Google dokumenty - Můj studijní svět online

Gymnázium a Střední odborná škola, Nový Jičín,
příspěvková organizace
Google dokumenty
Tutoriál projektu MOSS – studentská verze
Nový Jičín 2010
Mgr. Gustav Žídek
Osnova
1 Úvodní informace...................................................................... 3
2 Cloud Computing ...................................................................... 4
3 Google Docs – práce obecně ...................................................... 6
3.1
K čemu se to hodí?......................................................................................................... 6
3.2
Jak začít Docs používat................................................................................................... 6
3.3
Jak získat dokument ...................................................................................................... 7
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.5
3.5.1
3.5.2
3.6
3.6.1
Nový dokument ................................................................................................................................. 8
Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu.................................................................................. 9
Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný .................................................................. 11
Jak vytvořit dokument dle šablony.................................................................................................. 12
Jak vytvořit kopii dokumentu .......................................................................................................... 14
Jak vytvořit novou složku ................................................................................................................ 15
Sdílení ......................................................................................................................... 18
Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení ...................................................................................... 18
Jak sdílet odkazem .......................................................................................................................... 20
Jak publikovat dokument na webu ................................................................................................. 21
Jak odeslat dokument mailem jako přílohu .................................................................................... 23
Jak sdílet více dokumentů ............................................................................................................... 23
Jak nasdílet složku ........................................................................................................................... 24
Export dokumentů ....................................................................................................... 24
Jak exportovat jeden dokument...................................................................................................... 24
Jak exportovat více dokumentů ...................................................................................................... 24
Historie revizí .............................................................................................................. 25
Jak porovnat více verzí dokumentu................................................................................................. 26
3.7
Tisk dokumentů ........................................................................................................... 27
3.8
Manažování položek .................................................................................................... 28
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
Jak používat Koš - Trash................................................................................................................... 28
Jak zobrazit náhledy ........................................................................................................................ 29
Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek ....................................................................... 29
Jak barvit složky ............................................................................................................................... 29
4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace ................................. 30
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
Textové dokumenty - Documents ................................................................................. 30
Položky okna.................................................................................................................................... 30
Jak používat menu File .................................................................................................................... 31
Jak používat menu Edit.................................................................................................................... 31
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.1.9
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.3
Jak používat menu View .................................................................................................................. 32
Jak používat menu Insert................................................................................................................. 32
Jak používat menu Format .............................................................................................................. 40
Jak používat menu Table ................................................................................................................. 40
Jak používat menu Tools ................................................................................................................. 40
Jak používat menu Help .................................................................................................................. 42
Tabulky - Spreadsheet ................................................................................................. 43
Položky okna.................................................................................................................................... 43
Jak použít Function .......................................................................................................................... 44
Jak použít Change colors with rules. ............................................................................................... 45
Jak používat Nicknames oblastí ....................................................................................................... 45
Jak používat Chart ........................................................................................................................... 46
Závěr…a co Forms a Presentation? ............................................................................... 46
1 Úvodní informace
Milí studenti, tento manuál vznikl v rámci jedné z prvních tzv. klíčových aktivit při
realizaci projektu MOSS – Můj studijní svět online a má za úkol Vás seznámit s principy
tvorby, používání a sdílení dokumentů v prostředí Google Apps tak, abyste si sami mohli
jejich výhody vyzkoušet a oblíbili si jejich používání.
Rozhodně nečekejte podrobnou příručku. Jste mladí a chytří a s počítači jste prakticky
již vyrostli. I když jste na základních školách neměli Informatiku, máte účty na Facebooku, na
Líbím se ti a ovládáte stovky onlajnovek. Naučili jste se to sami. Proto si autor dovolí
předpokládat, že se dokážete naučit sami i práci se vším okolo Google Apps (tedy aplikaci
Google, které fungují v tzv. „cloudu“). Tento manuál Vám pouze ukáže, co vše lze dělat i
jinak, než jste zvyklí. Od Vás se očekává zvědavost si vše vyzkoušet☺.
Studentská verze tutoriálu Vás bude provádět službou Google dokumenty v jazyce
anglickém. Aplikace jsou sice dostupné v češtině, ale proč nespojit užitečné s užitečným a
nepromrskat se trochu v anglických slovíčkách a trochu i technického charakteru? Navíc
funkce v anglické verzi bývají trochu dříve dostupné, než v jiných mutacích – jakkoliv se
lokalizační tým českého Google snaží ze všech sil. Nic Vám ale nebrání používat libovolnou
jazykovou mutaci včetně té české. České nastavení pak bude podrobněji popsáno v učitelské
verzi tohoto tutoriálu, která je Vám také k dispozici.
Tento tutoriál spolu s ostatními je k dispozici volně ke stažení pro každého na
odkazech webu projektu www.mujstudijnisvetonline.eu stejně jako sada videotutoriálů, které
Vás interaktivní formou provedou obtížnějšími postupy. Je ale jasné, že některé postupy
budou muset transformovat uživatelé z jiných škol na svoji lokální situaci, kdy buď mají svůj
vlastní poštovní účet na gmail.com (tam jsou jim jednotlivé aplikace dostupné taky) či již mají
Google Apps zaregistrovány pro svoji svojí školní doménu (u nás je to gnj.cz). Pokud ne,
možná propadnou Cloud Computingu a sociálním sítím natolik, že budou tlačit zodpovědné
lidi na svých školách k takovým změnám, aby výhody Google Apps mohli využívat taky.
3
Pro účely tohoto tutoriálu byly v naší školní doméně vytvořeny 2 poštovní účty
fiktivních uživatelů – Tomáš Fuk – fiktivní student a Prokop Buben – fiktivní učitel.
2 Cloud Computing
Dnes každý, kdo používá pro svou práci počítač, musí investovat jednak do hardware
(HW) a pak do celé sady softwarových (SW) aplikací, které potřebuje na tvorbu textu,
tabulek, úpravu obrázků, e-mailovou komunikaci a plánování a podobně. Tyto aplikace se
vyvíjejí a žádají zase náročnější HW a tak i když ceny PC i přenosných počítačů rapidně
klesly, pořád je to nezanedbatelná investice a uživatel se dostává do spirály zbytečných
výdajů.
Řešením je takzvaný Cloud computing. Vše co potřebujete je středně výkonný počítač
připojený relativně rychle do internetu a vhodný prohlížeč internetu. Veškerý potřebný SW
běží na cizích počítačích, jejichž majitelé Vám umožní se připojit a tento SW používat. Jako
službu. Proto se tomu říká SaaS – Software as a service – SW jako služba. A za službu platíte.
Penězi nebo jinou službou – informacemi o sobě. Rozhodně Vás ale vůbec nezajímá, kdo a
jak se stará o to, že Vám vše hezky běží. Jako byste byli připojeni s počítačem k nějakému
„obláčku“ (cloud), kde vše správně funguje.
4
Obrázek 1: Cloud computing
Zkuste se připojit například na www.picnik.com. Intuitivně bez znalosti angličtiny
pochopíte, že obrázek nejdříve nahrajete ze svého počítače „někam do obláčku“ do internetu,
tam pomoci nástrojů přes prohlížeč upravíte a nakonec zase stáhnete do svého počítače. A
těch nástrojů je tam rozhodně více, než ve vašich „windowsech“. A navíc Vám to umožní
hned tento obrázek sdílet - na Facebooku, přes Flickr, přes Twitter…no ano, záleží jen na
Vás, jak dalece se chcete zbavovat svého soukromí a být závislý na firmách, jež pracuji
s Vašími daty, které vy takto nemáte pod kontrolou – neboť tohle jsou hlavní argumenty
odpůrců jak Cloud computingu, tak sociálních sítí obecně. Ale rozhodnutí je jen na Vás…
To byl jeden příklad. My se budeme podrobněji věnovat SaaS Google Apps –
konkrétně jedné její službě - Google Docs, neboli Dokumenty v Google.
5
3 Google Docs – práce obecně
3.1 K čemu se to hodí?
Pomocí této aplikace si můžete vytvářet dokumenty v několika základních formátech,
aniž byste museli mít nainstalovány příslušné, většinou placené, aplikace. Tak si můžete
vytvořit textový dokument, prezentaci, tabulku a formulář (formuláře budou popsány
v samostatném tutoriálu). Textový dokument můžete uložit ve formátu *.html, *.odt, *.pdf,
*.rtf, *txt a *.doc – čili vidíte, že ve všech běžných textových formátech. Prezentaci uložíte
nejen jako *.ppt, ale lze ji transformovat do *.pdf nebo extrahovat pouze textové informace
a uložit v *.txt. No a tabulku uložíte nejen jako *.xls či *.pdf, ale i ve formátu Open Office
*.ods a aktuální listy můžete exportovat též do formátu *.html, případně pouze textové
informace vyextrahovat do *.txt, *.csv.
Je možno si nastavit sdílení dokumentů jinými uživateli, své dokumenty můžete
včlenit do svého osobního webu. Novinkou je nyní i možnost nahrávat si dokumenty, které
sice není možno upravovat (mají nepodporované přípony), ale je možno je sdílet, sdílet i celé
složky. Máme tedy k dispozici vlastně odkladiště v „cloudu“, jistý způsob zálohování.
3.2 Jak začít Docs používat
Přihlaste se do své pošty a klikněte na odkaz Documents, který se nachází vpravo
nahoře od loga naší školy.
6
Zde změňte jazyk či jiná výchozí
nastavení.
Zde budou Vaše dokumenty – zatím je zde prázdno.
Zde jsou informace o případných novinkách ve službě. Zavřete Close.
Obrázek 2: Přihlášení se do služby
Pokud nemáte nastaven výchozí jazyk, který si přejete, změňte to. Nabídka Nastavení
je poměrně chudá, jedna „vychytávka“ ovšem stojí minimálně za zmínku. Pomoci Document
tracking na záložce Editing můžete získat přehled kolik lidí a v jakém časovém období Váš
sdílený dokument prohlíželo. Je to dobrá služba zvláště pro zpětnou vazbu autorovi. Musíte se
zaregistrovat na službu Google Analytics a po získání unikátního kódu jej do příslušného
políčka vkopírujete a službu aktivujete.
3.3 Jak získat dokument
Zde vybereme typ dokumentu.
Můžeme tvořit i strukturu složek-pro pořádek.
Nemáme-li dost fantazie pro vzhled dokumentu,
použijme šablony.
Obrázek 3: Vytvoření nového dokumentu
7
Uživatel nemá
žádné
dokumenty.
3.3.1 Nový dokument
V dokumentech nového uživatele je prázdno, podívejme se, co nabízí okno, ve kterém
se dokumenty manažují. Naleznete je vlevo – tam zmáčkněte Create new, otevře se Vám
podmenu, kde si vyberete typ dokumentu. Postupy si ukážeme na textových dokumentech, u
ostatních je to analogické. Zkuste tedy vybrat Document, což není nic jiného než textový
dokument. Otevře se nám nové okno s dokumentem, pro zlepšení představy, že pracujete
s textovým formátem A4 doporučuji v menu View vybrat Fixed-width page.
Dokument je ihned po vytvoření uložen s názvem Bez názvu. Přejmenovat jej je
otázkou několika kliků – v menu File vyberte Rename a zvolte nové jméno souboru. Fiktivní
student Tomáš Fuk zrovna tvoří referát a tak si dokument podle toho pojmenuje.
Ikony v panelu nástrojů jsou prakticky totožné s ikonami aplikací MS Office 2003 a
staršími, myslím, že většinu není nutno vysvětlovat ale i tak si je ukážeme u každého typu
dokumentu později. Co se trochu liší od MS Office jsou nabídky jednotlivých menu, opět
jsem přesvědčen, že intuitivně si s nimi uživatel poradí. Některé ale stojí za to vysvětlit blíže a
opět si je ukážeme u jednotlivých typů dokumentů.
8
Panel formátování, jak jej již znáte.
V této sekci ukládáte
dokument, zavíráte
s jistotou uložení a
nastavujete sdílení s jinými
uživateli domény.
Klasický řádek nabídek, jež
znáte i z jiných aplikací.
Volba umožňující
dokument…
…uložit do celé řady
formátů.
Správa tisku.
Obrázek 4: Manažování dokumentu
3.3.2 Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu.
V nabídce File je volba Upload. Taky ji vidíte na Obrázku 3. Umožňuje nahrát do
cloudu dokument z Vašeho počítače, nově už libovolný dokument. Ty, u kterých je
podporová konverze do Google dokumentů, nebudou započítány do celkového limitu
nahrávaných dokumentů. Ten je v současné době 1 GB! Představte si, že student Fuk si chce
nahrát do svého cloudu dokument bozena_nemcova.docx, který který má na svém pevném
disku a který chce později svému učiteli nasdílet. Klikne si na volbu Upload a pokračuje dle
Obrázku 5.
9
Zde si vyberete soubor/y ze svého
počítače. Aktuálně vybrané soubory
se zde budou zobrazovat.
Zde si zobrazíte či skryjete
informace o tom, které
dokumenty můžete
transformovat do Google Docs.
Zde si můžete vybrat, do které
složky nahrávání provedeteaktuálně nemáte vytvořenu
žádnou složku.
Ano, docx musíte převést do
Google Docs.
Obrázek 5: 4ahrání souboru…
Zde jsou nahrané dokumenty.
Buď nahrajete další…
…nebo jdete zpět do Docs.
Obrázek 6: ...a hotovo
10
Když se přepnete zpět do Google Docs a vyberete si All items, uvidíte dokument
bozena_nemcova – jeho příponu neřešte, je to textový dokument v cloudu a dokud jej nedáte
exportovat, je Vám jeho přípona jedno.
Obrázek 7: 4ahraný a konvertovaný soubor
3.3.3 Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný
Jak se dokumenty sdílí si ukážeme později. Řekněme, že jeden nejmenovaný učitel už
sdílet umí a tak se najednou mezi Fukovými dokumenty objeví několik dalších dokumentů.
Obrázek 8: Dokumenty nabídnuty ke sdílení jiným autorem
O tom, že s Vámi chce jiný uživatel sdílet dokumenty, jste informováni mailem. To,
jaká práva Vám autor dokumentu nastavil, se dozvíte až v seznamu položek. Tady je vidět, že
dokument objednavka si může student Fuk pouze číst, do editace dokumentu
11
ZAJIMAVE_linky už může aktivně zasahovat. Pokud tak ještě neučinil, bude u jména
dokumentu poznámka 4ew!.
3.3.4 Jak vytvořit dokument dle šablony
Vytvořte si nový dokument, ale nezadávejte jeho typ, vyberte poslední možnost
From template…
Zatím něco najdete jen zde
- jednak v naší doméně
nikdo žádnou šablonu ještě
nevytvořil, jednak jste sami
ještě žádnou nepoužili.
Zde můžete zadávat
kriteria jak typu
dokumentů, jazyku nebo
oblíbenosti. Vyberte, jak je
naznačeno…
…a za okamžik se Vám
seřadí nabízené šablony.
Zvolte tuto.
Obrázek 9: 4ový dokument ze šablony
12
Zde můžete strávit dlouhé hodiny výběrem šablony, která by pro Váš dokument byla
ta ideální – pro začátek zkuste vybrat nastavení dle Obrázku 9 a vyberte první šablonu, která
se Vám nabízí. V dalším okně se Vám zobrazí její náhled i s textem Lorem Ipsum. Zvolte
Use this template. A je to. Teď už jen kliknutím na vybraná místa editujte text, jak
potřebujete. Nakonec dokument uložte pod vhodným jménem.
Obrázek 10: Dokument ze šablony
Všimněte si, že ze šablony vytvořený dokument je celý zarovnán nalevo-to je
vlastnost. Při vymazávání textu buďte opatrní, grafika je obrázek a vymažete-li veškerý text,
může se stát, že se na správné místo „netrefíte“. Proto pro začátek si vždy nechte jedno
písmenko původního textu, které pak smažete.
13
3.3.5 Jak vytvořit kopii dokumentu
V dokumentu, který Vám někdo jiný nasdílel jako čtenáři, nemůžete provádět žádné
úpravy. Můžete si ale vytvořit jeho identickou kopii, jehož vlastníkem jste vy. Pozor ale, tím
se vytrácí smysl cloudu-mít od každého dokumentu jen jednu kopii s jasnou vlastnickou
strukturou. Proto tuto možnost využívejte s rozmyslem.
Všimněte si, že možnosti volby Soubor jsou u dokumentu, který není
ve vašem vlastnictví, trochu omezeny-srovnejte s jiným dokumentem,
který jste vytvořili sami.
Obrázek 11: Kopie dokumentu
Po výběru Make a copy jste vyzváni toto potvrdit v malém okénku. Podívejte se do
seznamu svých dokumentu a vidíte, že je tam kopie daného dokumentu, oproti originálu jste
však nyní Vy jejím výhradním vlastníkem.
14
Obrázek 12: Kopie dokumentu – v seznamu přibyl soubor
3.3.6 Jak vytvořit novou složku
S přibývajícím množstvím dokumentů se jejich třídění může stát problematickým.
Zvláště, pokud by vedle sebe měly být dokumenty, jež jsou konvertovány do formátu Google
a ty, u nichž to z principu není možné (zatím?).
Zde rozbalte a zvolte možnost Folder.
Zde napište její jméno, případně
popisek a dejte Save.
Za chvíli se její jméno změní i zde.
Takhle si udělejte celou stromovou strukturu složek.
Obrázek 13: Vytvoření složky
15
Šipky slouží
k zobrazování a
skrývání větvení
ve stromu složek.
Pokud jste se spletli
s umístěním složky,
nemažte ji…
…vyberte Move to, …
…zvolte správnou složku…
…a potvrďte. Složka se
přemístí na správné místo.
Obrázek 14: Strom složek
Do složek pak můžete nahrát dokumenty z pevného disku (u nepodporovaných nechte
odtrhnutou možnost Convert documents, spreadsheets & presentations to Google Docs
format.) tak, jak bylo ukázáno výše. Můžete si tak udělat zálohy Vašich legálně vlastněných
písniček, videí a jiných dokumentů, tyto pak můžete jednoduše nasdílet ostatním Vámi
vybraným uživatelům jak v doméně tak mimo ní. Nepotřebné soubory můžete vymazat a tím
si uvolnit prostor v cloudu, který je zatím omezen.
16
Tyto soubory uživatel vybral na svém
pevném disku – klasické značení více
souboru (Ctrl nebo Shift…).
Zde si vybral cílovou složku a potvrdil OK.
Pak spustil nahrávání.
Obrázek 15: 4ahrávání více souborů obecného typu
Obrázek 16: ...chvíli to potrvá
17
3.4 Sdílení
Sdílením rozumíme v počítačové terminologii společný přístup k prostředku při
současném nastavení práv přístupu. V případě sdílení v Google Dokumentech se podívejme
na sdílení dokumentů a sdílení složek.
3.4.1 Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení
Otevřete si dokument, jehož jste vlastníkem nebo je Vám nasdílen s právem přidávat
další spolupracovníky. V pravém rohu klikněte na položku Sdílet.
Těmito příkazy ukládejte dokument
eventuelně jej zavírejte – to nás ale
teď nezajímá.
Pokud jej chcete sdílet, vyberte tuto
možnost.
Zde pak zkontrolujete oprávnění
ostatních, eventuelně je změníte.
Obrázek 17: Sdílení otevřeného dokumentu
V okně, které se objeví, vyberte Invite people, začněte psát jeho jméno a pak už jej
jen vyberte ze seznamu, můžete mu napsat i zprávu, která se pak objeví v jeho mailu.
Uživateli určíte, zda si může dokument pouze prohlédnout, nebo jej může i upravovat.
V tomto konkrétním případě na Obrázku18 student Fuk sdílí učiteli Bubnovi referát o
divadle Semafor. Nastaví jej ale tak, že učitel ji nebude mít možnost upravovat. Tlačítkem
Send bude učiteli poslán mail, zároveň se mu v jeho dokumentech objeví 4ew! se jménem
konkrétního dokumentu – v našem případě referat_semafor.
18
Obrázek 18: Pozvání ke sdílení dokumentu
Pak si zkuste zkontrolovat stejným způsobem, ale na záložce People with access
(nebo See who has access – Obrázek 17) kdo a jaká práva k dokumentu má.
Obrázek 19: Zobrazení přístupu uživatelů
19
Zde taky můžete práva změnit nebo pozvat další uživatele ke sdílení. Na poslední
záložce pak můžete nastavit, zda bude mít právo Vámi pozvaný editor dokumentu pozvat
další uživatele.
Na Obrázku 20 si všimněte, jak se změnila informace o dokumentu. Už tam není
4ot shared, ale jméno vlastníka (me) a kolika uživatelům s jakými oprávněními je dokument
nasdílen.
Obrázek 20: Změna vlastností sdíleného dokumentu
3.4.2 Jak sdílet odkazem
Dokument pravidla_krouzku chce po dokončení student Fuk sdílet všem uživatelům
v síti školy. Mohl by to udělat stejně jako v předchozím případě – pokud je v doméně emailová adresa obesílající všechny uživatele. Pokud není, nabízí se i další jednoduchá
možnost a to je Get the link to share – na Obrázku 17 modrá elipsa.
V okně, které po této volbě vyskočí, je třeba zatrhnout Allow anyone with the link to
view (Gymnázium a SOŠ 4ový Jičín users only), rozhodně ne však
Also allow them to
edit – pokud tedy nechceme, aby tento dokument ve škole kdekdo upravoval.
20
Obrázek 21: Sdílení odkazem
Odkaz v červené elipse je pak možno publikovat třeba Twitterem nebo na webu. Jak
se změní informace o sdílení dokumentu je vidět na Obrázku 22.
Obrázek 22: Změna vlastností dokumentu při sdílení odkazem
3.4.3 Jak publikovat dokument na webu
Zde nejde o sdílení v pravém slova smyslu. Dokument se transformuje do podoby
webové stránky a tuto pak můžete umístit na svůj web. Ovládací prvky naleznete pod zelenou
elipsou na Obrázku 17.
Nejprve se podívejte volbou View as webpage (preview) jak bude dokument vlastně
vypadat. Pokud jste spokojeni, zvolte Publish as web page.
21
Každá změna dokumentu se na webu aktualizuje.
Ne každý v internetu bude mít dokument na webu
dostupný.
Je možno dokument i blogovat.
Obrázek 23: Publikování na webu
Po kliknutí na Publish document se vygeneruje jedinečný kód URL, který pak
můžete umístit do odkazu do svého webu.
Jedinečný kód, který se umístí do webu.
Publikování lze kdykoliv zrušit.
Obrázek 24: Generování kódu URL
22
3.4.4 Jak odeslat dokument mailem jako přílohu
Tato možnost – na Obrázku 17 pod žlutou elipsou – je zde uvedena jen pro úplnost,
neboť jakkoliv je v dnešní době pro sdílení dokumentů velmi populární, popírá základní
princip Google dokumentů a to je to, aby jeden dokument neexistoval ve více verzích. Někdy
ovšem není jiné volby. Třeba je adresát mimo naší doménu a zaregistrovat na Gmail – což je
podmínka pro sdílení dat Googlem mimo doménu - by zkrátka nezvládl.
Tady bude adresát.
Zde zvolíte, zda dokument
bude přímo v těle zprávy nebo
jako skutečná příloha…
..a pokud bude, pak zde
zvolíte typ souboru přílohy.
Obrázek 25: Dokument jako příloha mailu
3.4.5 Jak sdílet více dokumentů
V seznamu konkrétních dokumentů zatrhnete zatržítka u těch dokumentů, které chcete
sdílet, pak vyberete tlačítko Sdílet a … další postup je totožný jako výše.
23
Obrázek 26: Sdílení více dokumentů
3.4.6 Jak nasdílet složku
Úplně stejně! Vybrat složku, kliknout na ni pravým tlačítkem, nebo u ní zatrhnout
zatržítko, vybrat Share a Invite people.
3.5 Export dokumentů
Jde vlastně o opačný postup, než když jste při nahrávání konvertovali typy souboru do
interního formátu Google. Nyní si vyberete, do jakého formátu chcete dokument uložit a pak
jej na dané místo uložíte. Volba místa uložení se liší dle použitého internetového prohlížeče.
3.5.1 Jak exportovat jeden dokument
Otevřete dokument a v menu File dáte Download as. Vyberete typ souboru a už to
fičí!!:)
3.5.2 Jak exportovat více dokumentů
V seznamu dokumentů si zatržítkem vyberete ty, které chcete exportovat. Dále ve
volbě More actions zvolíte Export a v dalším okně na záložce Selected items vyberete typ
dokumentu, do jakého má export proběhnout. Je-li vybráno více dokumentu, můžete tyto typy
zvolit pro jednotlivé skupiny dokumentů, nikoliv však pro jednotlivé dokumenty. Na záložce
24
All items pak toto nastavení můžete aplikovat na všechny dokumenty ve složce, proběhne
export všech dokumentů. Pokud u nějakého dokumentu není export podporován do žádného
typu jiného, než je typ původní (u těchto dokumentů neproběhla ani konverze do Google –
typicky *.mp3 a jiné zvuky, *.avi a jiná videa…), pak je nabídnuta volba Other files types
As is.
Soubory se nebudou ukládat jednotlivě, budou archivovány do formátu *.zip.
Zde volíte typy
souborů.
Zde máte jen jedinou
volbu - stáhnout jak je.
Zatrhnete ty, které chcete
exportovat.
Volbu provedete.
Obrázek 27: Export více souborů
3.6 Historie revizí
U dokumentů, které mají více spolupracovníků (respektive alespoň dva) je možno
kontrolovat, co který z nich na dokumentu udělal. To má velký význam jak při práci ve
skupině tak v případě, kdy chcete mít jistotu, že po „deadline“ termínu s dokumentem již
nikdo nepracoval.
25
V případě studenta Fuka je to dokument ZAJIMAVE_linky, které mu nasdílel učitel
IVT. Fuk tam hned iniciativně něco připsal-podívejte se co.
3.6.1 Jak porovnat více verzí dokumentu
Otevřete dokument a v menu File vyberte See revision history. Pokud v následujícím
okně zatrhnete více revizí – viz červená elipsa – a následně kliknete na Compare Checked,
pak v dalším okně vidíte, kdo a co přesně upravoval.
Zde se vrátíte k dokumentu.
Zde vidíte kdo a kdy…
…a co upravoval.
Zde můžete porovnat více verzí.
Obrázek 28: Historie revizí
Obrázek 29: Porovnání revizí
Vidíte, podle barev, že například přihlášený uživatel, tedy Tomáš Fuk, přidal do
dokumentu link na http://pack.google.com/intl/cs/pack_installer.html a nemůže to zapřít.
26
3.7 Tisk dokumentů
Dokumenty jsou sice sdíleny v cloudu, omezení tisku je z hlediska environmentálního
navýsost libé Bohu, ale někdy se bez papíru zkrátka neobejdete. Tiskne se samosebou na
lokální nebo síťové tiskárny, které jsou dostupné z počítače uživatele.
Správa tisku se u otevřeného dokumentu manažuje volbami, které vidíte pod modrou
elipsou na Obrázku 4. Tiskne se většinou nadvakrát, tím se rozumí, že v prvním kroku po
nastavení a potvrzení tisku se vytiskne dokument virtuálně do souboru *.pdf a z něj se pak
vytiskne dalším potvrzením na papír.
Před samotným tiskem je dobré si zobrazit Print preview, to Vám umožní podívat se
na dokument z jistého odstupu a vidět chybičky, které by Vám jinak unikly.
Pozor na palcové míry okrajů!
Obrázek 30: 4astavení tisku
27
Samotné Print settings se provede příslušnou volbou v menu File a je dostatečně
popsána Obrázkem 30. Pamatujte na správnou volbu formátu papíru (A4) a na možností
nastavení vhodných okrajů. Do tisku můžete zahrnout i čísla stránek (u dokumentů, které to
umožňují) a jejich umístění. Správná orientace stránky je samozřejmostí.
3.8 Manažování položek
3.8.1 Jak používat Koš - Trash
Stejně jako při práci na lokálním počítači, i v cloudu je zapotřebí nepoužívané položky
mazat. Jde to po jedné nebo hromadně. Pokud chceme smazat jednu položku, zobrazíme si ji
v seznamu, klikneme pravým tlačítkem a vybereme Delete. Pokud mažeme hromadně,
můžeme vybrat více souborů a pak opět použít pravé tlačítko myši, nebo použijeme volbu
Vymazat (ne v kontextovém menu) a pak jsou položky vloženy do koše ihned.
Vybrat více souborů a
zmáčknout – položky
ihned zmizí do koše.
Menu vyvoláno
kontextovým tlačítkem
– volte Delete.
Obrázek 31: Mazání položek
Pokud mažete soubor, jehož jste vlastníkem, budete vyzvání k rozhodnutí, zda
nechcete převést vlastnictví na někoho jiného.
Mazat se dají stejně tak i složky. Obsah koše vyvoláte položkou Trash.
28
Jejda! To jsem nechtě
smazal! Označte a…
… přesuňte zpět.
Pozor! Definitivně vymaže koš!
Obrázek 32: Koš
3.8.2 Jak zobrazit náhledy
Pod zelenou elipsou v Obrázku 32 jsou ikony, kterými je možno změnit nazírání
dokumentů. Místo strohého seznamu je možno u souborů, které to podporují, zobrazit náhled.
Samozřejmě, že to neplatí jen pro složku Trash, ale kdekoliv ve Vašem stromě položek.
3.8.3 Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek
Pod modrou elipsou v Obrázku 32 jsou ikonky tvaru hvězdičky, kterými si můžete
poznačit důležité položky. Pak všechny, kterým jste kliknutím přidali atribut hvězdičky, si
můžete zobrazit položkou Starred. Pozor! Tohle neplatí v koši – i když tam máte položku
ohvězdičkovánu, v sumáři hvězdiček se Vám nezobrazí.
Pod oranžovou elipsou je více možnosti, jak si jednoduše filtrovat položky, pokud
Vám jejich počet začíná přerůstat přes hlavu. Vyzkoušejte!
3.8.4 Jak barvit složky
Jednoduše!:) Pokud už se ve složkách přestáváte orientovat, můžete pro zvýraznění
některých použít jinou barvu. Klik na ní pravým kontextovým tlačítkem myši, volte
Change color, vyberte barvu a je hotovo. Vše je možno vrátit do původního stavu.
29
4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace
Vytvořit dokumenty v jednotlivých aplikacích cloudu umíme-teď se zaměříme na
možnosti jednotlivých aplikací. Je jasné, že mnohé znáte, mnohé intuitivně umíte ovládnout,
něco si ale trochu pozornosti zaslouží.
4.1 Textové dokumenty - Documents
4.1.1 Položky okna
Řádek příkazů.
Styly
odstavců.
Číslování a
odrážky.
Odvolat změnu,
odvolat odvolání
změny.
Tisk.
Uložit dokument.
Volba řezů
písma a jeho
velikosti.
Volba fontu
písma a jeho
velikosti.
Volba barvy
písma a
zvýraznění.
Volba zarovnání
odstavce.
Volba levého
odsazení
odstavce.
Kontrola
pravopisu.…
Obrázek 33: Formátovací panel textového souboru
Formátovací panely jednotlivých aplikací jsou, jak již bylo řečeno, do značné míry
shodné s formátovacími panely klasických aplikací – ať už MS Office nebo Open Office a
proto není nutno se jimi detailně zabývat.
Řádek příkazů však v jednotlivých aplikacích nabízí zajímavé možnosti.
30
4.1.2 Jak používat menu File
Všechny položky byly detailně vysvětleny v obecné části tutoriálu.
4.1.3 Jak používat menu Edit
Obrázek 34: Menu Edit
První dvě položky slouží k vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav), respektive
odvolání vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav).
Další tři položky slouží pro práci se schránkou.
Select all označí kompletně celý obsah dokumentu – s tím pak můžete pracovat dálenapříklad stiskem Delete vymazat nebo Copy do schránky.
Find and replace slouží
k nalezení
textového
řetězce a jeho
případného
automatického nahrazení řetězce jiným. Pozor! Nefungují zde klasické zástupné znaky „*“ a
„?“, nerozlišují se malá a velká písmena.
31
Poslední volby asi nevyužijete, slouží k editaci kódu HTML například při exportu na
web.
Za pozornost stojí klávesové zkratky, které jsou totožné s klávesovými zkratkami
v lokálních aplikacích.
4.1.4 Jak používat menu View
Obrázek 35: Menu View
První dvě volby, sloužící k volbě Vám pohodlného zobrazení dokumentu, již byly
vysvětleny.
Do režimu plné obrazovky se dostaneme volbou Hide controls nebo trojklikem
Ctrl+Shift+F. Návrat jen přes klávesu Esc.
Poznámky pod čarou jsou velmi silný poznámkový aparát a je dobře, že v Google
dokumentech nechybí. Zde se pouze manažuje jejich zobrazeni, jejich tvorba je záležitosti
menu Insert.
4.1.5 Jak používat menu Insert
To je nejpropracovanější menu, které svými volbami umožňuje vytvořit dokument
takový, že si skoro v ničem nezadá s dokumenty z lokálních aplikací.
32
Obrázek 36: Menu Insert
Image umožní vložit obrázek buď ze souboru, nebo pomoci adresy URL-adresy
z internetu. Obě tlačítka upraví vzhled okna, nastavení je ale intuitivní. Nezapomeňte si
aktivovat volbu More image options, ta umožní nastavit velikost a například obtékaní
obrázku textem
Nelze určit, jakou
velikost volit, musíte
vyzkoušet praxí.
Zarovnání.
Obtékaní textem.
Obrázek 37: Insert Image
33
Drawing spustí miniaplikaci, kde podobně jako v Malování vytvoříte kresbu na
plátno, které následně vložíte do dokumentu.
Kresbu můžete i exportovat.
Když jste hotovi,
vložíte kresbu do
textu.
Vyberte nástroje a kreslete.
Označte objekt a…
…pracujte s ním.
Obrázek 38: Insert Drawing
Pak jí můžete kdykoliv znovu otevřít v miniaplikaci a upravit. K dispozici jsou i
rychlé možnosti změny velikosti kresby, duplikaci - nebo její odstranění - ale na to jak,
přijďte sami☺.
Obrázek 39: Kresba v dokumentu
34
Table umožňuje vložit tabulku přesně dle Vašeho přání. Můžete nastavit její velikost
absolutně (v pixelech) nebo relativně (v procentech šířky dokumentu) a to jak svisle tak
vodorovně.
Rozsah tabulky.
Velikost tabulky.
Zarovnání na stránce.
Velikost vnějšího ohraničení.
Obtékaní
případným textem.
Barva pozadí a
hranic.
Obrázek 40: Vložit Tabulku
Text se formátuje zvlášť – a to i co se týče zarovnání v buňce. Pouze jeho vzdálenosti
od horní, levé a dolní hranice buňky se nastavují pod modrou elipsou v Obrázku 40. Pokud
ale nastavíte absolutní velikost výšky buňky (jako v příkladu), těžko se toto formátování
rozpozná. Navíc pokud dáte editovat jen jednu buňku v již vložené tabulce (kontextové
menu, tedy klik na pravé tlačítko myši v buňce-viz Obrázek 41), je tam volba i na svislé a
vodorovné zarovnání textu v buňce-inu, musíte si zvyknout☺
35
Změnit lze vše…
Obrázek 41: Editace tabulky
Označte text, který se má stát odkazem…
...klikněte sem…
…a v tomto okně nastavte vlastnosti odkazu.
Zde typ odkazu.
Zde cíl odkazu.
Zde „mouse over“ text.
Vložte odkaz.
Obrázek 42: Insert Link
36
Link, (někdy taky hyperlink nebo hypertextový odkaz) je místo v dokumentu, na který
když kliknete, spustí se Vám obecně nějaká akce. Může to být nové okno v prohlížeči s novou
stránkou, e-mail zpráva s již vypsaným adresátem, nebo se jen posune dokument na předem
definované místo v dokumentu (tzv. záložka Bookmark). Někdy se nastavuje ještě vlastnost
odkazu, že se má ukázat kontextová nápověda nebo například změnit formát textu při přejetí
myši (mouse over nebo taky fly over). Jak vložit Link je patrné z Obrázku 42.
Equation umožňuje vložit i složitější matematický výraz. Ovládání je intuitivní, po
určité praxi budete schopni psát rovnice přímo☺.
Abychom vložili
takovýto vzorec,…
…musíme vybírat
z těchto sekci
položky…
…a zde je editovat.
Pokud bychom zde
změnili „n“ na 4 a „b“
na 5, dostali bychom
čtvrtou odmocninu x
krát x na pátou.
Matematici
rozumějí…☺
Obrázek 43: Insert Equation
Comment vloží poznámky přímo do textu, Footnote vloží do textu index a jemu
odpovídající poznámku pak můžete zobrazit na konci aktuální strany-pod čarou.
Special charakter nám umožňují vložit znaky snad všech exotických písem. Taky
samozřejmě znaky řecké abecedy nebo cyrilice spoustu symbolů.
37
Horizontal line slouží jako logický oddělovač textu-zejména u textu formátovaného
jako webová stránky.
Symbol konce stránky
pro tisk.
Obrázek 44: Insert Page break (for printing)
Pokud chcete donutit textový dokument, aby ukončil při tisku stránku nějakým textem
a další text tiskl až na další stránku, vložte Page break (for printing).
Vložte záhlaví – pak
jej editujte.
Obrázek 45: Vložení Záhlaví
38
Vložte zápatí – pak jej
editujte. Zobrazuje
se až na konci
dokumentu.
Obrázek 46: Vložení Zápatí
Vložení Header a Footer a jejich formátováním určíte, jaké informace se budou
opakovat na začátku a na konci každé stránky.
Obrázek 47: Print preview – Header, Footer, Page break
A tady už vidíte výsledek – zápatí, záhlaví a předpisový konec první stránky.
Vložit Table of contents Vám umožní elegantně vytvořit obsah do místa, kde máte
kurzor pro psaní. Obsah funguje jako hyperlinkový rozcestník, proto je možno kliknutím na
danou položku obsahu přejít do konkrétní části dokumentu. To taky vysvětluje celou plejádu
nepřehledných záložek, které se v dokumentu objeví poté, co obsah vložíte.
39
Tato funkce se opravdu „hodí“, ale jedna podmínka pro ní musí být splněna – všechny
nadpisy musí být formátovány styly nadpisů.
4.1.6 Jak používat menu Format
Zde stojí za zmínku pouze volba Document settings. Jednak proto, že umožňuje
nastavit barvu pozadí celého dokumentu ( sice není jisté, na co by se to použilo, ale MS Word
to neumí☺) a jednak proto, že když tam cokoliv nastavíte a pak zatrhnete položku Make
these the default styles for all new documents, pak budete dlouho přemýšlet, proč nové
dokumenty nejsou jako bývaly…☺
4.1.7 Jak používat menu Table
Úplně stejně, jako kontextové menu při změně vlastností již existující tabulky-bylo
popsáno výše.
4.1.8 Jak používat menu Tools
Obrázek 48: Menu Tools
Translate document Vám umožní strojový překlad našeho dokumentu do celé řady
jazyků. Inu není nad to přečíst si stať o Boženě Němcové například v tradiční čínštině☺.
40
Check spelling zvýrazní sporná slova a po kliknutí na ně kontextovým tlačítkem je
umožní opravit, přidat do slovníku nebo využít nabídnuta řešení. Nezapomeňte pak vždy
nakonec zvolit Clear spellcheck, to Vám zase odznačí zvýrazněna slova. S kontrolou
pravopisu souvisí i volba správného jazyka Select language (for spelling).
Word count je jen jednoduchá statistika o dokumentu.
Look up word má dvě volby v podmenu, obě Vás zavedou do toho samého okna.
První volba do záložky Define, druhá do záložky Translate.
Obrázek 49: Tools Look up word – Define
41
Obrázek 50: Tools Look up word – Translate
Obě funkce slouží například k porozumění a nastavení synonym v textu. Samozřejmě
je lepší tyto volby používat s označeným slovem v dokumentu – hned jej můžete přeložit nebo
si nechat vysvětlit. V češtině však hledání významu nefunguje (zatím?).
Search the web for word Vás pro označené slovo ihned pošle do výsledků hledání ve
vyhledávači Google.
Manage dokument bookmarks Vám umožní při označení části textu ihned vytvořit
záložku v dokumentu, na kterou se pak můžete odkázat při tvorbě odkazů.
4.1.9 Jak používat menu Help
Nápověda funguje jako rozcestník na web a je velmi užitečná pro Vaše další
samostudium textových dokumentů v Google.
42
4.2 Tabulky - Spreadsheet
Tabulky v Google jsou vlastně ekvivalentem tabulkových procesorů v lokálních
aplikacích – tedy něco jako Excel od Microsoftu či Open Office Calc. Jenže v cloudu - nic
neinstalujete.
Tato aplikace je natolik rozsáhlá, že si projdeme jen několik vzorových úkolů.
Ovládání většiny příkazů v menu je intuitivní, pokud máte zkušenosti z Excelu.
4.2.1 Položky okna
Řádek příkazů.
Formát
datového typu.
Odvolat změnu,
odvolat odvolání
změny.
Tisk.
Barva buňky.
Vzorce, funkce.
Sloučení buněk.
Volba řezů
písma.
Volba velikosti
písma.
Adresy řádků.
Zarovnání buňky.
Volba barvy
písma.
Zaostřená buňka.
Ohraničení
buňky.
Zalomení textu
v buňce.
Adresy sloupců.
Obrázek 51: Formátovací panel a okno tabulky
Vytvořte si tedy pokusný dokument, který bude mít tak vyplněny buňky, jak je vidět
na Obrázku 52. Existuje celá řada importu existujících dokumentů v celé řadě formátů, to ale
nebude obsahem našeho stručného manuálu.
43
Obrázek 52: Obsah okna pokusného dokumentu
4.2.2 Jak použít Function
…vyberete KTEROU funkci vložit (my použijeme SUM)…
Označíte KAM funkci vložit…
…a přetáhneme oblast
ODKUD použít data.
Zmáčknete Enter. Všimněte
si adresování. Hotovo.
Obrázek 53: Insert Function Sum
Funkcí je k dispozici celá řada, jen si vybrat pro naši potřebu tu správnou. Dávejte
pozor při výběru správného datového formátu – hlavně na to, že se v tabulkách používá
desetinná tečka, nikoliv čárka! Výsledek z buňky C10 chytněte za ouško /pravý dolní roh) a
táhněte do buňky E10 – výpočty se Vám provedou i za měsíce February a March. Změňte
hodnotu v buňce D6 (Electricity - February) na 1000. Výpočet se Vám aktualizuje.
44
4.2.3 Jak použít Change colors with rules.
Buňky mohou měnit své vlastnosti podle různých pravidel. Označte oblast výsledků
C10-E10. Zvolte Format/Change colors with rules a nastavte dle Obrázku 54. Potvrďte.
Obrázek 54: Formát podle pravidel a výsledek
4.2.4 Jak používat Nicknames oblastí
Každá oblast na listu se může pojmenovat přezdívkou a ta se dále může používat jako
argument funkcí. Označte oblast C5-E9 což jsou kompletní náklady za tři měsíce. Zvolte
Edit/4amed ranges/Define new range. Pojmenujte jej v místě 4ickname jako
complet_year a dejte Save a Done.
Pak si do libovolné prázdné buňky napište
=sum(complet_year) a dejte Enter. Vidíte celkový součet v dané oblasti.
45
4.2.5 Jak používat Chart
Označte oblast B4-E9 (celá tabulka bez popisu a výsledků). Vyberte Insert/Chart a
nastavte vše dle Obrázku 55. Potvrďte. Vložený graf je možno kdykoliv upravit – pravé
tlačítko. Zkuste si změnit jakoukoliv hodnotu v tabulce a sledujte graf…mění se, že?
Existuje řada interaktivních grafu pro vložení pomoci Vložit/Miniaplikaci. Jejich
použití přesahuje tento základní tutoriál.
…vše správně
nastavte…
…a po uložení máte
výsledek.
Vyberte správnou
oblast…
Obrázek 55: Insert Chart
4.3 Závěr2a co Forms a Presentation?
Google formulářům je pro jejich složitost věnován vlastní tutoriál. Naopak prezentace
v Googlu jsou natolik jednoduché, že pokud jste došli až tady, a autor o tom nepochybuje ☺,
nebude pro vás sebemenší problém funkční prezentaci v Google vytvořit a používat. Ať se
Vám daří!
46