9 dovedností úspěšného dne

Transkript

9 DOVEDNOSTÍ ÚSPESNE HO DNE
Napsala:
Markéta Málková
Jaké jsou nejúčinnější techniky a tipy,
které vám pomohou získat více času, kontrolu nad vaší prací a
soustředit se na důležité věci, které vás posouvají dále?
[email protected]
www.marketamalkova.cz
Obsah
Začátek ............................................................................................................................................................................................................................................................ 2
Můj cíl .............................................................................................................................................................................................................................................................. 3
Jak pracovat s tímto e-bookem ........................................................................................................................................................................................................................ 3
Komfortní zóna ................................................................................................................................................................................................................................................ 4
Nežijte život druhých ....................................................................................................................................................................................................................................... 5
Nový začátek, nový životní styl ......................................................................................................................................................................................................................... 5
Motivace.......................................................................................................................................................................................................................................................... 5
Dostaňte nové návyky pod kůži ........................................................................................................................................................................................................................ 7
ZAČÍNÁME BUDOVAT ZÁKLADY – 9 DOVEDNOSTÍ ÚSPĚŠNÉHO DNE ................................................................................................................................................................................... 7
1.
Určete si „velké kameny“...................................................................................................................................................................................................................... 7
2.
Plánujte den předem ............................................................................................................................................................................................................................ 9
3.
Nečtěte ráno e-maily .......................................................................................................................................................................................................................... 10
4.
Block time .......................................................................................................................................................................................................................................... 11
5.
Priorizujte........................................................................................................................................................................................................................................... 12
6.
Velké kameny dokončit do 11 hod dopoledne .................................................................................................................................................................................... 13
7.
Biorytmus – produktivní čas ............................................................................................................................................................................................................... 14
8.
Ranní start .......................................................................................................................................................................................................................................... 15
9.
Hromadné zpracování ........................................................................................................................................................................................................................ 16
Konec nebo nový začátek? ............................................................................................................................................................................................................................. 17
Poděkování .................................................................................................................................................................................................................................................... 18
© Markéta Málková I [email protected]
1
Začátek
Vždy mě fascinovalo, jak lidé, kteří řídí prosperující firmy a jsou úspěšní, jak pracují s časem. Jak si dokáží zorganizovat běžný den a jaké techniky
používají? Co zásadního se událo v jejich životech, kdy se jim začalo dařit, kdy jejich výsledky začaly strmě stoupat?
„Jak je možné, že někdo zvládne za rok tolik, co někdo jiný nezvládne ani za celý svůj život?“
Hledat správnou odpověď na tuto otázku byla opravdu dlouhá a nákladná cesta.
Možná jsou i jiné cesty, jak mít dostatek času na důležité věci, které člověka posouvají dále v životě i podnikání a jak dělat to, co nás baví. Já svou cestu už
mám a jsem moc ráda, že ji nemusím znovu hledat! Trvalo mi 8 let, kdy jsem postupně skládala všechny střípky dohromady. Za tu dobu jsem měla možnost
potkávat se s úspěšnými a inspirujícími lidmi. A já jsem za tu možnost moc VDĚČNÁ.
Chtěla jsem však vědět více a začala jsem se učit, studovat a zkoušet ty nejlepší techniky time managementu a metody světových expertů.
Díky tomuto všemu mohl vzniknout projekt „ChyťteSvůjČas“. Níže vám uvádím výběr těch nejlepších a nejúčinnějších dovedností, jak získat více volnosti
v práci či podnikání a soustředit se na podstatné věci našeho života. Nemusíte již zdlouhavě hledat, studovat nebo zkoušet. Ušetřete si čas a peníze.
„Zkraťte si cestu“
Jaká je “ta“ společná věc, kterou mají všichni úspěšní lidé?
Pokud čekáte, že se dočtete něco nového, nějaké perpetuum mobile, zklamu Vás. Je to jednodušší, než si myslíte: Úspěšní lidé mají VIZI.
Vědí, čeho chtějí dosáhnout, kde chtějí být, plánují a soustředí se na důležité věci, které je posouvají blíže k jejich cílům. Překvapeni? :-)
Úspěšní lidé přemýšlí jinak. Určí si své cíle a důležité věci. A na ně se zaměří. Znají své priority na den, týden, měsíc a znají své plány na rok dopředu. A když
tyto věci dokončí, mohou se radovat z dobře odvedené práce a z vydělaných peněz.
2
Můj cíl
Nechci vás zahltit 50ti stránkovým dokumentem. Chci vám předat pouze to nejlepší, ty nejúčinnější tipy a taktiky, které vám pomohou získat drahocenný čas.
Základní pilíře mého projektu „ChyťteSvůjČas“ tvoří: Time management IV. generace a jeho principy a přístupy, principy společnosti FranklinCovey a
světově úspěšná metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena.
Pokud chcete jít rovnou na věc a dozvědět se 9 DOVEDNOSTÍ ÚSPĚŠNÉHO DNE, klikněte zde.
Nabízím vám tipy, jak nalézt více času, dělat důležité věci, eliminovat nepodstatné věci a i osoby z našich životů. Zkraťte si cestu hledáním, zkoumáním a
testováním.
Dovolte mi, abych vám představila svůj svět.
Představte si, že pracujete a je úplně jedno co děláte. Máte jeden hotový úkol za druhým. Dokážete se plně soustředit, práce vám jde od ruky. Mysl máte
čistou, všechny úkoly a máte „zapsány“ v důvěryhodném systému, přichází nové myšlenky, nápady a možná i nové sny. Nevrací se vám myšlenky, co máte,
musíte nebo jste měli vyřídit. Nic takového. Neruší vás kolega, nikdo neklepe na dveře, telefon nevyzvání. Máte čistou mysl, věci pod kontrolou.
Sci-fi? Sen? Možná….
Š
patná zpráva je ta, že čas letí. Dobrá zpráva je ta, že Vy jste pilot.
Michael Althsuler
Jak pracovat s tímto e-bookem
Použijte tento ebook jako švédský stůl. …………odneste si jen to, co vám bude chutnat, co si myslíte, že vám pomůže. Vezměte si to, co je vám nejbližší a s čím
rezonujete.
Níže jsou uvedené taktiky, které osobně považuji za opravdu účinné a efektivní a pokud se s jejich pomocí pustíte do pracovního procesu, výsledky se brzy
dostaví.
3
Chcete nyní přeskočit text a jít do přímo do akce? Pak klikněte zde.
Považujte tento ebook za výzvu, za výzvu k boji, proti dosavadnímu fungování vás samotných. Protože pokud by bylo vše v pořádku, Vy jste měli dostatek
času, měli byste pod kůží základní principy, dle kterých se dokážete správně rozhodovat, znali byste své vize, hodnoty, cíle a používali správnou metodu na
organizaci úkolů, nečetli byste tento text. A přesně právě tyto věci podle mě tragicky chybí českým podnikatelům, manažerům a časově vytíženým lidem.
Lidem, kteří chtějí změnu, ale už nemají sílu se znovu odrazit a dát věci do pohybu.
Nutno podotknout jednu věc - bez akce není NIC.
Nic se nestane, pokud si tento text přečtete a řeknete si „Hmmm dobrý“…. nebo „…to znám.“ Všichni toho víme už dost …….. ale je čas jít do akce. Začít věci
dělat. Všichni všechno vědí, ale jsou na tom pořád stejně.
A tak jsem si stále pokládala otázku – PROČ?
Proč, když čteme knihy, navštěvujeme školení, semináře, workshopy, investujeme peníze a čas……proč se v našich životech nic nezmění? Nakonec všechno
zapomeneme a vrátíme se zpět do zajetých kolejí. Kde jsou ty slibované světlé zítřky, kde je nová energie, kterou jsme dostali do žil?
Komfortní zóna
Lidé nejdou do akce, nevědí jak na to, bojí se, že to nezvládnou nebo, že se znemožní před okolím. Jako s dietami. Skoro každý vlastně ví, co správného jíst a
co ne. Jíst zeleninu a ovoce, vyvarovat se tučným jídlům, omezit cukry, ….víme to, ale neděláme. Bojíme se opustit svou komfortní zónu. Zónu, kde se cítíme
tak bezpečně a fajn. Žijeme si tam pořád tak nějak stejně, s návyky a paradigmaty, kterými se díváme na okolní svět. Možná, vás drží nad vodou to, že se to
NĚKDY zlepší. Že jednou přijde ten okamžik, kdy se budete cítit lépe, budete mít na vše dostatek času - na rodinu, koníčky a práci nebo ve Vašem podnikání se
vám bude skvěle dařit. Nebudete se honit za zákazníky, budete vymýšlet skvělé produkty a služby. Budete mít dost času na plánování, na nové nápady a na
novou spolupráci s partnery.
Nejdříve pro to musíte něco udělat a možná to bude bolet  Musíte se zvednout a udělat první krok. Nemusí to být nic velkého, jen odhodlání něco změnit.
4
První krok ke změně.
Pokud si ale zvyknete na stav, že nemít čas je normální, být neustále ve spěchu a nestíhat je běžné, odkládat důležitou práci, nejít cvičit, když to naše tělo už
opravdu potřebuje – zvyknete si na to. Zvyknete si na to, být v takovém „neuspokojivém stavu“, protože je to časté -> protože je to časté, považujete to za
normální -> když je něco normální, tak nemáte potřebu to řešit, klást si otázky -> nemáte potřebu nic měnit.
Nežijte život druhých
Vystupte z řady neustálých stěžovatelů, přijměte zodpovědnost za skutečnost, že tam, kde nyní jste, jste zodpovědní jen Vy sami. Jste zodpovědní za to, kde
se nachází Vaše firma a že zákazníci nepřicházejí. Jste zodpovědní za to, že nemáte čas na rodinu a necháte se pohltit každodenní agendou. Pokud se někým
necháte někam posouvat a necháváte rozhodovat druhé, pak nežijete svůj život, ale život někoho jiného. A to je strašná škoda!
Nový začátek, nový životní styl
Nic se ale nestane bez vaší reakce. Mám pro vás dobrou zprávu - nemusí to tak být! Chce to udělat jen jednu, jednu jedinou věc. Jděte do akce.
Ať už budete čerpat z tohoto ebooku či odjinud, pak to, co se dozvíte, převeďte na skutečnost. Někdy stačí pár minut na internetu, dostat se na skvělé
webové stránky, přihlásit se do kurzu, kde se cenné informace dozvíte. Informace, ke kterým byste se před 5-10 lety dostávali jen těžko. Jedním klikem,
jedinou registrací máte odpověď na otázky, které hledáte. Otázky, které vás trápí, sužují dlouho dobu a vy si jimi necháte znepříjemňovat život. Ale je tady
opět naše komfortní zóna, která vám velí, že proč byste se snažili něco měnit, praktikovat, zavádět něco nového, když to vlastně tak nějak jde. Když už jste to
vydrželi tak dlouho… Jste zase lapeni! I když vnitřně slyšíte hlas: „…halooo, už je vážně potřeba změny, ta naše životospráva je opravdu strašná, tu angličtinu
se musíš lépe naučit, jinak budeš mít příště zase potíže.“
Motivace
Nikdy jsem neměla potíže splnit si předsevzetí. Vždy jsem vydržela dělat to, co jsem si předsevzala. Dokázala jsem si totiž představit výsledek a měla jsem
motivaci. Výsledek, čeho chci dosáhnout. Měla jsem plán: věděla jsem, proč chci začít cvičit, čeho chci díky cvičení dosáhnout a jak to udělám. S kým a kam
5
budu chodit cvičit. Naplánovala jsem si to.
Můj cíl byl SMART 
o
o
o
o
o
konkrétní
měřitelný
HLAVNĚ byl dosažitelný
měl časový rámec
byl zábavný a průběžně hodnotitelný.
Spousty lidí nedodrží předsevzetí, neznají odpovědi na výše uvedené otázky nebo jen nenašli čas nad nimi přemýšlet. Možná jim chybělo to, co pokud si
neuvědomíte, těžko pohnete s mlýnskými koly. Nemají motivaci. Dělají věci, ale jen proto, že by asi měli. Věci, které by asi bylo dobré dělat. Dělá to i
Martina, tak ať jsem „IN“, zkusím to taky. Začnou, ale po 1-2 týdnech končí. Proč?
MOTIVACE je pro mě osobně více než disciplína, sebekázeň nebo pevná vůle. Nikdo mi nemusí říkat co, kdy a jak dělat. Nemusí. Protože to vím, mám
motivaci k dokončení, protože na konci je můj vysněný cíl. Přemýšlím nad tím, jaké správné věci dělat.
VÍRA v sebe sama, víra, že to jednou dokáži. Jsem si jista, že vím, kdo jsme a nebojím se dělat věci po svém, dávat najevo své názory a postoje. Komunikuji tak,
jak to vnitřně cítím.
POZORNOST – věnujte věcem pozornost, protože když si dáte čas a věnujete pozornost, výsledky se dostaví.
AKCE – bez akce není nic. Není změny životního stylu, nezmění se způsob, jakým funguje Vaše firma, obchod, život a Vaše rodina.
N
eříkejte, že nemáte dost času. Máte k dispozici úplně stejně hodin denně, kolik měl Michelangelo, Kryštof Kolumbus, T. A. Edison, Albert Einstein
nebo Winston Churchill.
Brown H. Jackson
6
Dostaňte nové návyky pod kůži
Doporučuji vybrat si jednu věc, jednu techniku, abyste mohli začít a začněte. Praktikujte uvedené příklady. Ne každý použije všech 9 dovedností najednou.
Doporučuji začít s jednou věcí, zavést ji na týden do Vašeho pracovního života, případně si ji poupravte – přizpůsobte dle Vašich potřeb. Klíčem ke změně je
dostat nový návyk pod kůži. Stejně, jako se rozhodujeme v kritických situacích, jednáme dle svých hodnot a zvyků, se kterými žijeme několik desítek let,
tak i nový návyk se musí dostat pod kůži. Aby měl sílu vydržet a pomáhat.
ZAČÍNÁME BUDOVAT ZÁKLADY – 9 DOVEDNOSTÍ ÚSPĚŠNÉHO DNE
1. Určete si „velké kameny“
Na každý den si určete 1-2 nejdůležitější úkoly, které musíte splnit. Stephen R. Covey je trefně nazval „velké kameny“. Jsou to věci, které jsou pro vás
důležité. Mohou být pracovní, ale také osobní. Je velice důležité a my se to musíme ještě učit, plánovat i osobní věci. Kameny jsou události, po jejichž splnění
se posunete dále. Měly by směřovat k Vašim cílům. Zajistí vám, že nebudete stát na místě. Proto je velice důležité si zvolit, na kterých úkolech či aktivitách
budete pracovat. Nejčastější chybou je, že úkoly, které odkládáme, jsou často ty nejdůležitější.
Kdy: Den předem si najděte cca 5 min. a naplánujte si den. Nemělo by vám to zabrat více než 10 min denně. Plánovat je dobré den předem, večer anebo
když se vrátíte z práce. Záleží na každém, co mu lépe vyhovuje.
Jak: Položte si otázku: „Jaká je ta nejdůležitější věc, kterou mohu zítra udělat a budu spokojen?“ Odpovědí by měla být aktivita, po jejímž splnění budete mít
pocit dobře vykonané práce, dobrý pocit stráveného času. Pocit, že jste dnes „něco“ udělali. Může to být úkol, schůzka, důležitý telefonát, účast na meetingu,
hraní golfu, aktivita s rodinou.
7
Co: Určete si 1-2 nejdůležitější úkoly dne.
Toto je základní návyk, který skutečně dá věci do pohybu. Vypadá jako maličkost, možná samozřejmost. Zamýšlíte se nad tím, čemu dáte pozornost? Je to
krok, který vás vede cestou k vytyčenému cíli? Nutí nás přemýšlet nad naší prací, nad tím, čemu budeme věnovat pozornost. Nejhorší věcí, která se vám může
stát, je přijít ráno do kanceláře a zjišťovat, do čeho se pustíte. S největší pravděpodobností to bude něco, co bude naléhavé nebo něco, co přijde od ostatních
osob.
Shrnutí:
o Určit si 1-2 nejdůležitější úkoly dne – tzv. „velké kameny“
o Naplánovat si je den dopředu
o Plánujte každý den!
Jak zjistím velké kameny?
Zkuste jednoduché cvičení:
Vezměte si tužku a papír a napište si, čím vším jste se zabývali předchozí pracovní den a zkuste odhadnout i to, kolik času vám každá činnost zabrala:






E-maily – s kým jste komunikovali, komu jste odpovídali
Telefonáty – s kým jste si volali, kdo volal vám
Schůzky – na jaké schůzce jste byli, kdo přišel za vámi (kolega, klient)
Činnosti - na čem jste dnes pracovali (reporty, statistiky, prezentace, obchodní strategie, příprava smluv, komunikace s klienty, kolegy)
Komu jste s něčím pomáhali
Sociální média – kolik času jste strávili na facebooku, twitteru, internetu
Vše si sepište a nyní si na papíře či v počítači udělejte 2 sloupce. Jeden nazvěte „důležité“ a druhý „nedůležité“. Zařaďte každou svou činnost do jednoho ze sloupců. Cílem tohoto cvičení je,
abyste se zamysleli, jaké věci jsou pro Vaši práci opravdu důležité, které vám pomáhají ukončit nedokončené úkoly/projekty a které činnosti vám naopak ubírají čas a nepřináší žádné
výsledky. Většinu dne se věnujeme aktivitám, které jsou naléhavé, ale pro nás nedůležité. Každý z nás vnitřně cítíme, co je a co není důležité, pro naši práci nebo osobní život. Ale pokud se
nezastavíme a neuvědomíme si to, často se věnujeme všemu, co zrovna odněkud „přijde“. Zkuste si toto cvičení a budete možná překvapeni, jak vám sloupec „nedůležité“ narostl. Zaměřte
se na nedůležité věci a minimalizujte je. Stejně tak to platí pro osoby, se kterými se potkáváte. Nic vám nepřináší, pouze vás okrádají o váš čas a energií.
8
2. Plánujte den předem
Než se ráno pustíte do práce, musíte vědět, co vás čeká. Jaké povinnosti na vás čekají, případně jaké aktivity máte mimo kancelář. Projděte si diář či kalendář,
abyste viděli aktivity s pěvně daným časem (schůzky, meetingy, školení, konferenční hovory).
Kdy: Den předem si najděte čas a naplánujte si den. Tuto část dělejte spolu s určením Vašich velkých kamenů.
Co: Určete si 1-2 nejdůležitější úkoly dne + sepište si reálný seznam úkolů
Jak: Jak na velké kameny už víme. Na zbylý čas si naplánujte reálný seznam úkolů, ale pouze na ½ volného času. Pokud z 8 hod pracovní doby, strávíte 4 hod
v terénu, naplánujte si reálný seznam úkolů pouze na polovinu zbylého času! Tedy práci pouze na 2 hodiny. Druhou polovinu zbylého času budete řešit náhlé,
akutní záležitosti, případné „rušiče“ času, kteří bohužel přicházejí každý den. Každý den vám někdo zaťuká na dveře u kanceláře, potřebuje Vaši pozornost,
dostanete e-mail v kopii, který se vás netýká, telefonují vám lidé a zatěžují vás věcmi, které se vás netýkají. Anebo se objeví náhlá věc, kterou zkrátka musíte
řešit, věnovat se jí.
Cílem není naplánovat si na den 15 úkolů a každý den před odchodem z práce se frustrovat z nedokončeného seznamu úkolů. Cílem je určit si max. 2 důležité
úkoly dne, které pokud dokončíte, budete mít dobrý pocit, že jste se posunuli dále k dokončení Vašich cílů. A pokud zbylé, menší úkoly nedokončíte, většinou
se nic neděje. Najděte si na ně čas další den.
Shrnutí:
o Projít dnešní aktivity – pevně dané časové závazky
o Určit si max. 1-2 důležité úkoly na den
o Sepsat si reálný seznam úkolů na ½ zbylého času
Naučte se nedokončovat věci
Nedočítejte článek na internetu, který za nic nestojí. Nesledujte video, které vám nic neříká. Odejděte z přednášky, která vám nic nedává. Přestat včas s něčím, co nám nic
nedává, je 10x lepší, než to dokončit.
9
3. Nečtěte ráno e-maily
Pokud nemusíte, nečtěte. Je to něco, co vám dodá spousty energie a celý den bude vypadat úplně jinak.
Kdy: Co děláte každý den ráno, když dorazíte do kanceláře? Spustíte emailový prohlížeč a začnete odpovídat, reagovat na e-maily. Víte co děláte, když
reagujete na e-maily ostatních lidí? Řešíte jejich agendu. Neplníte své důležité úkoly, váš To-Do list (seznam úkolů) se nezmenšuje, ale vyřizujete požadavky
někoho jiného.
Co: Proto neotevírejte ráno svůj e-mailový prohlížeč.
Jak: Ale věnujte se velkým kamenům a dalším úkolům, které jste si předsevzali splnit.
Pokud z povahy pracovní náplně musíte kontrolovat poštu, z důvodu různých výpadků a kolapsů, pak prohlížeč spusťte, ale doporučuji zprávy pouze
zkontrolovat. Pokud ve schránce nebude nic urgentního, zavřete ji. Určitě víte, stejně jako já, co se stane, když začnete odpovídat na zprávy. Přibude jeden,
druhý, třetí úkol, musím poslat report kolegyni, upravenou smlouvu zákazníkovi. Ocitnete se v bludném kruhu. Váš seznam úkolů se spíše zvětšuje a večer se
ohlédnete a budete mít pocit, že jste nic neudělali. Je to způsobeno tím, že neděláte během dne nic jiného, než že kontrolujete schránku a reagujete na
zprávy. Mně se osvědčilo schránku kontrolovat 3x denně. Je to rozptyl 2-3 hod a většinou se nic zásadního nestane, pokud nebudete ihned na zprávy
reagovat.
Shrnutí:
o Ráno nečtěte emaily
o Začněte pracovat na velkých kamenech
o Emaily zkuste kontrolovat 3x denně
10
4. Block time
Nebýt tohoto triku, nevznikl by tento ebook, videa, články a blog.
Co: Block time je časový blok absolutní koncentrace a zaměření. Block time je natolik zásadní, že si nedokáži představit pracovat na velkých projektech jiným
způsobem. Doporučuji ho na každém setkání, je to účinná a snadno osvojitelná technika. Technika, která se dá používat na jakékoliv věci.
Jak: Jedná se o vymezení časového prostoru pro jednu, jedinou věc, na které budete pracovat. V podstatě block time je hodně podobný velkým kamenům.
Block time vnímám jako pomocníka při práci na větších projektech a zakázkách.
Kdy: Má svůj jasně vymezený čas v diáři nebo kalendáři. V tu dobu pracujete jen a pouze na jedné věci.
Je to hodně o soustředění. Zaměříte svou pozornost v určený čas pouze na jednu věc. Rozhodnete se, že celé odpoledne se budete věnovat pouze přípravě
prezentace a neděláte nic jiného. Ničím se nenecháte rozptylovat. Ztlumíte telefon, zavřete e-mailový prohlížeč a internet. Používáte pouze pomůcky, které
budete potřebovat k tvorbě prezentace. Nic jiného.
Block time může být hodina, ale i víkend strávený na chatě. Dopřejte si příjemný pocit z toho, že začnete tvořit a za pár hodin zjistíte, že jste vytvořili něco
skvělého, co vás v pracovním životě nebo podnikání posune o velký kus dopředu.
Shrnutí:
o Určení časového úseku na jednu činnost
o Pracovat pouze na jedné věci po vymezenou dobu
o Nenechat se ničím vyrušovat
Vyrušování
Vyrušení nám brání pracovat na podstatných věcech a dokončit je v jednom tahu. Vypněte upozornění na nový e-mail, ztlumte mobilní telefon, vypněte internet. A pusťte
se do práce. Zažijte ten skvělý pocit, kdy v jednom „tahu“ dokončíte, co máte.
11
5. Priorizujte
A
B
C
Dejte svým úkolům priority. Mějte svůj seznam úkolů (To-Do list) označeny prioritami a až se pustíte do práce, budete vědět, na čem začít pracovat. Priority
se mohou během dne měnit, ale pro klidnější průběh dne, je fajn mít úkoly označené prioritami. Nezapomeňte jako první zpracovat velké kameny, pak přijde
řada na další úkoly.
Co: Přiřaďte úkolům priority. Podívejte se na seznam svých úkolů a dejte každému prioritu dle jeho důležitosti či naléhavosti. Pozor na věci, které se tváří jako
naléhavé, ale nejsou pro Vás podstatné.
Jak: Můžete použít označení A, B, C nebo 1, 2, 3. Velké kameny označte vždy písmenem A či číslovkou 1. Již dopředu si označte úkoly dle důležitosti, jak je
budete zpracovávat. Nejdříve se pusťte do práce na velkých kamenech (úkoly označené A či 1), následně budete zpracovávat další úkoly ze svého.To-Do.listu.
Kdy: Prioritami označte úkoly den předem, tedy tento krok by měl být součástí také denního plánování.
Shrnutí:
o Určit úkolům priority
o Označit je dle důležitosti A, B, C či 1, 2, 3
o Priority označit den předem, tedy současně s denním plánováním
Paretovo pravidlo
Pro mě osobně zlaté pravidlo, jedna ze silných technik. Je založeno na skutečnosti, že 80% výstupů je výsledkem 20% vstupů.
Zamyslete se:




Kterých 20% Vašich činností, vám generuje 80% výsledků?
Jakých 20% zákazníků, vám přináší 80% zisku?
Kterých 20% zaměstnanců, přispívá 80% plnění firemních výsledků?
Kterých 80% Vašich činností, vám generuje pouze 20% výsledků?
Zaměřte svou pozornost na oněch 20%. Zaměřte se na 20% Vašich zákazníků, kteří vám přináší nejvíce zisku. Dejte jim maximální pozornost, věnujte se jim, pečujte o ně.
12
Hýčkejte 20% svých zaměstnanců, protože vám přináší 80% výsledků vaší firmy. Dejte jim něco navíc, zaměstnanecký benefit, ať mají pocit a ví, že jsou pro vás opravdu důležití.
6. Velké kameny dokončit do 11 hod dopoledne
Pokud se vám podaří dostat tento návyk „pod kůži“, máte vyhráno. Snažte se dokončit Vaše nejdůležitější úkoly do 11 hod dopoledne. To je klíčová část dne.
Co: První věc, na které budete pracovat, musí být Vaše nejdůležitější úkoly, velké kameny. Ničím jiným se nenechte vyrušovat ani odvádět pozornost. Dokud
nedokončíte velké kameny, nic nového nezačínejte. Neodbíhejte k jiné činnosti. Zjistíte také, kolik času vám úkoly zabírají. Získáte lepší přehled o jejich
časové náročnosti a bude se vám lépe plánovat.
Kdy: Začněte pracovat hned po příchodu do práce. Žádná snídaně s kolegy, žádné čtení internetu či sociálních sítí. Několika studiemi bylo ověřeno, že ráno je
člověk vůbec nejproduktivnější. Lidé jsou odpočati, myšlenky se přes noc urovnaly a máte ideální příležitost udělat množství práce, se kterou se mnohdy
trápíte celý den. Nenechte si tedy utéct důležitou část dne.
Jak: To víte nejlépe Vy 
Shrnutí:
o Hned ráno pracovat na velkých kamenech
o Nenechat se ničím a nikým vyrušovat, pokud to není nutné
Domluva s kolegy
Domluvte se s kolegy, že dopoledne bude patřit jen vám. Nebudete si navzájem klepat na dveře kanceláře, nebudete se rušit. Uzavřete spolu dohodu. Vysvětlete jim, že
dopoledne uděláte nejvíce práce, dokončíte náročné úkoly. Pokud tedy nevznikne situace, která bude urgentní a bude si vyžadovat Vaši přítomnost. Ranní a dopolední
práce je pro mě osobně nejproduktivnější část dne. Věřím, že to není jen můj pocit. Zkuste vzájemnou dohodu, vytvořte si pracovní podmínky, které díky drobným
dohodám a vzájemnému respektu, dokáží divy.
13
7. Biorytmus – produktivní čas
Každý z nás máme v sobě vnitřní hodiny, které řídí pochody celého těla a není možné je ignorovat. Kdo neposlouchá své tělo, pokud volá po pauze, odpočinku
či relaxaci, těžko bude dosahovat požadovaných výsledků.
Co: Produktivní čas je doba, kdy má člověk nejvíce energie a dosahuje nejlepších výsledků. Nazvala bych to dosažení maximálních výsledků s minimálním
úsilím. A tuto dobu hledáme. Dalo by se říci, že se dělíme na skřivany (nejproduktivnější čas mají ráno) a sovy (nejvíce energie přichází večer).
Kdy: Ať už jste jakýkoliv chronotyp, obvykle se lidé dokáží nejvíce soustředit hned po ránu, do 11 hod dopoledne.
Jak: Proto pracujte na velkých kamenech hned po ránu, kdy máte nejvíce energie. Po obědě, kdy nejčastěji energie klesá, pracujte na drobnějších, méně
složitých úkolech anebo si naplánujte
zajímavou práci, která vás naopak dokáže povzbudit.
Uvědomila jsem si podstatnou věc - pokud se vám nechce pracovat, nepracujte. Pokud nemáte energii, náladu, nemůžete se soustředit, raději běžte rovnat
šanony, složky v počítači nebo fotky. Není nic horšího než to, když se musíte nutit do práce. Nic nevznikne. Budete se trápit, práce vám nepůjde od ruky a
uděláte slabou 1/3 povinností.
Proč se to děje? Znáte taky ten pocit, kdy ať děláte, co děláte, nemůžete se „rozjet“, nejde to? To, že nemáte sílu, jít pracovat je způsobeno tím, že Vaše tělo
nedostává kvalitní odpočinek, relaxace
nebo spánku, který je velmi důležitý. Jak udržet tělo v rovnováze a jak poslouchat vnitřní hodiny, si povíme někdy příště. Ale je to opět jeden z
důležitých pilířů, bez kterého nemůžete v dnešním náročném světě uspět.
Technika POMODORO
Pracujte 25 minut. Pak si dejte 5 minut pauzu. Znovu 25 minut práce bez přerušení, pak opět pauzu. Po čtyřech cyklech je odpočinek 20-30 minut. Pomodoro používám
nejčastěji odpoledne, kdy už nemám tolik energie a potřebuji častější pauzy. Skvělé na tom všem je, že si dáte takový malý časový závazek, mít za 25 min úkol splněn (pokud
je to reálné ) a světe div se, funguje to.
14
1.
2.
3.
4.
5.
Z To-Do listu si připravte (napište) úkoly, na kterých chcete pracovat
Nastavte si jakýkoliv časovač na 25 minut
Pracujte na jednom konkrétním úkolu celých 25 minut
Po zazvonění časovače si dejte 5 minut pauzu – projděte se, protáhněte se, dejte rychlou kávu a ideálně opusťte místnost, kde pracujete.
Vyberte si další úkol (nebo pokračujte v tom rozdělaném z prvního cyklu, pokud jste ho nedokončili) a opět pracujte celých 25 minut, a pak 5 minut odpočívejte a
relaxujte
6. Po 4 cyklech by měla následovat jedna delší pauza ( 20 - 30 minut)
Jako časovač používám zdarma aplikaci FocusBooster nebo zkuste online aplikaci Tomatoi. Buďte více produktivní díky Pomodoru.
8. Ranní start
Všichni víme, že ráno je podstatné. To, jak nám začne den, má mnohdy vliv na to, jak se nám bude celý den dařit. Vstát „pravou“ nohou a nastartovat
úspěšně celý den, je jedna z podstatných věcí, ač se to na první pohled nemusí zdát.
Co: Dej si čas a udělejte si ráno pro sebe. Nemusí to být dvouhodinová seance. Naopak, stačí pár minut a maličkosti.
Jak: Začněte dobrou snídaní, protože snídaně je základ. Dostat do žaludku teplý nápoj a něco dobrého, udělá divy. Někomu pomůže pro nastartování ranní
sprcha. Ale podstatné je to, udělat si na „to“ čas.
Kdy: Nastavte si budík o např. 10min dříve, ať ráno vše zvládáte. Utíkáte z domu na poslední chvíli, nenajedeni, cestou si
ještě uvazujete kravatu či nanášíte make-up a do práce dorazíte se zpožděním. Zaručeně bude zácpa anebo si vyberete
cestu, kde je zrovna objížďka. Myslíte na to, že nestíháte a Vaše mysl si vybírá prostředky a cestu, aby se tak stalo. Je to stav
mysli, mentalita nestíháni, ale o tom někdy jindy.
Určitě cítíte rozdíl – pohodové ráno, dobrá snídaně, sprcha, dokončit poslední úpravy a můžete vyrazit.
Shrnutí
o Udělejte si příjemné ráno
o Vstaňte o pár minut dříve, ať včas vše zvládáte
o Snídani, sprchu, či čas na poslední úpravy nebo vypravení dětí do školy
15
V
ýsledky jsou způsobeny děláním správné věci, nikoliv děláním věcí správně.
(Peter Drucker)
9. Hromadné zpracování
Henry Ford zahájil ve své továrně pásovou výrobu. Místo toho, aby jeden člověk sestavoval celý výrobek, pracoval pouze na kompletaci jedné části. Např.
jeho činností bylo správně namontovat výfuk a na tom pracoval stále dokola, celý den. Pracoval efektivně. Henry Ford touto technikou snížil čas potřebný na
dokončení jednoho vozu cca o 80% !
Co: Co můžete zpracovat dávkově?
Jak: Určete si, jaké činnosti se dají řešit hromadně – zpracovávání e-mailů, telefonáty, platby faktur.
Kdy: Vymezte si čas, určete si block time a hodinu denně pouze zpracovávejte e-maily, telefonujte nebo piště články, odpovídejte svým klientům.
Sílu této strategie odhalil i David Allen v metodě GTD. Nazval ji kontexty – dělat podobné věci v jeden okamžik. Není nic účinnějšího. Techniku GTD v plné
míře využívám, pokládám ji za 50% úspěchu a pokud i Vy chcete vyzkoušet, jaká síla je v ní ukryta podívejte se zde.
Shrnutí:
o Určit si věci na hromadné zpracování
o Vymezit si čas a udělat je
16
Konec nebo nový začátek?
Pokud jste došli až sem, mám z vás radost. Není vám lhostejné to, jak fungujete a otevíráte si možnosti, jak dosahovat lepších výsledků, dosahovat jich rychleji
a jak se soustředit na správné věci.
Vykročili jste správným směrem, který vám pomůže změnit práci, život nebo podnikání. Mně tyto
tipy pomáhají spolu s dalšími technikami.
Pokud se vám dovednosti líbily, pak se mnou vykročte dále. Pokud chcete pokračovat, abyste se mohli více rozlétnout, nenechali se zavalit povinnostmi
běžného dne a nenosili úkoly a termíny v hlavě, mám pro vás návrh.
Co kdybyste v ruce měli podrobnou mapu? Mapu, která vám ukáže, jak vykročit do úspěšného dne, týdne či měsíce? Ukáže vám, jak být více efektivní a
možná vám i ukáže, že život si můžete užít a ne ho pouze prožít. Zbavte se maličkostí běžného dne a najděte si čas rozlétnout se výš.
Domluvte si se mnou konzultaci a ChyťteSvůjČas!
Podívejte se na mé stránky www.marketamalkova.cz nebo se staňte fanoušky FB skupiny http://www.facebook.com/chyttesvujcas
Držím vám palce.
:: Markéta Málková
17
Poděkování
Střípky, které mi v mých projektech pomohli sbírat ti nejlepší z nejlepších. Můj dík patří jim:
Jack Canfield http://jackcanfield.com/, David Allen a jeho světově úspěšná metoda Getting things done (GTD). Metoda GTD byla pro mě vysvobození
z neustáleho koloče každodeních poviností. Naučil mě jak hlavu nepoužívat jako skladiště všech povinností úkolů, termínů a myšlenek. Ale všechny tyto věci
vést v jednoduchém systému, mít čistou hlavu a používat ji na myšlení. Metoda je pro mě 50% úspěchu. Více se dozvíte zde.
Další střípek, jak dělat věci jednoduše, patří Timothy Ferriss www.4hourblog.com, plánovat a soustředit se na správné věci mě naučil Stephen R. Covey
www.stephencovey.com, svobodu v práci mi ukázal Tomáš Hajzler www.peoplecomm.cz. Skvělý Mark Dzirasa http://dzirasa.com, mi otevřel oči, ukázal mi,
jak se dívat na svět z jiné perpsektivy a neztratit se v něm. Že v jednoduchosti je síla mi ukázal Leo Babauta www.zenhabits.net. Světem info-marketingu mě
provedl úžasný David Kirš www.davidkirs.cz a jeho projekty. Davide děkuji !
Žádný projekt by nevznikl bez podpory mé skvělé rodiny ♥
a člověka,
který mně o Davidovi řekl: Jano, děkuji Ti.
Prohlášení
Tento eBook je informačního charakteru. Jakékoliv šíření nebo poskytování třetím osobám je možné. Text podléhá autorské ochraně.
Pozn.: V eBooku byly použity fotografie ze serveru http://www.freedigitalphotos.net/
18

9 dovedností úspěšného dne

Transkript

Podobné dokumenty

Závěrečná zpráva z přednášky Deepaka Chopry

sedm navyku ukazka na web.indd

prezentace

Legendární Jágr Cestou na Anděl

Rotary Youth Leadership

č.24 - Základní Škola Třebenice

Jak na jazyky - Sylva Ficová

Munzarová. Filmové laborování_prostředek ke zvyšování vizuální

P-Education