H1.cz - Netmail

Case Study
zavedení google apps
ve společnosti h1.cz
KDO JE H1.CZ
Největší česká společnost specializovaná na internetový marketing, na trhu je více než 10 let. Zákazníci
pocházejí z řad malých firem i nadnárodních korporací, v tuto chvíli pro klienty spravuje přes 3000 kampaní. Aktivity H1.cz zahrnují PPC kampaně, tvorbu webů
a jejich optimalizaci, marketing v sociálních sítích, copywriting, internetové obchodní strategie, informační
architekturu a společně se sesterskou firmou H1.cz
Interactive probíhá také vývoj softwarových nástrojů.
H1.cz má přibližně 200 zaměstnanců a kromě České
republiky je aktivní také na Slovensku a v Polsku.
Už více než pět let se zaměřujeme na
poskytování vysoce profesionálních služeb náročným zákazníkům. Vytváříme
inovativní kampaně, vždy s ohledem na
uvážlivé hospodaření s rozpočty. Zakládáme si na etickém přístupu a silné firemní
kultuře.
David Špinar, Country Manager
VÝCHOZÍ PODMÍNKY
Společnost si v minulých letech dvakrát prošla skokovým růstem v návaznosti na zahraniční investice
a následné akvizice. H1.cz začínalo jako malá firma
spoléhající na open source, s dalším rozvojem firmy
ale vyvstala potřeba groupware řešení. Stávající řešení
se opíralo o volně dostupný poštovní server Postfix,
webové rozhraní Squirellmail a kalendář.
Měli jsme něco, co bylo poměrně jednoduché a ne moc drahé, ale pro nás už nedostačující a vyžadovalo to naši pozornost.
Správa nebyla složitá, ale řešení běželo
na našem hardware. Když se neco stalo
s funkčností sítě nebo třeba se zálohami,
bylo vždy třeba vlastními silami hledat
řešení. Spolehlivost byla poplatná spolehlivosti HW a spolehlivosti OS - celkem
to šlo, ale výpadky byly a rozhodně se
nikomu nechtělo pouštět se do nejistých
updatů a vylepšení.
Martin Zdražil, vedoucí IT
PROBLÉMY STÁVAJÍCÍHO ŘEŠENÍ
Za daného stavu se nepodařilo prosadit používání zvolené
kombinace programů napříč společností a jednotliví zaměstnanci volili pracovní nástroje dle vlastních preferencí.
To neůměrně zvyšovalo nejen nároky na uživatelskou podporu, ale také zabraňovalo možnostem hlubší propojenosti
uživatelů v rámci sítě.
Také vyšší nároky na údržbu nadměrně zatěžovaly tým zajišťující IT podporu. Ten musí být s ohledem na hostingové
služby pro klienty k dispozici ve směnách 24 hodin denně.
Vysoké nároky na připravenost IT oddělení vyžadují, aby
vše fungovalo neustále a spolehlivě
PROCES ROZHODOVÁNÍ A ZMĚNY
Prvním krokem bylo rozhodnutí v rámci managementu,
že společnost potřebuje “něco jako Exchange”. Tedy začít
sdílet kalendáře, akceptovat pozvánky a podobně. K tomu
přibyla podmínka ze strany IT oddělení, že už není žádoucí
řešení spravovat na vlastním HW, a vzešel tak požadavek
na cloudové řešení. Od prvotní myšlenky k podpisu smlouvy uplynulo přibližně šest měsíců. Volba řešení byla zcela
v kompetenci vedení IT oddělení.
Google Apps byly vybrány na základně srovnání v té době
dostupných produktů splňujících zadané parametry - Zoho,
Google Apps a řešení společnosti Microsoft. Služba Zoho
byla zavržena kvůli nejisté perspektivě na trhu a tedy
i omezené možnosti dalšího rozvoje produktu. Hlavním
důvodem pro preferenci Google Apps se nakonec stala
nižší cena a celkově dobrá známost a intuitivnost prostředí
z hlediska uživatelů.
ÚSPORY A ZMĚNY V KONCEPCI IT
Největším přínosem z pohledu IT oddělení byl přesun
ke cloudovému řešení a tedy i redukce potenciálních
zdrojů problémů. Tím se podařilo odstranit velké
množství rutinních úkolů spojených s provozem open
source řešení na vlastním hardware, které na tým
kladly s postupem času stále větší nároky.
»
Změnou se podařilo zabránit růstu osobních nákladů v IT oddělení, které by při nedávném růstu firmy
byly nevyhnutelné. Volné kapacity jsou v současnosti
směřovány k činnostem, které nejsou udržovací, ale
posouvají celou společnost kupředu - mimo jiné se
začal realizovat kompletní přesun hardware do cloudu.
Aktuální řešení je sice oproti tomu minulému dražší, na Google Apps jsme ovšem
přestupovali z free řešení, které našim
požadavkům nevyhovovalo. Přesto se dá
říct, že Google Apps nám šetří prostředky, a to zejména na nákladech za lidské
zdroje v IT. Zatímco počet zaměstnanců
se během let zdvojnásobil, IT oddělení
zůstávalo stále stejné. Google Apps nám
umožnily zbavit se rutinních úkolů spojených s vlastním hardware. To s ohledem
na objem ušetřené práce vyvolalo i obavy
z propouštění - nádherné je pak sledovat,
že se lidé nejen nepropouštějí, ale konečně mají čas na věci, které předtím odkládaly kvůli rutinním pracem.
Martin Zdražil, vedoucí IT
MIGRACE
Testovány byly před nasazením Google Apps především
možnosti správy uživatelů, nastavování práv a další faktory
důležité z pohledu IT oddělení. Tato fáze zabrala přibližně
jeden měsíc. Samotná migrace zahrnovala pouze převod
e-mailů z IMAP úložiště s pomocí nástrojů společnosti
Google a v jejím průběhu nebyly zaznamenány žádné komplikace. S ohledem na známost a srozumitelnost prostředí
Google pro zaměstnance H1.cz si přechod kromě představení jednotlivých funkcí nevyžádal žádná podrobnější
školení řadových uživatelů.
H1.cz využilo pro přechod na Google Apps podporu společnosti Netmail, autorizovaného partnera společnosti
Google ČR. Mimo licencí Netmail poskytl podporu a školení
administrátora.
Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní
servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení
koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma
používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její
tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje
podporu tisícům uživatelů.
PŘIJETÍ GOOGLE APPS
Ze strany zaměstnanců byl ohlas na spuštění Google Apps
pozitivní. Velká část z nich již služby společnosti Google
využívala v minulosti (Gmail, Dokumenty, Kalendář) a IT
oddělení nezaznamenalo stížnosti uživatelů ani zvýšení
objemu dotazů. S ohledem na velký podíl obchodníků mezi
zaměstnanci jsou za klíčové benefity ze strany samotných
uživatelů považovány sdílené kalendáře, sdílené dokumenty a zejména vynikající dostupnost odkudkoliv.
DOSTUPNOST A MOBILITA
S odstupem času je jako stále zásadnější hodnocena funkčnost na mobilních zařízeních. Část zaměstnanců pracuje
s tablety, téměř všichni využívají Google Apps na chytrých
telefonech a noví obchodníci jsou automaticky vybavování
telefony s operačním systémem Android. Možnost připojit se
kdykoliv a odkudkoliv je zaměstnanci intenzivně využívána
na denní bázi.
Implementace do mobilních zařízení je zároveň největší
výzvou z hlediska bezpečnosti a klade nároky na odpovědný přístup ze strany zaměstnanců. Pro dohled nad jednotlivými přístroji je nasazeno řešení Device Policy for Android,
ze strany uživatelů je nicméně jeho přítomnost přijímána
s výhradami. Dvoustupňová autentifikace zatím není pro
uživatele vynucena.
OTÁZKA BEZPEČNOSTI V PŘIJETÍ KONCEPTU CLOUDU
Přenos odpovědnosti za bezpečnost firemních informací na společnost Google se tradičně ukázal jako
důležitá otázka z pohledu zavedených IT procesů.
Důvěru si Google Apps získaly díky pečlivé komunikaci
tohoto tématu ze strany společnosti Google, absenci
skandálů s úniky informací i zkušenostem jiných uživatelů z firemní sféry.
Zpočátku jsem s tím měl myšlenkový
problém. Vždy jsme si střežili zakryptované a pečlivě skryté databáze s důvěrnými
daty. Nyní máme i důvěrná data bezpečně
uložena v Dokumentech Google a přístup
je velice jednoduchý, na jeden klik. To
v sobě člověk musí zlomit. V cloudových
systémech vidím budoucnost a přesun dat
mimo vlastní infrastrukturu je důležité
téma.
Martin Zdražil, vedoucí IT
VYUŽÍVÁNÍ SLUŽEB GOOGLE
V rámci Google Apps společnost H1.cz využívá Kalendář,
Dokumenty, Chat a Weby Google. Dále již společnost ve své
firemní praxi využívá AdWords, Google Analytics, Postini,
Mapy, Google Earth, Picasa a další dílčí služby. Stávající nástroje pro videohovory se opírají o službu Skype, možnosti
Google Hangouts teprve budou zkoumány.