásob, jednak slouží k dalšímu rozlišení při sledování závazků/pohledávek firmy
(odpovědnost platby, ID dealera, odbytová skupina).
Fakturační údaje
V bloku „Fakturační údaje“ jsou volitelné parametry související s fakturací. Hodnoty parametrů „Splatnost“ a
„Výše penále“ jsou implicitně nastaveny u dokladových řad, pokud jsou ale vyplněny na kartě firmy, mají přednost
před implicitními hodnotami u dokladové řady.
Při zadané hodnotě „Kredit limit“ je při vystavování dokladů sledováno saldokonto odběratele a při překročení
nastavené hodnoty je umožněno vystavit pouze hotovostní doklad ve skladové evidenci.
„Limit výdejových dokladů“ omezuje maximální hodnotu výdejového dokladu.
Pokud je parametr „Zasílat doklady Mail-Pošta“ nastaven na hodnotu A, je automaticky při tisku faktury vydané
nabízen dialog pro odeslání dokladu.
Butony
E-mail
Pokud je v poli „E-mail“ vyplněna e-mailová adresa, stisknutím tohoto butonu se otevře dialog s poštovním
klientem a lze přímo z programu Finance poslat zprávu.
Ruš
Při rušení záznamu v adresáři firem probíhá kontrola na výskyt záznamu v účetních dokladech. Až po
odsouhlasení varovných zpráv je provedeno smazání záznamu.
Kontakty - Soubor vazeb k adresáři
Ke každé položce adresáře lze nadefinovat vazbu na existující položku adresáře. Vazeb lze ve spojitosti s
údajem "typ klienta" využít např. pro tvorbu hromadných faktur, pro sledování evidence tzv. hlavní firmy,
hromadného fakturačního místa, apod.
Bankovní účty
Hlavní bankovní účet firmy je pořizován přímo do základní obrazovky, další bankovní účty je možno zaevidovat
pomocí tohoto butonu. V tomto seznamu mohou být uvedeny všechny používané bankovní účty, přičemž hlavní
bankovní účet je označen pomocí zaškrtnutí v poli „Hl uč“ . V tomto číselníku je možno doplnit další údaje
bankovních účtů, jako je IBAN, SWIFT atd.
3.3. Číselné řady dokladů (Číselníky - Číselné řady dokladů)
Jedná se o základní číselník, který určuje rozdělení dokladů do jednotlivých číselných řad. Řadou rozumíme
skupinu dokladů, například faktur přijatých, jejichž čísla následují po sobě. Znamená to, že můžeme vést najednou
několik řad stejného finančního dokladu. Číselník určuje, kolik řad bude nadefinováno, jak budou vypadat čísla
dokladů a jaké předdefinované hodnoty se při pořizování dokladů v řadě budou do dokladu automaticky doplňovat.
Každá řada je identifikována jednoznakovým/dvouznakovým kódem a rokem (A94, P95). Bez pořízení číselných
řad nelze pořizovat žádné finanční doklady.
Řady se definují pro faktury vydané a přijaté, bankovní výpisy, pokladnu, pravidelné platby, příkazy k úhradě,
zápočty, interní doklady, vyrovnávací doklady a finanční vazby. Typické je rozdělit finanční doklady do řad podle
společné vlastnosti, nejčastěji podle předkontace. Například se dělí do zvláštních řad faktury domácí a zahraniční,
protože se sleduje zvlášť saldokonto domácí a zahraniční. U pokladny reprezentuje řada pokladní knihu, u
bankovních výpisu odpovídá řada výpisům z jednoho bankovního účtu.
Při navrhování struktury řad dokladů je také třeba mít na paměti, že k jednotlivým řadám se dají nadefinovat
společné implicitní hodnoty, které se do dokladů při pořízení automaticky doplní. Dalším kritériem pro rozdělení
dokladů je také předkontace dokladů, která se váže k jednotlivým dokladům a řadám. Více informací o předkontaci
v kapitole Účtování dokladů.
Pro každý kalendářní rok se definuje nová sada dokladových řad, která se od ostatních liší hodnotou roku a
aktuálním číslem. Pro zjednodušení při nastavení sady pro nový rok slouží buton Nastav, kdy se podle dokladových
řad aktuálního roku nastaví řady pro rok nový. Současně s touto akcí se provede nastavení On-Line účtování nových
dokladových řad. Program se snaží nastavit i aktuální čísla nových dokladových řad, je ale potřeba zkontrolovat, zda
se nastavení podařilo provést. V opačném případě se musí doplnit čísla ručně. Posledním krokem v nastavení
nových dokladových řad je spuštění kontroly pomocí butonu Kontrola.
Pro přehledné zobrazení dokladových lze zaškrtnout pole Jen aktuální rok, které omezí pohled na dokladové
řady jen na aktuální rok.
Základní údaje číselných řad dokladů
Kód dokladu
Kód dokladu určuje finanční doklad, pro který je řada určena. Vybírá se z číselníku dokladů, který je pevně
nadefinován v systému a uživatel ho nemůže měnit. Je možné vybírat z následujících dokladů, které systém zná :
BV
FP
FV
PO
VY
ZA
PP
PU
VF
ID
Bankovní výpisy
Faktury přijaté
Faktury vydané
Pokladna
Vyrovnávací doklady
Zápočty
Pravidelné platby
Příkazy k úhradě
Vazby finanční
Interní doklady
Nejedná se o doklad
Nejedná se o doklad
Nejedná se o doklad
VF Vazby finanční nereprezentují žádný doklad, jedná se o pomocnou řadu, využívanou při párování dokladů. Pro
správný běh systému je třeba zadat právě jednu řadu vazeb finančních. Na roku řady nezáleží a není ho třeba
vyplnit. Pro další roky není třeba zadávat další řady VF.
Kód řady
Jednoznakový/dvouznakový kód řady, který společně s rokem řadu jednoznačně identifikuje. Tato identifikace se
přenáší do hlaviček dokladů. Standardní verze mají kód jednoznakový, podle počtu číselných řad je možné povolit i
dvojznakové kódy pro zvětšení počtu řad dokladů. Kód řady může obsahovat pouze alfanumerické znaky.
Rok řady
Dvojznaková identifikace roku číselné řady například 98 nebo 99. Předpokládá se, že v dalších letech běhu
programu budou definovány nové řady se stejným kódem, ale s vyšším rokem. Na konci roku není vhodné číselné
řady předchozího roku mazat ani je přepisovat na rok následující. Pro rok 2000 je vhodné použít rok řady 20.
Případné použití řady 00 by vyvolalo chyby ve výstupních sestavách.
Řada účetní
Alternativní označení dokladové řady pro potřeby účetnictví. Pokud není vyplněno, použijí se pro označení řad do
účetnictví kódy finančních dokladů řady. Více informací kapitola Účtování dokladů.
Aktuální číslo
Číselné řady slouží také jako generátor čísel dokladů. Při rozjezdu systému je zde třeba zadat první číslo dokladu
v číselné řadě. První pořízený doklad v řadě toto číslo získá a aktuální číslo se zvedne o jedničku. V tomto poli se
tedy nachází vždy první volné číslo pro pořízení dalších dokladů. Při zadávání počátečního čísla dokladů v řadě je
třeba mít na paměti, že čísla jednotlivých dokladů, musí být v rámci jednoho typu dokladu jedinečná například
faktur vydaných. Je proto třeba zvážit předpokládaný počet dokladů v řadě v průběhu celého roku a navrhnout čísla
řad stejných typů dokladů s určitou rezervou, aby nedošlo k překřížení řad. Čísla v řadách u různých typů dokladů
mohou být shodná. Typické je číslování řad dokladu, nap. 9910001,9920001,9930001.
Aktuální číslo může obsahovat maximálně 10 číslic, ale nemusí mít u různých řad stejnou délku. Je vhodné použít
jako první dva znaky rok řady. Pro rok 2000 je nejvhodnější jako první dva znaky použít 20. Není vhodné začínat
číslo dokladu nulou, program se s tím vypořádá, ale pokud je toto číslo využito jako variabilní symbol, platba
s tímto variabilním symbolem se špatně páruje. POZOR !!! Číslování bankovních výpisů má při nastaveném on-line
účtování navíc ještě jedno specifikum. Hlavička účetního dokladu přiřazeného k bankovnímu výpisu se skládá
z prvních tří (v případě osmiznakového aktuálního čísla) resp. z prvních čtyř (v případě desetiznakového aktuálního
čísla) znaků aktuálního čísla bankovní řady a z pořadového čísla výpisu. Položky jsou pak číslovány vzestupně
aktuálním číslem. Toto je potřeba vést v patrnosti při nastavování nových dokladových řad bankovních výpisů.
Jinak se může stát, že dva účetní doklady kolidují, protože mají shodnou hlavičku v jednom měsíci, zatímco položky
spadají do různých měsíců.
Název číselné řady
Textové pole, do kterého lze zadat libovolný název dokladové řad, například Faktury cizina.
Běžný typ
Nejběžnější typ dokladu v číselné řadě. Při pořizování nového dokladu z této řady se tento typ automaticky pořídí do
hlavičky dokladu. Typy jsou pevně předdefinovány v systému a uživatel je nemůže měnit. Největší význam má
tento parametr u faktur vydaných a přijatých. Zde je také největší množství typů, které lze vybrat. U faktur lze
vybrat z následujících typů :
F
D
Z
Y
R
P
J
Faktura
Dobropis/Opravný daňový doklad
Zálohová faktura
Zálohová faktura – daňový doklad
Proforma faktura
Penalizační faktura – Úrok z prodlení
JCD – faktura jednotné celní deklarace
U bankovních výpisů existují dva typy dokladů příjem a platba označené + a -. U pokladny typy dokladů nahrazují
typy pokladní operace, které mají ještě další vlastnosti. U vyrovnávacích dokladů jsou možné typy :
H
Haléřový zisk
I
Haléřová ztráta
K
Kursový zisk
L
Kursová ztráta
C
Cenový rozdíl
S
Sleva
Podle typu dokladu je také doklad automaticky kontován viz Účtování dokladů.
Povolené typy
Zde je třeba zadat všechny typy dokladu, které jsou v řadě povoleny, ostatní typy se v řadě nedají pořídit. Toto pole
je významné zejména u faktur přijatých a vydaných. Pomocí tohoto pole se oddělují řady faktur a
dobropisů/opravných daňových dokladů od zálohových faktur. Tyto typy není vhodné míchat v jedné řadě. Také
penalizační faktury by měly mít vlastní řadu.
Cena brutto / netto
Toto pole je významné jen u faktur vydaných. Parametr rozhoduje o tom, jak se bude v řadě faktur vypočítávat daň z
přidané hodnoty. N – netto, z ceny bez daně se spočítá daň a celková cena. B - brutto, z ceny z daní se zpětně spočítá
základ a daň. Nejčastěji je používána varianta Netto. Více informací v kapitole Daň z přidané hodnoty.
Kód účtu
Kód bankovního účtu se vybírá z číselníku vlastních bankovních účtů. Význam se u různých typů dokladů liší. U
řady bankovních výpisů, respektive příkazů k úhradě určuje bankovní účet výpisu/ příkazu, u faktur vydaných účet,
na který se má poslat platba, u faktur přijatých účet, ze kterého budou faktury hrazeny.
Vlastní ID
ID vlastní firmy, vazba do číselníku firem, kde jsou údaje o vlastní firmě, které jsou potřebné například pro tisk
faktur. (Adresa, IČO, DIČ ..)
Volné číslování
Parametr povolující přístup uživatele do čísla nového dokladu v řadě. Pokud je nastaven na N, je číslo dokladu
generováno automaticky na základě volného čísla dokladu. Při nastavení na A, lze číslo dokladu zadat při pořízení
ručně. Parametr má význam jen u faktur . Pro běžný provoz není volné číslování vhodné a nedoporučuje se.
Splatnost dnů
Počet dnů běžné splatnosti. Pole má význam jen u faktur vydaných a přijatých. Na základě tohoto počtu dní a data
vystavení faktury se spočte den splatnosti faktury. Ten se samozřejmě dá u každé faktury individuálně opravit.
Pokud je tento údaj zadán v adresáři firem, má při vystavování dokladu přednost před hodnotou v číselných řadách
dokladu.
Penále
Procento penále, které se přenáší na každou vystavovanou fakturu v dané řadě faktur vydaných. U jiných dokladů
postrádá smysl. Další informace v podkapitole Penalizační faktury. Pokud je procento penále vyplněno v adresáři
firem, má přednost před hodnotou u číselné řady.
Běžný kód daně domácí
Kód daňové skupiny daně z přidané hodnoty, který se nejčastěji vyskytuje u dané řady faktur. Při vystavování
dokladu se vždy nabídne jako první. Možný výběr z číselníku daňových skupin. Více souvislostí v kapitole Daň
z přidané hodnoty.
Běžný kód daně cizina
Kód daně z přidané hodnoty pro doklady vystavované v daňové oblasti cizina nebo EU, nejběžněji se zadává kód
daně s nulovým procentem.
Měna
Kód měny pro valutovou pokladnu nebo devizový účet. Platné jen u číselných řad pokladny, bankovních výpisů a
příkazů k úhradě.
Valuta
Příznak valutové pokladny nebo devizového účtu. Hodnota A označuje řadu vedenou v cizí měně a zároveň
v korunách. Nevyplněný příznak nebo N značí korunovou pokladnu nebo bankovní účet.
Svázaná řada
Pole se vyplňuje pouze u dokladových řad pokladny v případě, kdy se pořizují zvlášť příjmové a výdejové pokladní
doklady. Pole obsahuje kód svázané řady.
Zamčeno do data
Všechny doklady v řadě starší než toto datum jsou zamčeny – nelze je modifikovat. Běžně je toto datum ponecháno
prázdné.
Kontace analytik
Pole má význam ve spojení s modulem Zásobování, pokud obsahuje písmeno A a v Zásobách jsou nastaveny
analytické účty u ceníkových položek, pak se výnosové účty na faktuře dělí analyticky podle jednotlivých položek.
Poznámka před, poznámka po
Pole se týkají pouze faktur vydaných. Na vydaných fakturách je u některých řad potřeba tisknout stále stejný text,
který je předdefinován v těchto polích.
V číselných řadách jsou povoleny běžné funkce jako pořízení, oprava nebo mazání, jedinou speciální funkcí je
kontrola, která zkontroluje zda se rozsahy číselných řad nepřekrývají. To znamená pokud jsou ve dvou číselných
řadách nastaveny počáteční aktuální čísla shodně nebo s malým rozdílem je nahlášena chyba.
Bez nastavení číselných řad není možné fungování programu, proto se tyto řady nastavují při instalaci jako jedny
z prvních.
Úprava DPH FV
Indikace povoluje opravovat vypočtené hodnoty daně ručně.
Způsob úhrady FP
Implicitní nastavení způsobu úhrady faktur přijatých.
Počet ks, cena FV
Povolené hodnoty jsou mezera, „S“ a „T“. V případě nastavení indikace na „S“ se při pořizování položek faktur
vydaných násobí množství na položce faktury stem, v případě nastavení indikace na T se počet násobí tisícem.
Kód Intrastat
Přístupný pouze pro faktury vydané a faktury přijaté. Pro účely intrastatu lze nadefinovat kombinaci implicitních
parametrů, jejíž kód lze příslušné řadě faktur vydaných resp. faktur přijatých přiřadit pomocí výběru klávesou F5 .
Nezaokrouhlovat
Celková hodnota dokladu pořízeného v takto označené řadě se nebude zaokrouhlovat podle pravidel nastavených
v aplikaci.
3.4. Číselník daňových skupin (Číselníky – Číselník daňových skupin)
Seznam všech používaných daňových skupin pro daň z přidané hodnoty. Podle těchto skupin daně se následovně
sestavuje daňové hlášení. Počet daňových skupin zvolíme podle potřeby daňového hlášení. Maximální počet není
omezen, minimálně potřebujeme tři daňové skupiny.
Pole číselníku daňových skupin
Kód daně
Jednoznačný dvojznakový kód daňové skupiny například D0, D1.
Procento daně
Procentuální sazba DPH dané skupiny daně. Je možné pořídit několik skupin se stejným procentem DPH ale
s různým kódem. Má to význam pro rozčlenění daňového hlášení. Více informací kapitola Daň z přidané hodnoty
Název skupiny
Textový název skupiny daně
Povoleno u dokladů
Příznak zda danou daň můžeme použít u dokladu. Nevyplněno nebo A znamená povoleno, N znamená nepovoleno
Bez nastavení tohoto číselníku nebude program pracovat. Typické je následující nastavení
D0
D1
D2
DZ
S1
S2
PP
P1
P2
R1
R2
Z0
Z1
Z2
0%
14%
20%
0%
14%
20%
0%
14%
20%
14%
20%
0%
14%
20%
osvobozeno od daně
snížená daň
základní daň
zaokrouhlení
snížená daň služeb *
základní daň služeb *
přenesená daň.povinnost
přenesená daň.povinnost snížená
přenesená daň.povinnost
reverzní snížená daň
reverzní základní daň
daň zálohových faktur
snížená daň zálohových faktur
základní daň zálohových faktur
* má význam zavádět pouze při vývoz služeb do EU
Odkaz přenes. pov., Kód P.D.P.
Vyplňuje se u nulové daně pro přenesenou povinnost kódem daně, do které se má nulová daň převést. Kód P.D.P je
kód sazebníku klasifikace produkce CZ-CPA, který dani odpovídá – používá se při zjednodušeném pořizování
podkladů pro vykazování přenesené daňové povinnosti (zapnutý parametr Fi2122).
Více souvislostí v Kapitole Účtování dokladů a Daň z přidané hodnoty.
3.5. Typy pokladních operací (Číselníky – Typy pokladních operací)
Tento číselník se vztahuje pouze k pokladně. Lze nadefinovat libovolný počet typů pokladních operací. Pokladní
operací rozumíme například „Úhradu Faktury přijaté“, „Odvod hotovosti do banky“, „Proplacení cestovního
příkazu“ a obdobné typické operace, které se v pokladně provádějí a stejně se účtují. Tyto typy pokladních operací
mají obdobný význam jako typy dokladů u ostatních finančních dokladů. Lze také nadefinovat předkontaci pro
každý typ pokladní operace odlišně. Znamená to, že s výběrem pokladní operace se při pořizování pokladní položky
automaticky vytvoří příslušné účetních věty. Číselník obsahuje následující pole.
Typ operace
Dvouznakový jednoznačný kód pokladní operace, definuje uživatel.
Název operace
Text, který popisuje o jakou operaci se jedná, například „Výplata mezd“.
Běžné znaménko
Lze pořídit + nebo -. Rozlišení příjmových a výdajových operací.
Daň Ano/Ne
Rozhodnutí o tom zda daná pokladní operace je daňová (DPH) či nikoliv. Daňové se pak zahrnují do daňového
hlášení. U daňových operací je pak jiný postup pořizování v pokladní knize než u nedaňových.
Běžná daň
Má význam jen u daňových operací. Kód daně, která se nabízí jako první při pořizování pokladní položky. Výběr
z číselníku daňových skupin.
Párovací operace
Rozhoduje o tom, zda lze daný typ pokladní operace párovat s jiným finančním dokladem. Typické například pro
„Úhradu faktur“ v hotovosti, nebo u „Odvodu hotovosti“ z pokladny do banky. Další informace najdete v kapitole
zabývající se párováním dokladů.
Počet typů pokladních operací závisí na uživateli. Pokud se zadá dostatečný počet a dále se k těmto typům
nadefinuje předkontace, bude značně usnadněno pořizování pokladních položek. Součástí instalace je typický
číselník typů pokladních operací, který se dá jen modifikovat podle specifik instalace. Nastavení vzoru kontace pro
jednotlivé pokladní operace se pořizuje buď, při Off-line účtování, v Číselnících – Nastavení Off-line – Předkontace
pokladny,
nebo při on line účtování v Číselnících – Nastavení On-line účtování- Zadání on-line předkontace pokladny.
Při off-line účtování se pro každou pokladnu zvlášť nastaví kontace používaných pokladních operací. Při on-line
účtování je možno přetáhnout nadefinovanou kontaci z off-line účtování pomocí butonu ImportOffL , případně
ručně nadefinovat jednu vzorovou pokladní řadu a kontaci pro ostatní řady nastavit pomocí kopírování vzorové
kontace. Přetažení se provádí pomocí butonu ImportŘada, kdy se v dialogu zadá analytický účet kontované
pokladny. Buton Smazání smaže veškerou kontaci vybrané pokladní řady.
3.6. Seznam bankovních účtů (Číselníky- Seznam bankovních účtů)
V tomto číselníku se evidují všechny vlastní bankovní účty společnosti. Slouží jak pro tiskové účely, například
při tisku faktur, tak i pro potřeby Home Bankingu.
Kód účtu
Jednoznakový jednoznačný kód který se později ukládá do hlaviček dokladů. Definuje uživatel.
Název banky
Textové pole, vyplní se název bankovního ústavu u kterého je účet veden.
Číslo účtu
Textové pole, vyplní se číslo bankovního účtu včetně případné pomlčky.
Směrový kód
Směrový kód banky, například 0100
Název pobočky
Textové pole, název města pobočky banky
Kód a interní číslo účtu
Údaje pro identifikaci účtu pro Home Banking
Swift kód , Korespondent , Zapnout IBAN, Prefix IBAN
Údaje uváděné na zahraničních fakturách
3.7. Číselník výběrových kritérií (Číselníky – Výběrová kritéria)
Tento číselník obsahuje seznam kódů a názvů výběrových kritérií. Pomocí výběrových kritérií je možné
kategorizovat saldokonta odběratelů/ dodavatelů, tisky a podobně například podle oboru činnosti, lokality apod.
3.8. Seznam států (Číselníky – Seznam států)
Číselník je nepovinný, obsahuje mezinárodní kódy států a jejich názvy.
3.9. Kurzovní lístek (Číselníky – Pořízení, Import kursového lístku, Číselníky – Tabulka
podporovaných měn)
Číselník je nepovinný, umožňuje sledovat historii kurzů. Lze jej inicializovat poloautomaticky načtením
platného středního kurzu ČNB pomocí butonu ImportČNB. Aktuální kurz se načítá až po 14 hodině, kdy je
k dispozici, do 14 hodiny se stahuje kurz z předchozího dne. Protože není nutno v kurzovním lístku sledovat
všechny měny, ale jen měny, které firma používá, nadefinují se používané měny do tabulky pro podporované měny :
Číselníky – Tabulka podporovaných měn.
3.10. Číselník forem úhrady (Číselníky – Číselník forem úhrady)
Číselník je nepovinný, obsahuje seznam kódů a názvů pro různé formy úhrady včetně jazykových mutací. Pro
faktury vydané jsou implicitně nastaveny následující kódy pro typy plateb :
P - platba příkazem
H - hotovostní platba
S - platba složenkou
D – platba dobírkou
Pro kombinaci platby a data splatnosti lze použít typy
R – splatnost faktury bude nastavena na x pracovních dnů y- tého měsíce, hodnoty x,y se vyčíslují z doby splatnosti
odběratele v adresáři firem (příklad : doba splatnosti odběratele je nastavena na hodnotu 120 (=yxx), to znamená, že
splatnost faktury bude ve 20.pracovním dni následujícího měsíce)
T – splatnost faktury bude nastavena na x. tý den y.tého měsíce, hodnoty x,y se vyčíslují z doby splatnosti
odběratele v adresáři firem (příklad : doba splatnosti odběratele je nastavena na hodnotu 120 (=yxx), to znamená, že
splatnost faktury bude 20. následujícího měsíce)
Faktury přijaté mají varianty plateb následující :
P –platba příkazem
I – inkaso
Z- zápočet
S – směnka
N – neplatit
- nevyplněno
Do příkazů k úhradě se nabízejí pouze ty faktury, které mají vyplněn způsob úhrady P, tj. příkazem.
3.11. Seznam uživatelů Magisu (Číselníky – Seznam uživatelů systému)
Slouží pro identifikaci osoby zodpovědné za vystavení faktur a upomínek, schvalování došlých faktur, tisk jejích
nacionálií, jako je celé jméno, telefon, fax, email, obraz podpisu nebo razítka. Číselník je nepovinný.
3.12. Dodací podmínky (Číselníky – Číselník dodacích podmínek EU)
Seznam dodacích podmínek pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro
Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy.
3.13. Kódy druhů dopravy (Číselníky – Kódy druhů dopravy EU)
Seznam kódů dopravy pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro
Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy.
3.14. Kombinovaná nomenklatura (Číselníky – Kombinovaná Nomenklatura EU)
Seznam kódů TARIC pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro
Intrastat. Naplňuje se uživatelsky podle platných číselníku celní správy.
Současně se používá pro evidenci číselného kódu klasifikace produkce CZ-CPA 41 až 43 pro účely pořízení
podkladů pro výpis z evidence pro daňové účely (přenesená daňová povinnost).
3.15. Kódy transakcí EU (Číselníky – Kódy transakcí EU)
Seznam kódů transakcí pro jazykové mutace. Číselník je nepovinný. Používá se pro vytvoření podkladů pro
Intrastat. Naplňuje se podle platných číselníku celní správy.
3.16. Kódy krajů (Číselníky – Kódy krajů EU)
Seznam kódů krajů. Číselník je nepovinný.
3.17. Předdefinovaná nastavení Intrastat (Číselníky – Předdefinovaná nastavení Intrastat)
Seznam vzorových kombinací kódu pro pořízení Intrastatu. Jednotlivé kombinace lze přímo vybírat při
pořizování faktur. Číselník je nepovinný.
Ve volbě Číselníky se kromě číselníků vyplňují údaje pro účtování ON-LINE, OFF-LINE nebo pro jednoduché
účtování, nastavení účtování je popsáno v kapitole Účtování dokladů.
4. Faktury vydané
Zpracování faktur vydaných je jednou ze čtyř hlavních agend programu Finance. Program umožňuje evidovat
libovolný počet faktur v různých číselných řadách. Každá číselná řada je označena jednoznakovým resp.
dvouznakovým kódem, rokem a názvem řady. Řady si může uživatel nadefinovat sám podle vlastních potřeb
v číselníku Číselné řady dokladů. V každé řadě je také nadefinován způsob, podle kterého se novým fakturám
přiřazují čísla faktur, generátor čísel dokladů. Podle zkušeností z provozu programu je nejlepší rozdělit faktury do
řad podle typu, místa vzniku, nebo podle fakturované služby (faktury za zboží, za služby ..). Podrobnější informace
o číselných řadách se nacházejí v podkapitole Číselné řady dokladů.
Každá faktura se skládá ze čtyř základních částí. Jedná se o hlavičku, ve které jsou údaje o odběrateli, o celkové
částce, o stavu a typu faktury a dále datum pořízení, splatnosti a podobně. Druhou částí jsou položky faktury. Zde je
rozepsáno jednotlivé zboží, materiál nebo služby, na které je faktura vystavena. Součástí záznamu o zboží jsou také
informace o dani z přidané hodnoty. Třetí částí faktury jsou daňové položky. Vznikají automaticky po pořízení
seznamu položek. Obsahují částky podle daňových skupin a jsou podkladem pro daňové hlášení. Čtvrtou částí
faktury jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení faktury a jsou později přenášeny do účetnictví.
Způsob kontace faktury závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a typu účtování.
U každé faktury je důležitý stav úhrady. Faktura může být uhrazena, neuhrazena nebo uhrazena částečně. U
faktury se mění tyto stavy na základě párování s platbami. Podrobnější informace obsahuje kapitola párování
dokladů.
Agendu faktur vydaných lze spustit z hlavního menu programu resp. pomocí ikony
v horní liště obrazovky,
volba otevře podmenu vztahující se k fakturám vydaným. Pomocí těchto voleb je možno pořizovat faktury vydané,
upravovat je, tisknout, kontovat a prohlížet. Dále je umožněn výpočet saldokont a měsíčních přehledů, tisk
upomínek a vystavování penalizačních faktur. Všechny tyto uvedené funkce plus další jsou popsány dále v
samostatných podkapitolách.
4.1. Pořízení faktur vydaných (Faktury vydané – Seznam faktur vydaných)
Základní činností je pořizování Faktur vydaných. Po spuštění podvolby Seznam Faktur vydaných lze pořizovat,
mazat a upravovat faktury. Po jejím spuštění se otevře okno se seznamem faktur. Na každém řádku jsou
nejdůležitější informace o jednotlivých fakturách - číselná řada faktury, číslo faktury, typ, informace o tom, zda je
faktura uhrazena, datum zdanitelného plnění a splatnosti, příznak splátek, celková částka v Kč, případně v cizí
měně, název odběratele, příznak storna, účtování, chyby v on line účtování, číslo dodacího listu, číslo zakázky. To,
zda jsou viditelné všechny popsané údaje, záleží na rozlišení monitoru. Při malém rozlišení nejsou z pochopitelných
důvodů na obrazovce zobrazovány všechny údaje
Pole Faktury vydané – hlavička dokladu
Řada
Číselná řada, do které faktura patří. Při přidávání nové faktury se naplní automaticky řadou faktur podle faktury,
která byla vybrána před přidáváním. Tuto řadu lze změnit výběrem ze všech číselných řad faktur vydaných (Klávesa
F5, Kliknutí myší). Číselné řady se definují v číselníku číselných řad.
Číslo faktury
Číslo faktury, základní identifikace, musí byt jedinečné pro všechny faktury vydané. Toto číslo se nevyplňuje,
vznikne automaticky na základě číselné řady. Číselná řada slouží zároveň jako generátor čísla dokladu.
Typ faktury
Možný výběr ze seznamu typů faktur (F,D,P,R,Z,Y). Jedná se o Fakturu, Dobropis – Opravný doklad, Penalizační
fakturu, Proforma fakturu nebo Zálohovou fakturu (Z a Y). Typ je automaticky naplněn běžným typem určeným v
číselné řadě dokladů. Zároveň jsou povoleny jen typy pořízeny v poli povolené typy v číselníku číselných řad. Typ
faktury určuje její další zpracování. Je možno jej změnit.
Bankovní účet
Kód bankovního účtu, na který požadujete platbu, možný výběr ze seznamu bankovních účtů, pole se inicializuje při
pořízení z popisu číselné řady, případně z pole „Kód účtu“ adresáře firem vybrané firmy. Údaj v adresáři firem má
přednost před údajem v číselných řadách. Je možno jej ručně změnit.
Konečný příjemce
Informace o odběrateli, je možné vyplnit přímo nebo vybrat z číselníku odběratelů. Skládá se z ID firmy a adresy
firmy.
Příjemce
Informace o příjemci jako adresa, IČO, DIČ. Je možné vyplnit přímo, nebo příjemce vybrat ze seznamu firem.
Doporučujeme druhý způsob, z číselníku se přetahují i další údaje a při zařazení odběratele do číselníku je u další
faktury zjednodušená práce. Nejjednodušší postup při výběru z číselníku je napsat na faktuře údaj do pole „ID
firmy“, po opuštění pole je automaticky doplněn zbytek z číselníku dodavatelů. ID příjemce má podstatný význam
při sestavách faktur, podle tohoto pole se faktury sčítají do saldokontních sestav Firem.
Daňová oblast
Možné hodnoty – D,C,E : Domácí, Cizina, Evropská unie . Toto pole slouží především pro účely daňového hlášení.
Pokud jsme vybírali příjemce z číselníku dodavatelů, je z tohoto číselníku přenesena i tato hodnota. Po vyplnění
Cizina/EU se na faktuře zpřístupní pole pro práci s cizí měnou jako měna, kurz. Fakturu je pak možno sledovat
v korunách i v cizí měně.
Měna, Kurz
Zde se zadává kód měny a její kurz ke koruně. Tento kurz je využit při přepočtu cen zboží na faktuře. Je možný
výběr z kursového lístku. Fakturu lze tisknout jak v korunách tak i v cizí měně, případně v obou měnách. Také
následující saldokontní sestavy lze tisknout v cizí měně. S pořizováním faktur v cizí měně souvisí i pole „Cizí jen
celkem“, které určuje, zda se hodnota faktury v cizí měně bude počítat z celkové korunové částky nebo, pokud pole
není zaškrtnuto, pořizuje se cizí měna na každé položce faktury. Celková hodnota v cizí měně je pak součtem cen
z položek.
Cena brutto/netto
Možné hodnoty B,N. Určuje způsob výpočtu DPH. Buď se počítá daň ze základu - netto, nebo základ z ceny s daní brutto. Tato hodnota je čerpána z číselníku číselných řad faktur vydaných. Individuálně ji lze změnit pouze
v okamžiku pořizování hlavičky faktury.
Objednávka, dodací list, zakázka, Hom, Středisko
Tyto pole mají jen informativní charakter a nemusí být vyplněna. Při vystavení faktury z modulu Zásobování jsou
vyplněny příslušnými čísly dodacího list, objednávky nebo zakázky.
Odbytová skupina
Dvouznakový kód odbytové skupiny. Význam pro členění faktur podle původu. Na toto pole jsou navázány
výstupní sestavy. Typické je použití odbytové skupiny na označení pracovníka, který dojednal danou dodávku. Ve
výstupních sestavách lze sledovat sumárně jejich činnost. Nastavením v parametrech se dá znepřístupnit.
Odpovědnost platby
Dvouznakový kód osoby odpovědné za vymáhání platby faktury. Pole má podobné vlastnosti jako Odbytová
skupina. Nastavením v parametrech se dá znepřístupnit.
Způsob úhrady
Způsob úhrady faktury, implicitně P – příkazem, další volby H- hotově, D –dobírkou, S- složenkou.
Rozvozní linka, Cenová kategorie, Cenová poloha
Pole mají jen informativní charakter a není třeba je vyplňovat. Naplňují se při vystavení faktur z modulu
Zásobování. Více informací v příručce tohoto modulu.
Případné penále
Procento penále pro případ neuhrazené faktury, využívá agenda penalizační faktury. Hodnota je čerpána primárně
z adresáře firem, následně z číselných řad dokladů podle vybrané řady faktury. Novější název je Úrok z prodlení.
Lze modifikovat u každé faktury individuálně. Souvislosti v kapitole Penalizační faktury
Cizí jen celkem
Příznak se ručně nastavuje při vytváření nové faktury v případě, že se hodnota faktury v cizí měně bude vypočítávat
z celkové korunové částky. V opačném případě se pořizují položky v cizí měně, korunová částka se dopočítává
z cizí měny násobené kurzem v hlavičce faktury.
Souhrnný d. doklad
Příznak, že se jedná o fakturu, která byla vystavena k vícero výdejovým dokladům v modulu Zásobování. Nastavuje
se automaticky.
Den vystavení
Datum vystavení faktury, při pořízení naplněno systémovým datem z počítače. Lze upravit.
Den zd. plnění
Datum zdanitelného plnění faktury, implicitně naplněno dnem vystavení. Jedná se o nejdůležitější datum faktury.
Podle tohoto data se faktura zařazuje do účetního období, podle tohoto data se zařazuje do daňového hlášení. Pokud
je nastaveno On-line účtování, je toto datum kontrolováno na otevřený měsíc a při pořízení mimo tento interval je
nahlášena chyba, datum je třeba změnit. Více informací Účtování dokladů. Na již pořízené faktuře, která se účtuje
On-line, se oprava data zdanitelného plnění provádí v režimu opravy faktury pomocí butonu Datum.
Je zřejmé, že datum zdanitelného plnění je možno změnit, pokud není faktura zaúčtována, zahrnuta v hlášení DPH
nebo není uhrazena. Také datum zdanitelného plnění lze posunout pouze do období, které ještě není zaúčtováno.
Příklad je v předchozím obrázku, jsou to měsíce označené fajfkou.
Den splatnosti
Datum splatnosti faktury. Implicitně se naplňuje datum splatnosti součtem data vystavení a počtem dnů splatnosti
nastavených v adresáři firem u zadaného odběratele nebo, v případě, že není v adresáři vyplněn, z údaje u
dokladové řady. Toto datum lze libovolně modifikovat. Tlačítko „+“ vedle datového pole „Den vystavení“ resp.
„Den zd. plnění“ slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti z tohoto data zadáním počtu dnů splatnosti :
Poznámka před položkami, Poznámka za položkami
Volný text,který lze vyplnit, může se tisknout před položkami faktury a za nimi. Tento text lze vybrat z číselníku
poznámek pomocí klávesy F5. Obdobně funguje i poznámka po položkách. Zde můžete pořídit například podmínky
úhrady. Poznámku lze zobrazit celou po stisknutí F6. V číselníku se dají pořídit nejběžnější texty poznámek.
Uhrazena
Příznak zda je faktura uhrazena. Toto pole se nedá vyplnit. Nabývá hodnot N – neuhrazeno, C – částečně uhrazeno,
A – uhrazeno. Implicitně po pořízení faktury je nastaveno na N – neuhrazeno. Změna stavu nastane při párování
faktur. Více informací párování dokladů.
Stornována
Příznak stornované faktury, nevyplňuje se. Nastaví se po funkci stornování faktury. Stornovanou fakturu lze vrátit
do nestornovaného stavu opětovným provedením funkce storna s volbou butonu Ne.
Tištěna
Příznak tisku faktury. Po pořízení je automaticky nastaven na N. Po vytištění na A. Využit volbou hromadný tisk
faktur. Význam při hromadném pořizování faktur.
V hlášení DPH
Příznak zahrnutí faktury do příslušného hlášení DPH. Aktualizuje se automaticky při výpočtu hlášení DPH.
Způsob dopravy, Další údaj
Volné pole, možno pořídit údaje o dopravě, případně další volitelné údaje.
EU Intrastat
Blok údajů potřebných pro výkaz Intrastatu, přístupné v případě, že faktura je pořízena v daňové oblasti EU. Blíže
kapitola Intrastat.
Doklad
Celková částka faktury, nepořizuje se, vypočítává se z položek faktury. Tato částka zahrnuje DPH a je nejdůležitější
částkou dokladu.
Záloha
Částka faktury uhrazená zálohami, nepořizuje se, vypočítá se při párování zálohových faktur k faktuře. Více
informací Zpracování záloh
K úhradě
Částka faktury, která zbývá k úhradě po odečtení záloh, nepořizuje se vypočítá se jako Částka-záloha.
Uhrazeno
Uhrazená částka na faktuře, nevyplňuje se naplní se automaticky při párování faktury s dalšími doklady, platbami.
Více informací Párování dokladů
Zbývá uhradit
Částka zbývá uhradit, nevyplňuje se, je vypočtena jako rozdíl mezi K úhradě a Uhrazeno. Je li tato částka nulová je
faktura plně uhrazena a příznak Uhrazena je nastaven na A.
Doklad, Záloha, K úhradě, Uhrazeno, Zbývá uhradit
V pravém dolním rohu jsou tato pole zopakována ještě jednou, v nich jsou částky faktury v cizí měně. Tato pole jsou
používána a viditelná pouze v případě faktury pořízené v cizí měně. Význam polí je obdobný jako u polí
v korunách. Valutové faktury jsou evidovány ve dvou měnách, přičemž jen o domácí měně se účtuje, v obou
měnách lze tisknout a provádět úhrady a párování plateb.
Pole Faktury vydané – položky dokladu
ID Zboží
Identifikace zboží z ceníku zboží . Tato položka má vztah k modulu Zásobování a není ji nutno vyplňovat. Pokud se
faktura vystavuje v v modulu Zásobování z dodacího listu, je toto pole automaticky vyplněno ID zboží.
Název zboží
Textové pole popisující zboží nebo služby, vyplňuje se.
Počet jednotek
Numerické pole, počet kusů zboží nebo obecně počet jakýchkoliv fakturovaných jednotek.
Jednotka
Textové pole, jednotku zboží nebo služby - Kusy, Kg, Hod ...
Daň
Kód daňové skupiny, možný výběr z číselníku daňových skupin. Určuje zařazení položky do daňové skupiny.
Cena za kus bez daně
Cena za jednotku. Pokud je v hlavičce příznak Cena brutto/netto nastaven na brutto, je na tomto místě uvedena cena
s daní a základ se dopočítává. V opačném případě se dopočítává daň.
Daň celkem, Celkem s daní
Numerická pole, nevyplňují se jsou dopočteny
Přepravní množství, Přepravní jednotka, Další identifikace, Výrobní cena za kus
Pole popisující další vlastnosti položky faktury. Jsou určeny pro speciální využití a při běžném nastavení na ně není
povolen vstup. Speciální význam má pole „Další identifikace“ v případě faktur do EU, zde je možno doplňovat kód
celního sazebníku. Má význam v případě, že se podklady pro Intrastat pořizují ve Financích.
Základní funkce nad seznamem faktur vydaných
Všechny následující funkce se vyvolávají v okně Seznam faktur vydaných. Tento seznam se spustí z menu faktur
vydaných jako první volba. Funkce se vyvolají kliknutím myši na butony v horní části okna nebo pomocí funkčních
kláves.
Pořízení nové faktury
Z volby seznam faktur kliknutím na buton Nová nebo pomocí funkční klávesy F4. Objeví se okno hlavičky
faktury, vyplní se výše popsaná pole. Klikne se na buton Zpět, otevře se rozhodovací okno. Zde je možno potvrdit
pořízení hlavičky nebo pořizování ukončit bez zápisu nové faktury. Pokud se potvrdí Uložení, otevře se okno
položek faktury. Vyplní se všechny položky faktury včetně daní. Pořizování položek se ukončí stisknutím butonu
Zpět. Položky se sečtou, vypočtou se daňové položky a na základě nadefinované předkontace se vygenerují účetní
věty faktury. Otevře se okno předkontace faktury a účetní věty se dají modifikovat. Kliknutím na buton Zpět se
okno zavře a pořízení faktury je dokončeno. Kurzor je umístěn v seznamu faktur vydaných na nově pořízené
faktuře..
Výše popsaný způsob může být odlišný pro různé nastavení systému. Pokud je například vypnuta kontace
dokladů, vynechává se poslední krok.
Oprava faktury a funkce přístupné z detailu faktury
Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury v celoobrazovkovém režimu. Oprava se vyvolá
pomocí butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury.
Některá pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury, způsob
výpočtu daně z přidané hodnoty brutto/netto. Ostatní údaje v hlavičce faktury je možné upravovat.
Hodnota faktury vydané se mění změnou hodnot na položkách přístupných pomocí butonu Položky. V okně
položek je možno upravovat, přidávat a mazat. Po opuštění okna s položkami se znovu přepočítávají daňové
položky a otevírá se okno s účetními položkami pro jejich úpravu. Pokud jsme při předchozích úpravách změnili
celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky upravit tak, aby se rovnali dokladu.
Butonem Platby jsou zpřístupněny veškeré platby faktury, pomocí tohoto butonu lze přidávat nebo rušit platby.
Funkce je detailně popsána v kapitole Párování dokladů.
Faktura může být uhrazena zálohovou fakturou, párování se zálohovou fakturou a provedené zálohové platby lze
prohlížet pomocí butonu Zálohy. Párování je podobné jako v případě párování úhrad.
Buton Splátky slouží k pořizování a prohlížení možných splátek faktur. Tabulka splátek obsahuje jak kalendář
běžných splátek, jsou označeny písmenem S, tak i splátky, které mají formu zádržného (písmeno Z) a pozastávky
(písmeno T). Kalendář splátek lze na faktuře tisknout v případě pevného grafického tisku. Splátky typu zádržné a
pozastávka se vyhodnocují v saldokontu odběratele.
Buton Daně zobrazuje rekapitulaci daní na dokladu. Daně pomocí této funkce měnit nelze, možná změna je
proveditelná pouze pomocí opravy položek faktur. Pokud je v dokladových řadách povolen příznak „Úprava DPH
FV“, je možno v položkách faktur vydaných změnit výši vypočtené daně podle potřeby a bez ohledu na výši základu
daně. Běžně se ale nedoporučuje používat!
Buton Předkontace zpřístupňuje účetní položky. Opravovat účetní položky lze v případě, že doklad není
zaúčtovaný. Při ON-LINE účtování je možné doklad přeúčtovat pomocí opravného dokladu v následujících
obdobích.
Buton Upomínky rekapituluje historii upomínek faktury.
Buton Penále rekapituluje penalizační faktury vystavené k faktuře – daňovému dokladu.
Při opravě faktury, která se účtuje metodou ON-LINE, se opravuje butonem Datum datum zdanitelného plnění.
Tento buton je viditelný pouze při opravě ON-LINE účtované faktury. Na fakturách účtovaných metodou OFFLINE lze datum zdanitelného plnění opravit přímo.
Systém standardně umožňuje evidovat doklady ve dvou měnách, v domácí a zahraniční. Buton 3.Měna slouží
v případech, kdy je třeba vytisknout fakturu vydanou ve třetí měně. Buton je přístupný jen při nastavení polí pro
valuty v příslušné dokladové řadě. V současnosti se nepoužívá.
Butonem Tisk lze tisknout fakturu přímo z detailu faktury podobně jako ze seznamu faktur. Viz popis níže
v textu.
Oprava faktury není možná za každé situace. Fakturu nelze opravovat, pokud je zaplacená, je zahrnuta
v hlášení DPH nebo je zaúčtována. Pokud je přesto nutno fakturu opravit, musí se odstranit překážky, které brání
tomuto kroku. Po opravě se musí vrátit kroky, které opravě bránily, zpět. To znamená zaúčtovat, uhradit doklad
případně spočítat a zkontrolovat nově hlášení DPH. Pokud bylo hlášení DPH odesláno, musí se udělat opravné
případně dodatečné hlášení. Pokud byla faktura zlikvidována v účetním saldokontu, i v tomto případě se musí změna
promítnout i do této agendě.
Tisk faktury
Fakturu je kdykoliv po pořízení možno vytisknout. Každá faktura obsahuje příznak vytištěno. Tento příznak je
po pořízení nastaven na N - nevytištěna. Po prvním tisku faktury je nastaven na A - vytištěna. Fakturu je možné
tisknout přímo ze seznamu faktur vydaných po stisknutí Ctrl P nebo pomocí butonu Tisk. V dialogu si uživatel určí
vlastnosti tisku a náležitosti, které výstupní formulář bude obsahovat.
Způsob tisku určuje obsah pole „Způsob tisku“, které může mít tyto hodnoty: Textový, Grafický HTML, Pevný
grafický. Pro textový tisk a pro grafický HTML existují uživatelsky modifikovatelné formuláře, pro pevný grafický
je formulář pevně dán. Jeho úpravy jsou možné jen po dohodě s programátorem.
Při použití textového nebo grafického HTML tisku přímo ze seznamu faktur se obraz faktury vytvoří do souboru.
Tento soubor je nabídnut uživateli k možným úpravám. Fakturu je možné upravovat jako v běžném textovém
editoru. Je možné odstranit drobné grafické nedokonalosti faktury. Není vhodné měnit hodnoty za zboží a k úhradě
na faktuře. Tyto úpravy se zpětně nepromítnou do hodnot v seznamu faktur v počítači. Po opuštění okna editoru
následuje dotaz na počet kopií.
Jako implicitní formát tisku je nastaven Pevný grafický tisk. Následující popis se vztahuje na pevný grafický
tisk.
V případě, že je na počítači nainstalována pdf tiskárna (BullZip), je k dispozici dialog „Posílání FV pomoci emailů“. Pole „Poslat e-mail“, „Povoleno Posílat FV“ a „Mail adresy pro zasílání FV“ se inicializují z parametrů
odběratele nastavených v adresáři firem.
Pokud je faktura pořízena ve dvou měnách, jsou k dispozici pole „Tisknout v cizí měně“(v případě jeho zvolení
je možno volit další parametry „Jaz.oblast“ a „Tisk v obou měnách“), „Tisknout s účetními větami“, „Tisknout
splátkový kalendář“, „Doručovací adr“ (adresa tiskne na samostatný list papíru, jde buď o adresu uvedenou v polích
„Příjemce“ na faktuře nebo adresu, která je v adresáři firem uvedena s indikací A a je k fakturační adrese připojena
přes pole „“ „Počet kopií“.
Faktury je možno tisknout i hromadně zadáním čísla faktury od a čísla faktury do v tiskovém dialogu.
Mazání faktury
Tato operace zruší celou fakturu včetně čísla, které měla faktura přiděleno. Vyvolá se pomocí butonu Mazání.
Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou fakturu. Nejdůležitější podmínkou je
zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne, že lze mazat jen poslední fakturu v číselné řadě faktur. Jinak řečeno
můžeme mazat faktury postupně od konce. Pokud není možné provést operaci mazání, je vhodné provést
odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný.
Také pokud je už faktura zaplacena, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se
spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání faktur, pokud jsou již přeneseny do účetnictví
nebo zahrnuty do hlášení DPH.
Typické využití mazání je při pořizování nových faktur. Fakturu pořídíme a zjistíme, že je pořízená faktura
chybná a okamžitě ji smažeme.
Storno faktury
Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat fakturu, která není zaúčtována, není zaplacena a není
zahrnuta do hlášení DPH. Lze stornovat i fakturu, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná faktura zůstane v
evidenci, ale je označená jako stornována. Stornovaná faktura je vyřazena ze všech saldokont i z přenosu do
účetnictví. Fakturu lze stornovat pomocí butonu Storno nebo kláves Ctrl Y. Při opakovaném stornování lze
stornovanou fakturu vrátit do evidence a příznak Storno zrušit .
Kopie
Nad seznamem faktur existuje funkce kopírování faktur, která obsluze usnadňuje práci při pořizování
opakujících se dokladů. Kopírovat faktury lze mezi různými řadami a mezi různými dny zdanitelného plnění.
Všechny údaje ze zdrojové faktury se přenášejí do cílové kromě dne vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti.
Pomocí funkce kopie je možno vystavit opravný daňový doklad při zatržení pole „Jako dobropis“. V případě
volby „Prázdný dobropis“ se do položek nově vytvořeného opravného daňového dokladu nepřetáhnou položky
původní faktury a je možno dobropisovat jen část dodávky. Speciální funkci má volba „Insolvenční“, pomocí níž se
vystaví opravný daňový doklad na daň, která byly v minulosti odvedena a odběratel je nyní v insolvenci. Při
vystavování opravného daňového dokladu z důvodu insolvence lze vybrat i implicitní poznámku, která se do
dokladu při vytvoření zapíše. Samozřejmě, že opravný doklad lze pořídit přímo jako novou fakturu s typem „D“.
Funkce „Kopie“ jen usnadňuje pořizování.
Dokument
Butonem Dokument lze fakturám přiřazovat dokumenty související s fakturací, popisovat je, editovat je.
JdiNa
Buton JdiNa nabídne rychlý přesun na poslední fakturu ve vybrané řadě. Po zaškrtnutí políčka Jen aktuální rok
lze vybírat jen z řad aktuálního roku. Zaškrtnutím políčka Jen jedna řada se zobrazí pouze seznam faktur vybrané
řady. Zobrazený seznam má v nadpisu kromě názvu řady informaci >Omezení řad<.
FV Firmy
Buton FV Firmy slouží pro rychlou orientaci ve fakturách firmy, na jejíž faktuře právě stojíme. V dalším okně
se otevře přehled faktur a dobropisů firmy s informací o celkové vyfakturované a dlužné částce. Umožní vytisknout
jednoduchou sestavu. Z tohoto seznamu je rovněž možno detailně zobrazit vybranou fakturu. V sekci „Interval FV
pro součty“ lze upřesnit období, za které se bude přehled faktur zobrazovat.
ÚhradaPo
Buton UhradaPo je přístupný pouze na nezaplacených fakturách. Umožňuje provést současně hotovostní úhradu
faktury, zápis pokladního dokladu pod vybraným kódem pokladní operace do pokladny a spárování obou dokladů.
SaldoFV
Buton SaldoFV umožňuje přímý vstup na zadání saldokontních sestav
Hledat
Buton Hledat otevře dialogové okno pro zadání hledaného řetězce. Hledání probíhá nad hlavičkami faktur,
případně v položkách při zaškrtnutí volby „Hledat v položkách“.
Faktury nalezené podle zadaného kritéria se zobrazí ve zvláštním okně s možností zobrazení detailu.
Hledané výsledky se archivují, takže při opakovaném hledání již hledaného výrazu je možné se zaškrtnutím volby
„Zobrazit posledně nalezené“ vrátit k poslednímu výsledku hledání.
Nastav zóny
Buton Nastav zóny umožňuje uživateli si nastavit jemnější (barevné) rozlišení faktur před a po splatností.
Standardně jsou v seznamu faktur pole „Číslo faktury“ a „Datum splatnosti“ označeny červeně v případě , že
faktura je nezaplacena v termínu splatnosti. Pomocí této funkce lze jemněji rozlišit neuhrazené faktury :
4.2. Penalizační faktury - Úroky z prodlení – (Faktury vydané – Penalizační faktury)
Agenda penalizace je připojena k fakturám vydaným. Cílem agendy je vystavování penalizačních faktur
k pohledávkám. Jsou zohledněny dva režimy penalizace. V prvním jsou penalizovány faktury již uhrazené avšak
uhrazené po splatnosti. Ve druhém režimu jsou průběžně penalizovány faktury doposud neuhrazené k dnešnímu dni.
Takto může být faktura penalizována mnohokrát, až je uhrazena a vystaví se poslední penalizační faktura za časový
interval od poslední penalizační faktury do data úhrady.
Procento penále je součástí hlavičky každé faktury. Implicitně se tam dotahuje z adresáře firem nebo z číselných
řad dokladů, následně lze editovat. Každý odběratel může mít nastaveno různé procento penále. Pokud je procento
nulové, faktura se nedá penalizovat.
Výsledkem penalizace je vystavení penalizační faktury. Typ penalizační faktury je P. Penalizační faktury by se
měly vystavovat do speciální řady penalizačních faktur. V této řadě by se neměly vyskytovat žádné faktury jiných
typů. Řada se nadefinuje v Číselných řadách dokladů. U penalizačních faktur nevznikají účetní věty, účtuje se až
případná úhrada penalizační faktury.
Po vystavení se s penalizační fakturou pracuje stejně jako s běžnou fakturou, dá se tisknout, modifikovat, rušit a
párovat s platbami. Dají se tisknout saldokonta penalizačních faktur.
Postup penalizace probíhá ve dvou krocích. Nejprve se podle zadaných kritérií vyberou vhodné faktury pro
penalizaci a stanoví se řada, do které se penalizační faktury budou vystavovat :
:
Pak se v tomto výběru upřesní ty faktury, které se budou penalizovat a k nim se vystaví penalizační faktura. Je
možno vybrat všechny faktury jednoho odběratele.
Řady faktur k penalizaci
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, ze kterých se budou faktury nabízet k penalizaci. Pokud se kód řady
neuvede, jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou
se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají
pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možné zadat až
šest řad faktur. Výběr řad lze invertovat vyplněním pole vyskytujícím se vedle výběrového pole pro řady. Pokud je
zvolena hodnota Bez, vybírají se všechny řady bez řad obsažených ve výčtu. Pokud je zvolena hodnota Jen, vybírají
se jen řady ve výčtu obsažené.
Dnů po splatnost, penalizaci
Minimální počet dnů po splatnosti nebo od poslední penalizace. Nemá smysl penalizovat faktury, které byly
uhrazeny den nebo dva po splatnosti. U průběžné penalizace se také nepenalizuje každý den.
Vybrat jen nezaplacené, Částečně zaplacené, Zaplacené
Pole rozhoduje o tom zda provedeme penalizaci jen uhrazených faktur, nebo průběžnou penalizaci, nebo obě.
Datum do kterého penalizovat
Rozhodné datum pro průběžnou penalizaci. Penalizovaná částka bude vypočtena k tomuto datu
Minimální částka penále
Filtr, který vyřadí faktury, u nichž by bylo penále velmi malé
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do penalizace vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID je zbytečné zadávat ještě Název
nebo název výskyt.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do penalizace vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tato volba se používá pro výběr firem, jež mají v názvu shodnou sekvenci znaků (např. DATA)
Měny EMU na Euro
Zaškrtávací pole má význam v případě penalizace starých zahraničních faktur vystavených ve starých měnách.
Řada a rok penalizačních faktur
Identifikace řady, do které se vystaví penalizační faktury, povinný údaj
Daňová skupina
Kód daňové skupiny DPH. Zadá se kód s nulovou daní. DPH se u penalizačních faktur neeviduje a parametr má
pouze význam pro vnitřní potřeby systému.
Po potvrzení rozsahu proběhne výpočet, výsledkem je seznam faktur, které vyhovují zadaným rozsahům.
V seznamu jsou informace o faktuře, o počtu dnů penalizace a vypočtené penále. Faktury jsou setříděny podle firem.
V seznamu se dají označit faktury pro penalizaci Zař/Vyř ID – zařadí případně vyřadí celou firmu, Zař/Vyř –
zařadí jednu fakturu, na které je umístěn kurzor, Z/V Datum – zařadí případně vyřadí faktury zadané firmy
v časovém intervalu. Před vlastní penalizací je možno detailně ověřit penále butonem Rozpis penále. Na buton
Penalizuj se vystaví penalizační faktura pro označené faktury na odběratele.
Nad seznamem faktur k penalizaci lze vyvolat tisk.
Existuje možnost hromadné změny procenta penále na již vystavených fakturách ještě před výběrem faktur
k penalizaci pomocí butonu Přepsat % a zadání příslušných parametrů :
4.3. Upomínky (Faktury vydané – Upomínky – Výběr pro tisk upomínek)
Agenda upomínek je připojena k fakturám vydaným. Cílem agendy je vystavování upomínek k pohledávkám po
splatnosti. Je možné vystavit první, druhou a třetí upomínku. Formuláře upomínek jsou jednak externí soubory,
které se dají upravit podle potřeb uživatele. Avšak při pevném grafickém tisku je základní formulář pevně
nadefinovaný, ale ke každému typu upomínky je možno připravit doplňující texty, text před seznamem faktur, text
po seznamu a nadpis formuláře upomínky. Systém eviduje datum vystavení upomínky a kdykoliv se dají k dané
faktuře zobrazit již vystavené upomínky. Jednou upomínkou lze upomínat několik pohledávek daného odběratele.
Agenda se spustí z menu faktur vydaných. Nejdříve je potřeba zadat rozsah faktur, pro které hodláme upomínky
vystavovat. V okně můžeme zadat následující rozsahy
Číselná řada
Řada faktur vydaných, pro kterou hodláme vystavovat upomínky. Platí stejná pravidla pro výběr faktur jako při
výběru faktur do saldokonta. Pokud se vyplní kód řady, jsou vybrány všechny faktury zadané řady bez závislosti na
roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede
ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku
číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možné zadat až šest řad faktur. Výběr řad lze invertovat vyplněním
pole vyskytujícím se vedle výběrového pole pro řady. Pokud je zvolena hodnota Bez, vybírají se všechny řady bez
řad obsažených ve výčtu. Pokud je zvolena hodnota Jen, vybírají se řady ve výčtu obsažené. Stejného výsledku je
dosaženo, pokud je pole prázdné.
Typ faktur
Typ faktur pro které se vystaví upomínky, většinou F.
Povolit Faktury přijaté dobropisy
Příznak zda hodláme upomínat faktury přijaté - dobropisy.
Počet dnů minimálně po splatnosti
Počet dnů maximálně po splatnosti
Interval dnů po splatnosti. Pokud faktura do intervalu spadá, je vybrána. Pokud je již upomínka vystavena a hodláme
vystavit další, interpretují se údaje jako počet dnů od poslední upomínky.
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do upomínek vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název
nebo Název výskyt.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do upomínek vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tato volba se používá pro výběr firem, jež mají v názvu shodnou sekvenci znaků (např. DATA).
Domácí, Cizina
Příznak, zda hodláme upomínat faktury s daňovou oblastí cizina nebo domácí. Pro cizinu lze navrhnout individuální
formuláře v cizím jazyku s položkami v cizí měně.
Po potvrzení rozsahu proběhne výpočet, výsledkem je seznam faktur, které vyhovují zadaným rozsahům. Zatím
se žádné upomínky netisknou. V seznamu jsou informace o již vystavených upomínkách. Lze vytisknout upomínku
pro odběratele, na kterém stojí kurzor – buton Tisk Upomín. Před tiskem lze seznam upravovat. Lze vyřazovat
jednotlivé faktury butonem Vyřaď Fakturu nebo celého odběratel butonem Vyřaď Firmu. Po tisku upomínky lze
volitelně zapsat na fakturu údaj o vystavení upomínky. Pokud je třeba opakovaně vytisknout určitou upomínku, lze
butonem Manuální vymazat datum u příslušné upomínky a tisk opakovat. Buton Tisk Sestav vytiskne jednoduchý
přehled vybraných faktur pro upomínky. Butonem Detail na jednotlivých fakturách lze prohlížet obsah faktur a
provádět obvyklé funkce povolené v detailu faktury, např. párování faktur. Je zřejmé, že se po takovém zásahu
změní kritéria pro upomínkování a je třeba znovu provést výpočet pro upomínky.
4.4. Sestavy Faktur vydaných
Pro potřeby uživatelů nestačí pouze evidence vedená v počítači, běžně jsou potřebné výstupy/ sestavy v tištěné
podobě, případně převedené do Excelu. Tyto potřeby uspokojují výstupní sestavy, které jsou součástí modulu
Finance. Sestavy jsou pevně naprogramovány, protože součástí systému je i generátor sestav, ve kterém si
pokročilejší uživatel může vytvářet svoje vlastní sestavy. Protože vývoj modulu není zastaven, průběžně tiskové
výstupy přibývají a modifikují se podle přání zákazníků. Z tohoto důvodu může být tento popis zastaralý.
Vytváření sestav můžeme obecně rozdělit do tří kroků. V prvním kroku se určuje rozsah dokladů, pro které se
sestava bude vytvářet, například sestava za jeden měsíc a jednoho konkrétního odběratele a podobně. Tato kritéria se
dají vzájemně kombinovat. Při prvním spuštění aplikace novým uživatelem jsou všechna výběrová kriteria sestav
vynulována. Nicméně všechny výběry provedené daným uživatelem se ukládají a jsou mu nabídnuty při
následujícím zpracování daného typu sestav. Po zadání výběru následuje výpočet. Výsledkem výpočtu je seznam
s fakturami nebo obecně doklady, které splňují podmínky výběru.
Ve druhém kroku se manuálním odebíráním/přidáváním (buton Zař/Vyř) jednotlivých dokladů může výběr
upřesnit a tak dosáhnout požadovaného výsledku. Zároveň se s těmito změnami automaticky přepočítávají sumární
údaje výběru. Pokud nás zajímá pouze výsledná hodnota, nemusí se ani postupovat dále a seznam tisknout.
Ve třetím kroku se dá seznam vybraných dokladů vytisknout. Na buton Tisk se zobrazí seznam možných sestav
pro daný výběr. Jednotlivé sestavy se liší formátem tisku, mezisoučty, tištěnými poli, setříděním.
U faktur vydaných existuje pět základních výběrů – saldokont. Jedná se o Saldokonto odběratele, Vzájemné
saldokonto, Součty faktur vydaných za měsíce, Analýza pohledávek odběratelů a Časová analýza pohledávek. Jejich
sestavy se částečně překrývají. Hlavní rozdíl mezi nimi je v tom, co obsahuje výsledný seznam po výpočtu, zda
faktury, odběratele nebo měsíce. Další podkapitoly detailně proberou jednotlivé sestavy.
4.4.1. Saldokonto odběratele (Faktury vydané – Saldokonto odběratele)
Toto saldokonto slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek nebo vyfakturované částky za odběratele nebo
období. Je možné zjišťovat stav za konkrétní řady, období, odběratele nebo skupinu odběratelů. Tato výběrová
kritéria je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam faktur vyhovujících zadaným podmínkám a
součty faktur zaměřené na stav pohledávek. Volba dává globální i detailní pohled na strukturu pohledávek a je
vhodné ji provádět co možná nejčastěji, a hlavně ze zjištěných údajů vyvozovat závěry. Je nutné poznamenat, že
nejdříve je třeba provést párování dokladů s úhradami a až pak počítat saldokontní sestavy.
Po spuštění volby Saldokonto odběratele se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí faktury do
saldokonta. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy :
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou
vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny
řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď
přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad
faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez
znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur , které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD,
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy/Opravné doklady. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo
pomocí výběru z číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což
většinou není vhodné, protože se do saldokonta zahrnou i zálohové resp. penalizační faktury a výsledek nebude
vypovídající.
Zaplacené, Částečně, Nezaplacené
Tři zaškrtávací pole rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy
všechny tři, vyberou se všechny faktury, uhrazené , částečně uhrazené i neuhrazené. Při výběru částečně
zaplacených a nezaplacených se zpřístupní pole pro možný výběr faktur, které jsou v návrhu saldokonta. Dále je
možno zjistit stav saldokonta vzhledem ke splátkovému kalendáři zvolením pole Zohlednit spl.kalendář do data a
zadáním data, ke kterému zjišťujeme stav saldokonta.
Zatržení stavových polí záleží na cíli výběru. Pro klasická saldokonta se vybírají pouze nezaplacené a částečně
zaplacené. Pro tisk knihy faktur se vybírají všechny faktury.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
Datum splatnosti od,Datum splatnosti do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do
tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
splatnosti.
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO,
Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření
faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené.
IČO odběratele
Výběr podle IČ odběratele je vhodné použít tehdy, je-li jedna firma v adresáři vedena dvakrát proto, že má kromě
sídla firmy i pobočky. Pokud se nevyplní, vyberou se všechny firmy.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům
se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria.
Zaškrtávací pole Měny EMU na Euro převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na
Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001.
Zaškrtávací pole Zohlednit spl.kalendář do data umožňuje pracovat se splátkami faktur.
Blok Kreditní informace umožňuje vybírat firmy podle příznaků kreditability, které se vyhodnocují v modulu
CRM.
Zadání rozsahů lze ukončit pomocí butonu O.K., po kterém se spustí výpočet saldokonta, nebo pomocí butonu
Zpět aniž se provede výpočet. Pořízené rozsahy se ukládají se jménem uživatele a jsou mu nabídnuty při dalším
vyvolání této volby. Délka výpočtu závisí od zvoleného výběru a počtu faktur vydaných
Po výpočtu saldokonta se v horní části okna zobrazí seznam faktur zahrnutých do saldokonta, v dolní jsou
souhrnné součty faktur. Zde jsou úhrady kategorizovány jako nezaplacené před a po termínu, všechny nezaplacené,
zaplacené před a po termínu, všechny zaplacené a také celková vyfakturované částka, celkem základ, celkem daň.
Údaje jsou uvedeny v počtech faktur, v korunách a v procentech. U nezaplacených je uveden průměrný počet dnů po
termínu splatnosti.
Ve výběru lze pomocí volby Ctrl V nebo butonem Zař/Vyř faktury individuálně vyřazovat ze saldokonta a
sledovat změny v součtech. Takto upravený seznam lze tisknout. Po stisknutí butonu Tisk se vyvolá seznam
připojených sestav. Účel sestav je většinou zřejmý z názvu sestavy. V začátcích používání aplikace Financí je
vhodné si všechny sestavy zobrazit na obrazovku a vybrat ty nejvhodnější pro svůj rutinní provoz. Počet sestav se
neustále zvyšuje podle požadavků zákazníků. Namátkově se jedná například o Knihu faktur, Seznam faktur
s platbami, Podle odběratele součty atd.. Pro inventarizaci pohledávek slouží sestava s formulářem, která slouží jako
dopis k odsouhlasení pohledávek. Některé sestavy jsou určeny pro speciální nastavení financí nebo pro spolupráci
s jinými moduly jako např. s modulem Zásobování.
Butonem Rozpad lze získat informaci o saldokontu konečného odběratele v případě, že jde o fakturu vystavenou
na fakturační místo. Touto funkcí se zamění na fakturách vybraných pro tisk saldokonta odběratel konečným
příjemcem.
Protože vzniká potřeba se sestavami dále pracovat, byla u vybraných sestav naprogramována funkce exportu do
Excelu. Tyto sestavy mají vedle názvu poznámku Excel a v poli VýstupSestavy se kromě výstupu textového a
grafického nabízí výstup do Excelu.
4.4.2. Vzájemné saldokonto (Faktury vydané – Vzájemné saldokonto faktur)
Tento výběr slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek a závazků odběratelů a dodavatelů. Je možné
porovnávat stav za konkrétní řady faktur vydaných a přijatých, za období, odběratele nebo skupinu odběratelů. Tyto
rozsahy je možno kombinovat. Výsledkem volby jsou seznamy pohledávek a závazků. Volba dává globální pohled
na poměr pohledávek a závazků a doporučuji ji provádět co možná nejčastěji.
Je možné zadat následující rozsahy
Číselné řady Faktur vydaných, Číselné řady faktur přijatých
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou
vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny
řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď
přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad
faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez
znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr.
Typ faktury vydané, Typ faktury přijaté
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD,
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což většinou není vhodné,
protože se do saldokonta zahrnou i zálohové resp. penalizační faktury a výsledek nebude vypovídající..
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO,
Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření
faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výsledkem volby je okno, kde jsou porovnány závazky a pohledávky za daný výběr faktur vydaných a přijatých.
Typické je využití této volby jako základu pro možný zápočet pohledávek a závazků. Tuto tabulku lze vytisknout při
volbě tisku Celkový přehled . Detailní pohled poskytuje volba Vybrané faktury.
4.4.3. Součty faktur vydaných za měsíce (Faktury vydané – Součty faktur za měsíce)
Tato volba slouží k zjištění vyfakturovaných částek, uhrazených částek a ještě neuhrazených částek po
jednotlivých měsících, čtvrtletích nebo rocích.
Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, které se zahrnou do výběru. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány
všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s
tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo
nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami
je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou
všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD,
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se
začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název
nebo Název výskyt.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům
se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria.
Výsledkem volby je měsíční statistika fakturace a stavu saldokonta. Tento seznam lze pomocí butonu Tisk
vytisknout. Buton Faktury zobrazí seznam faktur spadajících do měsíce, na kterém je právě umístěn kurzor.
Jednotlivé faktury lze butonem Detail prohlížet.
4.4.4. Analýza pohledávek odběratelů (Faktury vydané – Analýza pohledávek odběratelů)
Volba slouží k zjištění aktuálního stavu pohledávek nebo vyfakturovaných částek buď za všechny odběratele
tříděné podle ID firmy nebo podle IČA , nebo očekávaných na zadaném bankovním účtu. Je možné zjišťovat stav za
konkrétní řady faktur, období. Tyto rozsahy je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam firem odběratelů vyhovujících zadaným rozsahům. U každého odběratel je vypočtena pohledávka, vyfakturovaná částka,
počty dnů po splatnosti a podobné údaje. Výsledný seznam je možné vytisknout například jako seznam největších
dlužníků, setříděný podle dlužné částky, nebo jako seznam prvních n největších odběratelů.
Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur zařazené do výpočtu. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny
řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem.
Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí
výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné
zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny
řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do výpočtu. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do
výpočtu se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku
typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou
sčítat faktury se zálohovými resp. penalizačními fakturami a výsledek bude nevypovídající.
Zaplacené, Částečně, Nezaplacené
Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy
všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pokud
nás zajímá vyfakturovaná částka odběratelům, je vhodné zatrhnout všechna pole. Pokud je cílem sestavit tabulku
dlužníků, zatrhne se pole Neuhrazeno a Částečně uhrazeno.
Výpočet dle
Doklady vybrané do seznamu se budou třídit buď podle ID firmy nebo dle IČA. Druhý výběr význam v případě
vícenásobné existence jedné firmy v adresáři firem.
Bankovní účet
Pole bankovní účet omezí výběr dokladů na ty, které mají uvedený účet v hlavičce.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
Datum splatnosti od,Datum splatnosti do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do
tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
splatnosti.
Výsledkem volby je seznam firem - odběratelů vyhovujících zadaným rozsahům, ze kterého lze tisknout
připojené sestavy : Pohledávky odběratele, Seznam dlužných částek v závislosti na výši dlužné částky nebo zadaný
počet největších dlužníků, Vyfakturované částky s daní a bez daně sumárně za odběratele nebo položkově, Seznam
dlužných částek podle velikosti dlužné částky
4.4.5. Časová analýza pohledávek (Faktury vydané – Časová analýza pohledávek)
Časová analýza pohledávek má některé společné prvky se saldokontem faktur, výsledkem je také seznam faktur
vyhovujících zadaným rozsahům. Navíc má ale možnost zpětného pohledu na pohledávky. Všechny ostatní výběry
pracovaly s aktuálním stavem pohledávek, s pohledávkami k dnešnímu dni. U časové analýzy lze zvolit parametr a
vypočíst pohledávky k libovolnému datu v minulosti. Má to význam například při kontrole na saldokontní účty
v účetnictví nebo při sledování vývoje pohledávek v čase. Dalším rozdílem je rozčlenění faktur do intervalů podle
prodlení po splatnosti. Tyto intervaly jsou zadány uživatelem. Výsledkem je členění pohledávek podle stáří.
Kromě sestav lze z časové analýzy pohledávek vytisknout dopisy jednotlivým odběratelům se stavem
pohledávek k jejich odsouhlasení (tisk s formulářem).
Je možno zadat následující rozsahy pro zařazení faktur do časové analýzy pohledávek.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur, pro které se bude počítat analýza. Pokud se kód řady neuvede, jsou
vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny
řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď
přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Výčtem je možno zadat až šest řad
faktur. Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez
znamená, že se vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o inverzní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do analýzy. Například, pokud zde pořídíte kód FD, do
saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se
začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Datum splatnosti od,Datum splatnosti do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud pole datum splatnosti není vyplněno,
jsou faktury zařazeny bez ohledu na něj.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
Úhrada Dnešní den , K datu
Toto pole rozhoduje o způsobu výpočtu analýzy. Pokud se zadá D – Dnešní den, jsou brány všechny platby na
fakturách podobně jako v předchozích sestavách. Pokud se zadá K – K datu, jsou brány platby pouze do Data
zdanitelného plnění do a získáme pohledávky jaké byly k tomuto datu. Podobné pole s v žádné jiné sestavě faktur
vydaných nevyskytuje.
ID odběratele
Pokud se zde uvede ID odběratele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného odběratele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury vydané.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu odběratele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
odběratele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné odběratelům
se shodným výběrovým kritériem, např. odběratelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria. Práce
s výběrovým kriteriem je usnadněna navíc možností volby Jen/Bez/Prázdné podobně jako při výběru číselné řady.
Bankovní účet
Pokud vznikne požadavek na sledování saldokonta jen na jednom bankovním účtu, je možno vybrat sledovaný účet
klávesou F5 z číselníku bankovních účtů.
Odbytová skupina, Odpovědnost
Výběr podle odbytové skupiny nebo odpovědnosti za platby pořízené v hlavičce faktur. Je možné zadat podobně
jako u číselných řad až šest odbytových skupin/ odpovědností. Práce s odbytovou skupinou/ odpovědností je
usnadněna navíc možností volby Jen/Bez/Prázdné podobně jako při výběru číselné řady. Pole jsou přístupná pouze
tehdy, je-li nastaveno používání odbytové skupiny/odpovědnosti v definičním souboru financí.
Stát faktury
Saldokonto lze omezit i výběrem státu.
Měny EMU na Euro
Převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů
mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001.
Rozsahy
Rozsahy umožňují kategorizovat saldokonto podle intervalů po splatnosti. Možnost zadání až osmi na sebe
navazujících rozsahů pro zařazení faktur, například 1 – 30, 31 – 60, 61 – 90.. dní po splatnosti. Pokud je označeno
zaškrtávací políčko umístěné vedle rozsahu, faktury spadající do tohoto rozsahu se do saldokonta zahrnou
v opačném případě nikoliv. Znamená to, že se dají vybrat jen faktury z konkrétního intervalu.
Jako v ostatních výběrech je výsledkem výpočtu seznam faktur a sumy pohledávek po jednotlivých intervalech.
Ručně lze výběr faktur pro saldokonto ještě upřesnit zařazením/vyřazením jednotlivých faktur. K seznamu jsou
připojeny výstupní sestavy. Veškeré výstupy je možno generovat ve znakovém nebo grafickém formátu, směrovat je
na obrazovku nebo přímo na tiskárnu. U vybraných sestav je navíc možnost výstupu do Excelu – sestavy jsou
označeny poznámkou Excel. Je nutné poznamenat, že při zvolení saldokonta k datu se doba výpočtu protáhne.
Speciální funkce nad seznamem faktur vybraných v časové analýze pohledávek jsou :
- vyhodnocení saldokonta vzhledem ke koncovému odběrateli (rozpad salda na koncové odběratele)
- vytvoření kursových rozdílů k nezaplaceným zahraničním fakturám k 31.12.
- správa pohledávek , která umožní detailnější pohled na vybrané pohledávky.
Pro správu pohledávek se definují ve funkci Faktury vydané- Správa pohledávek příznaky pro kategorizaci
pohledávek z hlediska nedobytnosti. V externím okruhu se přiřazují příznaky nedobytnosti - NLSPK jednotlivým
odběratelům. Význam kódů NLSPK není striktně předepsán a tedy může být každým uživatelem použit podle jeho
uvážení. Předpokládá se ale, že pomocí N/O se označují nedobytné/ohrožené pohledávky, L je firma v likvidaci,
S soud, K konkurz, E exekuce, P policie.
Pomocí interního okruhu lze nedobytnost pohledávek upřesnit až na jednotlivé faktury. K fakturám se
automaticky připojuje informace o případných upomínkách, o tom, kdo je zodpovědný za vymáhání pohledávky ,
manuálně se doplňuje datum soudu.
5. Faktury přijaté
Zpracování faktur přijatých je druhou ze čtyř hlavních agend programu Finance. Program umožňuje evidovat
libovolný počet faktur v různých číselných řadách. Každá číselná řada je identifikována jednoznakovým kódem,
rokem a názvem řady. Řady si může uživatel nadefinovat sám podle vlastních potřeb v číselníku Číselné řady
dokladů. V každé řadě je také nadefinován způsob, podle kterého se novým fakturám přiřazují čísla faktur, generátor
čísel dokladů. Podle zkušeností z provozu programu je nejlepší rozdělit faktury do řad podle typu, místa vzniku,
nebo podle fakturované služby (faktury přijaté za zboží, za služby ..). Podrobnější informace o číselných řadách se
nacházejí v podkapitole Číselné řady dokladů. Na základě pořízených faktur přijatých se dají vytvářet příkazy
k úhradě do banky a faktury hradit.
Při pořizování faktur je možno skenovat originální podklady a ukládat je do zvoleného úložiště pro náhled. Tato
funkcionalita umožňuje odstranit častý problém se ztrátou originálních dokladů během schvalovacího koloběhu.
Faktury se, jakmile dojdou, pořídí do evidence, ale jsou v tzv. neschváleném stavu. To znamená, že se o nich
neúčtuje, neovlivňují podklady pro daňové hlášení, nelze je zaplatit. Podle pravidel, která se nastaví podle potřeb
dané organizace, si je zodpovědní pracovníci v naskenované podobě mohou prohlédnout a rozhodnou o jejich přijetí
resp. nepřijetí do evidence, případně rozhodovací proces delegovat na jiného pracovníka. Jakmile je faktura
schválena, figuruje jak v daňové tak i účetní evidenci standardně.
Každá faktura se skládá ze tří základních částí. Jedná se o hlavičku, ve které jsou údaje o dodavateli, o celkové
částce, o stavu a typu faktury a dále datum pořízení, splatnosti a podobně. Druhou částí faktury jsou daňové
položky. Pořizují se na základě daňového shrnutí došlé faktury. Obsahují částky podle daňových skupin a jsou
podkladem pro daňové hlášení. Třetí částí faktury jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení faktury a
jsou později přenášeny do účetnictví. Způsob kontace faktury závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a
váže se na typ a řadu faktury.
U každé faktury je důležitý stav úhrady. Faktura může být uhrazena, neuhrazena nebo částečně uhrazena. U
faktury se mění tyto stavy na základě párování s jinými doklady. Podrobnější informace obsahuje kapitola párování
dokladů.
Agendu faktur přijatých lze spustit z hlavního menu programu, volba otevře podmenu vztahující se k fakturám
přijatým. Pomocí těchto voleb je možno pořizovat faktury přijaté, upravovat je, tisknout, kontovat a prohlížet. Dále
je umožněn výpočet saldokont a měsíčních přehledů, vystavování příkazu k úhradě. Všechny tyto uvedené funkce
plus další jsou popsány dále v samostatných podkapitolách.
5.1. Pořízení faktur přijatých (Faktury přijaté –Seznam faktur přijatých)
Základní činností je pořizování faktur přijatých. Po spuštění podvolby Seznam Faktur přijatých lze pořizovat,
mazat a upravovat faktury. Po jejím spuštění se otevře okno se seznamem faktur. Na každém řádku jsou
nejdůležitější informace o jedné faktuře - číselná řada faktury, číslo faktury, variabilní symbol, typ, zda je faktura
uhrazena, datum vystavení a splatnosti, celková částka, název dodavatele, zda je faktura stornována.
Pole Faktury přijaté – hlavička dokladu
Řada
Číselná řada, do které faktura patří. Při přidávání nové faktury se naplní automaticky řadou faktur podle faktury,
která byla vybrána před přidáváním. Tuto řadu lze změnit výběrem ze všech číselných řad faktur přijatých (Klávesa
F5, Kliknutí myší). Číselné řady se definují v číselníku číselných řad.
Číslo faktury
Číslo faktury, základní identifikace, musí byt jedinečné pro všechny faktury přijaté. Toto číslo se nevyplňuje,
vznikne automaticky na základě číselné řady. Číselná řada slouží zároveň jako generátor čísla dokladu.
Variabilní symbol
Jako variabilní symbol se musí pořídit číslo faktury dodavatele. Položka je povinná, bez jejího vyplnění se nedá
pokračovat ve vyplňování. Při pořízení je automaticky provedena kontrola na již existující stejný variabilní symbol.
Pokud již takový symbol existuje je vypsána varovná hláška, důvodem je zabránění dvojnásobného pořízení stejné
faktury. Variabilní symbol je využit při párování faktur s bankovními výpisy a u příkazu k úhradě.
Typ faktury
Možný výběr ze seznamu typů faktur. Jedná se o Fakturu, Dobropis, Proforma fakturu nebo Zálohovou fakturu. Typ
je automaticky naplněn běžným typem určeným v číselné řadě dokladů. Zároveň jsou povoleny jen typy pořízeny v
poli povolené typy v číselníku číselných řad. Typ faktury určuje její další zpracování a váže se na něj spolu s řadou
faktury automatická předkontace.
Bankovní účet
Kód bankovního účtu ze kterého hodláte fakturu uhradit, možný výběr ze seznamu bankovních účtů, běžný kód účtu
se nachází v popisu číselné řady.
Dodavatel
Informace o dodavateli jako adresa, IČO, DIČ. Je možné vyplnit přímo, nebo dodavatele vybrat ze seznamu firem.
Vhodnější je druhý způsob, z číselníku se přetahují i další údaje a při zařazení odběratele do číselníku je u další
faktury zjednodušená práce. Nejjednodušší postup při výběru z číselníku je napsat na faktuře do ID firmy, po
opuštění pole je automaticky doplněn zbytek z číselníku dodavatelů. ID příjemce má podstatný význam při
sestavách faktur, podle tohoto pole se faktury sčítají do saldokontních sestav Firem. Dodržení kázně při použití ID
firem u faktur přijatých usnadní většinu dalších funkcí programu.
Banka, Účet
Textová pole, název banky a účet dodavatele. Tyto údaje se doplní automaticky, pokud k pořízení dodavatele
použijeme číselník firem, a pokud jsou u vybraného dodavatele tyto údaje vyplněny. Údaje o bankovním spojení se
využijí při výběru faktury do příkazu k úhradě a jejímu hrazení. Jedná se o podstatný údaj, bez jeho pečlivého
vyplnění nelze spolehlivě provádět platby došlých faktur.
Konstantní symbol, Specifický symbol
Textová pole, identifikují platbu, opíší se z faktury přijaté..
Daňová oblast
Možné hodnoty - Domácí, Cizina. Toto pole slouží především pro účely daňového hlášení. Pokud jsme vybírali
dodavatele z číselníku firem, je z tohoto číselníku přenesena i tato hodnota. Po vyplnění Cizina se na faktuře
zpřístupní pole pro práci s cizí měnou jako měna, kurz. Fakturu je pak možno vést v korunách i v cizí měně. Takto
pořízenou fakturu lze v cizí měně i párovat s platbami ve stejné měně.
Měna, Kurz
Tyto pole jsou zpřístupněna jen když je daňová oblast Cizina. Zde se zadává kód měny a její kurz ke koruně. Tento
kurz lze pak využit při přepočtu cen zboží na faktuře. Je možný výběr z kursového lístku. Také následující
saldokontní sestavy lze tisknout v cizí měně
Dodací list, Hom,
Tyto pole mají jen informativní charakter a nemusí být vyplněna..
Účel faktury
Textové pole popisující účel faktury, není povinné vyplňovat. Je vhodné pořídit pro přehlednost a orientaci.
Způsob úhrady
Volby jsou prázdný údaj, Hotově, Příkaz, Inkaso, Zápočet, Směnka, Neplatit. Hodnota tohoto pole ovlivňuje
možnost výběru faktury do příkazu k úhradě, k dispozici pro příkaz k úhradě jsou faktury se způsobem úhrady buď
nevyplněným nebo hodnotou Příkaz.
Zakázka
Pole umožňuje ZOOM do číselníku účetních zakázek.
Den DPH Dodavatele
Datum Zdanitelného plnění z dodavatelské faktury. Jde o datum zdanitelného plnění dodavatele. Může být různé
ode dne doručení faktury, podle kterého se provádí uplatnění nároku na odpočet DPH. Pokud tato data spadají do
dvou různých měsíců, je možno fakturu účtovat do těchto měsíců následovně : do období odpovídajícího
zdanitelnému plnění dodavatele se pomocí opravného dokladu účtuje celá faktura, jen DPH se účtuje na pomocný
účet. V období odpovídajícím datu dodání faktury se pak přeúčtuje DPH z pomocného účtu na účet DPH pomocí
prvotního účetního dokladu :
V případě časového rozlišení na přelomu kalendářního roku se účtuje do dvou roků :
Den Uplatnění DPH
Datum zdanitelného plnění faktury. Jedná se o nejdůležitější datum faktury. Podle tohoto data se faktura zařazuje do
účetního období, podle tohoto data se zařazuje do daňového hlášení. Pokud je nastaveno On-line účtování, je toto
datum kontrolováno na otevřený měsíc a při pořízení mimo tento interval je nahlášena chyba, datum je třeba změnit.
Více informací Účtování dokladů. Do tohoto pole se pořizuje datum přijetí faktury. Tlačítko „+“ vedle datového
pole slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti zadáním počtu dnů splatnosti ze dne DPH dodavatele :
Splatná
Datum splatnosti faktury. Implicitně naplněno datem vypočteným z dne DPH dodavatele a z počtů dnů splatnosti
faktury. Počet dnů splatnosti se čerpá z nastavení v číselné řadě faktur. Pokud je dodavatel vybrán ze seznamu
firem, čerpá se počet dnů splatnosti z tohoto číselníku, pokud je v něm vyplněn. Toto datum lze libovolně
modifikovat. Tlačítko „+“ vedle datového pole slouží k jednoduchému výpočtu dne splatnosti zadáním počtu dnů
splatnosti ze dne uplatnění DPH .
Podat příkaz k úhradě
Datum kdy se faktura nabídne k úhradě na příkaz k úhradě. Implicitně se naplní dnem splatnosti, pokud ten padne na
sobotu nebo neděli je nabídnut pátek. Uživatel může upravit podle potřeby, pak je faktura nabídnuta k úhradě dříve
nebo později. Význam například u dodavatelů, kterým nehodláme platit z důvodu že jsou také našimi dlužníky.
Podán příkaz k úhradě
Pole nelze vyplnit, nastaví se automaticky po podání příkazu k úhradě. Datum, kdy se faktura objevila v příkazu k
úhradě. Dále se zobrazí číslo příkazu a řada příkazů.
Uhrazena
Příznak zda je faktura uhrazena. Toto pole se nedá vyplnit. Nabývá hodnot N – neuhrazeno, C – částečně uhrazeno,
A – uhrazeno. Implicitně po pořízení faktury je nastaveno na N – neuhrazeno. Změna stavu nastane při párování
faktur. Více informací párování dokladů.
Stornována
Příznak stornované faktury, nevyplňuje se. Nastaví se po funkci stornování faktury. Implicitně N nestornována.
Příkaz
Příznak vystavení příkazu k úhradě. Nevyplňuje se, Implicitně po pořízení N – nedán příkaz. Po vystavení příkazu
k úhradě z faktury a jeho tisku příznak nastaven na A. Cílem je aby nedocházelo ke dvojí úhradě faktur přijatých.
Více informací kapitola Příkazy k úhradě.
V DPH hlášení
Příznak zda je faktura již zahrnuta v některém hlášení DPH. Pokud je již zahrnuta nelze fakturu modifikovat..
Doklad
Celková částka faktury, nepořizuje se, vypočítává se z daňových položek faktury. Tato částka zahrnuje DPH a je
nejdůležitější částkou dokladu.
Záloha
Částka faktury uhrazená zálohami, nepořizuje se, vypočítá se při párování zálohových faktur k faktuře. Více
informací Zpracování záloh
K úhradě
Částka faktury která zbývá k úhradě po odečtení záloh, nepořizuje se vypočítá se jako Částka-záloha.
Uhrazeno
Uhrazená částka, nevyplňuje se naplní se automaticky při párování faktury s platbami na faktuře. Více informací
Párování dokladů
Zbývá uhradit
Částka zbývá uhradit, nevyplňuje se, je vypočtena jako rozdíl mezi K úhradě a Uhrazeno. Je li tato částka nulová je
faktura plně uhrazena a příznak Uhrazena je nastaven na A.
Doklad, Záloha, K úhradě, Uhrazeno, Zbývá uhradit
V pravém dolním rohu jsou tyto pole zopakována ještě jednou, v nich jsou částky faktury v cizí měně. Tyto pole
jsou používána pouze pokud je příznak Daňová oblast nastaven na C – cizina. Význam polí je obdobný jako u polí
v korunách. Znamená to že faktura může být vedena v cizích měnách, mohou na ní být párovány zálohy v cizích
měnách a může být hrazena v cizích měnách. Také přehledy faktur je možné spočítat v cizích měnách.
Pole Faktury přijaté – daňové položky
Daňová sazba
Sazba daně z přidané hodnoty, obsahuje kód sazby a procento sazby. Je možný výběr z číselníku daňových skupin.
Implicitně se naplní daní zadanou jako nejběžnější v číselné řadě faktury přijaté. Pro jednu fakturu lze zadat několik
daňových vět například pro 5 a 22 procent, ale nelze zadat dvě věty se stejným kódem skupiny.
Za zboží
Numerické pole, základ daně v dané daňové skupině. Pořizuje se.
Daň
Numerické pole. Na základě základu daně je dopočtena daň, která se dá upravit pokud je na faktuře vypočtena
chybně.
Oprava faktury a funkce přístupné z detailu faktury
Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury na celou obrazovku. Oprava se vyvolá pomocí
butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury. Některá
pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury, její typ a
daňovou oblast. Ostatní údaje v hlavičce faktury je možné upravovat.
Hodnota faktury vydané se mění změnou hodnot daní butonu Daně. V okně daní je možno upravovat, přidávat a
mazat. Po opuštění okna se přepočítávají sumy za doklad a otevírá se okno s účetními položkami pro jejich úpravu.
Pokud jsme při předchozích úpravách změnili celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky zase vyrovnat na
rovnost s dokladem.
Butonem Platby jsou zpřístupněny veškeré platby faktury, pomocí tohoto butonu lze přidávat nebo rušit platby.
Funkce je detailně popsána v kapitole Párování dokladů.
Faktura může být uhrazena zálohovou fakturou, párování se zálohovou fakturou a provedené zálohové platby lze
prohlížet pomocí butonu Zálohy. Párování je podobné jako v případě párování úhrad.
Buton Splátky slouží k pořizování a prohlížení možných splátek faktur. Tabulka splátek obsahuje jak kalendář
běžných splátek, jsou označeny písmenem S, tak i splátky, které mají formu zádržného (písmeno Z) a pozastavného
(písmeno T).
Buton Předkontace zpřístupňuje účetní položky. Opravovat účetní položky lze v případě, že doklad není
zaúčtovaný. Při ON-LINE účtování je možné doklad přeúčtovat pomocí opravného dokladu v následujících
obdobích.
Buton Příkaz zobrazí seznam příkazů k úhradě, na kterých se faktura vyskytuje.
Buton Image zobrazí naskenovanou kopii originálního dokladu.
Buton Příjemka má význam při likvidaci došlých faktur s příjemkami, zobrazí seznam připojených příjemek.
Při opravě faktury, která se účtuje metodou ON-LINE, se opravuje butonem Datum datum zdanitelného plnění.
Tento buton je viditelný pouze při opravě ON-LINE účtované faktury. Na fakturách účtovaných metodou OFFLINE lze datum zdanitelného plnění opravit přímo.
Oprava faktury není možná za každé situace. Fakturu nelze opravovat, pokud je zaplacená, nebo pokud je
zaúčtována a v parametrech aplikace není nastaveno povolení k opravě zaúčtovaných dokladů. V tomto případě je
možno odúčtovat doklad, rozpojit platby, provést opravu, opětně připojit platby a doklad zaúčtovat. Při opravě
faktury se musí vzít v úvahu, zda už nebylo vypočteno daňové hlášení nebo pokud byl doklad zaúčtován, zda nebyl i
zlikvidován v účetním saldokontu. V tomto případě se musí změna promítnout i v těchto agendách.
Základní funkce nad fakturami přijatými
Všechny následující funkce se vyvolávají v okně Seznam faktur přijatých. Tento seznam se spustí z menu faktur
přijatých jako první volba. Funkce se vyvolají kliknutím myši na butony v horní části okna nebo pomocí funkčních
kláves.
Pořízení nové faktury
Z volby seznam faktur kliknutím na buton Nová nebo pomocí funkční klávesy F4. Objeví se okno hlavičky
faktury, vyplní se výše popsaná pole. Kliknutím se na buton Zpět, se otevře rozhodovací okno. Zde je možno
potvrdit pořízení hlavičky nebo pořizování ukončit bez zápisu nové faktury. Pokud se potvrdí Uložení, otevře se
okno daňových položek faktury. Vyplní se všechny daňové skupiny na faktuře. Pořizování položek se ukončí.
Položky se sečtou, vypočte se celková částka faktury a na základě nadefinované předkontace se vygenerují účetní
věty faktury. Otevře se okno předkontace faktury a účetní věty se dají modifikovat. Kliknutím se okno zavře a
pořízení faktury je ukončeno. Kurzor je zase v seznamu faktur přijatých.
Výše popsaný způsob může být odlišný pro různé nastavení systému. Pokud je například vypnuta kontace
dokladů vynechává se poslední krok.
Oprava faktury
Při opravě faktury se zobrazí místo seznamu hlavička faktury na celou obrazovku. Oprava se vyvolá pomocí
butonu Oprava. Postup při opravě údajů na faktuře je velmi podobný postupu při pořizování nové faktury. Některá
pole ovšem nejdou již změnit. Jedná se především o číselnou řadu faktury, dále pak o číslo faktury a její typ. Ostatní
údaje v hlavičce faktury je možné upravovat.
Pokud chceme upravit daňové položky faktury je možné se k nim dostat z hlavičky faktury pomocí butonu
Daně. Otevře se okno daňových položek a je možné je upravovat, přidávat a mazat. Po uzavření okna se znovu
přepočte celková částka faktury a otevře se okno účetních položek. Ty je možné opět opravit. Pokud jsme při
předchozích úpravách změnili celkové hodnoty dokladu, je nutné účetní položky zase vyrovnat na rovnost s
dokladem.
Mazání faktury
Tato operace zruší celou fakturu a číslo, které měla faktura přiděleno se může využít pro další novou fakturu.
Vyvolá se pomocí butonu Mazání. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou
fakturu. Nejdůležitější podmínkou je zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne že lze mazat jen poslední
fakturu v číselné řadě faktur. Jinak řečeno můžeme mazat faktury postupně od konce. Pokud není možné provést
operaci mazání, je vhodné provést odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný.
Také pokud je už faktura zaplacena, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se
spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání faktur pokud jsou již přeneseny do účetnictví.
O této možnosti rozhoduje parametr v definičním souboru financí.
Typické využití mazání je při pořizování nových faktur. Fakturu pořídíme a zjistíme, že je pořízená faktura
chybná a okamžitě ji smažeme.
Storno faktury
Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat fakturu, která není zaúčtována a není zaplacena. Lze
stornovat i fakturu, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná faktura zůstane v seznamu, ale je označená jako
stornována. Stornovaná faktura je vyřazena ze všech saldokont i z přenosu do účetnictví. Fakturu lze stornovat
pomocí butonu Storno nebo kláves Ctrl Y. Opakováním funkce Storno na stornovaný doklad se příznak Storno
vymaže, faktura je opět platná.
Kopie
Nad seznamem faktur existuje funkce kopírování faktur, která obsluze usnadňuje práci při pořizování
opakujících se dokladů. Kopírovat faktury lze mezi různými řadami a mezi různými daty zdanitelného plnění.
Všechny údaje ze zdrojové faktury se přenášejí do cílové kromě dne vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti.
Image
Lze uchovat zdrojové dokumenty v naskenované podobě a zpřístupnit je pro náhled touto funkcí.
Tisk
Ze seznamu přijatých faktur lze tisknout tak zvané košilky přijatých faktur obsahující základní informace
z faktury, její určení, likvidaci a pole pro potvrzení správnosti účtování. Protože každá firma má zavedené zvyklosti
ve vzhledu a obsahu košilky, je možno použít pro tisk uživatelsky editovatelné formuláře, buď textové nebo ve
formátu html souborů. Kromě toho je vytvořen pevně navrhnutý formulář v pevném grafickém tisku.
Dokument
Butonem Dokument lze fakturám přiřazovat dokumenty související s fakturací, popisovat je, editovat je.
JdiNa
Buton JdiNa nabídne rychlý přesun na poslední fakturu ve vybrané řadě. Po zaškrtnutí políčka Jen aktuální rok,
lze vybírat jen z řad aktuálního roku.
FP Firmy
Buton FP Firmy slouží pro rychlou orientaci ve fakturách firmy, na jejíž faktuře právě stojíme. V dalším okně
se otevře přehled faktur a dobropisů firmy s informací o celkové vyfakturované a dlužné částce. Umožní vytisknout
jednoduchou sestavu.
UhradaPO
Buton UhradaPO je přístupný pouze v případě, že faktura je zcela neuhrazena. Funkce provede vytvoření
příslušného pokladního pohybu včetně jeho kontace a spárování této pokladní položky s fakturou.
5.2. Sestavy Faktur přijatých
Pro potřeby uživatelů nestačí pouze evidence vedená v počítači, občas je potřeba nějaký přehled získat v tištěné
podobě. Tyto potřeby uspokojují výstupní sestavy které jsou součástí modulů finance. K fakturám přijatým se
vztahuje několik různých sestav. Jedná se pouze o sestavy pevně naprogramované, protože součástí systému je i
generátor sestav, ve kterém si pokročilejší uživatel může vytvořit další, libovolné množství, vlastních sestav.
Vytištění sestavy můžeme obecně rozdělit do tří kroků. V prvním kroku se zadává rozsah faktur pro které se
sestava bude vytvářet. Tyto jednotlivá kritéria se dají vzájemně kombinovat. Nadefinované výběry se pro
konkrétního uživatel ukládají a při příštím spuštění saldokonta se dají použít. Po zadání výběru následuje výpočet.
Výsledkem výpočtu je seznam s fakturami nebo obecně doklady, které splňují podmínky výběru.
Ve druhém kroku se dají jednotlivé doklady manuálně ze seznamu odebírat a tak dosáhnout požadovaného
výsledku. Zároveň se automaticky přepočítávají součty dokladů. Pokud nás zajímá pouze výsledná hodnota, nemusí
se ani postupovat dále a seznam tisknout.
Ve třetím kroku se dá seznam vybraných faktur přijatých vytisknout. Na buton Tisk se otevře okno seznamu
možných sestav pro daný výběr. Jednotlivé sestavy se liší formátem tisku, mezisoučty, tištěnými poli, setříděním.
U faktur přijatých existují čtyři základní výběry – saldokonta. Jedná se o Saldokonto dodavatele, Součty faktur
přijatých za měsíce, Analýza závazků dodavatelů a Časová analýza závazků. Jejich sestavy se částečně překrývají.
Hlavní rozdíl mezi nimi je v tom co obsahuje výsledný seznam po výpočtu, zda faktury, dodavatele nebo měsíce.
Další podkapitoly detailně proberou jednotlivé výběry.
5.2.1. Saldokonto dodavatele (Faktury přijaté – Saldokonto dodavatele)
Toto saldokonto slouží k zjištění aktuálního stavu závazků k dodavateli nebo za období. Je možné zjišťovat stav
za konkrétní řady, období, dodavatele nebo skupinu dodavatelů. Tyto vybrané rozsahy je možno libovolně
kombinovat. Výsledkem volby je seznam faktur vyhovujících zadaným podmínkám a součty faktur zaměřené na
stav pohledávek. Volba dává globální i detailní pohled na strukturu závazků. Je nutné poznamenat že nejdříve je
třeba provést párování dokladů a až pak počítat saldokontní sestavy.
Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí faktury do saldokonta. Rozsahy se
dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur pro které se bude počítat saldokonto. Pokud se kód řady neuvede, jsou
vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny
řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď
přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za
řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se
vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se
začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Zaplacené, Částečně, Nezaplacené
Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy
všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pro
klasická saldokonta se vybírají pouze nezaplacené a částečně zaplacené. Pro tisk knihy faktur se vybírají všechny
faktury.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
Datum splatnosti od,Datum splatnosti do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do
tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
splatnosti.
ID dodavatele
Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě IČO,
Název nebo Název výskyt. Právě při práci se saldokonty se projeví stav adresáře firem a pečlivost ve vytváření
faktur. Pokud se například do adresáře dostane firma dvakrát s různými ID, výsledky saldokonta budou zkreslené.
IČO dodavatele
Výběr podle IČO dodavatele. Pokud se nevyplní, vyberou se všechny firmy.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům
se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria.
Zakázka
Sledované saldokonto lze omezit na vybranou zakázku respektive vybranou zakázku se saldokonta vyloučit.
Zadání rozsahů lze ukončit pomocí butonu O.K., pak se spustí výpočet saldokonta, nebo pomocí butonu Zpět,
pak se volba ukončí. Pořízené rozsahy se uloží a jsou nabídnuty při dalším vyvolání této volby. Délka výpočtu závisí
od zvoleného výběru a počtu faktur přijatých
Po výpočtu saldokonta se otevře okno rozdělené do dvou částí. V horní je seznam faktur zahrnutých do
saldokonta, v dolní jsou souhrnné součty faktur. Jsou zde sečteny faktury nezaplacené před a po termínu, všechny
nezaplacené, zaplacené před a po termínu, všechny zaplacené a také celková částka. Údaje jsou uvedeny v počtech
faktur, v korunách a v procentech. U nezaplacených je uveden průměrný počet dnů po termínu splatnosti.
Ve výběru lze pomocí volby Ctrl V faktury individuálně vyřazovat ze saldokonta a sledovat změny v součtech.
Takto upravený seznam lze tisknout. Po stisknutí butonu Tisk se objeví seznam připojených sestav. Je vhodné
všechny sestavy vytisknout a vybrat ty nejvhodnější pro rutinní provoz. Namátkově se jedná například o Knihu
faktur, Seznam faktur s platbami, Podle dodavatele, Podle splatnosti atd. Sestavy podle dodavatelů je možno třídit
podle ID dodavatele, IČA nebo názvu, dalším kritériem třídění je buď číslo faktury nebo splatnost.
5.2.2. Součty faktur přijatých za měsíce
Tato volba slouží ke zjištění sumy došlých faktur za jednotlivé měsíce, uhrazených částek a ještě neuhrazených
částek.
Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur které se zahrnou do výběru. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány
všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s
tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo
nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami
je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou
všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do saldokonta. Například, pokud zde pořídíte kód FD,
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se
začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
ID dodavatele
Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté. Pokud se zadá ID, je zbytečné zadávat ještě Název
nebo Název výskyt..
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům
se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria.
Výsledkem volby je seznam měsíců s vypočtenými sumami, uhrazenými a neuhrazenými částkami.. Tento
seznam lze pomocí butonu Tisk vytisknout. Butonem Faktury lze nahlížet na seznam faktur spadajících do měsíce,
na kterém je umístěn kurzor.
5.2.3. Analýza závazků
Volba slouží k zjištění aktuálního stavu závazků za všechny dodavatele. Je možné zjišťovat stav za konkrétní
řady faktur, období. Tyto rozsahy je možno libovolně kombinovat. Výsledkem volby je seznam firem - dodavatelů
vyhovujících zadaným kritériím. U každého dodavatele je vypočten závazek, vyfakturovaná částka, počty dnů po
splatnosti a podobné údaje. Výsledný seznam je možné vytisknout například jako seznam největších dodavatelů,
setříděný podle vyfakturované částky.
Je možno zadat následující rozsahy pro výběr faktur.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur zařazené do výpočtu. Pokud se kód řady neuvede, jsou vybrány všechny
řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny řady s tímto rokem.
Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď přímo nebo pomocí
výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za řadami je možné
zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se vyberou všechny
řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ faktury
Zde se dají vybrat všechny typy faktur, které se zahrnou do výpočtu. Například, pokud zde pořídíme kód FD, do
výpočtu se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku
typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se začnou
sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Zaplacené, Částečně, Nezaplacené
Tři zaškrtávací butony, rozhodují o tom, které faktury se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy
všechny tři, vyberou se všechny faktury, Uhrazené , Částečně i Neuhrazené. Zatržení záleží na cíli výběru. Pokud
nás zajímá vyfakturovaná částka dodavatelů, je vhodné zatrhnout všechny pole. Pokud je cílem sestavit tabulku
závazků, zatrhne se Neuhrazeno a Částečně uhrazeno.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto
intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
zdanitelného plnění.
Datum splatnosti od,Datum splatnosti do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru podle data splatnosti. Pokud datum splatnosti na faktuře patří do
tohoto intervalu, je faktura zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum
splatnosti.
Výpočet dle
Doklady vybrané do seznamu se budou třídit buď podle ID firmy nebo dle IČA. Druhý výběr význam v případě
vícenásobné existence jedné firmy v adresáři firem.
Výsledkem volby je seznam firem - dodavatelů vyhovujících zadaným rozsahům, ze kterého lze tisknout
připojené sestavy přes buton Tisk. Sestavy rekapitulují závazky vůči dodavateli, na kterém je právě umístěn kurzor,
dlužné částky resp, vyfakturované částky v definovaném rozsahu a to jak sumárně tak i s přehledem odpovídajících
faktur.
5.2.4. Časová analýza závazků
Časová analýza závazků má některé společné prvky se saldokontem faktur, výsledkem je také seznam faktur
vyhovujících zadaným rozsahům. Navíc má ale možnost zpětného pohledu na závazky. Všechny ostatní výběry
pracovaly s aktuálním stavem pohledávek, s pohledávkami k dnešnímu dni. U časové analýzy lze zvolit parametr a
vypočíst pohledávky k libovolnému datu v minulosti. Má to význam například při kontrole na saldokontní účty
v účetnictví nebo při sledování vývoje pohledávek v čase. Dalším rozdílem je rozčlenění faktur do intervalů podle
prodlení po splatnosti. Tyto intervaly jsou zadány uživatelem. Výsledkem je členění závazků podle stáří.
Je možno zadat následující rozsahy pro zařazení faktur do časové analýzy závazků.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady faktur pro které se bude počítat analýza. Pokud se kód řady neuvede, jsou
vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se všechny
řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit buď
přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur. Za
řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se
vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ faktury
Zde se dají nadefinovat všechny typy faktur, které se zahrnou do analýzy. Například, pokud zde pořídíme kód FD,
do saldokonta se zahrnou pouze Faktury a Dobropisy. I zde se typ dá pořídit buď přímo nebo pomocí výběru z
číselníku typů faktur. Pokud se toto pole nechá prázdné, vyberou se faktury všech typů, což není vhodné, protože se
začnou sčítat faktury se zálohovými fakturami resp. penalizačními a výsledek bude nevypovídající.
Datum zdanitelného plnění od,Datum zdanitelného plnění do
Časový interval pro zařazení faktury do výběru. Faktury se zařazují podle dne zdanitelného plnění, je třeba vzít
v úvahu, která metodika zařazování faktur podle dne zdanitelného plnění je v daném případě použita. V případě, že
se používá časové rozlišení faktur, pro výpočet se používá den zdanitelného plnění dodavatele, je nutno zaškrtnout
pole „Použít DPH dodavatele“. Pokud datum zdanitelného plnění na faktuře patří do tohoto intervalu, je faktura
zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou faktury zařazeny bez ohledu na datum zdanitelného plnění.
Úhrada Dnešní den , K datu
Toto pole rozhoduje o způsobu výpočtu analýzy. Pokud se zadá D – Dnešní den, jsou brány všechny platby na
fakturách podobně jako v předchozích sestavách. Pokud se zadá K – K datu, jsou brány platby pouze do Data
zdanitelného plnění do a získáme pohledávky jaké byly k tomuto datu. Podobné pole s v žádné jiné sestavě faktur
přijatých nevyskytuje a má obdobu pouze v časové analýze pohledávek.
ID dodavatele
Pokud se zde uvede ID dodavatele, jsou do saldokonta vybrány jen faktury daného dodavatele. ID je možné pořídit
přímo nebo vybrat pomocí F5 z číselníku firem. Je dobré vědět, že výběry s ID jsou nejrychlejší ze všech výběrů,
protože ID firmy je klíčová položka v hlavičce faktury přijaté.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu dodavatele. Pak jsou do saldokonta vybrány všechny faktury s názvem firmy
dodavatele se stejným začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Tuto volbu můžete použít, pokud potřebujete pro saldokonto vybrat firmy, které mají shodnou libovolnou sekvenci
znaků v názvu. Například, pokud zde pořídíte DATA, jsou vybrány všechny firmy, v jejichž názvu se na libovolném
místě vyskytuje slovo DATA. I zde není brán ohled na malá a velká písmena.
Výběrové kriterium
Pole výběrová kritéria slouží pro definování pohledu na nezaplacené faktury podle vlastnosti společné dodavatelům
se shodným výběrovým kritériem, např. dodavatelé ze severní Moravy. Více v kapitole Výběrová kriteria.
Stát faktury
Výběr faktur lze omezit na určitý stát, který musí být uveden na jednotlivých fakturách.
Měny EMU na Euro
Převádí staré zahraniční faktury evidované ještě ve starých měnách na Euro podle pevně nastavené tabulky kurzů
mezi starými měnami a Eurem platné k 31.12.2001.
Odbytová skupina
Výběr podle odbytové skupiny v hlavičce faktur. Je možné zadat podobně jako u číselných řad až šest odbytových
skupin. Pole je přístupné jen je li nastaveno používání odbytové skupiny v definičním souboru financí
Rozsahy
Rozsahy umožňují kategorizovat saldokonto podle intervalů po splatnosti. Možnost zadání až osmi na sebe
navazujících rozsahů pro zařazení faktur, například 1 – 30, 31 – 60, 61 – 90.. dní po splatnosti. Pokud je označeno
zaškrtávací políčko umístěné vedle rozsahu, faktury spadající do tohoto rozsahu se do saldokonta zahrnou,
v opačném případě nikoliv. Znamená to, že se dají vybrat jen faktury z konkrétního intervalu.
Jako v ostatních výběrech je výsledkem výpočtu seznam faktur a sumy závazků po jednotlivých intervalech.
K seznamu jsou připojeny výstupní sestavy. Je nutné poznamenat že při zvolení saldokonta k datu se doba výpočtu
protáhne.
Kromě tisků je k časové analýze faktur připojena funkce vyrovnání kursových rozdílů, která se používá
k vyrovnání kursových rozdílů k 31.12. Butonem Kurz V se po dialogu s nastavením platného kurzu všech měn
zobrazí seznam všech neuhrazených zahraničních faktur s již vypočteným kursovým rozdílem, po nastavení (buton
Nastav) účetních údajů : účtů, středisek a řady pro kursové rozdíly, se butonem Vytvoř vygenerují příslušné
kursové rozdíly.
5.2.5. Schvalování faktur
Z důvodu časté ztráty originálních dokladů během schvalování faktur byla zavedena funkce schvalování faktur.
Faktury se pořizují do dokladové evidence okamžitě jakmile dojdou, ale do účetní a daňové evidence vstupují až po
jejich schválení v informačním systému. K tomuto účelu se v hlavičce došlé faktury po zapnutí příslušného
volitelného parametru (soubor mgparam, parametr Fi2076) zobrazuje pole Stav schválení faktury a buton
Schválení. Butonem Schválení lze nastavovat stavy schválení od stavu Neschváleno, který se implicitně inicializuje
při pořízení faktury, na stavy : Částečně schváleno, Schváleno, Odmítnuto, Postoupeno. Současně se změnou stavu
schválení faktury se zapisuje informace o tom, kdo a kdy danou změnu stavu provedl a obsluha má možnost doplnit
poznámku, která upřesní důvod, proč byl daný stav nastaven. Faktury v seznamu jsou podle toho, v jakém jsou
stádiu schvalování, označeny barevně. Neschválené faktury tmavě modrou barvou, částečně schválené tyrkysovou,
schválené, které nemají doplněnou předkontaci žlutě, odmítnuté faktury černě.
Neschválené faktury se neúčtují, nejdou zaplatit a ani nevstupují do daňového hlášení a v seznamu faktur jsou
zvýrazněny modrou barvou na poli Dodavatel. Odmítnuté faktury jsou stornovány. Odmítnutím faktury je stav
schvalování ukončen a již nelze provádět žádné další změny. Pro zpětnou kontrolu se veškeré změny stavů faktury
archivují s informací o datu změny a o tom, kdo změnu provedl.
Funkce schvalování má dvě varianty, jednoduché (parametr Fi2076=A) a pokročilé (parametr Fi2076=P). Při
jednoduchém schvalování uživatelé, kteří mají právo faktury schvalovat, nastavují jednotlivé stavy pomocí butonu
Schválení přímo na faktuře ze seznamu faktur přijatých. Nevýhodou tohoto postupu je, že uživatelé mají možnost
nahlížet do seznamu faktur.
Při pokročilém schvalování se uživateli nabízejí k prohlížení a schválení jen ty faktury, které jsou pro něj určeny
a ještě nejsou schváleny. Uživatelé, kteří jsou oprávnění faktury schvalovat musí být nadefinování v číselníku
Seznam uživatelů systému (Číselníky- Seznam uživatelů systému). Po pořízení došlé faktury se otevře seznam, do
kterého obsluha pořídí seznam osob, které se budou k faktuře vyjadřovat. Současně má možnost jim poslat
informační email, který je vyzve ke schválení faktury.Pro usnadnění práce lze nadefinovat rozdělovníky, ve kterých
je stanoveno pořadí, ve kterém jednotlivé osoby faktury schvalují. Mohou být nadefinovány rozdílné rozdělovníky,
které lze přiřadit k jednotlivým řadám ( Faktury přijaté – Rozdělovníky pro Schvalování ).
Nastavení funkce schvalování došlých faktur
1.
2.
3.
4.
5.
Je nutno nastavit parametr Fi2076 na A pro jednoduchou variantu schvalování, na P pro pokročilé
schvalování (Systém-Systémová údržba-Seznam parametrů MAGIS).
Správce (supervisor) nastaví uživatelské přístupové kódy a příslušná práva pro osoby oprávněné schvalovat
faktury (Systém-Uzavřít aplikaci-Settings-User Ids).
V číselníku uživatelů systému je nutno nadefinovaným oprávněným osobám doplnit nacionále, případně
emailové adresy (Číselníky- Seznam uživatelů systému).
Při pokročilém schvalování nadefinovat alespoň jeden rozdělovník ( Faktury přijaté – Rozdělovníky pro
Schvalování ).
Nastavit poštovní účet, ze kterého budou rozesílány upozornění o neschválené faktuře ( Systém – Systémová
údržba- Definice mail účtu systému ) :
Výběr faktur podle stavu schválení
Pro přehled o stavu schvalování došlých faktur lze použít funkci Výběr faktur podle stavu schválení (Faktury
přijaté-Výběr faktur podle stavu schválení ). Podle zadaného filtru se vyberou odpovídající faktury, jejichž seznam
lze vytisknout :
Výběr FP pro schválení
5.3. Příkazy k úhradě
Pomocnou agendou přičleněnou k fakturám přijatým je agenda příkazů k úhradě. Své místo u faktur přijatých má
proto, že většina příkazů se tvoří na základě faktur přijatých. V programu je možné pořídit příkaz k úhradě,
vytisknout ho, nebo případně poslat pomocí Home Bankingu do banky. Příkazy k úhradě jsou podobně jako
bankovní účty členěny do číselných řad. Je vhodné nadefinovat pro každý bankovní účet, ze kterého se provádějí
platby, jednu číselnou řadu příkazů k úhradě. Tato definice se provádí v Číselných řadách dokladů.
Každý příkaz k úhradě se skládá ze dvou základních částí. Hlavičky příkazu a položek příkazu. V hlavičce jsou
uloženy základní údaje jako datum platby a částka, v položkách pak údaje o jednotlivých platbách.
Hlavička příkazu k úhradě obsahuje následující pole
Řada příkazů
Číselná řada příkazů k úhradě, při pořízení lze vybrat z Číselných řad dokladů. Implicitní hodnota – řada na které
stál kurzor při přidávání. Po pořízení již nelze měnit.
Banka
Pole není přístupné pro pořízení – banka příkazu k úhradě z číselné řady bankovních výpisů. Nastavení v číselné
řadě dokladů a Vlastní účty firmy.
Účet
Pole není přístupné, bankovní účet, ze kterého provedeme platbu. Nastavení v Číselných řadách dokladů. Dodatečná
změna účtu, ze kterého se bude úhrada provádět, je možná butonem Účet.
Číslo příkazu
Numerické pole. Pořadové číslo příkazu. Implicitní hodnota číslo příkazu na kterém stál kurzor plus jedna. Dá se
měnit.
Datum úhrady
Datum požadované úhrady
Celkem uhradit
Numerické pole, nelze pořizovat. Vznikne jako součet částek na položkách. Celková hodnota příkazu k úhradě.
Vytištěno
Příznak, zda byl již příkaz vytištěn. Má význam u mazání příkazů.
Data
Příznak zda byl příkaz odeslán do systému Home Banking.
Položka příkazu k úhradě obsahuje následující pole
Ve prospěch účtu
Bankovní účet firmy, které se provádí platba. Pole je možné pořídit nebo vybrat spolu s dalšími údaji ze seznamu
faktur přijatých.
Částka v Kč
Numerické pole, částka, která se hradí
Variabilní symbol
Variabilní symbol platby. Lze pořídit nebo přenést z faktury přijaté.
Konstantní, Specifický symbol
Symboly platby.
Název firma
Název firmy pro kterou je určena platba
Číslo FP
Číslo faktury přijatém kterou položka úplně nebo částečně hradí.
Přidání nového příkazu k úhradě
Všechny úpravy příkazu k úhradě se vyvolávají ze seznamu příkazů k úhradě. Pří přidáváni nového příkazu se
otevře místo seznamu hlavička nového příkazu. Přidání nového příkazu se vyvolá po stisknutí butonu Nová. Před
přidáním nového výpisu je vhodné se postavit na poslední výpis dané řady do které hodláme přidávat nový příkaz.
Při dodržení tohoto postupu se spočte správné číslo příkazu. Dále je nutné vyplnit datum požadované platby.
Položky příkazu se dají pořídit přímo nebo se dají údaje vybrat ze seznamu faktur přijatých. Seznam Faktur
přijatých se otevře po stisknutí butonu Seznam FP. V tomto seznamu se faktury, které hodláme uhradit označí
pomocí butonu Zařaď-Vyřaď. Ve spodní části se napočítává částka vybraných faktur. Při výběru je nutno brát
ohled na dva příznaky faktury. Příznak úhrady faktury ve sloupci U. Většinou se platí pouze neuhrazené a částečně
uhrazené faktury. Další důležitý příznak signalizuje, že pro danou fakturu již byl vystaven příkaz k úhradě. Jedná se
o sloupec D, Dán příkaz. Pokud je výběr faktur ukončen po stisknutí butonu O.K. se údaje z faktur přenesou do
položek příkazu k úhradě. Zároveň se na fakturách nastaví příznak Dán příkaz na Ano, aby nedocházelo
k dvojnásobným úhradám. U částečně uhrazených faktur se přenese údaj Zbývá k úhradě, u neuhrazených celková
částka faktury. Takto vzniklé položky se dají dále manuálně upravovat.
Alternativní možnost výběru faktur do seznamu k úhradě je pomocí butonu Seznam FP2. Lze pro jednotlivé
uživatele nastavit implicitní výběr faktur, lze automaticky vybírat faktury částečně uhrazené, faktury, na něž byl dán
příkaz k úhradě, na faktury v návrhu zápočtu, na faktury s cizí měnou a na dnešní faktury.
Do příkazu k úhradě lze přidávat pravidelné platby popsané níže, z vydaných faktur vybírat dobropisy.
Při vytváření příkazů je nutno dát pozor, aby nedošlo ke zdvojené úhradě faktury. Butonem Detail lze prohlížet
fakturu detailně včetně již provedených úhrad a příkazů k úhradě. V seznamech přijatých faktur pro příkazy
k úhradě se nikdy nevyskytnou faktury, které mají v poli Způsob úhrady hodnotu Neplatit, Hotově, Inkaso, Zápočet
nebo Směnka.
Další funkce s příkazy k úhradě
Vytvořené příkazy k úhradě lze opravovat, mazat, tisknout, exportovat do příslušného importního souboru pro
homebanking dané banky. U již vytvořeného příkazu k úhradě lze změnit účet, ze kterého budou platby provedeny,
pomocí butonu Účet.
Pro jednotnou evidenci příkazů k úhradě lze importovat do modulu Finance i příkazy z jiných systémů (např.
Mzdy) pomocí textového importu ve funkci Import příkazů z TXT :
Nestandardní příkazy k úhradě, tj. příkaz k úhradě vytvořený v řadě jednoho bankovního účtu, ale obsahující jiný
účet ( změněný butonem Účet ), částečná úhrada nebo duplicitní platba, lze kontrolovat pomocí funkce
Nestandardní platby v příkazech.
5.4. Pravidelné platby dokladů
Pro evidenci pravidelných plateb a jejich vkládání do příkazů k úhradě lze v číselných řadách dokladů
nadefinovat řadu PP . V agendě Faktury přijaté – Pravidelné platby se definují platební kalendáře, bankovní
spojení, variabilní symboly a výše plateb. Po výběru řady pravidelných plateb, zadání výše platby a intervalu plateb
se automaticky vytvoří splátkový kalendář, který lze samozřejmě ručně opravit. Evidence pravidelných plateb
v systému usnadňuje práci s příkazy k úhradě, protože vždy po otevření aplikace Financí dochází k upozornění
obsluhy na dnešní platby. Všechny položky pravidelných plateb včetně informace o tom, zda byly již zahrnuty do
příkazu k úhradě, jsou přístupny ve volbě Faktury přijaté – Pravidelné platby – Seznam položek pravidelných
plateb.
5.5. Likvidace došlých faktur a příjemek
Další pomocnou agendou přičleněnou k fakturám přijatým je agenda likvidace příjemek materiálu/zboží s
došlými fakturami respektive s nákupy za hotové. Tato agenda je využitelná, pokud je evidence skladu vedena v IS
MAGIS. Umožňuje pracovníkům fakturace nebo účtárny kontrolu správnosti a úplnosti pořizování příjemek ve
skladech, materiálových/ zbožových faktur k nim příslušejících a případnou nápravu zjištěných rozdílů. Je přístupna
z agendy Faktury přijaté – Likvidace – Likvidace Faktur přijatých.
Zpracování se doporučuje provádět průběžně po měsících a to po měsíční uzávěrce skladů, kdy by měly být
pořízeny veškeré příjemky za dané období a zaevidovány došlé faktury.
Základní funkcí likvidace je porovnání částek účtovaných na materiálových/ zbožových účtech vybraných
došlých fakturách s hodnotami realizovaných ( a nezlikvidovaných) příjemek materiálu/ zboží. Porovnání se provádí
na základě částky a variabilního symbolu faktury, který by měl být pořízen jak na příjemkách, tak je i povinným
údajem došlé faktury. Příjemky a faktury se shodným variabilním symbolem a shodnou částkou se párují. Zjištěné
rozdíly mezi fakturami a příjemkami se řeší operativně. Protože často při pořizování příjemek není znám variabilní
symbol příslušné faktury, další variantou párování je párování podle čísla dodacího listu a částky. Je možno také
párovat podle čísla příjemky a částky, v tomto případě se ale musí uvádět při pořizování přijatých faktur v poli
Dodací list číslo příjmového dokladu.
Likvidovat lze jak případy 1:1, jedna faktura : jedna příjemka, tak i případy 1:N nebo N:1. Je zřejmé, že
automaticky lze párovat případy 1:1, ostatní se řeší individuálně ručním párováním.
V prvním kroku likvidace se provádí výběr dokladů podle nastavených kritérií. Pro likvidaci se vybírají buď
faktury přijaté nebo pokladní doklady se zdanitelným plněním podle zadaného rozsahu. Výběr lze omezit na určité
řady a typy dokladů. Pokud se zadá číslo účtu, který se bude likvidovat, do výpočtu se z přijatých faktur bere
v úvahu částka účtovaná na tento účet, v opačném případě se do výpočtu zahrnuje celková částka účtována na
základ daně. Po zadání všech výběrových kritérií se spustí výpočet. Výpočet se doporučuje provádět před každým
zpracováním tak, aby se do likvidace promítly všechny případné změny.
V druhém kroku probíhá vlastní likvidace dokladů. Vybrané faktury nebo pokladní doklady jsou přístupny
pomocí butonu Zobrazení. Butonem Detail je umožněn přístup na jednotlivé doklady, buton Auto.likvidace
umožňuje dávkovou likvidaci. Podle nastavených kritérií (tj. tolerance párování, párování podle variabilního
symbolu, párování podle dodacího listu, podle příjemky) se vyberou faktury a příjemky se stejným variabilním
symbolem resp. číslem dodacího listu a shodnou částkou. Tento výběr lze ručně opravit a doklady hromadně
zlikvidovat.
Butony Ruční Likvidace a Zjednodušená L. slouží k ruční likvidaci jednotlivých dokladů, kdy není na
příjemce pořízen variabilní symbol nebo je jiný, kdy se částky likvidovaných dokladů liší (např. k jedné faktuře
přísluší více příjemek). Zjednodušená likvidace umožňuje vybrat (klávesa F5) a připárovat příjmový doklad, upravit
párovanou částku a stav likvidace dokladu.
Ruční likvidace podobně jako zjednodušená likvidace umožňuje výběr a připárování příjemky. Buton Likv.
S PD, pomocí butonu Likv. bez PD se faktura označí jako zlikvidovaná aniž by existovala příjemka, pomocí butonu
Likv s Účet se zlikviduje nezlikvidovaný zůstatek na účet cenových rozdílů. Cenové rozdíly se evidují jako
speciální dokladová řada, v číselných řadách dokladů musí být nadefinována řada cenových rozdílů, v níž je povolen
typ dokladu C. Na prohlížení jsou k dispozici v agendě Banka – Haléřové a kursové rozdíly. V ruční likvidaci se dají
prohlížet všechny vazby připojené k dané faktuře ať už vnikly automatickým nebo ručním párováním, dají se rušit a
nově párovat.
Nad seznamem vybraných dokladů k likvidaci se mohou vytvářet sestavy likvidovaných a nelikvidovaných
faktur nebo sestava nelikvidovaných příjmových dokladů.
6. Bankovní výpisy
Agenda bankovních výpisů umožňuje zpracovávat bankovní výpisy v číselných řadách stejně jako se
zpracovávají ostatní prvotní doklady. Každá číselná řada je označena jednoznakovým/dvouznakovým kódem, rokem
a názvem řady. Řady si definuje uživatel sám podle vlastních potřeb. Standardně jedna řada odpovídá jednomu
bankovnímu účtu. Řady se dají definovat v seznamu číselných řad, bankovní účty v seznamu vlastních účtů. Při
nastavení dvouznakových řad je možné počet řad bankovních výpisu rozšířit až na maximálně několik set.
Každý bankovní výpis se skládá ze tří základních částí. Jedná se o hlavičku výpisu, ve které je datum výpisu,
počáteční stav, koncový stav, kredit a debet výpisu. Druhou částí výpisu jsou položky. Obsahují informace o každé
platbě. Třetí částí jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení každé položky. Způsob kontace položky
bankovního výpisu závisí na údajích v číselníku předkontací dokladů a na způsobu účtování v systému. Více
kapitola Účtování dokladů. Speciálně mohou mít položky bankovní výpisů i daňové položky. Tato vlastnost musí
být nastavena v parametrech aplikace (viz Parametry resp. Parametry financí).
Bankovní výpisy se dají pořizovat ručně nebo automaticky přetahovat z datových souborů předávaných bankou
– Home Banking. Program umí zpracovávat soubory našich největších bank jako Komerční banky, Investiční banky,
České spořitelny, Československé obchodní banky. Pro další zpracování jsou oba způsoby naprosto rovnocenné.
Více informací v kapitole Home Banking.
Bankovní výpisy se vedou běžně v domácí měně. Pokud na účet vedený v domácí měně dojde platba v cizí měně
– platí se v cizí měně, dá se tento údaj zapsat do položky bankovních výpisů vedle domácí měny. Musí ovšem být
povolen příznak saldokonto v cizích měnách v definičním souboru financí. Takto pořízená položka v obou měnách
se dá připárovat k faktuře v cizí měně. Na této faktuře se pak dají sledovat platby v obou měnách. Faktura i
bankovní položka však musí být ve stejné cizí měně. Nelze párovat fakturu s úhradou v jiné měně, například EUR a
USD.
Kromě korunových účtů lze také pořizovat bankovní výpisy devizových účtů. Tato vlastnost musí být nastavena
v číselné řadě bankovního výpisu. U takového účtu se prvotní evidence vede v cizí měně, včetně údajů v hlavičce
výpisu. Evidence v domácí měně se získává přepočtem podle kurzu a je vedena ve výpise souběžně. Párování
takových výpisů se neliší od případu popsaného výše.
Po pořízení každého výpisu je vhodné provést párování výpisu s ostatními doklady. Přesněji řečeno napárovat
platby ve výpise k fakturám vydaným a přijatým. K tomuto účelu nejlépe slouží Automatické párování bankovních
výpisů. Je dobré udržovat počet nespárovaných položek banky na minimu. Také až po párování mají saldokontní
sestavy ve fakturách smysl a dávají objektivní informace o stavu pohledávek a závazků. Párováním dokladů se
zabývá zvláštní kapitola Párování dokladů.
6.1. Pořízení bankovního výpisu
Veškeré úpravy bankovních výpisů se dějí ve volbě Banka – Bankovní výpisy. Okno obsahuje seznam hlaviček
bankovních výpisů po jednotlivých řadách – účtech. V řádku jsou základní údaje o výpise kód řady, číslo výpisu,
datum výpisu, počáteční stav, kredit, debet, koncový stav výpisu. V horní části okna jsou informace o bankovním
účtu řady jako číslo, banka. Pokud se jedná o devizový účet nachází se tam i informace o měně účtu.
Přidání nového výpisu
Pří přidáváni nového výpisu se otevře místo seznamu výpisů hlavička nového výpisu. Přidání nového výpisu se
vyvolá po stisknutí butonu Nová. Před přidáním nového výpisu je vhodné se postavit na poslední výpis dané řady,
do které hodláme přidávat nový výpis. Při dodržení tohoto postupu se počáteční stav naplní koncovým stavem
předcházejícího výpisu a spočte se správné číslo výpisu. Dále je nutné vyplnit kredit, debet a pořídit pro kontrolu
koncový stav. Pokud počáteční stav plus kredit mínus debet neodpovídá koncovému stavu, je po opuštění okna
vypsána chyba. Po pořízení hlavičky můžeme přistoupit k pořízení položek výpisu.
Hlavička bankovního výpisu obsahuje následující pole :
Řada výpisů
Číselná řada bankovních výpisů, při pořízení lze vybrat z Číselných řad dokladů. Implicitní hodnota – řada na které
stál kurzor při přidávání. Po pořízení výpisu již nelze měnit.
Banka
Pole není přístupné pro pořízení – banka bankovního učtu z číselné řady bankovních výpisů. Nastavení číselné řady
dokladů a Vlastní účty firmy.
Účet
Pole není přístupné, platí o něm totéž co o bance
Číslo výpisu
Numerické pole. Pořadové číslo výpisu. Opíše se z výpisu. Implicitní hodnota je číslo výpisu, na kterém stál kurzor,
plus jedna.
Datum výpisu
Datum bankovního výpisu. Datum rozhodné pro zařazení výpisu do účetního období.
Počáteční stav
Počáteční stav bankovního výpisu, u korunových účtů v korunách, u devizových účtu v měně účtu.
Kredit, Debet
Příjmy a výdaje bankovního výpisu
Koncový stav
Koncový stav bankovního výpisu, o měně platí totéž co v předcházejících polích.
Položka bankovního výpisu obsahuje následující pole
Datum úhrady
Datum úhrady dané položky, u první položky se přebírá z hlavičky výpisu, u dalších z předchozí položky. Toto
datum je rozhodující pro datum úhrady spárovaného dokladu například faktury. Není rozhodující pro zařazení
položky do účetního období. Tento význam má pole z hlavičky výpisu Datum výpisu.
Účet
Textové pole. Zde se pořizuje bankovní účet plátce nebo příjemce. Položka není povinná. Funguje zde výběr z
číselníku dodavatelů - odběratelů.
Název
Textové pole. Název plátce nebo příjemce z bankovního výpisu. Je praktické pořídit výstižný text z důvodu
přehlednosti a pomocí při párování dokladů. I tato položka není povinná a také zde existuje výběr z číselníku
odběratelů - dodavatelů.
Variabilní symbol
Variabilní symbol platby. Doporučuje se pořídit, protože se jedná o jedno z párovacích kriterií při párování dokladů.
Využívá ho především automatické párování bankovních výpisů
Částka
Numerické pole, hodnoty kreditu nebo debetu v korunách nebo v cizí měně u devizových účtů.
Znaménko
Znaménko platby je rozhodující pro rozlišení kreditu a debetu. Také je podle něj provedena automatická
předkontace.
V - Vazby na spárovaný doklad
Tento údaj se nepořizuje. Informuje o stavu spárovanosti položky bankovního výpisu. Možné hodnoty jsou A, C, N.
Více informací naleznete v kapitole věnující se párování dokladů.
D – Daňové položky
Tento údaj se nepořizuje. Příznak daňových položek v položce bankovního výpisu.
U - Účetní věty v účetnictví
Ani tento údaj se nepořizuje, je to příznak toho zda účetní věty patřící k položce již jsou zahrnuty v účetnictví. Viz
Účtování dokladů.
Částka, měna, kurz
Pole vyhrazena pro pořízení údajů v cizí měně pro položku bankovního výpisu. Přístup na tyto pole povolen po
nastavení příznaku v definičním souboru financí.
Po pořízení všech údajů na položce bankovního výpisu pomocí šipky přejdeme na další položku. Automaticky
vzniknou účetní věty a otevře se okno předkontace. Toto okno je shodné s odpovídajícími okny například u faktur,
popis údajů v kapitole účtování dokladů. Při pořizování položek můžete využít některé pomocné funkce jako
například Opakování údaje z předchozí položky pomocí kláves Ctrl D, mazání pomocí klávesy F3.
Při pořizování položek je aktualizován součet kreditů a debetů z položek a je zobrazován spolu s debety a kredity
z hlavičky ve spodní části okna. Po pořízení poslední položky výpisu by se debety a kredity z hlavičky a z položek
měly rovnat. Pokud se nerovnají, je při opuštění okna vypsáno varovné hlášení, při variantě on line účtování je
bankovní výpis označen jako chybný písmenem CH v poli Chyba ON LINE.
Z každé položky bankovního výpisu se dá pomocí butonu Platby otevřít seznam spárovaných dokladů k dané
položce, tímto seznamem se dá listovat. Po dalším stisknutí butonu Zobraz se otevře celý spárovaný doklad. Jinak
řečeno na dané položce výpisu lze zobrazit příslušná faktura, která byla výpisem uhrazena.
Nad seznamem bankovních výpisů lze vyjíždět statistiky, jednotlivé výpisy tisknout. Bankovní výpis lze tisknout
včetně účetních položek a včetně připárovaných úhrad.
Pro rychlý pohyb nad seznamem slouží buton JdiNa, který stejně jako v ostatních agendách slouží k rychlému
pohybu po řadách bankovních výpisů.
6.2. Sestavy bankovních výpisů
Jako u ostatních dokladů je třeba i nad položkami bankovních výpisů získat přehledy podle zadaných kriterií.
Tyto přehledy lze u banky získat jednak ve volbě Banka - Seznam položek BV nebo Banka – Seznam položek BV
výběr. Tato volba se také hodí pokud hledáme konkrétní platbu a nevíme kde se nachází a známe jen některé údaje.
Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí položek bankovních výpisů do
výběru. Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy.
Číselné řady
Zde je možné zadat konkrétní řady bankovních výpisů, pro které se bude počítat výběr. Pokud se kód řady neuvede,
jsou vybrány všechny řady v závislosti na roku řady. Pokud se pořídí rok a není pořízen kód řady, vyberou se
všechny řady s tímto rokem. Pokud se neuvede ani kód ani rok, jsou vybrány všechny řady. Kódy řad se dají pořídit
buď přímo nebo pomocí výběru z číselníku číselných řad faktur (po stisknutí F5). Je možné zadat až šest řad faktur.
Za řadami je možné zadat parametr Jen nebo Bez. Jen znamená, že se vyberou jen zadané řady. Bez znamená, že se
vyberou všechny řady kromě zadaných. Jedná se o negativní výběr.
Typ dokladu
Dá se zadat + nebo -. Na základě této volby se vyberou kredity nebo debety. Jako u všech výběrů platí, že pokud se
nezadá nic, vyberou se jak kredity tak debety.
Spárované, Částečně, Nespárované
Tři zaškrtávací pole, rozhodují o tom které položky se zařadí do výběru podle stavu úhrady. Pokud jsou zatrženy
všechny tři vyberou se všechny položky, Spárované , Částečně i Nespárované.
Datum od,Datum do
Časový interval pro zařazení položek do výběru. Pokud datum platby na položce patří do tohoto intervalu, je
položka zařazena do výběru. Pokud se data nevyplní, jsou položky zařazeny bez ohledu na datum platby.
Název začátek
Zde se dá uvést začátek názvu platby. Pak jsou do výběru vybrány všechny položky banky s názvem se stejným
začátkem. Není brán ohled na malá a velká písmena.
Název výskyt
Zde se dá uvést sekvence názvu platby, která je společná vybíraným platbám. Není brán ohled na malá a velká
písmena.
Bankovní účet začátek
Zde se dá uvést začátek čísla bankovního účtu. Pak jsou do výběru vybrány všechny položky banky se stejným
začátkem bankovního účtu.
Bankovní účet výskyt
Tuto volbu můžete použít pokud přesně neznáte začátek účtu, ale znáte libovolný kus účtu.
Po výpočtu výběru se otevře okno se seznamem položek bankovních výpisů, které odpovídají zadaným
podmínkám. Seznam je možné upravovat, vyřazovat položky. Upravený seznam se dá tisknout.
Další variantou sestav získávaných z položek bankovních výpisů je Seznam plateb. Častým požadavkem
uživatelů je získat přehled všech došlých plateb od určitého odběratele nebo zrcadlově vyplacených plateb
dodavateli za sledované období. Jde tedy o platby prováděné převodem na účet, hotovostní platby a jiné platby.
Kritériem pro výběr plateb do sestavy je jednak období pohybu plateb, dále se pomocí zaškrtávacího pole určí,
zda se jedná o platby závazků nebo pohledávek, a zvolí se požadované typy plateb. Pole ID odběratele/dodavatele
není povinné, v tomto případě se vybírají všechny platby a má význam si pro tisk zvolit sestavu s mezisoučty za
odběratele/dodavatele.
6.3. Home Banking
Všechny bankovní ústavy v dnešní době disponují takovým softwarovým vybavením, které umožňuje stahování
bankovních výpisů a import příkazů k úhradě a jejich převod do souborů, jež se dále zpracovávají ekonomickými
systémy. Protože jednotlivé banky neposkytují data v jednotném formátu, nastavení importu/ exportu se pro
jednotlivé bankovní ústavy liší. Popis nastavení se vymyká obsahu této příručky, nastavení provede poskytovatel.
Import bankovních výpisů je přístupný v agendě Banka – Import výpisů z Home Bankingu. Po výběru banky, ze
které je zamýšlen export provádět, se zobrazí seznam aktuálně stažených výpisů . Označené výpisy se nahrají do
databáze MAGISu, v případě importu dat z devizových účtů je nutno zadat platný kurz. Importem se vytvoří
kompletní bankovní výpis obsahující hlavičku (s datem, počátečním stavem, koncovým stavem, kreditem a
debetem v příslušné měně) a položky, které se nakontují podle přednastaveného vzoru (viz kapitolu Účtování
dokladů).
Export příkazů k úhradě je přístupný v agendě Faktury přijaté – Seznam příkazů k úhradě. Příkaz k úhradě se
pořídí výše popsaným způsobem a pomocí butonu Data HB se vytvoří soubor akceptovatelný bankovním
softwarem.
7. Pokladna
Agenda pokladny zpracovává čtvrtý základní finanční doklad – pokladnu. Umožňuje evidovat libovolný počet
pokladních položek v různých číselných řadách - pokladních knihách. Každá číselná řada - kniha je označena
jednoznakovým/dvouznakovým kódem, rokem a názvem řady. Pokladní knihy si může uživatel nadefinovat sám
podle vlastních potřeb. Definují se v seznamu číselných řad, kde se kromě jiných vlastností určí, zda se jedná o
pokladní knihu korunovou nebo valutovou – vyplněná pole Měna a Valuta .
Běžně se příjmy a výdaje pořizují chronologicky do jedné pokladní knihy. Je však možno vést zvlášť v jedné
pokladní knize příjmy a ve druhé výdaje, přičemž zůstatek obou pokladen odpovídá skutečnému stavu pokladny tak,
jako by byla vedena jedna pokladní kniha. Pro tento druhý způsob evidence je nutné nastavení v číselných řadách
dokladů, u obou pokladních řad, příjmové a výdajové, se v poli Sv.řada vyplní kód opačné řady pokladny.
Každá pokladní položka se skládá ze tří základních částí. Jedná se o vlastní položku, ve které je datum, číslo
dokladu, částka, popis, příjemce-plátce. Druhou částí jsou případné daňové položky, pokud je pokladní položka
obsahuje. Třetí částí jsou účetní položky. Vznikají automaticky po pořízení každé pokladní položky a jsou později
přenášeny do účetnictví. Způsob kontace položky pokladny závisí na údajích v číselníku předkontací pokladních
operací. Speciálním případem může být pořizování takzvaných sběrných dokladů, kdy pod jednou pokladní
položkou je zahrnuto několik podobných plateb. Tato funkce musí být povolena v parametrech aplikace. Protože
může způsobovat problémy s párováním saldokonta v účetnictví, nedoporučujeme ji používat pro platby faktur.
Rozhodně nelze míchat dohromady příjmové a výdejové doklady. Sběrný pokladní doklad je v seznamu pokladních
položek označen hvězdičkou, butonem Položky jsou jeho případné položky přístupné.
Pro pořizování pokladny má základní význam Číselník typů pokladních operací. Typ pokladní operace v položce
pokladny určuje vlastnosti položky a způsob kontace účetních vět. Rozhoduje o tom, zda položka bude obsahovat
daňové věty nebo zda se položka bude párovat s dalšími finančními doklady. Vhodné nastavení číselníku značně
usnadní práci v pokladně.
7.1. Pořízení pokladní položky
Veškeré úpravy pokladních položek se provádějí po spuštění volby Pokladna - Pokladní položky. Po spuštění
volby se otevře okno s výběrem pokladní knihy. Pohled na pokladní knihy lze pro přehlednost omezit na aktuální
rok zaškrtnutím pole Jen aktuální rok. U každé valutové pokladní knihy je příznak valutové pokladny a kód měny.
Po výběru pokladní knihy se otevře okno s pokladními položkami. Pokladna je jediná agenda, kde jsou číselné řady
odděleny. Nejdříve se budeme zabývat korunovou pokladnou a pořízením nové položky.
Přidání nové pokladní položky
Po vstupu do okna pokladních položek je režim okna nastaven na prohlížení. Pokud chceme přidávat položky, je
nejdříve třeba režim změnit na opravný pomocí butonu Modifikace (Ctrl M). Dále stačí pomocí šipky najet za
poslední již pořízenou položku, vznikne nová prázdná položka, ve které je třeba pořídit následující údaje.
Datum úhrady
Datum příjmu/výdeje peněz z pokladny. Pole je automaticky naplněno systémovým datem z počítače. Je možné
změnit. Toto datum je rozhodující pro zařazení položky do účetního období v účetnictví i pro případné zařazení
položky do daňového hlášení.
Čas úhrady
Čas operace, pole je automaticky naplněno systémovým časem z počítače. Pole má jen informativní charakter.
PO - Typ pokladní operace
Pole je nutno vyplnit typem pokladní operace z číselníku pokladních operací. Je umožněn výběr (F5) z tohoto
číselníku. Pole je automaticky naplněno typem podle typu poslední přidané položky. Text pokladní operace je
přenesen do pole text, je možno jej přepsat vlastním upřesňujícím textem. Typ pokladní operace má význam pro
znaménko operace, pro daňové položky a pro automatickou kontaci položky. Vlastnosti pokladní operace jsou
nadefinovány v číselníku pokladních operací a v předkontacích pokladních operací.
Číslo řádku
Číslo pokladní položky se nepořizuje, vzniká automaticky na základě číselné řady definované v seznamu číselných
řad.
Text platby
Text popisující platbu/příjem, je možno pořídit libovolný text.
Částka
Částka pokladní operace, o znaménku rozhoduje typ pokladní operace. Částka se pořizuje přímo jen u nedaňových
položek pokladny. O tom, zda je položka daňová, rozhoduje typ pokladní operace. U pořizování daňové pokladní
položky se otevře nové okno, ve kterém je možné pořídit rozpis podle daňových skupin. Existují dvě varianty
pořizování. Pořizuje se základ a daň se automaticky dopočte podle pořízeného kódu daně. Nebo se pořídí celková
částka s daní a základ a daň se dopočtou automaticky podle kódu daně. Kód daně z přidané hodnoty se vybírá z
číselníku daní (F5). Základy a daně se sečtou a součet se uloží na do pole částka v pokladní položce.
D - Daňová položka
Příznak, zda daná pokladní položka je daňová položka ve smyslu daně z přidané hodnoty. O tomto příznaku
rozhoduje typ pokladní operace. Položka se nevyplňuje přímo.
Záv, Z - Závěrka
Zkratka Záv u položky značí, že k dané položce patří závěrka pokladny. Příznak ve sloupci Z značí, že položka je
součástí závěrky. To omezuje například možnosti oprav u položky. Závěrky budou popsány dále.
P - Párovaný doklad
Příznak, zda položka pokladny je spárovaná s jiným dokladem, například s fakturou - úhrada faktury za hotové.
Položka pokladny se dá párovat jen tehdy, má-li tuto vlastnost nastavenu v číselníku typů pokladních operací.
Možné hodnoty A - spárována, N - nespárován, C - částečně spárován, mezera - Položka není určena k párování.
U - Položka v účetnictví
Příznak zda účetní věty jsou již přeneseny do účetnictví.
Variabilní symbol
Variabilní symbol dané položky, není povinný.
Plátce příjemce
Název plátce/příjemce, je možné pořídit libovolný text.
Po pořízení všech údajů v pokladní položce můžeme pomocí šipky položku opustit a přejít na další. Při
opouštění položky se automaticky otevře okno předkontace s účetními větami. Tyto účetní věty vzniknou na základě
typu pokladní operace a nadefinovaného souboru předkontací. Po opuštění pořizované položky je také aktualizován
celkový stav pokladny ve spodní části okna.
Pořizování položky s položkami sběrného dokladu se provádí podobně jako pořizování jednotlivého dokladu. Po
pořízení řádku se stisknutím butonu Položky vstupuje do pořizování položek, zde se vyplňují pole Typ Pokladní
operace, Text, který se dotahuje z číselníku pokladních operací a lze jej modifikovat, Částka – rozumí se základ
daně u daňových položek, Kód daně, Daň , Variabilní symbol, Středisko, Text. Při pořizování daňových položek lze
pořizování provést (po zadání kódu daně) přes buton Vý DPH , kde lze zadat částku s daní, základ daně a daň se
dopočtou. Při ukončení operace pořizování položek položky pokladny dojde po dotazu k novému vytvoření účetních
zápisů a to podle přednastavené předkontace pokladních operací.
Mazání pokladní položky
Tato operace zruší pokladní položku a číslo, které měla položka přiděleno, se může využít pro další novou
položku. Mazání má ovšem mnoho omezujících podmínek, nelze smazat libovolnou položku. Nejdůležitější
podmínkou je zachování kontinuity číselné řady. Z toho plyne, že lze mazat jen poslední položku v pokladní knize.
Jinak řečeno můžeme mazat položky postupně od konce. Pokud není možné provést operaci mazání, je vhodné
provést odpovídající operaci stornování, jejíž význam je podobný. Operace se provede pomocí butonu Zruš.
Také pokud je už položka spárovaná, nelze ji smazat. V tomto případě je třeba nejdříve zrušit vazbu se
spárovaným dokladem a až pak mazat. Dále je také omezeno mazání položek tehdy, jsou-li již přeneseny do
účetnictví. O této možnosti rozhoduje parametr v definičním souboru financí.
Typické využití mazání je při pořizování nových položek. Položku pořídíme a zjistíme, že je pořízená položka
chybná a okamžitě ji smažeme.
Stornování pokladní položky
Stornování je obdobná operace jako mazání. Lze stornovat položku, která není zaúčtovaná a není spárovaná a
není součástí závěrky. Lze stornovat i položku, která je uprostřed číselné řady. Stornovaná položka zůstane
v seznamu, ale je označená jako stornována. Stornována položka je vyřazena ze všech součtů i z přenosu do
účetnictví. Položku lze stornovat pomocí kláves butonu Storno (Ctrl Y).
Závěrky pokladny
Závěrka pokladny se provede pomocí butonu Závěrky. Pokladní položky do data jsou zahrnuty do závěrky. Je
znemožněna jejich další úprava. Seznam závěrek obsahuje informace o počátečním stavu, koncovém stavu, příjmech
a výdajích. Závěrky lze rušit a tím pokladní položky uvolnit pro úpravy. Provádění závěrek značně urychlí náběh
okna pokladní knihy. První závěrka se používá pro nastavení počátečního stavu pokladny, který odpovídá
koncovému stavu pokladny v předchozím roce.
Valutové pokladny
O tom, zda pokladna bude valutová, rozhoduje příznak v Číselných řadách – Valutová. Pokud je nastaven na
Ano a je vyplněno pole měna kódem měny pokladny, bude se pokladna zpracovávat jako valutová. Oproti běžné
korunové pokladně zde jsou navíc pole :
Částka cizí měna
Hodnota příjmu nebo výdeje v měně pokladny
Kurz
Kurz pro přepočet hodnoty v cizí měně do hodnoty v korunách. Je možný výběr z kursového lístku (F5).
Ostatní pole jsou shodná jako u korunové pokladny. Také pořizování je obdobné. Úhrady ve valutové pokladně
mohou být využity k úhradě faktur v cizí měně. Více informaci Párování dokladů.
Implicitně se ve valutové pokladně nabízejí k pořizování pouze nedaňové pokladní operace, nicméně lze i ve
valutové pokladně povolit pořizování daňových položek zapnutím parametru v souboru MGPARAM.
7.2. Sestavy Pokladny
Jako u ostatních dokladů, je třeba i u pokladny získat přehledy položek vybrané podle zadaných kriterií. Tyto
přehledy lze u pokladny získat ve volbě Pokladna - Sestavy pokladny .
Po spuštění volby se otevře okno, ve kterém se definují rozsahy pro zahrnutí položek pokladny do výběru.
Rozsahy se dají kombinovat. Je možno zadat následující rozsahy.
Pokladní knihu
Zde je možné zadat konkrétní pokladní knihu. Je možný výběr z číselných řad dokladů.
Datum od,Datum do
Časový interval pro zařazení položek do výběru. Pokud datum na položce patří do tohoto intervalu, je položka
zařazena do výběru.
Položka od,Položka do
Rozsah položek pokladní knihy pro zařazení do výběru. Je možný výběr. Není možné kombinovat s předcházejícím
výběrem.
Příjemce začátek
Bez ohledu na malá a velká písmena se vyberou všechny pokladní položky dané pokladní knihy, v nichž je vyplněn
příjemce a začátek se shoduje s textem zadaným ve filtru.
Vybrané typy pokladních operací
Lze vybrat pouze určité typy pokladních operací.
Po výpočtu výběru se otevře okno se seznamem položek pokladní knihy, které odpovídají zadaným podmínkám.
Seznam lze tisknout – jsou zde následující sestavy – Kniha pokladny, Rozšířená kniha pokladny, Závěrka pokladny,
Příjmy pokladny, Výdaje pokladny ,Pokladna s účetními větami, Pokladna se součty, Pokladna se svázanými
doklady, Závěrka pokladny po dnech, Účetní sestava s mezisoučty, Přehled pokladních operací.
V agendě Pokladna je zpřístupněn pohled na položky položek pokladny pro účely vyhledávání, dále vstup do
číselníku pokladních operací a do automatického párování pokladny, které je popsáno v textu dále.
8. Interní doklady
Zpracování interních dokladů je specifická agenda, která se poněkud vymyká filozofii financí, jako agendy pro
pořizování prvotních dokladů. Byla přesto zařazena do aplikace Financí pro situace, kdy interní doklad má přímou
vazbu na jiné prvotní doklady, například vstupuje do daňového hlášení nebo jde o nepeněžní úhradu dokladu.
Podobně jako v agendě Pokladny se musí nastavit typy pohybů včetně jejich vlastností – daňový/ nedaňový, na
vstupu/ na výstupu, párovací. Dále musí být v číselných řadách dokladů nadefinovány řady interních dokladů,
v případě on- line účtování zařazeny do on-line účtování . Jednotlivým druhům pohybů interních dokladů se přiřadí
ve funkci Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání On-line kontace int.dokladů typická kontace.
Za vybranou číselnou řadu a období lze tisknout sestavy.
9. Párování dokladů
Tato kapitola není zaměřena na konkrétní doklady, jako kapitoly předešlé, ale je věnovaná jedné z
nejdůležitějších funkcí programu a to párování dokladů. Párování je nalezení úhrady k dokladům. Párování obecně
dává informaci o tom, co je již uhrazeno a co není. Je základem pro finanční saldokonta u faktur vydaných a
přijatých. Bez agendy párování by celý program byl jen lepším psacím strojem na pořizování a tisk faktur.
Co všechno lze spárovat ? Obecně libovolný finanční doklad k několika dalším finančním dokladům. Typické je
připárování úhrady v podobě položky bankovního výpisu k faktuře vydané. Zde se jedná o vazbu jednoho dokladu
k druhému dokladu, nejjednodušší případ. Dalším případem je faktura uhrazená třemi splátkami v bance. Zde se
jedná o vazbu jednoho dokladu ke třem stejným dokladům. Složitějším případem může být faktura hrazená dvěma
splátkami do banky, pak hrazena platbou v hotovosti do pokladny a zbytek použit v zápočtu. Obecně počet a druh
napárovaných dokladů k dokladu není programem omezen. Pro úplnost je třeba dodat, že je samozřejmě možný i
opačný postup, jedna platba v bance může hradit několik faktur.
Párování pracuje s následujícími doklady:
•
•
•
•
•
•
Faktura vydaná
Faktura přijatá
Položka bankovního výpisu
Položka pokladny – jen některé pokladní operace
Zápočet
Vyrovnávací doklad
Párování nastaví obousměrnou vazbu mezi doklady. Znamená to, že se například z položky bankovního výpisu
dá zobrazit celá faktura, která byla bankou hrazená a také obráceně. Kromě nastavení vazeb se také na dokladu
mění stav pole Úhrada. Toto pole může nabývat tří stavů.
N - Doklad není s ničím spárován, faktura není uhrazena.
C-
Doklad je částečně spárován, faktura je částečně uhrazena. V seznamu spárovaných dokladů
existují doklady, ale jejich suma je menší/větší než částka na dokladu. Tento stav by neměl
nikdy nastat na bankovním výpisu. Například v případě přeplatku faktury se musí celá částky
úhrady napárovat na fakturu, která se dostane do stavu částečného zaplacení a přeplatek se
vyrovná vyrovnávacím dokladem.
A - Doklad je spárován, faktura je uhrazena.
Je nutno poznamenat, že na stav příznaku o zaplacení má také vliv stav záloh na dokladu, podrobnější informace
kapitola Zpracování záloh. Příznak se nastavuje automaticky při párování dokladů a není přímo uživatelsky
přístupný.
V programu jsou zavedeny dva základní způsoby párování dokladů. Jedná se o automatické párování a ruční
párování. Při automatickém párování jsou k doposud nespárovaným položkám bankovních výpisů nebo pokladny
nalezeny faktury přijaté nebo vydané. Kritériem párování je variabilní symbol a částka, přičemž faktury vydané
nebo přijaté jsou vybírány na základě znaménka platby. Protože toto párování nemůže zachytit všechny finanční
vztahy, existuje v programu také ruční párování. Pomocí tohoto párování lze spárovat doklady bez ohledu na částky
a variabilní symboly. Párování probíhá na principu výběru ze seznamu dokladů. Pomocí ručního párování lze
zachytit i ty nejsložitější vztahy mezi doklady, které se v praxi mohou vyskytovat.
9.1. Automatické párování bankovních výpisů
Nejběžněji užívaná volba při párování. Typické je užití po každém pořízení bankovních výpisu nebo po
přetažení bankovních výpisů pomocí Home Bankingu. Volba téměř automaticky spáruje většinu položek
z bankovního výpisu. Zůstanou položky, které se nepárují nebo mají chybné variabilní symboly nebo částečné
úhrady. Ty se dopárují ručně.
Volba automatické párování bankovních výpisů je přístupná z podmenu bankovních výpisů. Párování probíhá ve
dvou krocích, nejdříve se vytvoří nabídka k párování a ve druhém kroku po schválení uživatelem se párování
provede. Po spuštění volby se na obrazovce objeví okno se seznamem položek bankovních výpisů. Položky jsou
seřazeny podle stavu úhrady. Na konci seznamu jsou všechny částečně a úplně nespárované položky. U každé
položky bankovního výpisu jsou informace o řadě bankovních výpisů, o čísle výpisu, o datu úhrady, variabilním
symbolu, textu platby, částce a stavu úhrady. V pravé části obrazovky je místo pro případný doklad nabídnutý ke
spárování. Jsou zde sloupce pro typ spárovaného dokladu (FP, FV, PO, BV, JI), číslo dokladu, příznak úhrady,
částku a text.
Doporučený postup při párování je následující :
A)
Pomocí butonu Auto spustit automatické párování. Otevře se okno pro zadání tolerance párování pro faktury
vydané a přijaté a pro povolení párování těchto faktur, lze zvolit i párování s bankovními výpisy v případě
převodu mezi účty. Po potvrzení volby probíhá výběr faktur se shodným variabilním symbolem a částkou se
zadanou tolerancí. U těch položek bankovních výpisů, kde byla nalezena faktura se shodným variabilním
symbolem a částkou, je tato faktura připojena v pravé části okna. Jinak řečeno je nabídnuta ke spárování. Po
tomto párování zůstává samozřejmě řada volných položek bankovních výpisů.
B)
Ve druhém kroku se procházejí všechny doposud volné položky bankovních výpisů. U těch, které
reprezentují platby dalších faktur, je nutné tyto faktury dohledat. Tyto položky nebyly spárovány z důvodu
například chybného variabilního symbolu nebo částečné úhrady. U těchto položek pomocí butonu Seznam
FV nebo Seznam FP lze otevřít okno faktur vydaných nebo přijatých. Rozhoduje se většinou na základě
znaménka platby. Pozor na dobropisy, tam je to obráceně. V okně faktur lze listovat, hledat podle různých
kriterií až po nalezení odpovídající faktury. Pomocí Butonu O.K. se tato faktura vybere a připojí v pravé části
okna jako ostatní doklady nabídnuté ke spárování. Takto lze projít všechny doposud nespárované výpisy,
které odpovídají fakturám.
C)
I po předchozím výběrů zůstávají položky bankovních výpisů, u kterých doposud není nabídnut žádný doklad
k párování. Nyní je na řadě projít všechny položky, které mají vztah k pokladně, (odvod z pokladny do
banky, dotace pokladny z banky). U každé z nich pomocí butonu Pokladna otevřeme okno pokladních
položek a vybereme příslušnou položku z pokladny, i ta je nabídnuta v pravé části okna ke spárování.
D)
I po provedení předcházejících tří bodů zůstávají položky, u kterých není nabídnut žádný doklad k párování.
Jedná se o položky bankovního výpisu, které ani spárovat nejdou z důvodu, že neexistuje žádný doklad jim
odpovídající. Jedná se například o výplatu mezd, odvody daní, poplatky atd. Těchto položek je třeba se nějak
zbavit, aby se nám nekumulovaly a neznesnadňovaly další párování. Tyto položky označíme pomocí butonu
Jiný Doklad jako spárované s jiným dokladem. Jedná se vlastně o formální vyřazení z párování.
E)
Zkontrolujeme nabídku k párování, případně některé položky opravíme nebo pomocí butonu Zruš zrušíme a
vybereme jiné. Body B, C, a D můžeme provádět v různém pořadí a opakovaně.
F)
Nakonec pomocí butonu Párování provedeme vlastní párování
.
Pro upřesnění je třeba poznamenat že funkce párování je Exkluzivní, nelze ji provádět najednou z několika
stanic.
Význam jednotlivých butonů v horní liště
Zpět
Ukončení volby
Seznam FV
Okno se seznamem faktur vydaných pro ruční výběr
Pokladna
Okno se seznamem pokladních položek pro ruční výběr
Seznam FP
Okno se seznamem faktur přijatých pro ruční výběr
Platby Seznam již napárovaných dokladů k položce bankovního výpisu
Párování
Provedení navrženého párování
Auto
Automatický výběr faktur pro párování
Zruš
Rušení navrženého párování u položky
Jiný doklad
Označení dokladu pro spárování s Jiným dokladem – vyřazení z párování
Je vhodné provádět toto párování po pořízení každého nového bankovního výpisů, aby se nenakumuloval velký
počet nespárovaných položek. Je praktické udržovat počet nespárovaných položek na minimální výši, bude se
mnohem lépe párovat a ušetří se mnoho času při dohledávání starých nespárovaných plateb. Při dodržení tohoto
postupu budou v systému vždy aktuální údaje o úhradách faktur a to je jeden z hlavních cílů celého programu
finance.
9.2. Automatické párování pokladních položek
Další volba užívaná při párování. Typické je užití po pořízení většího počtu pokladních položek určených k
párování. Volba automaticky spáruje většinu položek pokladny. Zbudou položky, které se nepárují nebo mají
chybné variabilní symboly nebo částečné úhrady. Ty se spárují ručně. Volbu využijí především uživatelé systému
s velkým objemem hotovostních plateb. Například distribuční firmy s ambulantním systémem prodeje nebo
s hotovostními úhradami.
V souvislostí s párováním pokladny je nutné připomenout, že ne všechny pokladní položky jsou určeny
k párování. Párují se pouze pokladní položky s typem pokladní operace, který má příznak párovat nastaven na Ano.
Ostatní položky se k párování vůbec nenabízejí.
Volba automatické párování pokladních položek je přístupná z podmenu pokladny. Párování probíhá ve dvou
krocích, nejdříve se vytvoří nabídka k párování a ve druhém kroku po schválení uživatelem se párování provede. Po
spuštění volby se na obrazovce objeví okno se seznamem položek pokladny. Položky jsou seřazeny podle stavu
úhrady. Na konci seznamu jsou všechny částečně a úplně nespárované položky. U každé položky pokladny jsou
informace o pokladní knize, o čísle položky, o datu platby, variabilním symbolu, textu platby, částce a stavu úhrady.
V pravé části obrazovky je místo pro případný doklad nabídnutý ke spárování. Jsou zde sloupce pro typ spárovaného
dokladu (FP, FV, BV, Ji), číslo dokladu, příznak úhrady, částku a text.
Doporučený postup při párování pokladny je následující :
A)
Pomocí butonu Auto spustit automatické párování. Otevře se okno pro zadání tolerance párování pro faktury
vydané a přijaté a pro povolení párování těchto faktur. Po ukončení okna, volba na základě variabilního
symbolu a částky se zadanou tolerancí hledá ve fakturách vydaných a přijatých odpovídající položky. U těch
položek pokladny, kde byla nalezena faktura se shodným variabilním symbolem a částkou je tato faktura
připojena v pravé části okna. Jinak řečeno je nabídnuta ke spárování. Po tomto párování zůstává samozřejmě
řada volných položek pokladny.
B)
Ve druhém kroku se procházejí všechny doposud volné položky. U těch, které reprezentují platby dalších
faktur, je nutné tyto faktury dohledat. Tyto položky nebyly spárovány z důvodu například chybného
variabilního symbolu nebo částečné úhrady. U těchto položek pomocí butonu Seznam FV nebo Seznam FP
lze otevřít okno faktur vydaných nebo přijatých. Rozhoduje se většinou na základě znaménka platby. Pozor
na dobropisy, tam je to obráceně. V okně faktur lze listovat, hledat podle různých kriterií až do nalezení té
správné fakturu. Pomocí Butonu O.K. se tato faktura vybere a připojí v pravé části okna jako ostatní doklady
nabídnuté ke spárování. Takto lze projít všechny doposud nespárované pokladní položky, které odpovídají
fakturám.
C)
I po předchozím výběrů zůstávají pokladní položky, u kterých doposud není nabídnut žádný doklad k
párování. Nyní je na řadě projít všechny položky, které mají vztah k bance, (odvod z pokladny do banky,
posílení pokladny z banky). U každé z nich pomocí butonu Banka otevřeme okno bankovních položek a
vybereme příslušnou položku z banky, i ta je nabídnuta v pravé části okna ke spárování.
D)
Zkontrolujeme nabídku k párování, případně některé položky opravíme nebo pomocí butonu Zruš zrušíme a
vybereme jiné. Body B, C a D můžeme provádět v různém pořadí a opakovaně.
E)
Nakonec pomocí butonu Párování provedeme vlastní párování
U pokladny není třeba nespárované položky párovat na jiný doklad jako u bankovních výpisů, protože už typ
pokladní operace rozhoduje o párování a položky nespárovatelné se k párování ani nenabízejí.
Význam jednotlivých butonů v horní liště
Zpět
Ukončení volby
Seznam FV
Okno se seznamem faktur vydaných pro ruční výběr
Banka
Okno se seznamem bankovních položek pro ruční výběr
Seznam FP
Okno se seznamem faktur přijatých pro ruční výběr
Platby
Seznam již napárovaných dokladů k položce pokladny
Párování
Provedení navrženého párování
Auto
Automatický výběr faktur pro párování
Zruš
Rušení navrženého párování u položky
Je vhodné provádět toto párování po pořízení nových pokladních položek, aby se nenakumuloval velký počet
nespárovaných položek. Pokud pro organizaci hotovostní platby nejsou typické, není třeba tuto funkci provádět
vůbec.
9.3. Ruční párování dokladů
Výše popsané způsoby párování nejsou jedinými možnostmi jak párovat doklady. U každého finančního dokladu
existuje ještě možnost ručního párování na další doklady. Oba způsoby se dají kombinovat. Pomocí ručního
párování lze zachytit i ty nejsložitější vazby mezi doklady.
U všech dokladů lze zobrazit seznam spárovaných dokladů (plateb). Tato volba se aktivuje pomocí butonu
Platby (klávesy F7). U faktur vydaných a přijatých je tato volba povolena při zobrazení celé faktury, u pokladny
přímo z pokladních položek a u bankovního výpisu ze seznamu položek výpisu. Po stisknutí butonu se otevře okno s
nadpisem platby dokladů. V horní části je seznam spárovaných dokladů a v dolní shrnutí a stav dokladu odkud, jsme
volbu vyvolali. Seznam může být pochopitelně prázdný. V dalším textu budeme možnosti této volby demonstrovat
na případu faktury vydané, u ostatních dokladů má víceméně stejné vlastnosti.
U seznamu faktur vydaných se pomocí butonu Detail zobrazí celá faktura a po stisknutí butonu Platby se otevře
okno plateb. V okně je seznam všech plateb faktury. V nejjednodušším případě seznam obsahuje jedinou položku,
faktura byla uhrazena jedinou platbou. Tento případ se vyskytuje nejčastěji. V ostatních případech seznam obsahuje
všechny spárované doklady, jejich typy, texty, data úhrady a částky. Důležitý je poslední údaj označený SD spárovaný doklad. Nabývá hodnot A/N Ano, Ne. Tento příznak indikuje, zda spárovaný doklad existuje v
seznamech finančních dokladů nebo zda bylo provedeno spárování jen jako označení faktury jako zaplacené bez
existence platby v seznamu například bankovních výpisů. Tento příznak se nastavuje automaticky podle dvou
základních způsobu ručního párování.
Při prvním a častěji používaném způsobu párování se jedná o nalezení platby nebo další platby k dané faktuře v
seznamu ostatních finančních dokladů. Po stisknutí butonu Nová se otevře okno přidání platby k dokladu. V horní
části jsou informace o dané faktuře, ke které se přidávají platby (O daném dokladu, ke kterému se přidávávají
párované doklady).
Typ
Typ dokladu, ke kterému se přidává platba, v našem případě faktura vydaná. Typ dokladu je doplněn i textem typu
dokladu.
Číslo
Číslo dokladu, u faktury vydané se jedná o číslo faktury, u faktury přijaté o evidenční číslo, u pokladny o číslo
pokladní položky a u položky bankovního výpisu se jedná o interní číslo položky. Toto číslo se tvoří automaticky
při pořizování BV a jednoznačně identifikuje položku BV.
Zbývá uhradit
Doposud volná částka na dokladu, u faktur vydaných má význam doposud nezaplacené částky faktury. Pokud je
povoleno saldokonto v cizích měnách viz Definiční soubor financí, jsou částky dvě pro koruny a pro cizí měnu.
Párovaná část
Částka z párovaného dokladu, kterou přidáme k faktuře (k původnímu dokladu) jako splátku. Vzniká automaticky
podle párovaného dokladu. Platí o cizí měně to, co u pole Zbývá uhradit.
V dolní části okna jsou informace o přidávaném párovaném dokladu. V našem případě se jedná o doklad - platbu
faktury vydané.
Typ
Typ přidávaného dokladu, v našem případě typ dokladu platby faktury vydané. Nejčastěji se bude jednat o bankovní
výpis nebo o pokladní položku. Typ dokladu je doplněn i textem typu dokladu. Typ lze vybírat z číselníku typu
dokladů
Číslo
Číslo přidávaného dokladu, u faktury vydané se jedná o číslo faktury, u faktury přijaté o naše číslo, u pokladny o
číslo pokladní položky a u položky bankovního výpisu se jedná o interní číslo položky. Možný výběr ze seznamu
příslušných dokladů.
Částka volná
Volná částka na připárovaném dokladu. Částka, kterou můžeme využít například jako úhradu původního dokladu.
Druhá částka může být v cizí měně.
Párovaná část
Částka na dokladu, kterou chceme využít k párování, je volitelná a měla by být menší nebo rovna volné částce.
Datum platby
Datum úhrady z připárovaného dokladu.
Doporučený postup při párování je následující :
A)
V seznamu spárovaných dokladů k danému dokladu, například k faktuře vydané přidáváme další platbu.
Stiskneme buton Nová.
B)
Vybereme typ dokladu úhrady z číselníku typů. Nejčastěji vybíráme bankovní výpis, méně často pokladnu.
Můžeme vybrat také fakturu vydanou, jednalo by se o spárovaní faktury s dobropisem. Pokud k faktuře
vydané spárujeme fakturu přijatou jedná se vlastně o zápočet.
C)
Vybereme číslo spárovaného dokladu ze seznamu dokladů vybraného v předchozí volbě. V tomto seznamu
se pohybujeme, hledáme, třídíme až nalezneme správný doklad, ten vybereme. Do okna se nám přenese
volná částka na dokladu a vypočítá se párovaná částka s ohledem na původní doklad.
D)
Manuálně můžete upravit párovanou částku, například ji můžete snížit, abyste danou úhradou mohli částečně
uhradit i další fakturu. Obě mohou pak být částečně uhrazené.
E)
Ve spodní části obrazovky volbu potvrdíme.
V seznamu spárovaných dokladů přibude jeden řádek a změní se stav úhrady dokladu například ze stavu N neuhrazeno do stavu C - částečně uhrazeno. Při párování je lhostejné, zda k faktuře vydané připárujeme položku
bankovního výpisu nebo zda k položce bankovního výpisu připárujeme fakturu vydanou. V obou případech vznikne
stejná vazba, u faktury se v seznamu spárovaných dokladu objeví položka výpisu a u výpisu se v seznamu
spárovaných dokladů objeví spárovaná faktura. Vazba mezi doklady je obousměrná.
Jak už bylo naznačeno, je možné provádět párování ve dvou měnách v domácí měně a v cizí měně. Toto
párování je podmíněno nastavením příznaku v definičním souboru financí. Dále lze párovat ve dvou měnách pouze
faktury s daňovou oblastí cizina na jedné straně a platby s vyplněnou cizí měnou na straně druhé. Nelze párovat
doklady s různými cizími měnami. Pokud se páruje v cizí měně, je pro nastavení příznaku stavu úhrady rozhodující
cizí měna. Na základě párování v cizí měně lze i některá saldokonta tisknout v cizí měně.
Tabulka spárovaných dokladů neslouží jen k dalšímu párování, ale má také velkou informační hodnotu. Je zde
vlastně zachycen seznam všech plateb například na fakturu. Po dalším stisknutí butonu Zobraz se spárovaný doklad
otevře. Například k položce bankovních výpisů se zobrazí seznam spárovaných dokladů. Typicky se zde objeví
jediná položka - faktura uhrazená daným výpisem. Po stisknutí butonu Zobraz se otevře celá faktura.
Existuje ještě druhý způsob ručního párování dokladů. Při tomto způsobu párování nedojde k navázání vazby
mezi dvěma doklady. Jedná se vlastně jen o označení dokladu jako zaplaceného nebo u bankovních výpisů jako
spárovaného. Toto párování odpovídá označení bankovního výpisu jako spárovaného jiným dokladem u
automatického párování.
Při tomto typu ručního párování je příznak Spárovaný doklad v seznamu spárovaných dokladů nastaven na N neexistuje spárovaný doklad. Tento typ párování je vhodný například pokud v programu není vůbec vedena agenda
bankovní výpisy a takto se faktury označují jako zaplacené. Tento typ párování je také vhodný pro vyřazení položek
bankovních výpisů, které nelze spárovat ze seznamu nespárovaných výpisů. Použije se k tomu takzvaný Jiný doklad.
Doporučený postup při párování je následující :
A)
V seznamu spárovaných dokladů k danému dokladu, například k faktuře vydané přidáváme další platbu.
Přepneme se do režimu modifikace (CTRL M).
B)
Šipkou najedete za poslední položku spárovaných dokladů, pokud nějaké existují. Vznikne nová prázdná
položka.
C)
Pomocí kliknutí (F5) vybereme typ připárovaného dokladu z číselníku typů dokladů.
D)
Doplníme datum platby a částku a opustíme okno.
Tento způsob párování není vhodné používat příliš často.
Často se stává, že doklad po všech úhradách zůstává částečně uhrazen z důvodu haléřového nedoplatku/
přeplatku. V tomto případě se ve volbě Platby v detailu faktury (rozdíl musí být vždy na faktuře) rozdíl vyrovná
pomocí butonu Vyrovnání dok. Podle charakteru rozdílu se vytvoří do vybrané řady vyrovnávacích dokladů buď
haléřový zisk nebo haléřová ztráta. Na rozdíl od standardních úhrad faktur vzniknou navíc účetní zápisy podle
nastavené předkontace tohoto typu dokladu, viz kapitola Účtování dokladů. Podobným způsobem se vyrovnávají
vzniklé kursové rozdíly na zahraničních fakturách. Protože úhrady typu Vyrovnávacího dokladu s sebou nesou navíc
informaci o účtování, nelze je jednoduše rušit. Seznam všech vyrovnávacích dokladů je zpřístupněn ve volbě Banka
– Seznam vyrovnávacích dokladů. Zde se dají vyrovnávací doklady rušit. Butonem Ruš (F3) poslední v řadě nebo
butonem Storno uprostřed řady. Rušit však lze pouze takový doklad, který není zaúčtovaný.
V seznamu plateb se tedy dají platby nejen přidávat, prohlížet ale i rušit pomocí butonu Ruš (F3). Rušit takto
přímo nelze úhrady provedené pomocí vyrovnávacího dokladu, jak bylo zmíněno výše, nebo zápočtem. Stejně jako
pro vyrovnávací doklady platí pro zápočty, že kromě vazem mezi doklady vznikají i účetní položky. Rušení úhrady
provedené pomocí zápočtu je možné přes volbu Faktury vydané – Seznam zápočtů odpárováním zápočtu.
V seznamu plateb existuje buton Hromadné párování, který má význam pouze u ručního párování pokladny
nebo bankovního výpisu. Umožňuje v seznamu faktur označit placené faktury a hromadně je připárovat.
Jen při precizním párování jsou výsledky z dalších agend jako například saldokonta věrohodná a systém dává
dokonalý globální přehled o stavu financí vaší firmy i detailní přehled o stavu úhrad jednotlivých dokladů. Mít
přehled je hlavním cílem celého programu, kdo má přehled může se okamžitě rozhodovat a předejít případným
ztrátám například dodávkami na fakturu neplatičům.
10. Zpracování záloh
Tato kapitola se tématicky věnuje zpracování záloh. Program podporuje používání záloh jak na straně přijatých
záloh, tak na straně námi vyplacených záloh na zboží nebo služby. Je možné pracovat se zálohami jak v domácí
měně, tak v cizí měně. Program zálohy eviduje, sleduje volné zálohy a páruje je na finanční doklady. Zálohu je
možno čerpat jak jednorázově, tak i postupně a na několik dokladů. Zpracování proforem je shodné jako zpracování
zálohových faktur. Zálohová faktura (typ Z,R) není účetní doklad, běžně se o ní neúčtuje. Povinnost účtovat o
zálohové faktuře vzniká v okamžiku přijetí / poskytnutí úhrady a jejím připárování k faktuře. V tomto okamžiku se
zálohová faktura převádí na daňovou zálohovou fakturu (typ Y), generují se daňové položky s datem zdanitelného
plnění, které odpovídá datu přijetí/ poskytnutí úhrady, a vznikají účetní zápisy do účetního období, které odpovídá
datu zdanitelného plnění.
Postup práce, pokud požadujeme po našem odběrateli zálohovou platbu nebo jsme povinni zálohu dodavateli
zaplatit , je následující :
• V číselných řadách musíme mít nadefinovánu řadu zálohových faktur, neměly by se v jedné řadě kombinovat
zálohové a běžné faktury. Povolené typy u řady zálohových faktur by měly být nastaveny na ZRY.
• Vystavíme/ přijmeme zálohovou fakturu do řady zálohových faktur vydaných/ přijatých. Typ zálohové faktury je
Z , pro proformu R.
• Vystavenou zálohovou fakturu předáme odběrateli
•
Odběratel uhradí částku na zálohové faktuře / zaplatíme odběrateli zálohovou fakturu
• Platbu připárujeme na zálohovou fakturu. Faktura je uhrazena a vzniká volná záloha a povinnost přijatou zálohu
zdanit a účtovat o ní. Výpočet daní se provádí po stisknutí butonu PrevZa , který je zpřístupněn jen tehdy, je-li
typ faktury Z nebo R a faktura je zaplacena.
V dialogu se zadá kód příslušné daně (např. Z1,Z2- příslušný kód daní používaný pro zálohy je nadefinován
v parametrech Magisu a musí být odlišný od běžných kódů daní) a provede se výpočet základu daně a daně
jedním ze tří možných způsobů výpočtu, které jsou volitelné v dialogu. Datum zdanitelného plnění faktury je
aktualizováno datem úhrady a vytvoří se účetní položky do účetního období daného datem zdanitelného plnění.
Jedná –li se o zahraniční zálohovou fakturu, odpadá krok převedení zálohové faktury na daňovou.
• Vydaná zálohová daňová faktura se vytiskne a předá odběrateli, jako potvrzení o přijetí platby a odvedení daně.
• Po vystavení/ obdržení koncové vyúčtovaní faktury se provádí úhrada faktury připárováním zálohové faktury.
Butonem Zálohy (SHIFT F7) se přidávají jak zálohové faktury nedaňové (buton PřZalo
),
tak i daňové (buton PřDaňZ).
V případě připárování daňové zálohové faktury se doplní do daňových položek vyúčtovací faktury daňové
položky zálohové faktury s minusovým znaménkem. Je nutno opravit kontaci faktury, odúčtovat z účtu záloh
čerpanou zálohu. Pokud probíhá vystavování faktur ( jak zálohové, tak koncové) přes modul Zásobování,
provede se připárování volné zálohy ke koncové faktuře automaticky při jejím vystavení. Stejně se automaticky
přeúčtuje záloha. Na faktuře se aktualizuje pole Záloha součtem všech zálohových faktur přiřazených koncové
faktuře.
Výše popsaný postup můžeme modifikovat. Dá se například na začátku roku vystavit velká zálohová faktura a
k ní se potom postupně připáruje řada realizačních faktur, dokud se záloha zcela nevyčerpá.
Při zpracování obráceného případu – je po nás vyžadována záloha, se postupuje obdobně. Do řady zálohových
faktur přijatých se faktura pořídí, uhradí se a později došlá faktura přijatá se k zálohové připáruje, případný doplatek
se uhradí.
Ruční připárování zálohy k faktuře vydané a přijaté
Otevřeme příslušnou fakturu vydanou, v detailu faktury po stisknutí butonu Zálohy (SHIFT F7) se otevře okno
záloh. Toto okno je buď prázdné – k faktuře není připárovaná žádná zálohová faktura, nebo je v něm seznam
připárovaných zálohových faktur. Na buton PřZalo/PřDaňZ se dají přidávat další zálohy. Otevře se okno ve
kterém je třeba vyplnit následující pole.
Řada zálohových faktur
Řada zálohových faktur, ze které se bude vybírat konkrétní faktura. Je možný výběr z číselných řad klávesou F5.
Číslo zálohové faktury
Číslo připárované zálohové faktury. Vybírá se ze seznamu zálohových faktur z řady zálohových faktur klávesou F5.
Otevře se okno se seznamem zálohových faktur a volnými částkami na nich.
Částka volná
Volná částka zálohy na zálohové faktuře, nepořizuje se , přebere se ze zálohové faktury.
Záloha
Použitá záloha ze zálohové faktury, dá se modifikovat například tehdy pokud nechceme použít celou volnou zálohu
zálohové faktury.
Datum zálohy
Nepořizuje se, datum z faktury.
Po potvrzení se záloha přidá, uloží se do pole záloha, modifikuje se stav úhrady faktury a volná záloha na
zálohové faktuře. Podobně jako u běžného párování se nastaví vazba mezi zálohovou a realizační fakturou. Ze
zálohové faktury se dají otevřít všechny realizační faktury zálohovou fakturou hrazené. Z realizační faktury se dají
prohlédnout všechny příslušné realizační faktury. Připárování zálohové faktury se dá samozřejmě zrušit a faktury se
vrátí do původního stavu. Postup pro fakturu přijatou je úplně stejný.
Pokud vystavujeme zálohové faktury v cizí měně, je postup obdobný, pouze pole Částka volná a záloha se pořídí
v obou měnách v domácí a v cizí. Tato možnost musí být povolena nastavením v definičním souboru financí
Saldokonto v cizí měně. Je zde jedna omezující podmínka, realizační faktura a zálohová faktura musí být vystavena
ve stejné měně.
Pomocné sestavy pro zpracování záloh
V programu existují dvě pomocné sestavy pro zpracování záloh. Seznam zálohových faktur přijatých a Seznam
zálohových faktur vydaných v menu faktur přijatých a vydaných. U obou se zadá vybraná řada zálohových faktur
(F5) a spustí se výpočet. Výsledkem je seznam zálohových faktur s poli Celkem faktura, Uhrazeno, Čerpána záloha
a Volná záloha pro koruny i případnou cizí měnu. Pokud při výběru řady zálohových faktur bylo zaškrtnuto pole
Zařadit všechny faktury, budou vybrané faktury označeny a připraveny k tisku. Ručním vyřazením lze seznam dále
upravovat.
Nad vybranými fakturami je možno vytvářet seznam zálohových faktur v domácí měně, v cizí měně, seznam
čerpaných záloh, seznam volných záloh. Sestavy mají kontrolní charakter – hledání zapomenutých záloh.
11. Zápočty
Funkce vystavování zápočtů patří mezi jeden ze způsobů úhrad faktur. Zápočty lze vystavovat dvoustranné, kdy
odběratel je současně dodavatelem, nebo třístranné, kdy odběratel a dodavatel mají společného
dodavatele/odběratele. Agenda zápočtů obsahuje jednak vlastní vytváření zápočtů, sestavy nad zápočty a analýzu
pohledávek a závazků z hlediska návrhu zápočtu.
Vystavování zápočtu probíhá ve dvou etapách. V první se jedná o návrh zápočtu, kdy navržené částky k úhradě
nejsou na faktury promítnuty, zápočet se tiskne a předává k odsouhlasení. V druhé etapě, po odsouhlasení zápočtu se
provede vlastní zápočet. Na fakturách vstupujících do zápočtu je částka k úhradě snížena o započítávanou částku.
Datum zápočtu je dnem úhrady faktur. Současně s provedením zápočtu vzniknou účetní zápisy, které přeúčtují
započítávané částky na saldokontních účtech.
Jednou provedený zápočet lze v otevřeném účetním období (to znamená, že příslušná účetní dávka je
nezaúčtována) odpárovat, úhrady potvrzené tímto zápočtem jsou ze započítávaných faktur vymazány, účetní zápisy
se zruší. Zápočet zůstává v seznamu zápočtů ve stavu návrhu.
Úplně lze rušit neprovedený-nezapočtený zápočet na konci řady, vprostřed řady lze zápočet stornovat.
Neprovedený zápočet ponechaný v řadě zápočtů může působit problémy při vytváření nového zápočtu na tytéž
firmy, faktury uvedené ve starém návrhu zápočtu se do nového automaticky nenačtou. Do zápočtu se automaticky
nenabízejí zaplacené faktury, faktury vyskytující se v návrhu zápočtu a faktury na příkaze k úhradě.
Nové zápočty se vytvářejí v Seznamu zápočtů. V dialogu, který se zobrazí po volbě Nový zápočet, se vyplní pro
výběr faktur :
ID/IČO/Název začátek/Název Výskyt odběratele – dodavatele identifikace započítávané firmy, stačí zadat jeden údaj
typ vybíraných faktur (F,D,P)
I s příkazem k úhr. vybere faktury pořízené na příkazu k úhradě
Datum od do určuje rozsah pro výběr faktur
V cizí měně po zaškrtnutí tohoto pole a zadání Měny a Kurzu se do seznamu zahrnou faktury pořízené ve vybrané
zahraniční měně, zápočet se provádí ve vybrané cizí měně, kurz slouží pro výpočet párované částky v korunách
Řada a rok údaje pro vytvoření zápočtu (výběr pomocí F5 z číselníku dokladových řad) jsou povinné
Poznámka je nepovinná (možný výběr klávesou F5 z číselníku předefinovaných poznámek nebo přímé pořízení
textu)
Pokud zadaným kritériím odpovídají některé faktury, vytvoří se hlavička a položky zápočtu. Automaticky je
zápočet navržen tak, že se celková částka z došlých faktur postupně rozdělí na faktury vydané tak, aby pohledávky
byly uspokojeny v plné výši.
Vytvořené návrhy zápočtu má uživatel možnost měnit/opravovat tak, že v položkách upraví hodnoty v poli
Částka k zápočtu, pomocí butonů Přidat Fp nebo Přidat FV přidá faktury vydané nebo přijaté podle svého uvážení.
Vždy ale musí být rozdíl mezi celkovou hodnotou z faktur přijatých a celkovou hodnotou z faktur vydaných v nule.
Položky s nulovou hodnou k započtení se při provedení zápočtu automaticky ze zápočtu vymažou, lze je také
odstranit butonem Rušení Ne. Butonem Detail lze prohlížet jednotlivé faktury.
Ze seznamu zápočtů kromě vytváření nových a opravy nespárovaných zápočtů lze zápočet tisknout. Tisk
zápočtu může být ve formě jednostranného zápočtu nebo jako protokol o zápočtu, s doplňkovými texty, případně
v cizí měně. Ze seznamu zápočtů se provádí vlastní Zápočet návrhů k zápočtu, kdy vznikají účetní zápisy a vazby
mezi párovanými fakturami jako v případě párování úhrad, Odpárování započtených zápočtů, prohlížení
automaticky vzniklých účetních zápisů – Předkon., Smazání zápočtu, který je poslední v řadě a není doposud
započten, Storno zápočtu, pokud se vyskytuje uprostřed řady . Smazání a storno zápočtu má za následek zrušení
účetních položek a vazeb mezi fakturami, faktury jsou v neuhrazeném stavu.
12. Účtování dokladů
Aplikaci Financí je možno používat bez návaznosti na další modul informačního systému MAGIS – Účetnictví,
například tehdy, používá-li uživatel jiný softwarový produkt pro vedení agendy účetnictví a modul Finance používá
pro prostou evidenci prvotních dokladů. Většinou jsou Finance ale součástí celého balíku IS MAGIS a vytváření
účetních položek prvotních dokladů je součástí aplikace. V rámci systému jsou volitelné dvě metody pořizování
účetních položek.
Metoda off-line pořizování účetních položek vytváří účetní zápisy odděleně od účetnictví a nezávisle na něm. Je
vhodná například pro pobočkové zpracování dat, kdy se prvotní doklady pořizují na pobočkách a data se do centra
dostávají importem, nebo při použití jiného softwarového modulu pro vedení účetnictví. Pořizování off-line účetních
položek má výhodu v tom, že pořizování účetní položky je snadnější. Nevýhodou je oddělenost od databáze
účetnictví a tedy možnost pořídit neplatná data, možnost nekonzistence dat, veškeré opravy účtování se musí
provádět dvojitě, zvlášť v účetnictví, zvlášť ve financích. Speciálním případem použití off-line účtování je vedení
účetnictví v peněžním deníku. Účetní položky se do účetnictví dostávají pomocí exportu, exportované doklady jsou
označeny jako zaúčtované a nelze je opravovat.
Metoda on-line účtování umožňuje vytvářet účetní zápisy přímo do účetních dávek, předběžně ověřovat platnost
jednotlivých údajů a odstraňovat většinu chyb v účtování ještě v průběhu pořizování prvotních dokladů a tím
zrychlit vlastní účtování. Tato metoda navíc poskytuje operativní pohled na účetní knihy, protože zaúčtování
jednotlivých dokladů nemusí být vázáno na konec měsíce a může být prováděno průběžně.
12.1. On-line účtování (Číselníky – Nastavení On Line účtování)
Nastavení parametrů pro On-line účtování se provádí ve třech krocích v Číselnících ve volbě Nastavení On Line
účtování:
1.
Protože v účetnictví jsou veškeré účetní doklady kvůli přehlednosti rozdělovány podle účetního období a
typu dokladu do skupin, které jsou nazývány „dávka“, musí se nejprve určit, do které dávky který typ
dokladu patří, provádí se pomocí funkce „Řízení On Line účtování“.
2.
Dále se definuji vzorové šablony, podle kterých se budou jednotlivé typy dokladů automaticky účtovat,
provádí se pomocí funkce „Zadání typů On-line předkontace“ pro typy dokladů FP,FV a VY, „Zadání OnLine předkontace pokladny“, „Zadání On-Line kontace Interních dokladů“, „Typy bankovních operací“.
3.
Posledním krokem je přiřazení vzorové předkontace příslušné dokladové řadě resp. příslušné
pokladní/bankovní operaci :
Ad 1. Řízení On-Line účtování (Číselníky – Nastavení On Line účtování – Řízení On Line účtování)
Zvolí se účetní rok (případně kombinace kalendářního a hospodářského roku), pro který se bude nastavování
provádět. Otevře se číselník dokladových řad platných v nastavovaném roce. U dokladových řad, které budou online vstupovat do účetnictví, se zaškrtne pole On-Line, klávesou F5 vybere příslušná řada účetních dávek do Řady
dávek, v poli Org se pořídí číslo divize. Většinou je jeho hodnota 00, jen v případě divizního účtování musí číslo
divize odpovídat divizi, do které se budou účetní věty zapisovat. Provedením Generace se provede přiřazení
k účetním dávkám, Otevřením měsíce se povolí účtování v daném měsíci v příslušné dávce, při její neexistenci se
dávka v účetnictví založí. V Přiřazení je detailně zobrazeno přiřazení dokladové řady účetním dávkám.
Ad 2.Zadání typů on line předkontace (Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání typů On-Line
předkontace)
Pořizuje se vzorek účtování pro jednotlivý typ dokladu, případně pro každou řadu zvlášť, účetní předpis je
možno importovat z dříve nastaveného off-line účtování.
Každá položka předkontace je identifikována typem. Povolené typy jsou :
Celkem doklad, Základ daně, Daň,
Suma základ, Vše daň,
L záloha, M mínus záloha, N záloha jen nedaňová
R Cizí, X,
Procento, Q zbylé procento
T Minus základ, U Minus daň
A mýto, B základ bez daně
Pořizují se natypováním zvýrazněného písmene. Typy Celkem doklad, Základ daně, Daň, Záloha, Mínus záloha,
Procento, Q zbylé procento, T Minus základ, U Minus daň jsou určeny pro podvojné účetnictví, typy Suma základ a
Vše daň pro jednoduché účetnictví, Cizí, X, A mýto a B základ bez daně jsou speciální typy. Typy L záloha, M minus
záloha,N záloha jen nedaňová se používají pro předkontaci záloh. Typ T Minus základ, U Minus daň se používají
pro předkontaci reverzní daně.
Navíc je možno pomocí „příznaku opravného dokladu“ nastavit typovou předkontaci pro faktury s časovým
rozlišením. Předkontace označená příznakem „NeexistujeOD“ je normální předkontace faktury, kterou není nutno
časově rozlišovat. Pokud ale je nutno fakturu časově rozlišit, protože datum zdanitelného plnění dodavatele a datum
přijetí faktury spadají do různých účetních období, pak předkontace faktury spadající do období odpovídajícího dni
zdanitelného plnění dodavatele se označí příznakem „Opravný Doklad“, účtování daně v období podle dne přijetí
faktury příznakem „ExistujeOD“. Použití příznaku opravného dokladu je nepovinné.
Typ Procento/ Zbylé procento je použitelný pouze u předkontace bankovního výpisu, používá se u plateb kartou,
kdy je platba bankou krácena o smluvní procento. U typů Základ daně/Daň je nutno vyplnit pole kód daně. Účet se
vybírá z platného účtového rozvrhu klávesou F5, středisko, činnost a zakázka se z příslušných číselníků vybírají
pouze tehdy, je-li povoleno účtování na tyto analytiky. U vyrovnávacích dokladů se kontuje pouze příslušná
protistrana. Předkontace se pořizuje ručně v detailu, který se objeví po stisknutí butonu Předkon. nebo se importuje
z již pořízené Off-line předkontace stisknutím butonu Import.
Zadání On-line předkontace pokladny (Číselníky- Nastavení On-Line účtování – Zadání On-Line
předkontace pokladny)
Účtování pokladny se provádí zvlášť v této agendě, protože je nutno nadefinovat předkontaci pro každou
pokladní operaci používanou v dané pokladně. Systém zadávání předkontace je shodný s pořizováním předkontace
ostatních dokladů. Navíc pomocí butonu ImportŘada lze importovat předkontaci ze zvolené vzorové řady.
Rozšířená kontace banky (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Typy bankovních operací)
Podobně jako jsou navoleny kontace k jednotlivým druhům pokladních operací, lze podobně nadefinovat vzory
kontací ke kreditům a debetům jednotlivých bankovních účtů, které se v bankovních výpisech často opakují (např.
platby sociální a zdravotní) . Nadefinují se jednotlivé typy kontací včetně předkontace – butonem ÚčtyŘad se
přiřadí účet 221 příslušné řadě bankovních výpisů, butonem Předkon. účtování protistrany.
a v Bankovních výpisech v Pravidlech pro výběr bankovních operací se určí kombinace čísel účtů, variabilních
symbolů, případně textů a k nim přiřadí vzory kontací.
Ad 3.Přiřazení typů kontace řadám (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Přiřazení typu kontace k
řadám)
Nadefinované typy předkontací se přiřadí jednotlivým dokladovým řadám. Pokud je v rámci jedné dokladové
řady povoleno více typů dokladů, například kursový zisk nebo ztráta, pak se každému typu přiřazuje jiný typ on-line
předkontace. V případě, že se zakládají dokladové řady pro nový rok a účtování se měnit nebude, stačí provést
Kopii roku. Buton SpecPřiřa má význam jen u faktur vydaných, kdy se může vybraným firmám přiřadit zcela
speciální předkontace.
Hromadná kontace dokladů (Číselníky- Nastavení On Line účtování – Hromadná kontace dokladů)
V některých případech, například při importu dat z jiného účetního systému do IS MAGIS, je vhodné vytvořit
předkontaci dokladů hromadně. Pro vytvoření on-line účetních položek se použijí buď nadefinované typy on-line
předkontací nebo off-line účetní položky.
Opravy a práce s účetními položkami
Během pořizování prvotních dokladů dochází k automatickému vygenerování účetních položek podle nastavení
typů předkontací a jejich přiřazení dokladovým řadám tak, jak bylo popsáno výše. Stav účtování dokladu po jeho
pořízení je nastaven na hodnotu N – nezaúčtováno, aktualizuje se příznak CH – chyba účtování podle předběžných
kontrol na existenci údajů v účetních číselnících, vyrovnanost dokladu a podobně. Při vlastním zaúčtování dokladu
v modulu Účetnictví dochází k podrobnějším kontrolám podle parametrů nastavených v účetnictví a v případě
neexistence chyb dochází k zaúčtování dokladu a změně stavu zaúčtování na hodnotu A.
Účetní položky kromě informací o účtu, straně účtování, částce, dani, středisku, zakázce a činnosti z prvotních
dokladů přebírají informaci ID odběratele/dodavatele, poznámku a variabilní symbol. Dokud není doklad zaúčtován,
lze tyto údaje z financí měnit pomocí butonu Poznámka, který je přístupný z detailu účetních položek ( buton
Předkon. z detailu prvotního dokladu).
Buton Nakontuj změní již pořízené a nezaúčtované účetní položky podle implicitního nastavení předkontace
dané dokladové řady.
Jakmile je doklad zaúčtován, není možno jej opravovat. Dokud není účetní období uzavřeno, je možno opravit
doklad tak, že se odúčtuje a případné opravy provedou v daném účetním období a pak znovu zaúčtuje. Chyby
účtování zjištěné až po účetní závěrce se musejí opravovat opravnými doklady v aktuálním účetním období.
V účetních položkách na prvotním dokladu se opravný doklad pořídí pomocí butonu Opravný, po výběru dávky se
zadá číslo interního dokladu a vlastní opravné položky. Opravný doklad je od prvotního dokladu odlišen nejen
obdobím účtování ale i barvou. Opravné doklady je možno použít i k účtování časového rozlišení faktur přijatých
v rámci účetního roku. Podobně jako opravný doklad lze pořídit prvotní doklad pomocí butonu Prvotní .
Oprava dne zdanitelného plnění je možná na fakturách pomocí butonu Datum, který je viditelný pouze v případě
nastavení parametru v souboru MGPARAM. Datum zdanitelného plnění lze posouvat pouze do účetního období,
které není uzavřeno/ zaúčtováno, a na dokladu, který není zaúčtován. Změna dne zdanitelného plnění má za
následek smazání účetních zápisů v původním účetním období a založení nových účetních zápisů v novém účetním
období.
12.2. Hospodářský rok
Pokud je v globálních parametrech MAGISu nastaven parametr Sp4026 Hospodářský rok = ANO, pak lze
provádět on-line účtování do tzv. hospodářského roku, kdy se účetní rok neshoduje s kalendářním rokem. Ve
financích jsou nadefinovány řady dokladů platné pro všechny kalendářní roky a ve funkci Řízení on-line účtování se
k hospodářskému roku zapne účtování v příslušných měsících kalendářního roku. Tabulka přiřazení měsíců
hospodářského roku a měsíců kalendářního roku je nadefinována v modulu Účetnictví.
12.3. Off-line účtování (Číselníky – Nastavení off-line účtování)
Funkce Off-line účtování se používá v případě účtování do peněžního deníku, hospodářského roku nebo
v případě použití cizího modulu Účetnictví. Nastavení parametrů pro Off-line účtování se provádí v Číselnících ve
volbě Nastavení Off-Line účtování pomocí následujících kroků :
Předkontace dokladu off-line - pro jednotlivé řady se klávesou F5 vstoupí do pořizování vzorku typické
předkontace jednotlivých typů dokladů platných v dané řadě . Zadá se typ dokladu (Příjem/ Výdej pro BV,
Faktura/Dobropis) pomocí klávesy F5, typ položky předkontace (Celkem doklad, Základ daně, Daň, Suma základ,
Vše daň, L záloha, M mínus záloha, R Cizí, X) natypováním zvýrazněného písmene, kód daně v případě
předkontace základu daně/daně, strana obratu, účet a středisko.
Předkontace pokladny – pokladní operace se kontují podobně jako doklady, do typu dokladu se vybírají
klávesou F5 typ pokladní operace.
Hromadné vytvoření účetních vět – jednotlivé doklady lze hromadně nakontovat podle nastavené předkontace.
Označení off-line dokladů zúčtováno – ve vybraném časovém intervalu lze u vybraných dokladových řad měnit
dávkově příznak zaúčtování.
Vlastní účetní věty vznikají při pořizování prvotních dokladů podle přednastavené předkontace. Dokud nejsou
označeny příznakem zaúčtováno, lze je kdykoli měnit a opravovat. Příznak o zaúčtování se nastavuje na dokladech
automaticky po exportu do účetnictví, i když je možno v určitých případech jeho nastavení potlačit odškrtnutím pole
Označit exportované věty jako zaúčtované. Export do účetnictví se provádí v agendě EXP/IMP – Export off line
dokladů do účetnictví. Při exportu do účetnictví se vytváří podle zadaných kritérií (vybrané/zakázané řady) datový
soubor obsahující účetní věty splňující výběrová kriteria. Tento soubor je možno ještě před vlastním importem do
účetnictví v agendě EXP/IMP – Prohlížení exportu účto prohlédnout.
12.4. Jednoduché účetnictví (Číselníky – Nastavení Jednoduchého účetnictví)
Pro vedení účetnictví v peněžním deníku se nastaví předkontace podobně jako pro off-line účtování , jen s tím
rozdílem, že v předkontacích se nastavuje jen jedna strana účtování – základ a daň, příjem/ výdej z bankovního účtu/
pokladny. V číselnících ve volbě Nastavení jednoduchého účetnictví se dají hromadně vygenerovat účetní věty pro
peněžní deník.
12.5. Sestavy nad účetními zápisy (Faktury vydané – Účetní položky sestavy)
Ve volbě Faktury vydané – Účetní položky sestavy je dána možnost uživateli tohoto softwaru vytvářet sestavy
nad účetními položkami finančních dokladů. Tyto sestavy mu mohou usnadnit vyhledávání omylů při pořizování
dokladů apod. Podle zadaného filtru jsou vybrány příslušné účetní zápisy, butonem Tisk je uživateli dána možnost
vybrat jednu z mnoha sestav, které tu jsou k dispozici. Pro výběr má uživatel k dispozici :
V zaškrtávacím poli označit požadovaný typ dokladu
Řada
pro výběr (F5) požadovaných řad, výběrové pole Jen/Bez určuje, zda vybrané řady budou do výpočtu zahrnuty nebo
z něj vyloučeny
Typ
výběr lze omezit jen na daný typ dokladu, například na kredity bankovního výpisu
ID firmy
výběr (F5) z číselníku firem, do sestavy budou vybrány položky těch dokladů, které mají v hlavičce shodné ID
odběratele/dodavatele se zadaným ID
Účet
výběr účetních položek lze omezit na jediný účet nebo skupinu účtů, pro definování skupiny účtů se používá tzv.
hvězdičková konvence (pokud chci vybrat všechny účetní zápisy na účtech se syntetikou 311, do pole účet pořídím
údaj 311* )
Středisko
má význam pouze tehdy, účtuje-li se na střediska
Datum od-do
výběrem dnů se sestava omezí na zadaný časový interval
Doklad od-do
pokud je označeno zaškrtávací pole Výběr dle dokl., nezadává se časový interval, ale interval od čísla dokladu do
čísla dokladu
Pouze opravné doklady
sestava je vytvářena pouze z opravných dokladů (např. časové rozlišení FP)
Použít DPH dodavatele
u sestav nad přijatými fakturami, účetní položky se vybírají podle dne zdanitelného plnění dodavatele, nikoli podle
dne uplatnění DPH
Po odsouhlasení zadaného filtru se provede výběr účetních položek podle zadaných kritérií. K dispozici jsou tyto
sestavy :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
účetní sestava
- tříděná účtem, stranou obratu a datem
celkový přehled - tříděná číslem prvotního dokladu
kumulovaná účetní sestava – sumarizuje pohyby na účtech a stranách obratu
rekapitulace po účtech – sumarizuje pohyby na účtech podle účtu, strany obratu a kódu DPH
účetní opis – rekapitulace účetních pohybů podle dokladů
likvidace – rekapitulace účetních pohybů podle střediska, strany obratu a účtu
sestava po účtech - účetních pohybů podle střediska, strany obratu a účtu
středisko a účet – sumární přehled obratů podle střediska, účtu a strany obratu
sestava po ID a účtech – detailní sestava dle ID odběratele/dodavatele a účtu
sumy po ID a účtech - sumární sestava dle ID odběratele/dodavatele a účtu
13. Daň z přidané hodnoty
Program Finance eviduje u dokladů položky daně z přidané hodnoty, DPH. Evidence je úplná a dostačuje
potřebám daňového hlášení. Znamená to, že veškeré podklady pro daňové hlášení se dají získat z programu Finance,
kontrola na správnost účtování se provádí kontrolou v účetnictví. Rozhodné datum pro zařazení do daňového hlášení
je datum zdanitelného plnění.
Prvním krokem k práci s DPH je nastavení Číselníku daňových skupin. Informace o něm jsou v kapitole
Číselníky. Obecně platí, že pořídíme tolik daňových skupin, na kolik hodláme rozdělit doklady pro účel daňového
hlášení. Číselník daní by měl obsahovat kódy daně pro účely osvobození od daně, kódy pro sníženou a základní daň.
Ve firmách, které obchodují s partnery v EU, se doporučuje pořídit další kódy daní pro pořízení reverzní daně na
přijatých fakturách. Dalšími kódy daně odlišit na vydaných fakturách fakturaci služeb od fakturace zboží pro případ
souhrnného daňového hlášení.
Speciální kódy daně jsou určeny pro účtování zálohových daňových faktur.
Kdykoli dojde v budoucnu ke změně daňové sazby, bude stačit pořídit tuto sazbu do číselníku a celý program
včetně daňových hlášení ji akceptuje.
Daňové položky jsou součástí většiny finančních dokladů. U faktur vydaných se každá položka faktury zařadí do
příslušné daňové skupiny. Po pořízení všech položek se doklad sečte a vytvoří se souhrn po daňových skupinách.
Tyto daňové věty jsou přístupné z detailu faktury přes buton Daně.
U faktur přijatých se pořizuje přímo rozpis faktury podle daňových skupin. Daňové položky jsou přístupné přes
buton Daně.
U pokladny se daňové položky vyskytují jen u některých položek. Rozhoduje o tom příznak Daň v typech
pokladních operací. Pokud je nastaven na Ano, jsou daňové položky přítomny. Datum rozhodné pro zařazení do
daňového hlášení je datum platby.
Daňové položky se mohou vyskytnout i u bankovních výpisů a to u debetních položek. Je to možné tehdy, pokud
příznak Povolit daňové položky u BV v definičním souboru financí je nastaven na Ano. Položky jsou přístupné
přes buton Daně.
Výstupy podle daní se objevují v mnoha saldokontech, pro potřeby výkazů je nejvhodnější volba Daňové
hlášení a Souhrnné daňové hlášení.
13.1. Daňové hlášení
Vytváření nového a rekapitulace starých daňových hlášení je přístupné z menu Faktur vydaných – Daňové
hlášení dokladové.
Butonem Nové a po zadání rozsahu a výpočtu se otevře okno se seznamem dokladů spadajících do zadaného
daňového období.
Zde lze vytisknout řadu sestav potřebných pro vyplnění oficiálního daňového hlášení. Seznam dokladů zůstane
zachován a lze ho znovu otevřít bez nutnosti dalšího výpočtu. Nový výpočet je nutný při změně rozsahů, nebo při
úpravách prvotních dokladů.
Je možné zadat následující rozsahy :
Faktury vydané a řady faktur
Zaškrtnutím lze faktury vydané zařadit do výběru, pokud se uvedou konkrétní řady, jsou zahrnuty do výběru jen
faktury z těchto řad. Do výběru jsou zahrnuty pouze faktury a dobropisy.
Faktury přijaté a řady faktur
Zaškrtnutím lze faktury přijaté zařadit do výběru, pokud se uvedou konkrétní řady, jsou zahrnuty do výběru jen
faktury z těchto řad. Do výběru jsou zahrnuty pouze faktury a dobropisy. Zálohové faktury zahrnuty nejsou.
Pokladna a pokladní knihy
Zaškrtnutím se zařadí pokladna do výběru
Banka a Číselné řady banky
Zaškrtnutím se zařadí Banka do výběru.
Interní doklady
Zaškrtnutím se zařadí interní doklady do výběru.
Rozlišit daňové oblasti
Zaškrtnutím se budou samostatně sčítat doklady s daňovou oblastí Cizina a Domácí.
Členit cizinu dle data přechodu hranic.
Speciální volba, měla by zůstat nezatržena.
Datum Od, Datum Do
Interval pro zařazení dokladů do daňového hlášení. Většinou jeden měsíc.
Výpočet se spustí přes buton Výpočet, po jeho provedení lze seznam dokladů, které splňují daná kriteria zobrazit
přes buton Zobrazení. Seznam obsahuje Typ dokladu, jeho číslo a základy a daně v jednotlivých daňových
skupinách. Ze seznamu se dají vytisknout následující sestavy :
•
Sumář daňových skupin
•
Sumář dokladů
•
Výpis daňových skupin – daně jsou seskupeny podle kódu daně
•
Výpis tři daňových skupin – daně jsou seskupeny podle hodnoty daně
•
Výpis čtyř daňových skupin – daně jsou seskupeny podle hodnoty daně
•
Kontrolní sestava – lze stanovit toleranci pro výpočet
•
Přiznání DPH – oficiální formulář finančního úřadu, automaticky se vyplní spočítanými hodnotami .
Pouze při prvním použití je prázdný a je potřeba pomocí klávesy F5 do jednotlivých polí vybrat příslušné
definice
Detail Daňového hlášení
Z detailu DPH lze hlášení exportovat přímo na portál daňové správy.
Taktéž lze exportovat výpisy evidence přenesené daňové povinnosti pro daňové účely.
13.2. Souhrnné daňové hlášení
Souhrnné daňové hlášení se podává měsíčně a rekapituluje korunový objem vývozů zboží do států EU za
jednotlivé plátce daně. Pro výběr je směrodatné datum zdanitelného plnění faktur. Pokud se na fakturách kromě
zboží současně vyskytují vyfakturované i služby, měly by být pořizovány se speciálním kódem daně , odlišným od
kódu daně zboží. Při zadávání kritérií výběru se pak udávají kódy daní zboží.
Jinou variantou je fakturování zboží a služeb v různých fakturačních řadách. Pak se ve filtru pro výpočet
souhrnného hlášení vyjmenují řady, které obsahují zbožové faktury. Princip zpracování souhrnného daňového
hlášení je stejný jako u měsíčního. Podle zadaných kritérií se provede výpočet a v zobrazení je možná editace
spočtených údajů. Souhrnné hlášení lze exportovat přímo na portál daňové správy..
13.3. Vedení evidence a výpis z evidence pro daňové účely dle § 92a zákona o DPH
- Přenesená daňová povinnost
Pro evidenci dokladů účtovaných v režimu přenesené daňové povinnosti je potřeba, aby byly v číselníku daní
zavedeny speciální kódy daně pro přenesenou daňovou povinnost. Doklady musí obsahovat informaci o
odběrateli/dodavateli (stačí ID firmy), v položkách v poli „Další identifikace“ kód sazebníku dle §92a zákona o
DPH a údaj o hmotnosti, pokud je nutno jej vyplňovat. Jinak lze použít zjednodušený způsob pořizování kódu, kdy
se přiřadí příslušnému kódu daně a na dokladech se již pořizovat nemusí.
U vydaných faktur musí být nejlépe v poznámce informace o tom, že se jedná o doklad vystavený v režimu
přenesené odpovědnosti a výše obvyklé daně, které se předmět plnění týká.
Při výpočtu hlášení DPH se zadají nulové kódy daně určené pro přenesenou daňovou povinnost :
V případě, že se v daňovém hlášení vyskytují případy účtování v režimu přenesené daňové povinnosti, je nastaven
příznak existence podkladů pro přenesenou daňovou povinnost dodavatele/ odběratele :
K dispozici jsou podklady k výpisům z evidence pro daňové účely, které se dají přímo z aplikace Finance předat na
portál daňové správy.
Případné chyby lze opravit ještě ve Financích v podkladu pro výpis nebo přímo na portálu daňové správy :
13.4. Kontrolní hlášení DPH
Kontrolní hlášení DPH slouží správcům daně k získání informací o realizovaných transakcích mezi plátci daně a
jejich efektivní kontrole. V žádném případě nenahrazuje standardní hlášení DPH, naopak z něj vychází.
Z tohoto důvodu přibývá při pořizování daňových dokladů povinnost vyplňovat další identifikační údaje
potřebné pro párování údajů dodavatelů a odběratelů. Jednak jde o evidenční číslo daňového dokladu, což je celý
variabilní symbol včetně všech alfanumerických znaků a speciálních znaků (POZOR i mezera je znak !!!). Dále jde
o údaje o plněních ve zvláštním režimu, údaje o přijatých a uskutečněných plněních v režimu přenesené daňové
povinnosti, podle §44 označovat dlužníky v insolvenci. Na základě těchto údajů a výpočtu hlášení DPH dojde
k automatickému naplnění následující tabulky :
Obsah jednotlivých oddílů je popsán v § 100 odst. 1 ZDPH. Pomocí tlačítka „Export Daňový portál“ se vygeneruje
výstup, který se standardním zpracuje na portálu daňové zprávy.
14. Intrastat
Modul Finance obsahuje mechanismy pro vytvoření a případné předání výkazu Intrastatu internetem. Firmy,
které splní vykazovací povinnost pro Intrastat, si mohou z údajů pořízených v modulu Finance vytvořit podklad pro
tento výkaz.
Při pořizování faktury přijaté/ vydané se v případě, že faktura je v daňové oblasti EU, zpřístupní v pravé části
obrazovky pole pro pořízení údajů potřebných pro výpočet Intrastatu. Údaje se buď inicializují automaticky podle
kódu intrastatu, který je přiřazen k dané číselné řadě v číselníku dokladových řad, nebo se pořizují ručně. Jde o kódy
Druh dopravy, Kód transakce, Dodací podmínky, Kraj původu/ Stát odeslání a Stát původu, které lze buď jednotlivě
vybrat z číselníků nebo pomocí butonu V.Intrastat, kde si lze vybrat předefinovanou kombinaci těchto parametrů,
dále Datum zařazení a Položky, kde se doplní případně upraví údaje o kódu TARIC a hmotnosti. Pokud se faktury
vydané vystavují buď z modulu Zásoby nebo používají jeho ceník pro pořizování položek faktury, je možno kód
TARIC a hmotnost přiřadit jednotlivým ceníkovým položkám.
Vlastní zpracování výkazu Intrastatu se provádí ve volbě Faktury vydané – Intrastat – Přijetí – Odeslání. Podle
údajů pořízených na fakturách se sumarizují údaje pro jednotlivé kódy TARIC. Pro výpočet hodnot Intrastatu se
zadává měsíční kurz měny pro výpočet cla, který zveřejňuje Generální ředitelství cel. Veškeré vypočtené údaje lze
opravit a doplnit. Podle těchto údajů se tiskne oficiální formulář Intrastatu. Pořízené údaje lze v elektronické podobě
přímo předat na celní portál. Buď se exportují jako soubor ve formátu csv – pro aplikaci Intrastat On Line (buton
Exp CSV, nebo ve formátu pro aplikaci IDES –buton Exp IDES. V obou případech se příslušné soubory vytvářejí
v adresáři EXPIMP (viz kapitola 18.1 Doporučená adresářová struktura)
15. Faktoring
Pro získání flexibilního financování nabízejí banky službu Factoring, která umožňuje firmě zlepšit finanční
plánování cash-flow. Pomocí faktoringu poskytuje banka rychle klientovi prostředky za postoupené pohledávky.
Magis umožňuje sledovat postoupené pohledávky a pomocí elektronické komunikace je do banky předávat.
Zpětně lze načítat a zpracovávat avíza o provedených platbách. Kromě evidence postoupených pohledávek a avíz je
v Magisu zapracováno účetní sledování každého faktoringového případu.
Funkce pro zpracování Faktoringu jsou ve Financích v Faktury vydané-Exporty importy faktur –Export faktur
pro Faktoring/Import Avíza Faktoring/Úpravy souboru Faktoringu.
Prvním krokem je postoupení pohledávek faktoringové společnosti - Export faktur pro Faktoring :
Pro výběr faktur se zadá časový rozsah, ze kterého se budou vybírat nezaplacené faktury se zdanitelným plněním
spadajícím do tohoto rozsahu. Rozsah lze také omezit na určité firmy, výběr lze provádět podle ID firmy nebo podle
IČA. Pokud firmy nejsou zadány, jsou vybrány všechny faktury podle data:
Při prvním použití funkce faktoringu je nutno nastavit pomocí butonu Nastav parametry exportu (viz obrázek výše zeleně označené parametry) a případného účtování případu (viz obrázek výše - červeně označené parametry). Pokud
jde jen o elektronické předávání pohledávek, stačí vyplnit zeleně označené parametry, pro účtování faktoringu je
třeba nastavit červeně označené parametry.
V levé části obrazovky jsou dva sloupce zaškrtávacích polí. První obsahuje informaci o postoupení pohledávky,
datum postoupení je na konci řádku vpravo, druhý sloupec slouží obsluze k označování dokladů, které budou
aktuálně předány k postoupení. Pomocí butonu Export se provede vytvoření exportního souboru (na cestě
%MgCestaFaktoring%) a automaticky se zapíše do nastavené řady interních dokladů ke každé faktuře interní
doklad, kterým je uhrazena. Pohledávka se přesouvá na tento interní doklad.
Druhým krokem je Import Avíza Faktoring. Soubory avíz (stažené z portálu faktoringové společnosti nebo získané
jinak) se uloží do adresáře, kterému je přiřazena cesta %MgCestaFaktoring%. Opět při prvním použití je třeba
pomocí butonu Nastav nastavit parametry importu a vytváření
16. Pobočkové zpracování
Často se stává, že firma má detašované pracoviště, na kterém zpracovává část finanční agendy, kterou je nutno
přenášet do centra. K tomuto účelu slouží funkce Export/Import jednotlivých dokladů, které se nacházejí v každé
jednotlivé agendě a provádějí se po jednotlivých řadách resp. v agendě Faktur vydaných lze export/import provádět
podle odběratele za vybrané zdanitelné období a řadu.
K hromadné migraci prvotních dokladů slouží funkce Hromadné Exporty Importy. Jednotlivé řady je nutno
označit jako exportní/importní a nastavit směr toku dat, zda bude exportní nebo importní. Z číselníku poboček
(EXP/IMP- Hromadné Exporty Importy – Seznam poboček )se ke každé řadě přiřadí příslušný kód pobočky.
V definice exportu (EXP/IMP- Hromadné Exporty Importy- Definice Ex-Importu) se určí jednak přípona
přenášených souborů (DAT,EXP) a typ importu/exportu úhrad (finančních vazeb) dokladů. Lze přenášet informaci o
úhradě dokladu bez připárovaného dokladu, přenášet jen finanční vazby, povolovat/ zakazovat duplicitu finančních
vazeb. Vlastní funkce se spouští volbami Provedení Exportu, Provedení Importu. V adresáři určeném pro
Export/Import se vytvoří soubory s příponou DAT resp. EXP, které lze již jakoukoli formou (disketa, CD, e-mail)
předat dál.
Speciální případem migrace dat, je export faktur vydaných ve formátu EDI. Tato funkce je přístupná ve volbě
Faktury vydané – Exporty Importy faktur – Export faktur EDI.
17. Otevření nového roku
Před otevřením nového roku a založením nových řad se doporučuje provést nejprve otevření nového roku
v účetnictví.
Ve volbě Číselníky- Číselné řady dokladů se butonem Nastav provede automatické vygenerování dokladových
řad pro nový rok včetně s případným propojením na textové formuláře a inicializací ON Line účtování. V případě
standardního číslování dokladových dojde i k nastavení správných počátečních čísel, v opačném případě je nutno
čísla pořídit ručně. Platí zásada, že v rámci jednoho typu dokladu se nesmí čísla překrývat. Buton Kontrola by měl
případné chyby odhalit.
Pokud se účtuje ON LINE, provádí se otevření účetních dávek pro nové období ve volbě Číselníky – Nastavení
On-line účtování - Řízení On-line účtování po výběru roku. Butonem Generace se provede propojení s účetnictvím
a butonem OtevřítM se zpřístupní pořizování prvotních dokladů do jednotlivých účetních období se současným
založením účetních dávek.
Posledním krokem je nastavení počátečního stavu pokladny. V nové pokladní řadě musí být pořízena alespoň
jedna položka (třeba fiktivní, která se po nastavení počátečního stavu zruší), pak je přístupný buton Závěrky. První
závěrka je počáteční stav.
18. Archiv uzavřených dokladů
Po několika letech dochází k naplnění databáze údaji, ke kterým není již potřeba se vracet. Jsou to např. staré
bankovní výpisy, příkazy k úhradě, pokladní položky z předchozích let. Pro lepší orientaci v datech lze uzavřené
případy převést do archivu. Archivní funkce jsou přístupny po přidělení příslušného práva ve volbě EXP/IMP –
Archivní funkce. Do archivu se přenášejí záznamy z řad označených ve volbě Nastavení řad pro archivaci, zde se
určí, které řady se budou zálohovat zvolením příznaku A v poli Řadu archivovat. Písmeno A v poli Archivovat
neuzavřené přenese do archivu i ty doklady, které nejsou uhrazeny. Rozhodující datum pro stanovení stavu úhrady
dokladu se nastaví ve volbě Nastavení definice Archivu, kdy se stanoví datum poslední úhrady dokladu. Vlastní
archivace se spouští ve volbě Provedení archivace.
POZOR !!! Tato funkce je časově náročná. Doporučuje se spustit v době mimo hlavní provoz systému. Data
splňující nastavené parametry se zapíší do databáze uložené v adresáři pro archiv určené, z databáze pracovní se tyto
záznamy vymaží. Protože se někdy stává, že archivované doklady je třeba vrátit zpět do pracovní databáze, např.
z důvodů statistik, slouží k tomu obdobná funkce Provedení odarchivace, která podle nastavených řad vrátí doklady
do pracovní databáze. Pro přepínání mezi archivem a pracovní databází slouží horké klávesy CTRL A nebo volba
EXP/IMP – Archivní funkce -Přepínání Archiv Ostrá data.
19. Instalace, parametry aplikace, vedení agendy více firem, tisky
19.1. Doporučená adresářová struktura
Instalaci IS MAGIS provádějí pracovníci firmy DATA Software, přesto poučený správce systému může instalaci
provádět sám. Doporučuje se dodržovat tuto adresářovou strukturu (pro jednu firmu) :
MAGIS
CTL – obsahuje aplikace, soubory s příponou mcf
CTLPARAM – obsahuje soubory pro konfiguraci vzhledu aplikací, tisk, kódování češtiny (*.atr, *.att,
*.cz1,2, *.eng, *.par
DOKUMENT - dokumentace IS MAGIS, *.doc
EXPIMP – soubory pro přenos dat při distribuovaném zpracování, soubory pro přenos do účetnictví při offline účtování, soubory pro tisk štítků
FAKTORING – exportní/importní soubory pro elektronickou komunikaci s faktoringovou společností
FINANCE
DATA – datové soubory aplikace financí
FINARCH – archivované datové soubory financí
FORMULAR – textové formuláře *.frm
GFORMUL – grafické formuláře *.doc, *.htm
HLP – soubory kontextové nápovědy *.chm
IMAGE - *.bmp, *.jpg, obraz listů hlášení DPH
MAGIC9xx – soubory magicu ver. 9
MAJETEK – společné soubory pro aplikaci majetek, parametry
DROBNY –spol. soubory pro drobný majetek
HM – drobný hmotný majetek
NE – drobný nehmotný majetek
INVEST –spol. soubory pro investiční majetek
HM – investiční hmotný majetek
NE – investiční nehmotný majetek
LEASING
PARAM
SESTAVY
PRACADR
STANICE1
FINANCE – magic.ini
UCET– magic.ini
ZASOBY– magic.ini
MAJETEK– magic.ini
STANICE2
..
SCAN – zdrojové obrazy došlých faktur
SPOLECNY – společné datové soubory pro všechny aplikace, např. číselník daní, firem, kurzovní lístek
apod.
UCET
DATA02 – účetní data roku 2002
DATA03 – účetní data roku 2003
ZASOBY
001_HOM – data skladu 001
002_HOM – data skladu 002
Zvýrazněné/ podtržené adresáře používá aplikace financí.
Pro vedení agendy více firem je třeba fyzicky oddělit adresáře financí, účetnictví, majetku a skladů, adresář
SPOLECNY mohou používat všechny firmy. V souboru MGPARAM bude tolik sad parametrů, kolik je
zpracovávaných firem, lišit se budou číslem podniku. Přepínání mezi daty jednotlivých firem se ve Financích
provádí z volby Systém – Změna podniku/divize .
19.2. Obecné parametry aplikace
Jak bylo v předchozím textu mnohokrát zmíněno, jsou vlastnosti aplikací IS MAGIS parametrizovány. Veškeré
parametry jsou nadefinovány v souboru MGPARAM.DAT. Ten je umístěn v adresáři určeném logickou cestou
%MgCestaParam% v magic.ini příslušné pracovní stanice, nejčastěji je to adresář SPOLECNY. Po spuštění každé
aplikace se tyto parametry načítají do definičních souborů jednotlivých aplikací a tak ovlivňují zpracování dat.
Každý parametr je jednoznačně v souboru MGPARAM.DAT identifikován svým kódem a kódem podniku,
kódem divize a kódem skladu. To znamená, že lze použít různé parametry pro různé podniky, divize, sklady, to
znamená, lze jednou instalací vést agendu několika firem. Nejvyšší platnost má parametr s nenulovým kódem
skladu, divize a podniku, pokud neexistuje, platí parametr s nenulovou divizí a podnikem, dále s nenulovým
podnikem. Nejnižší platnost má parametr s nulovým podnikem, divizí a skladem.
Seznam parametrů používaných aplikací Finance je v následujících tabulkách :
Kód param
Fi1010
Fi1012
Fi1014
Fi1016
Fi1020
Fi1021
Fi1022
Fi1023
Fi1024
Fi1025
Fi1026
Fi1027
Fi2002
Fi2004
Fi2010
Fi2012
Fi2014
Fi2016
Fi2018
Fi2020
Fi2022
Fi2024
Fi2026
Fi2030
Fi2032
Fi2034
Fi2036
Fi2038
Fi2040
Fi2042
Název parametru
%FiCestaSestav%
%FiCestaImport%
%FiCestaArchiv%
%FiCestaHelp%
%FiCesta0100BV%
%FiCesta0100PU%
%FiCesta5100BV%
%FiCesta5100PU%
%FiCesta2600BV%
%FiCesta2600PU%
%FiCesta5500BV%
%FiCesta5500PU%
Maska ceny cizí za doklad
Maska kurzu měn
Provádět kontaci dokladů
Tvrdá kontrola zaúčtování dokladů
Použít číselník z účta pouze off-line
Členit kontaci do zakázek pouze off-line
Členit kontaci do činností pouze off-line
Členit kontaci do daň.skupin pouze off-line
Kontrola MD,DAL pouze off-line
Opravovat zaúčtované doklady
Jednoduché účetnictví
Povolit saldo v cizí měně
Povolit daňové položky BV
Povolit daňové položky u cizí pokladny
Povolit odbytová skupina FV
Povolit odbytová skupina FP
Povolit odpovědnost platby FV
Povolit odpovědnost platby FP
Fi2044
Fi2046
Fi2048
Fi2050
Fi2052
Fi2054
Fi2056
Fi2058
Fi2060
Fi2062
Fi2064
Fi2068
Fi2070
Fi2072
Fi2076
Fi2078
Fi2080
Fi2116
Fi2118
Fi2120
Fi2122
Povolit další údaje položek FV
Povolit příznak materiálových FP
Povolit položky položek pokladny
Počet dnů nahlášení starého dokladu
Povolit zamčení dokladu do data
Formát ID zboží pro tisk
Povolit výpočet daně FV prodej
Kód firem pro zvláštní úpravy-nahrazen parametrem Sp4008
Maska data pro tisk dokladu
Konstantní symbol
X povolit opravu data ZP on-line dokladu
Povolit při párování úpravu saldokontních účtů BV a PO
Povolit zjednodušenou kontaci on-line pokladny
Povolit sledování událostí
Povolit schvalování FP – volitelné hodnoty :_,A,N,P
Povolit zpracování splátek
Otočení kontace přijatých faktur
Seznam saldokontních účtů FV (oddělený čárkami) , pokud není
vyplněn, jsou za saldokontní účty považovány účty 311, 395, 325,
379
Seznam saldokontních účtů FP (oddělený čárkami) , pokud není
vyplněn, jsou za saldokontní účty považovány účty 321, 395, 315,
379
Zapnout zobrazení cizí měny v seznamu FP
Blokace FV ze zásob
Zpřístupnění kódu kontace v hlavičce FP
Rozšířená kontace BV- použití typů bankovních operací a
pravidel jejich použití
Typ zpracování daň.hlášení S-staré, N-nové, O-obě
Kontrola smluv Papírna A-ano, N-ne, P- povinně
Umožněny položky FP
Omezení modifikace FP
Omezení modifikace FV
Omezení modifikace BV
Pořizování FV-inicializace pole další identifikace kódem zakázky
Označení implicitní měrné jednotky
Pořizování interních dokladů pro vykazování DPH dle §89 /
cestovní agentury
Zapnutí exportu FV – speciální funkce pro konkrétního zákazníka
Automatická archivace tisků FV(pdf)
Intrastat-dotažení kódu KN z ceníku nikoli z další identifikace
položky
Rozšířená kontace FP z položek faktur
Zapnutí zobrazení kreditních informací vypočtených v CRM
Zjednodušené pořiz. kódu sazebníku dle § 92a zákona o DPH
Kód param
Sp0000
Sp0000
Sp0000
Typ
NazevP
NazevD
NazevS
Fi2082
Fi2084
Fi2086
Fi2088
Fi2090
Fi2092
Fi2094
Fi2096
Fi2098
Fi2100
Fi2102
Fi2104
Fi2106
Fi2108
Fi2110
Fi2112
Fi2114
Název parametru
Název instalace podniku
Název divize
Název skladu
Obvyklá hodnota
Instalace MAGIS
Instalace MAGIS
Instalace MAGIS
Sp0001
Sp1001
Sp1002
Sp1003
Sp1004
Sp1005
Sp1006
Sp1007
Sp1008
Sp1009
Sp1010
Sp1011
Sp1012
Sp1013
Sp1014
Sp1015
Sp1016
Sp1017
Sp1018
Sp1019
Sp1020
Sp1021
Sp1022
Sp1023
Sp1024
Sp1025
Sp1026
Sp1027
Sp1028
Sp1029
Sp1031
SpRGHT
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
Sp1032
Sp1033
Sp1034
Sp1035
Sp1036
Sp1037
Sp1038
Sp1039
Sp1040
Sp1041
Sp1042
Sp2001
Sp2002
Sp2003
Sp2004
Sp2005
Sp2006
Sp2007
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
uživatelská práva
..\..\..\spolecny\usr_std.eng
%MgCestaSpol% - Databáze společná
..\..\..\spolecny\
%MgCestaUcet% - Databáze účetnictví
..\..\..\ucet\data03\
%MgCestaFinance% - Databáze finance
..\..\..\finance\data\
%MgCestaSklad% - Databáze skladu
..\..\..\zasoby\001_hom\
%MgCestaMajInv% - Databáze majetku INV
..\..\..\majetek\invest\
%MgCestaMajDrob% - Databáze majetku DROB
..\..\..\majetek\drobny\
%MgCestaMzdy% - Databáze mezd
%MgCestaFormular% - Formuláře dokladů
..\..\..\formular\
%MgCestaMagic% - Adresář magicu
..\..\..\magic940\
%MgCestaImag% - Adresář image
..\..\..\image\
%MgCestaCenik% - Cesta k ceníku
..\..\..\zasoby\001_hom\
%MgCestaObjednavky% - Cesta k objednávkám
..\..\..\zasoby\001_hom\
%MgCestaRozvoz% - Cesta RL, řidiči
..\..\..\zasoby\
%MgCestaExport% - Adresář pro export a import
..\..\..\expimp\
%MgCestaVyroba% - Cesta výroba - KAPPA, WALKI ..\..\..\zasoby\
%MgCestaPalety% - Cesta obaly
..\..\..\zasoby\
%OpCestaData% - Cesta ŘETĚZY - výroba
..\..\..\zasoby\
%OPA% - Cesta SL.TVORBA - výroba
..\..\..\zasoby\
%OCCestaVyroba% - Cesta OCEÁN - výroba
..\..\..\zasoby\
%MgCestaGFormular% - Adresář grafických formulářů ..\..\..\Gformul\
%MgCestaFoto%
%MgCestaScan%
%MgCestaDokumenty%
%MgCestaMajInvHm%
..\..\..\majetek\invest\hm\
%MgCestaMajInvNe%
..\..\..\majetek\invest\ne\
%MgCestaMajDrobHm% - Databáze majetku DROB ..\..\..\majetek\drobny\hm\
%MgCestaMajDrobNe% - Databáze majetku DROB
..\..\..\majetek\drobny\ne\
%MgCestaMajLeasing% - Majetek leasing
..\..\..\majetek\leasing\
%MgCestaEDI% - Soubory Epitel
%MgCestaUcetC% - Databáze účetnictví - číselníky
..\..\..\ucet\
%MgCestaDokumentO% - Adresář dokumentů výr.
objednávek
%MgCestaAplic%
..\..\..\ctl\
%MgCestaMajRezervy%
%MgCestaImport%-čtečky
%FiCtlComp%
Fictl.kom
%ZwCtlComp%
Zwctl.kom
%MgCestaOp%
%OpAplikace%
APL\
%OpCompVer%
v9ver02.mff
%MgCestaSpuziv%
%DataScanView%ScanView.exe
Maska účtu
( Max. XXX XXX )
6A
Maska střediska ( Max. X5 )
4A
Maska činnosti ( Max. X3 )
###A
Maska zakázky ( Max. X12 )
XXXXXXXXXXXXA
Maska dokladu ( Max. X5 )
XXXXXA
Maska ceny za jednotku
N7.2Z
Maska ceny za doklad
N7.2Z
Sp2008
Sp2009
Sp2010
Sp2011
Sp2012
Sp2013
Sp3001
Sp3002
Sp3003
Sp3004
Sp3005
Sp4001
Sp4002
Sp4003
Sp4004
Sp4005
Sp4006
Sp4007
Sp4008
Sp4009
Sp4010
Sp4011
Sp4012
Sp4013
Sp4014
Sp4015
Sp4016
Sp4017
Sp4018
Sp4019
Sp4020
Sp4021
Sp4022
Sp4023
Sp4024
Sp4025
Sp4026
Sp4027
Sp4028
Sp4029
Sp4030
Sp4031
Sp4032
Sp4033
Sp4034
Sp4035
Sp4036
Sp4037
Sp4038
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpMA
SpDE
SpDE
SpDE
SpDE
SpDE
SpZA
SpZA
SpZA
SpZA
SpZA
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
SpKO
Maska supersoučtů
Maska ceny cizí
Maska PSČ
Maska DIČ
Maska částky za doklad cizí
Maska supersoučtů cizí
Délka kódu účtu
Délka kódu střediska
Délka kódu činnosti
Délka kódu zakázky
Délka kódu dokladové řady
Zaokrouhlení ceny
Zaokrouhlení dokladu
Zaokrouhlení DPH
Kód daň. skupiny pro zaokr. dokladu 0%
Kód daň. skupiny pro zálohy 0%
Hodnota konst. symbolu pro fakturaci (FV)
Kodnota kódu měny
Kód firmy pro zvláštní úpravy
Způsob tisku dokladů
Konstantní symbol u FP
Způsob překódování češtiny do Excelu
Zobrazit volné zálohy při pořízení FV
Zobrazit volné zálohy při pořízení FP
Zkrácení stránky při tisku FV (800)
Počet kopií prod. dokl. grafický tisk
Počet kopií FV grafický tisk
zaokrouhlení cizí měny
Kód snížené daně pro zaokrouhlení
Kód základní daně pro zaokrouhlení
Metoda zaokrouhlení dokladu
Implicitní kód dod. podmínek pro Intrastat
Implicitní způsob dopravy pro Intrastat
Implicitní povaha transakce pro Intrastat
Kód snížené daně pro zálohové faktury
Kód základní daně pro zálohové faktury
Hospodářský rok
Typ tvorby pdf dokumentů (_,602)
Zápis do souboru událostí (A,N)
Povolení výběru měrných jednotek z číselníku
Zapnutí přechodu na novou měnu (EUR)
Měna 2 (EUR)
Kurz měny 2
Zpětný kurz měny 2
Platnost měny 1 DO
Platnost měny 2 OD
Obě měny OD
Obě měny DO
Spotřební daň
N9.2Z
N6.4Z
6
5
3
12
5
2
1
1
DZ
ZL
8
CZK
P
308
L
A
N
N6.4Z
D1
D2
,A,B,
Z1
Z2
,A,N
,602,BULL
,A,N
,A,N
,A,N
,A,N
Sp9001
Sp9002
Sp9003
Sp9004
Sp9005
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
SpLOG
%MgCestaReadW% - Prohlížeč sestav pro WIN
%MgCestaRead% - Prohlížeč sestav pro DOS
%MgCestaEdit% - Editor pro dos
%MgCestaEditW% - Editor pro windows
%MgCestaPosta% - Správce pošty
Sp9006
Sp9007
SpLOG
SpLOG
%MgCestaExplorer% - Správce pošty
%MgCestaGenSestav%
C:\progra~1\intern~1\iexplore.
exe
..\..\..\spolecny\view.exe
..\..\..\spolecny\view.exe E
..\..\..\spolecny\view.exe E
..\..\..\spolecny\datamail.exe
C:\progra~1\intern~1\iexplore.
exe
Nepovinné údaje pro finance
Přístup k parametrům Magisu je chráněn přístupovým právem, které je určeno správci sítě. Ve volbě Systém –
Systémová údržba - Seznam parametrů MAGIS se dají parametry opravovat, pro novou firmu lze z volby Systém –
Systémová údržba - Kontrola a generování MGPARAM vygenerovat parametry podle vzoru.
19.3. Seznam uživatelských práv
Všichni uživatelé aplikace musí být nadefinování v seznamu uživatelů aplikace a musí mít přidělena příslušná
práva. Pomocí práv lze nastavovat rozsah práce pro uživatele. Uživatele a práva definuje správce systému.
Název práva
Privilegované funkce
Faktury Vydané prohlížení
Faktury Vydané úpravy
Faktury Vydané omezení řad
Faktury Vydané omezení storna
Banka prohlížení
Banka úpravy
Faktury přijaté prohlížení
Faktury přijaté úpravy
Faktury přijaté omezení řad
Faktury přijaté omezení storna
Schvalování FP
Nastavení schvalování FP
Pokladna prohlížení
Pokladna úprava
Pokladna omezení řad
Příkazy prohlížení
Příkazy úpravy
Nastavení číselníku
Právo k předkontaci
Prává k párování plateb
Import – export
Import faktur Řetězárna
Import faktur APLS
Home banking
Právo Karton
Likvidace faktur
Práce se zálohovými fakturami
Textový export do účetnictví
Zápočty Úpravy
Zápočty Prohlížení
Haléřové a kurzové vyrovnání
Odbytové skupiny, vymahači
Blokování odběratelů
Prohlížení nové předkontace
Úpravy nové předkontace
Opravný doklad nové
Kód
PF1111
FVP
FVU
FVOM
FVOMS
BVP
BVU
FPP
FPU
FPOM
FPOMS
SCHFP
SCHFPN
POP
POU
POOM
PUPR
PUUP
NAC
PRP
PPA
IEP
IMR
IMA
HBA
ZIP
LIK
ZAL
EXV
ZAP
ZAC
HAL
VYMAH
BLOKO
NKPR
NKUP
NKOP
*
**
**
**
**
**
***
***
***
předkontace
Seznam firem prohlížení
Seznam firem úpravy
Právo Archivovat
Přepínat Archiv
Právo prohlížet archiv
Právo k Importu dávkovému
Právo individuální sestavy
Import FV Tatrasoft
Správa pohledávek
Interní Prohlížení
Interní Omezení Řad
Smlouvy Papírna
Úprava poznámek FV
Úprava částek PÚ
FIRMP
FIRMU
ARCHA
ARCHP
ARCHB
IMPDAV
INDIVID
TATRA
SPRAP
IDP
IDOM
SMLPAPX
POZPAPY
CASPAPX
**
*
Funkce je určena správci systému, slouží k nastavování tisků, prohlížení a úpravám v hlavních datových
souborech, nastavování parametrů aplikace apod. V žádném případě nesmí být přístupna běžnému uživateli.
**
Pokud má uživatel nastaven jedno z těchto práv, musí mít vyjmenovány řady, ke kterým má povolen
přístup. Seznam povolených řad se definuje nad seznamem uživatelů. Nad příslušným uživatelem se klávesami
CTRL P rozevře textové okno vlastností daného uživatele, do kterého se ve tvaru DDKKRR zapíše seznam
povolených řad. (DD znamená druh dokladu, tedy FV,FP nebo PO, KK znamená kód řady, je-li jednoznaková, musí
být jako druhý znak použita mezera, a RR je rok řady, např. 25 )
***
Novou předkontací se rozumí práce s on line předkontací.
Tisky, nastavení formulářů, generátor sestav
Veškeré tisky v systému jsou s ohledem na technické vybavení pracoviště uživatele naprogramovány tak, aby
bylo možno požívat jak jehličkové tak i laserové a inkoustové tiskárny. Pro jehličkové tiskárny je doporučeno
používat znakové (textové) tisky, pro ostatní tiskárny grafické. Pro tiskárny, které budou tisknout znakově, je nutno
v aplikaci nastavit parametry a převodníky pro tisk (volba Systém – Systémová údržba – Seznam Tiskáren). Soubory
řídících znaků jsou obvykle umístěny v adresáři CTLPARAM, mají příponu ATR. V tomtéž adresáři se nacházejí
soubory ATT pro převod zdrojového textového výstupu do jiného kódování - pole Native File – tento údaj je
volitelný. Povinné údaje jsou název tiskárny, soubor řídících znaků, délka stránky a tiskárna, která se vybírá
(klávesou F5) ze seznamu tiskáren systému.
Grafické tisky dokladů jsou rozděleny na pevný grafický tisk, který je pevně naprogramován a není uživatelsky
modifikovatelný, na grafický tisk HTML, který používá předdefinované formuláře a na grafický tisk používající
jako formulář šablonu vytvořenou ve Microsoft Wordu. Grafické formuláře jsou umístěny v adresáři GFORMUL,
HTML formuláře mají příponu HTM, wordovské příponu DOC.
Pro znakový tisk jsou formuláře umístěny v adresáři FORMULAR s příponou FRM. Editovatelné jsou externími
textovými editory nebo přímo z aplikace financí z volby Systém – Systémová údržba – Editace formulářů, kde lze
editovat vybraný formulář nebo vybrané řadě přiřadit individuální formulář.
Znakové sestavy se ukládají v pracovním adresáři stanice a jsou přístupny k dalšímu nahlédnutí přes archiv
tiskových souborů přístupný ve volbě Systém- Systémová údržba .
I přes velký výběr hotových sestav někdy vzniká požadavek na zcela individuální sestavu. Za tímto účelem byl
do aplikace zabudován generátor sestav. Generátor sestav je nutno inicializovat pro každou stanici, na které se
sestavy vytvořené v generátoru sestav budou používat. Inicializace generátoru sestav se provádí ve funkci Systém –
Systémová údržba – Prvotní nastavení generátoru sestav. Generátor sestav je možno používat jen nad těmi datovými
pohledy, kde je rozsvícen v liště zelený semafor, spouští se kliknutím ne semafor nebo kombinací kláves CTRL G.
Vytváření sestav v generátoru sestav je popsáno v uživatelské příručce MAGIS PRO 9 Generátor sestav .