Logistické a dopravní společnosti: rizika podvodného jednání

FORENZNÍ SLUŽBY
KPMG v České republice
Logistické a dopravní společnosti:
rizika podvodného jednání
Forenzní služby zaměřené na logistické společnosti
• Vašim právním poradcům pomůžeme podat trestní oznámení
nebo občanskoprávní žalobu.
• Potřebujete zjistit fakta, pokud máte podezření z podvodného
jednání, úplatkářství, krádeže dat nebo jiného nedovoleného
jednání, a to včetně zachování a analýzy digitálních důkazů?
• Prověříme vaše místní i zahraniční dodavatele a zákazníky.
• Provedeme detailní analýzu nebo rychlou prověrku dat (tzv.
quick scan) prostřednictvím vlastního softwarového nástroje,
který analyzuje data v rámci nákupního procesu za pomoci námi
navržených postupů (tzv. metody data mining). Cílem je zjistit:
• smlouvy s neobvyklými maržemi,
• Poskytneme vám doporučení týkající se nastavení vnitřních
kontrol zaměřených na prevenci a detekci podvodného
jednání*.
• Potřebujete zavést systém pravidelného/průběžného
sledování transakcí v rizikových teritoriích?*
• Pomůžeme vám připravit prověrku dodržování
protikorupčních pravidel:
• potenciálně podezřelé dodavatelské faktury, které vyžadují
bližší prověření,
• posoudíme vaše protikorupční závazky vůči zákazníkům
a prověříme vaše protikorupční postupy a opatření,
• potenciálně podezřelé platby dodavatelům, které vyžadují
bližší prověření.
• nastavíme kontrolní mechanismy, díky nimž lze tyto
problémy odstranit nebo omezit,*
• proškolíme vaše zaměstnance a subdodavatele
v oblasti etického chování a protikorupčních opatření.
*Pozn.: U auditních klientů společnosti KPMG Česká republika
podléhá schválení z hlediska řízení rizik.
Logistické a dopravní společnosti: rizika podvodného jednání / Forenzní služby / září 2014
Dopravní a logistické společnosti jsou v České republice
vystaveny riziku podvodného jednání, které se nejčastěji
projevuje zpronevěrou majetku a úplatkářstvím. Co tento
fakt způsobuje?
• Přeshraniční způsob podnikání v ekonomikách, které čelí
vyššímu riziku úplatkářství.
• Velký objem transakcí se zahraničními třetími stranami, jejichž
struktura nebývá transparentní.
• Transakce realizované v cizích měnách vyžadují dodatečné
interní kontroly při zpracování souvisejících účetních
transakcí.
• Významný počet nestandardních transakcí, jež vyplývají ze
specifických požadavků zákazníka.
• Skutečnost, že mají zaměstnanci dopravních společností
přístup k hodnotnému zboží třetích stran, což zvyšuje
požadavky na jejich etické chování.
• Nízké ziskové marže, z nichž vyplývají vyšší požadavky na
detailnější sledování jednotlivých obchodních případů.
Příklady z praxe: nahlášené podvodné jednání
v logistických firmách
1. Krádež peněžních prostředků – prověření systému
vnitřních kontrol společnosti
Šetření zástupců Forenzních služeb KPMG Česká republika
odhalilo pozměněné záznamy o platbách a údaje v hlavní
knize logistické společnosti, aby zakryly platby ve výši
1,2 milionu korun z bankovního účtu společnosti na osobní
účet jednoho ze zaměstnanců. Nedovolené platby byly
v účetnictví společnosti maskovány jako kurzové ztráty.
Šetření také prověřilo systém vnitřních kontrol, abychom
identifikovali slabá místa zavedených opatření v rámci
prevence či detekce krádeže peněžních prostředků. Zjistili
jsme, že:
• kontrolní mechanismy zaměřené na zpracování, schválení
a zaúčtování bankovních plateb a dodavatelských faktur
vykazovaly citelné slabiny,
• zaměstnanci nedodržovali postupy při tvorbě nových
dodavatelů v kmenových datech dodavatelů a také při
aktualizaci informací o stávajících dodavatelích.
Nejvýznamnější zjištění a hlavní ponaučení
Logistické společnosti čelí v rizikových teritoriích stále
většímu tlaku ze strany celních úředníků, kteří za proclení
zboží zákazníků požadují opakované drobné úplatky.
Zákazníci v některých případech dokonce od logistických
služeb očekávají, že jejich poskytovatel ve snaze zajistit
včasné doručení tyto platby poskytne, a tudíž je schvalují
a následně i hradí. Úřady, které se na boj s korupcí
specializují, se proto celosvětově zaměřují na
zprostředkovatele včetně poskytovatelů logistických služeb,
aby vymýtily úplatkářství státních úředníků. V důsledku
toho se stále častěji ve smlouvách mezi zákazníkem
a poskytovatelem logistických služeb uplatňují
protikorupční doložky.
• Podezřelý zaměstnanec účetního oddělení účtoval na
základě neadekvátních přístupových práv k účetním
a platebním systémům společnosti dodavatelské faktury,
měnil náležitosti plateb a údaje v záznamech po jejich
provedení a generoval platební příkazy.
• Společnost neprováděla odsouhlasení zůstatků
zúčtovacích účtů, které sloužily k účtování plateb
dodavatelům. Kvůli absenci párování jednotlivých transakcí
na stranách má dáti a dal těchto zúčtovacích účtů
podvodník maskoval nedovolené platby, jež v účetnictví
zpracovával. Často pak používal několik po sobě jdoucích
transakcí na různých zúčtovacích účtech, aby zamaskoval
skutečnou podstatu transakcí.
• Při účtování transakcí v cizí měně dotyčný manipuloval
se směnnými kurzy, aby skryl podvodné platby. Účetní
systém umožňoval provádět manuální změny směnných
kurzů a neupozorňoval na transakce, u nichž se směnný
kurz odchyloval od schválených účetních postupů
společnosti.
• V případě transakcí v cizí měně neobsahovaly výpisy
z bankovních účtů čísla bankovních účtů protistran, což
ztěžovalo určení příjemce bezhotovostních plateb v cizí
měně.
Logistické a dopravní společnosti: rizika podvodného jednání / Forenzní služby / září 2014
2. Fiktivní dodavatelské faktury – ukončení pracovního poměru pachatele
Během prověrky plateb dodavatelských faktur odhalila
nejmenovaná logistická společnost platbu poukázanou na
účet stávajícího zaměstnance. Platba byla zpracována na
základě fiktivní dodavatelské faktury – číslo bankovního účtu
dodavatele nahradilo číslo bankovního účtu zaměstnance.
Navzdory viditelným odlišnostem od originálu i odděleným
pravomocem v procesu schvalování faktur a plateb byla
faktura schválena k zaúčtování a proplacení.
Analýza marže jednotlivých smluv o prodeji tuto fiktivní
fakturu neodhalila, neboť byla zaúčtována proti dohadné
položce, na níž dodavatel více než rok nevystavil fakturu.
Účetní využil chybu dodavatele jako příležitost
k podvodnému jednání a s pomocí zaměstnance
provozního oddělení dodavatelskou fakturu zfalšoval.
Zjištěná výše podvodného jednání činila 440 tisíc korun.
Nejvýznamnější zjištění a hlavní ponaučení
• Společnost neprováděla ani nezávislé prověrky dohadných
položek, na něž dodavatelé delší dobu nevystavili faktury,
ani řádné odsouhlasení závazků vůči dodavatelům.
• Platební systém neobsahoval kontrolní mechanismy,
které by umožnily identifikovat podvodné změny údajů
o bankovních účtech. Velké množství plateb
zpracovávaných společností neumožňovalo
zaměstnancům, kteří bezhotovostní platby schvalují, aby
ověřovali správnost náležitostí u všech plateb.
• Některé záznamy o platbách se musely do elektronického
bankovního systému zadávat ručně, čímž vznikaly příležitosti
pro manuální úpravy jednotlivých náležitostí plateb.
3. Střet zájmů a úplatky
Spediční firma pověřila dopravní společnost, aby zákazníkům
dodala spotřební zboží. Dopravní společnost za dodávky
fakturovala příliš vysoké ziskové marže. Třetí strana (tzv.
prázdná společnost) pak fakturovala dopravní společnosti
manipulační poplatky.
Třetí strana podle zajištěných důkazních materiálů fakticky
žádné služby neposkytovala, o fakturované částky se
následně dělil zaměstnanec spediční firmy se zaměstnancem
dopravní společnosti (viz schéma Střet zájmů v dopravní
společnosti na následující straně). Třetí strana tak obdržela
platby ve výši 145 tisíc eur.
Prověrka záznamů v obchodním rejstříku v zemi, kde
zmíněná třetí strana vznikla, a dokumentů získaných
v rámci forenzní analýzy počítačů odhalila, že oba muži jsou
pravděpodobně skutečnými vlastníky uvedené třetí strany.
Právnímu poradci společnosti jsme poskytli zprávu, kterou
mohl použít při přípravě trestního oznámení na příslušného
zaměstnance klienta.
Nejvýznamnější zjištění a hlavní ponaučení
• Společnost neměla zavedeny adekvátní postupy pro
schvalování dodavatelů.
• Ve společnosti nebyl zavedený etický kodex, který by
upravoval střet zájmů.
• Společnost důsledně nesledovala marže u jednotlivých
zákaznických smluv ani nezajišťovala, aby byly související
náklady dodavatelů správně přiřazeny jednotlivým
smlouvám o prodeji.
• Změny kmenového souboru dodavatele se nekontrolovaly,
ani neschvalovaly. Společnost vedla dva rozdílné soubory
kmenových dat dodavatele (v účetních záznamech
a v platební aplikaci).
Logistické a dopravní společnosti: rizika podvodného jednání / Forenzní služby / září 2014
Střet zájmů v dopravní společnosti
Dodání zboží
Společnost A
Společnost B
Faktura za
spediční služby
Faktura za dopravu
Spediční
firma
Dopravní
společnost
Faktura za
manipulaci
Zaměstnanec spediční firmy
je skutečným vlastníkem
prázdné společnosti
Prázdná
společnost
Zaměstnanec dopravní
společnosti je skutečným
vlastníkem prázdné
společnosti
Kontakt
Jimmy Helm
Partner odpovědný
za forenzní služby
ve střední
a východní Evropě
T: +420 222 123 430
E: [email protected]
Maroš Holodňák
Director
Forenzní služby
T: +420 222 123 721
E: [email protected]
Michal Bareš
Director
Služby pro dopravu
T: +420 222 123 545
E: [email protected]
Informace zde obsažené jsou obecného charakteru a nejsou určeny k řešení situace konkrétní
osoby či subjektu. Ačkoliv se snažíme zajistit, aby byly poskytované informace přesné
a aktuální, nelze zaručit, že budou odpovídat skutečnosti k datu, ke kterému jsou doručeny,
či že budou platné i v budoucnosti. Bez důkladného prošetření konkrétní situace a řádné
odborné konzultace by neměla být na základě těchto informací činěna žádná opatření.
© 2014 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of
the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative
(“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
The KPMG name, logo and “cutting through complexity“ are registered trademarks
or trademarks of KPMG International.
Design a produkce KPMG Česká republika, s.r.o.
Vytištěno v České republice.
www.kpmg.cz
září 2014