Case Study

Case Study
Google Apps: cesta k úspoře nákladů
Kterých témat se case study týká?
Vladimír Peták
vedoucí IT
Grand Princ Media
Změna firemní kultury
Vysoké nároky na funkcionalitu
Úspora firemních nákladů
1
Kdo je Grand Princ Media?
2
Výchozí podmínky
Grand Princ Media, a.s. působí na českém trhu od začátku tisíciletí a patří mezi
IT v Grand Princ Media stojí na třech základních systémech. Nejdůležitějším z nich
pionýry v oblasti vydávání bezplatných časopisů. Na začátku měla firma kolem
je systém podnikový, jehož jádrem je SQL databáze na serveru, ke které se poté
50 zaměstnanců, postupně se rozrostla až na 500 lidí a otevřela další regionální
připojují konzole. Celý systém je dlouhodobě vyvíjený na míru a spravuje ho jeho
centra v tuzemsku i v zahraničí. V současné době počet zaměstnanců kolísá mezi
vývojář společně s externisty. Ti mají na starost Linuxový systém, systémy Windows,
30–50, který tvoří zejména obchodní zástupci a redakční pracovníci, což Grand
účetnictví (Pohoda) a webovou aplikaci.
Princ Media přimělo snížit některé náklady.
Úroveň znalosti IT zaměstnanců v Grand Princ Media je obecně nižší, proto je nutné
Grand Princ Media patří mezi největší a nejrenomovanější subjekty svého druhu
mít systém s intuitivním uživatelským rozhraním společně s ochotnou IT podporou.
a navazuje na mnohaleté zkušenosti původního vydavatelství Grand Princ.
Pracovníci jsou zvyklí na interaktivní nápovědu ve firemní aplikaci, přes kterou spra-
Své tituly volně nabízí na tiskovém trhu České republiky, mezi nejpopulárnější časopisy patří Grand Reality,
Grand bydlení, Grand Auto nebo Grand Krásná a zdravá.
vují většinu úkonů vyjma pošty a kalendářů.
Firma vždy stála na čtyřech pilířích podpory – aplikační/Linuxové, Windowsovské,
ekonomické a webové. Ať už se o systém staralo 20 lidí nebo jeden, rozdělení bylo
vždy stejné. Aktuálně není ve firmě žádný kmenový IT specialista, o vše se starají
externisté.
3
Cesta za levnějším e-mailem
Před příchodem Google Apps byl firemní e-mail řešený přes Windows Exchange
s vlastním poštovním serverem u externího poskytovatele, který se nakonec ukázal
4
Bezpečnost především
Vzhledem k množství citlivých dat uvnitř firmy má
bezpečnost pro Grand Princ Media zásadní význam.
jako částečně nespolehlivý a finančně nákladný. Vysoké náklady na provoz se pro-
Největším rizikem bylo vždy prolomení zvenčí. Otázka bezpečnosti se při mi-
jevily ve chvíli, když se objem zaměstnanců a celé firmy několikanásobně zmenšil.
graci řešila jako první a vedení společnosti dospělo k závěru, že je řešení spole-
Proto firma začala hledat ekonomičtější řešení. Zároveň kladla firma při hledání
hlivé. Vzhledem k podpoře a rozšíření Google Apps bylo rozhodnuto, že je tím
velký důraz na spolehlivost díky špatným zkušenostem s externími dodavateli
nejvhodnějším kandidátem.
v minulosti.
Firma zatím nezvažuje dvoustupňovou autentifikaci, nicméně v případě nutnosti
Přechod na Google Apps vyřešil hned několik problémů
najednou – cenu, kde se náklady snížily na polovinu,
dále předchozí problémy se spamem, se kterými se
firma potýkala, a také kódování textu, kde rozdílný typ
kódování u klienta a obchodního zástupce způsoboval
nečitelné zprávy.
“
Ze začátku, kdy ve firmě pracovalo kolem 30 lidí, jsme e-mail řešili
přes Microsoft Exchange. Když se firma rozrostla, zakoupila se plná
verze s vlastním serverem v Casablanca. Tím nabobtnal ekonomický objem a ve chvíli, kdy se začala firma zmenšovat, byly náklady
neúměrné. Cena a zjednodušení podpory pak pro nás byl hlavním
motorem k přechodu na Google Apps.
Vladimír Peták, vedoucí IT
se tento krok nevylučuje.
“
Lidé, kteří pracují s penězi, jsou na svá data hákliví a nemají zájem, aby
jiný obchodní zástupce viděl jejich budgety a podobně, čili bezpečnost
pro nás byla hodně důležitá. To, co jsme se na začátku
o Google Apps dozvěděli, společně s pověstí
společnosti Google, nás přimělo k tomuto řešení.
Vladimír Peták, vedoucí IT
5
Migrace
Během migrace na Google Apps probíhala dvouměsíční doba souběhu emailu, aby
uživatelé měli možnost si nový systém vyzkoušet a zároveň pracovat v zaběhlém
workflow. Pro uživatele byly vytvořeny nové účty, do kterých se následně importovaly archivy z předchozího řešení Microsoft Exchange.
Implementaci Google Apps zajišťovala společnost
Netmail s.r.o., Premium Reseller Google Apps a autorizovaný enterprise partner společnosti Google.
Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR.
Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury
informačního systému, change managementu, migrací dat, školení koncových
uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na
Netmail realizoval již stovky
implementací a jeho tým certifikovaných specialistů
v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů.
stávající aplikace, které firma používá.
6
Využívané služby
Zaměstnanci nadále pracují v Outlooku, který je pro ně primárním rozhraním pro
vyřizování e-mailů, aplikace slouží také pro správu Google kalendáře.
V menším měřítku se ve firmě používá také Chat
Google a experimentálně i Hangouty, které IT oddělení
preferuje před Skype právě kvůli bezpečnosti. Do budoucna
se počítá s větším nasazením Hangoutů pro účely konferencí, které by měly nahradit konferenční hovory přes placenou verzi Skype. Dále
se zvažuje také
nasazení Dokumentů Google a Disku Google pro sdílení souborů a kolaborativní úpravu textů a tabulek.
“
V naší firmě uživatelé zpravidla používají to, na co jsou zvyklí. Přesto
se snažíme naše zaměstnance motivovat, aby Google Hangouty
nahradili Skype, stávající řešení chatu, který pro nás představuje
bezpečnostní díru. Přechod se rozjíždí pomalu, ale Google Chat se
používá stále více.
Vladimír Peták, vedoucí IT
7
Výsledky a zhodnocení
Přechod na Google Apps ulehčil IT oddělení zejména správu a nutnost poskytování podpory, která nyní přešla na Google, respektive na Netmail, s.r.o. To
společně se snížením nákladů na polovinu přispělo k velmi kladnému hodnocení
ze strany IT pracovníků i managementu firmy.
Pro uživatele se mnoho nezměnilo, což vidí Grand Princ Media jako výhodu
– migrace
proběhla hladce, aniž by zaměstnanci
postřehli výraznější změnu. Noví pracovníci budou nicméně motivováni k využívání funkcí, které Google Apps nabízí, což by mělo přispět k adaptaci
dalších zatím nevyužívaných aplikací a užšího propojení se stávajícím systémem.
“
Přechod na Google Apps s firmou Netmail byl
jednoznačně pozitivní krok. Drobné problémy se řeší za
pochodu a veškerá komunikace je velice rychlá.
Vladimír Peták, vedoucí IT