Outlook 2007 - Univerzita třetího věku VŠE v Praze

Vysoká škola ekonomická v Praze
Univerzita třetího věku
Microsoft Office
Outlook 2007
Učební text pro předmět U074
doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc.
Ing. Markéta Kubálková, Ph.D.
Praha 2009
Obsah
3
Obsah
1
Možnosti
organizátoru
organizátoru.)
osobních
informací
(Funkce
5
2
Kontakty (Obecná pole kontaktů. Podrobnosti kontaktu.
Návaznost na události. Všechna pole. Karta Kontakt. Karta
Vložení. Karta Formátovat text. Kategorie. Barvy a klávesové
zkratky kategorií. Rychlé klepnutí. Distribuční seznam. Vizitky.
Formy zobrazení kontaktů. Úprava zobrazení. Vlastní zobrazení.
Hledání.)
5
3
Kalendář (Kalendář. Událost. Plánování. Časová pásma.
Soukromé. OneNote. Sdílení kalendářů. Překryv kalendářů.
Kalendář emailem. Statický kalendář na webu. Aktualizovaný
kalendář na webu. Skupiny kalendářů.)
12
4
Úkoly (Úkoly. Časová osa úkolů. Přiřazení úkolů. Zobrazení
úkolů.)
19
5
Založení emailového účtu a jeho integrace do Outlooku
(Založení emailového účtu. Integrace poštovního účtu do
Outlooku.)
21
6
Pošta (Odeslání zprávy. Přijetí a čtení zprávy. Zpracování došlé
zprávy. Pravidla a oznámení.)
23
7
Poznámky (Poznámky.)
27
8
Deník (Aktivace deníku. Deník v navigačním podokně.)
27
Organizátor osobních informací Outlook
5
Organizátor osobních informací Outlook
1. Možnosti organizátoru osobních informací
Funkce
organizátoru
Organizátor osobních informací řeší řadu dílčích problémů organizace denní práce:
− V kontaktech eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty,
klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání
webových stránek kontaktů.
− Plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů.
Elektronickou poštu je možné snadno třídit.
− V kalendáři eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným
předstihem připomínat. Umí konfrontovat více kalendářů. Kalendář je možné prezentovat
ostatním zasláním elektronickou poštou či publikací na webu.
− V úkolech eviduje úkoly. Úkolům je možné přidělit termíny, podle nichž se úkoly
připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů.
− Formou poznámek lze zapsat nestrukturovaný text. Poznámky je možné třídit obdobně jako
ostatní objekty organizátoru dle kategorií.
2. Kontakty
Obecná pole
kontaktů
Práci s Outlookem zahájíme vložením kontaktů, které využijeme mj. pro rozesílání emailů. Po spuštění Outlooku klepneme ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) do
tlačítka Kontakty. Zobrazí se zatím prázdný seznam kontaktů.
Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o novém
kontaktu. Zapíšeme kontaktní údaje ředitele Petra Nováka (viz obr. 2-1).
OBR. 2-1: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – OBECNÉ
Poznámky k jednotlivým vyplňovaným polím:
− Celé jméno: Zapisujeme celé jméno včetně titulů. Klepnutím do tlačítka Celé jméno můžeme
zobrazit dialogové okno, v němž jsou jednotlivé části (Titul, Křestní, 2. křestní, Příjmení, Za
příjmením) v samostatných polích.
− Společnost: Dle společnosti (firmy) můžeme např. třídit kategorie do skupin.
− V poli Zařadit jako můžeme zvolit pole či kombinaci polí, dle nichž bude kontakt zařazen.
Standardně je kontakt zařazen pod kombinací Příjmení, Jméno. V případě soukromých
Organizátor osobních informací Outlook
Podrobnosti
kontaktu
6
kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle křestního jména, když neznáme či si
nepamatujeme příjmení. V případě firemních kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt
společnosti, když si nepamatujeme kontaktní osobu ve firmě.
− Do pole E-mail zapisujeme emailovou adresu kontaktu. Pokud je k dispozici více adres,
můžeme vyklopením seznamu u pole E-mail definovat E-mail 2 či E-mail 3.
− Po vyplnění pole Adresa webové stránky můžeme klepnutím přímo zobrazit v prohlížeči
webovou stránku kontaktu či jeho firmy.
− Adresa pro rychlé zasílání zpráv: Zapisujeme emailovou adresu, k níž je uživatel přidružen
v programu Windows Live Messenger. Pokud jsme přihlášeni k programu Windows Live
Messenger a kontakt nás přijal do svých kontaktů ve Windows Live Messengerovi, zobrazí
se v poli E-mail kulatý barevný indikátor, který nás informuje o stavu kontaktu (online,
offline, nerušit apod.) Klepnutím do indikátoru a výběrem volby ODPOVĚDĚT POMOCÍ
RYCHLÉ ZPRÁVY můžeme kontaktu poslat zprávu do programu Windows Live Messenger.
Obdobný indikátor se bude zobrazovat v Outlooku u kontaktu vždy (např. v přehledu pošty).
− Telefonní čísla: Pro kontakt můžeme vyplnit řadu telefonních čísel. Předvoleno je vyplnění
čísel do zaměstnání, domů, fax, mobilní. Pro kontakt můžeme vybrat vyklopením seznamu
dostupných telefonních kontaktů zobrazení jiné kombinace.
− Adresy: Obdobně jako pro telefonní čísla můžeme vybrat zobrazení jedné ze tří evidovaných
adres (zaměstnání, domů, jiné). Pro jednu z adres zaškrtneme pole Na tuto adresu zasílat
poštu, čímž vybíráme adresu pro případný export do Wordu formou hromadné
korespondence.
− Poznámka: Můžeme zapsat libovolný text: Při zápisu můžeme použít četné příkazy z karet
Vložení a Formátovat text.
− Poklepáním na obrázek vedle jména kontaktu můžeme vybrat soubor s obrázkem (nejčastěji
fotografií) kontaktu. Obrázek bude mj. zobrazen ve vizitce v pravém horním rohu karty
kontaktů a také v přehledu kontaktů formou vizitek a v doručené poště od příslušného
kontaktu.
O kontaktu lze evidovat další informace. Klepnutím do tlačítka Podrobnosti v kartě
Kontakt v horním pásu karet zobrazíme některé další informace (viz obr. 2-2).
OBR. 2-2: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – PODROBNOSTI
Návaznost
na události
Všechna pole
Karta Kontakt
Pokud vyplníme pole s časovými údaji (Narozeniny, Výročí), automaticky se
v kalendáři vytvoří každoročně se opakující celodenní události. Do pole Výročí můžeme uložit
např. datum sňatku či obecné datum jmenin (např. s aktuálním rokem).
Klepnutím do tlačítka Všechna pole v kartě Kontakt můžeme vybrat skupinu polí dle
pole Nabídnout k výběru. Vybereme Všechna pole kontaktu. V tabulce se zobrazí všechna
dostupná pole kontaktu seřazená abecedně dle názvu polí. Např. do pole Záliby můžeme
vyplnit hodnotu přemýšlivý. K dispozici jsou také čtyři obecná pole Volné pole 1 – 4.
Funkce některých dalších užitečných tlačítek karty Kontakt:
− Uložit a nový: Když vybereme z vyklápěcího seznamu Nový kontakt ze stejné společnosti,
vyplní se v novém kontaktu pole Společnosti, Adresa webové stránky, telefon do zaměstnání
a obrázek z předchozího kontaktu.
− Odeslat: Vizitku kontaktu můžeme odeslat emailem ve formátu vcf, který lze načíst do
osobního souboru Outlooku jiného uživatele nebo dokonce do jiného organizátoru osobních
informací.
− Odstranit: Odstranění kontaktu.
− E-mail: Otevře se okno nové emailové zprávy adresované vybranému kontaktu.
− Schůzka: Kontakt je možné e-mailem požádat o schůzku. Schůzka se automaticky zařadí do
kalendáře. Pokud vyzvaný kontakt odpovídá Outlookem, zobrazí se mu v záhlaví emailu
Organizátor osobních informací Outlook
Karta Vložení
Karta
Formátovat
text
Kategorie
7
tlačítka Přijmout, Odmítnout, Nezávazně, Navrhnout jiný termín. Po odsouhlasení termínu
je termín zařazen do kalendáře vyzvaného a vyzyvateli se vyznačí do kalendáře souhlas
vyzvaného se schůzkou.
− Volat: Pokud je k PC s Outlookem prostřednictvím USB kabelu připojen vhodný telefon,
můžeme vybrat z nabídky telefonních kontaktů vybraného kontaktu a číslo automaticky
vytočit.
− Přiřadit úkol: Vybranému kontaktu můžeme přiřadit úkol. Obdobně jako v případě schůzky
je požadavek odeslán vyzvanému kontaktu, který jej může přijmout či odmítnout.
− Webová stránka: Zobrazí webovou stránku kontaktu dle dříve vyplněného pole Adresa
webové stránky.
− Mapa: Na mapovém portálu http://maps.live.com se pokusí zobrazit adresu zobrazenou pro
kontakt. Např. v případě Petra Nováka můžeme takto zobrazit jinou adresu, na níž bude
pobývat Petr Novák v době zahraniční služební cesty do USA.
− Vizitka: Pro jednotlivé kontakty lze upravit formát vizitky, zejména barvu jejího pozadí.
V našem případě přiřadíme Petru Novákovi barvu jeho oddělení (ředitelství), která byla ve
firmě dohodnuta (modrá).
− Obrázek: Umožňuje změnit či odstranit obrázek kontaktu.
− Zařadit do kategorií: Kontakty a další objekty Outlooku lze rozdělit do kategorií. Každé
kategorii může být přidělena barva a klávesová zkratka. Jeden kontakt může být zařazen do
libovolného počtu kategorií. Náš kontakt zařadíme do nově vytvořené kategorie ředitelství,
které přiřadíme modrou barvu a kombinaci kláves Ctrl F7. Kategorie je vypsána v horní
časti okna v rámečku barvy kategorie (viz obr. 2-1).
− Zpracovat: Kontaktu i dalším objektům lze přiřadit příznak zpracování. Příznak je použit
v pravém panelu úkolů, v němž jsou vypisovány objekty (úkoly, kontakty a další)
s příznakem zastupujícím různý časový horizont zpracování (žádné datum, dnes, příští měsíc,
později). Pro jednotlivý objekt můžeme zadat také přesné datum a případně čas připomenutí.
− Soukromé: Označení kontaktu či jiného objektu jako soukromého. Např. v případě
soukromých událostí v kalendáři nemusí být tyto události nebo jejich podrobnosti
exportovány při zobrazení kalendáře na webu.
− Pravopis: Provede kontrolu pravopisu textu poznámky kontaktu.
− Poznámky ke kontaktu: V případě, že na počítači je dostupný program na elektronické
poznámky OneNote, vytvoří či aktualizuje poznámku ke kontaktu. 1
Do pole Poznámky kontaktu lze vkládat řadu objektů dostupných na kartě Vložení,
mez nejdůležitější patří:
− Připojit soubor: Ke kontaktu lze připojit libovolný soubor či soubory.
− Připojit položku: Připojí položku Outlooku (mail, kontakt, událost, úkol, poznámku).
− Rychlé části: Vyznačenou část textu v poznámkách můžeme vložit do galerie rychlých částí,
z níž lze snadno použít v dalším textu. Rychlé části lze odstranit nebo uspořádat pomoci
organizátoru stavebních prvků.
Text poznámek kontaktu lze formátovat nástroji v kartě Formátovat text, mj.:
− Rychlé styly: Umožňují rychle a snadno upravit formát vyznačené části textu výběrem
rychlého stylu.
− Lupa: Zobrazení textu poznámky je možné lupou zvětšit či zmenšit.
Obdobně doplníme do kontaktů kontakty zbývajících 19 zaměstnanců firmy Encián a
kontakt na 69 odběratelů firmy Encián. Odběratelé mají uveden pouze:
− název firmy (pole Společnost, firmy jsou fiktivní, názvem firmy je krátké křestní jméno),
− telefon,
− adresu,
− IČO,
− kategorii, kterou je stadium růstu firmy,
− číslo účtu. 2
1
Poznámka se vytvoří v oddílu Nezařazené poznámky na stránce s názvem vytvořeným z příjmení a jména kontaktu.
Na stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote.
Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z kontaktu
Outlooku. Na stránky poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli kontaktu (kontakt,
obrázek, telefon do zaměstnání, e-mail, mobilní telefon).
Organizátor osobních informací Outlook
Barvy a
klávesové
zkratky
kategorií
8
Pro rychlý přehled, snadné třídění či filtrování je vhodné dobře připravit kategorie a
objekty do nich zařazovat. Definici kategorií provedeme příkazem ÚPRAVY, ZAŘADIT DO
KATEGORIÍ nebo klepnutím do tlačítka Zařadit do kategorií v panelu nástrojů. Výběrem
příkazu VŠECHNY KATEGORIE zobrazíme dialogové okno Barevné kategorie (viz obr. 2-3).
OBR. 2-3: DIALOGOVÉ OKNO BAREVNÉ KATEGORIE
Kontakty jsou zařazeny do následujících kategorií:
− zaměstnanci (dle oddělení)
• analýza (červená, Ctrl+F2)
• distribuce (oranžová, Ctrl+F3)
• konzultace (zelená, Ctrl+F4)
• programování (tmavě zelená, Ctrl+F5)
• reklama (tmavě modrá, Ctrl+F6)
• ředitelství (modrá, Ctrl+F7)
− odběratelé (dle stadia růstu)
• existence (nachová)
• rozvoj (kaštanová)
• růst (olivová)
• vyspělost (šedozelená)
• zastavený rozvoj (tmavě kaštanová)
• zastavený růst (tmavě olivová)
• životní styl (tmavě nachová)
Pro další využití v kalendáři definujeme další kategorie:
− doma (žlutá, Ctrl+F8)
− Encián (broskvová, Ctrl+F9)
− Petronius (tmavě žlutá, Ctrl+F10)
− Vinicius (tmavě broskvová, Ctrl+F11)
Pro kategorie můžeme využít celkem 11 klávesových zkratek, klávesová zkratka musí
mít jednoznačné přiřazení k jednotlivé kategorii. Můžeme využít 25 barev, více kategorií může
mít stejnou barvu. Počet kategorií je tak neomezený.
Rychlé klepnutí
Příkazem ÚPRAVY, ZAŘADIT DO KATEGORIÍ, NASTAVIT RYCHLÉ KLEPNUTÍ můžeme
jednu z kategorií povýšit na prioritní. Tato kategorie se automaticky zvolí klepnutím do
sloupce Kategorie v tabulkovém zobrazení kontaktů.
2
Do ilustrativního datového souboru byly kontakty zaměstnanců a odběratelů importovány z databáze Encian.mdb
připravené v Accessu. Import se provádí příkazem Outlooku SOUBOR, IMPORT A EXPORT, Import z jiného programu
nebo souboru. Microsoft Access 97-2003.
Organizátor osobních informací Outlook
Distribuční
seznam
9
Za účelem snadného rozesílání emailů můžeme připravit distribuční seznamy
zahrnující více kontaktů. Připravíme distribuční seznam pro vedení firmy Enicán:
− Zadáme příkaz AKCE, NOVÝ DISTRIBUČNÍ SEZNAM. Zobrazí se dialogové okno Distribuční
seznam (obr. 2-4).
OBR. 2-4: DIALOGOVÉ OKNO DISTRIBUČNÍ SEZNAM
− Klepneme do tlačítka Vybrat členy. Zobrazí se dialogové okno Vybrat členy (viz obr. 2-5).
OBR. 2-5: DIALOGOVÉ OKNO VYBRAT ČLENY
− Poklepáním na členy vedení (Eva Benešová, Eva Kolínská, František Janda, Petr Novák, Jan
Dvořák, Milan Smetana, Petr Novák) je vybíráme do pole Členové. Tlačítkem OK ukončíme
definici distribučního seznamu.
− Distribuční seznam se stal jedním z kontaktů. Poklepáním na něj můžeme zobrazit znovu
dialogové okno Distribuční seznam a tlačítkem Vybrat členy vybrat z kontaktů další členy
distribučního seznamu nebo po označení kontaktu jej odstranit tlačítkem Odebrat. Tlačítkem
Přidat nové můžeme do seznamu doplnit adresáty, kteří nejsou uvedeni v našich kontaktech.
Organizátor osobních informací Outlook
Vizitky
10
Tlačítkem Poznámky doplníme k našemu seznamu poznámku. Vedení obsahuje ředitele a
vedoucí oddělení. Distribuční seznam zařadíme do kategorie Encián.
Pro jednotlivé kontakty o zaměstnancích firmy Encián poklepeme na vizitku a
upravíme její pozadí na barvu dle kategorie, tj. dle oddělení:
− analýza (RGB: 255, 0, 0),
− distribuce (RGB: 255, 192, 0),
− Encián (RGB: 112, 48, 160),
− konzultace (RGB: 128, 255, 0),
− programování (RGB: 0, 176, 80),
− ředitelství (RGB: 0, 176, 240),
− reklama (RGB: 0, 112, 192).
Ušetříme místo na obrazovce příkazy:
− ZOBRAZIT, NAVIGAČNÍ PODOKNO, MINIMALIZOVANÉ a
− ZOBRAZIT, PANEL ÚKOLŮ, MINIMALIZOVANÝ.
Kontakty jsou zobrazeny v různobarevných vizitkách (viz obr. 2-6).
OBR. 2-6: KONTAKTY VE VIZITKÁCH
Formy
zobrazení
kontaktů
Úprava
zobrazení
Na pravém kraji jsou záložky k rychlému hledání vizitek dle počátečního písmena
názvu vizitky.
Příkaz ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ nabízí další formy zobrazení:
− vizitkové formy
• Vizitky: Výchozí forma.
• Adresní karty: Zobrazuje vybraná pole v adresních kartách podobných vizitkám. Text
v adresních kartách není formátovaný, není uveden obrázek ke kontaktu.
• Podrobné adresní karty: Adresní karty s výchozím větším rozsahem zobrazovaných polí.
− tabulkové formy
• Telefonní seznam: Zobrazuje základní pole kontaktu formou tabulky.
• Podle kategorie: Tabulkové zobrazení základních polí, kontakty jsou seskupeny dle
kategorií. Seskupené části lze rozbalit či sbalit.
• Podle společnosti: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupení dle společnosti.
• Podle místa konání: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupené dle země uvedené
v adrese kontaktu.
Příkazem ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ, VLASTNÍ NASTAVENÍ AKTUÁLNÍHO
ZOBRAZENÍ můžeme upravit formát zobrazení:
Organizátor osobních informací Outlook
11
− seřadit kontakty dle vybraného pole či polí,
− omezit filtrem zobrazované kontakty, např. na kontakty pouze zaměstnanců firmy
(společnosti) Encián,
− provést další nastavení dle formy zobrazení, např. šířku adresní karty,
− v případě tabulkových zobrazení lze kontakty seskupovat dle vybraného pole.
Můžeme tak např. zobrazit odběratele (filtr z karty Upřesnit: Společnost neobsahuje
Encián) v širší adresní kartě (příkaz ZOBRAZIT, Aktuální zobrazení, VLASTNÍ NASTAVENÍ
AKTUÁLNÍHO ZOBRAZENÍ, tlačítko Další nastavení, pole Šířka karty na hodnotu 38 znaků).
V adresní kartě jsou zobrazena vybraná pole, pokud nejsou prázdná (viz obr. 2-7).
OBR. 2-7: ZOBRAZENÍ ADRESNÍ KARTY
Vlastní
zobrazení
Jakékoliv úpravy zobrazení můžeme potlačit po příkazu ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ,
VLASTNÍ NASTAVENÍ AKTUÁLNÍHO ZOBRAZENÍ klepnutím do tlačítka Obnovit aktuální
zobrazení.
Kromě úpravy vestavěných zobrazení můžeme vytvářet svá zobrazení příkazem
ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ, DEFINOVAT ZOBRAZENÍ. Pro ilustraci vytvoříme
v kontaktech Marie Sladké dvě zobrazení:
− Personal (viz obr. 2-8)
• tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, E-mail, Titul, Jméno, Příjmení, Za příjmení,
Pohlaví, Místo konání, Umístění pracoviště, Telefon (zam.), Mobilní telefon, Oddělení,
Jméno manažera, Funkce, Záliby, Webová stránka, Společnost, Zařadit jako, Deník,
Kategorie, Volné pole 1 (povolení fakturovat), Stav příznaku
• seskupení dle Kategorie
• seřazení dle Příjmení a Jména
• filtr na kontakty, kde v poli Společnost je obsažen text Encián
OBR. 2-8: ZOBRAZENÍ PERSONAL
− Podniky (viz obr. 2-9)
Organizátor osobních informací Outlook
12
• tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, IČO, Společnost, Kategorie, Telefon (zam.),
Volné pole 1 (OKEČ 1), Volné pole 2 (OKEČ 2), Volné pole 3 (OKEČ 3), Volné pole 4
(OKEČ 4), Učet, Vyúčtování (směrový kód banky), Stav příznaku
• seskupení dle Kategorie
• seřazení dle Společnosti
• filtr na kontakty, kde v poli Společnost není obsažen text Encián
OBR. 2-9: ZOBRAZENÍ PODNIKY
V tabulkových zobrazeních lze snadno seřadit zobrazené kontakty klepnutím do řádku
s názvem pole, dle nějž kontakty řadíme.
Tabulková zobrazení je možné kombinovat se zobrazením obecných polí kontaktu
příkazem ZOBRAZIT, PODOKNO PRO ČTENÍ, DOLE. Klepnutím do řádku kontaktu v tabulce se
zobrazí přehledně údaje o kontaktu v dolním podokně (viz obr. 2-10). Polohu příčky mezi
podokny kombinovaného zobrazení lze tažením měnit.
OBR. 2-10: PODOKNO PRO ČTENÍ
Hledání
Kontaktů bývá velké množství, např. v našem případě jich máme včetně distribučního
seznamu celkem 70. Hledání usnadňuje pole Hledání v pravém horním rohu zobrazení
kontaktů. Sem můžeme zapsat slovo hledané v kontaktech. V aktuálním zobrazení se zobrazí
kontakty obsahující hledané slovo či slova. V tabulkovém zobrazení je slovo žlutě vyznačeno.
Při hledání je akceptován filtr aktuálního zobrazení. Omezení zobrazení na hledaná slova
potlačíme klepnutím do křížku za polem hledání.
3. Kalendář
Kalendář
Marie Sladká povede v kalendáři svůj kalendář, který bude zpřístupňovat na webu
vybranému okruhu spolupracovníků. Dále povede Marie Sladká kalendář ředitele Petra
Nováka, k jehož datovému souboru Outlooku bude mít v síti přístup.
Organizátor osobních informací Outlook
Událost
13
Vložíme první událost Marie Sladké:
− Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) klepneme do tlačítka Kalendář. Zobrazí
se zatím prázdný seznam událostí, který je zobrazen formou zobrazení Den/Týden/Měsíc.
Tlačítky v horní části můžeme měnit zobrazenou jednotku na den, měsíc či týden. V případě
týdne můžeme zobrazit pouze pracovní dny nebo celý týden, v případě měsíce můžeme
vybrat ze tří stupňů podrobnosti zobrazení. Zobrazíme celý týden.
− Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o nové události.
Zapíšeme údaje o události projednávání pracovní doby údržbářů (viz obr. 3-1).
OBR. 3-1: DIALOGOVÉ OKNO UDÁLOST – PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ
− Událost zařadíme do kategorie Encián. Po vyplnění údajů klepneme do tlačítka Uložit a
zavřít. Událost se zobrazí v týdenním kalendáři (viz obr. 3-2).
OBR. 3-2: TÝDENNÍ KALENDÁŘ
Komentář k zobrazení kalendáře:
− V kalendáři je již zobrazena další událost a úkol s termínem splnění 10. 4. 2008.
− Nepracovní doba je znázorněna modrým podbarvením. 3
− Řádky kalendáře zastupují 30 minut. 4
3
Pracovní dobu můžeme změnit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby klepnutím do tlačítka Možnosti
kalendáře v polích Začátek a Týden.
Organizátor osobních informací Outlook
Plánování
14
− K jednotlivým dnům jsou vypisovány úkoly ke dni, na nějž je nastaven termín pro splnění
úkolu. 5
− V levém navigačním podokně je miniatura měsíčního kalendáře, popř. více měsíčních
kalendářů, pokud pro ně dostatečný prostor, seznam dostupných kalendářů, popř. odkazy na
základní operace s kalendáři, pokud na ně zbylo místo. Klepnutím do dne v miniatuře
kalendáře můžeme zobrazit vybraný den, týden či měsíc. 6
− Událost můžeme v kalendáři hledat také pomocí pole Hledání.
Vložíme do kalendáře Marie Sladké druhou událost, na níž chce pozvat ředitele Petra
Nováka (viz obr. 3-3).
OBR. 3-3: UDÁLOST KONCEPCE VYBAVENÍ – UDÁLOST
Komentář k druhé události:
− Do poznámky k události dopíšeme text a pod něj vložíme obrázek Podlazi_1.gif.
− Na kartě Událost klepneme do tlačítka Plánování. Zobrazí se tabulka se seznamem
účastníků události, která se změní na schůzku (viz obr. 3-4).
OBR. 3-4: UDÁLOST KONCEPCE VYBAVENÍ – PLÁNOVÁNÍ
− Do nového řádku zapíšeme jméno Novák. Outlook najde potenciálního účastníka
v kontaktech. V případě, že by měl účastník zveřejněn volný čas na webu (viz pozdější
výklad), zobrazí jeho události v kalendáři tak, jak jsou zobrazeny pro Marii Sladkou.
− Tlačítkem Odeslat odešleme žádost o schůzku plánovaným účastníkům.
− Petr Novák obdrží email s názvem události s žádostí o schůzku, který obsahuje tlačítka
Přijmout, Nezávazně, Odmítnout, Navrhnout nový čas, Kalendář pro souhlas či nesouhlas
4
5
6
Měřítko lze změnit, když klepneme pravým tlačítkem do časové osy. Z místní nabídky můžeme vybrat 60, 30, 15,
10, 6 a 5 minut.
Klepnutím pravým tlačítkem do řádku Řazení úkolů podle zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme zadat
zobrazování úkolů podle počátečního data plnění úkolu.
Když po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby klepneme do tlačítka Možnosti kalendáře a zaškrtneme
pole Zobrazit čísla týdnů v zobrazení Měsíc a v tabulce dat, budou do miniatury doplněna čísla týdnů. Čísla týdnů
potom také nahradí datové intervaly v levé části měsíčního kalendáře.
Organizátor osobních informací Outlook
Časová pásma
Soukromé
OneNote
15
s termínem schůzky 7 . Termín schůzky odsouhlasí tlačítkem Přijmout. V přehledu doručené
pošty se zobrazí zpracovaná pošta pozvánky s příslušnou ikonou. Schůzka se vloží do
kalendáře Petra Nováka.
− Marii Sladké přijde email s názvem Accepted: název události 8 .
− Klepnutím do tlačítka Sledování v dialogovém okně Schůzka se zobrazí seznam účastníků
s rekapitulací jejich odpovědi.
− Schůzku lze později aktualizovat či zrušit a tlačítkem Odeslat aktualizaci o tom informovat
emailem účastníky.
Další možnosti událostí:
− Čas události může být uveden v času jiného časového pásma. Např. zapíšeme-li událost
v čase 14 – 15 v časovém pásmu východu USA, bude umístěna v kalendáři do času 20 – 21. 9
− Událost můžeme prohlásit za soukromou tak, aby se její název ani podrobnosti
nezveřejňovali, pokud zveřejníme svůj kalendář.
− Události můžeme různý stupeň důležitosti.
− Obdobně jako v případě kontaktu můžeme propojit tlačítkem Poznámky ze schůzky událost
se záznamem ve OneNote 10 .
− Do textu poznámky k události lze vkládat různé objekty (karta Vložení) a text formátovat
(karta Formátovat text) obdobně jako poznámky kontaktů.
Do kalendáře Marie Sladké doplníme další události (viz obr. 3-5):
OBR. 3-5: MĚSÍČNÍ KALENDÁŘ MARIE SLADKÉ
− 16. 4. 2008, 9:00 – 11:00: porada vedení
• místo konání: Encián, zasedací místnost 27
• kategorie: Encián
− 16. 4. 2008, 13:00 – 14:00: úklid po malování
• místo konání: Vinicius
• kategorie: Vinicius
− 19. – 20. 4. 2008: návštěva babičky
• celodenní událost
• kategorie: doma
− 22. 4. 2008, 8:00 – 9:00: barva a typ koberce
• místo konání: Petronius
• kategorie: Petronius
− 12. 5. 2008, 9:00 – 11:00: porada vedení
• místo konání: Encián, zasedací místnost 27
7
8
9
10
Plánovaný účastník může přijmout schůzku i v jiných poštovních programech, např. v Lotus Notes se v záhlaví
zprávy zobrazí tlačítko Odpovědět s možnostmi Přijmout, Odmítnout, Delegovat, Navrhnout nový čas, Nezávazně
přijmout.
V případě nezávazného přijetí je na začátku názvu slovo Tentative.
Příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby a klepnutím do tlačítka Možnosti kalendáře a Časové pásmo
můžeme v kalendáři nastavit zobrazení času jiného časového pásma včetně označení.
Poznámka se vytvoří v oddílu Nezařazené poznámky na stránce s názvem vytvořeným z předmětu události. Na
stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote.
Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z události
Outlooku. Na stránky poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli události (předmět, datum a
umístění, účastníci, zpráva = textové poznámky Outlooku). Ve OnteNote si tak můžeme zapisovat poznámky
z události nebo porady.
Organizátor osobních informací Outlook
Sdílení
kalendářů
Překryv
kalendářů
16
• kategorie: Encián
− 16. 6. 2008, 9:00 – 11:00: porada vedení
• místo konání: Encián, zasedací místnost 27
• kategorie: Encián
− 24. 6. 2008, 9:00 – 14:00: uvedení software
• místo konání: Encián, školící a počítačová místnost 18
• kategorie: Encián
Marie Sladká spravuje osobní agendu svému nadřízenému Petru Novákovi. Jeho
datový soubor Outlooku je umístěn v síťovém adresáři, do nějž má nastavena Marie Sladká
práva pro čtení i zápis. Díky tomu si jej může přidat do Outlooku 11 .
Kalendář Petra Nováka se po přidání datového souboru Outlooku Petra Nováka
zobrazí v seznamu vlastních kalendářů v levém navigačním podokně. Jeho zaškrtnutím se
kalendář zobrazí souběžně s kalendářem Marie Sladké.
Kalendáře jsou zobrazeny vedle sebe a jsou barevně odlišeny (viz obr. 3-6).
Klepnutím do tlačítka Zobrazit v překryvném režimu na začátku nadpisu kalendáře Petra
Nováka můžeme kalendáře překrýt (viz obr. 3-7).
OBR. 3-6: KALENDÁŘE ZOBRAZENÉ VEDLE SEBE
OBR. 3-7: KALENDÁŘE V PŘEKRYVNÉM REŽIMU
Marie Sladká může založit také další kalendáře ve svém datovém souboru příkazem
SOUBOR, NOVÝ, KALENDÁŘ. Mohla by tak vytvořit kalendář zasedací místnosti či událostí
svých dětí. Kalendáře lze v navigačním podokně dělit do skupin a vybírat kalendáře najednou
zobrazené, popř. překryté.
Marie Sladká chce předat svůj kalendář odběratelům firmy Encián. Nabízí se tři
možnosti:
11
Přidání se provádí příkazem NÁSTROJE, NASTAVENÍ ÚČTU v kartě Datové soubory tlačítkem Přidat. Takto lze
přidat více datový souborů. Jen jeden z nich je nastaven jako výchozí. Do výchozího datového souboru je ukládána
pošta přicházející ze všech emailových účtu (nastavených v kartě E-mail).
Organizátor osobních informací Outlook
Kalendář
emailem
17
− poslat kopii kalendáře emailem,
− publikovat kalendář jako statickou webovou stránku,
− publikovat kalendář na webu s pravidelnou automatickou aktualizací.
Postup poslání kopie kalendáře emailem:
− V navigačním podokně klepneme na kalendář pravým tlačítkem myši.
− Z místní nabídky vybereme volbu ODESLAT E-MAILEM.
− V dialogovém okně Odeslat kalendář e-mailem upravíme:
• Rozsah kalendářních dat: zvolíme Zadat data...
• Začátek: 8. 4. 2008
• Konec: 22. 4. 2008
• Podrobnosti: Úplné podrobnosti
Do emailu se vloží kalendář formou HTML obsahu (viz obr. 3-8).
OBR. 3-8: VLOŽENÍ KALENDÁŘE DO EMAILU – ZAČÁTEK
Statický
kalendář
na webu
Do emailové zprávy se vloží také kalendář jako připojený soubor ve formátu ics.
Soubory v tomto formátu lze otevřít v Outlooku (jako samostatný kalendář ve skupině Jiné
kalendáře).
Postup publikace kalendáře jako statické webové stránky:
− Zadáme příkaz SOUBOR, ULOŽIT JAKO WEBOVOU STRÁNKU.
Organizátor osobních informací Outlook
Aktualizovaný
kalendář
na webu
18
− V dialogovém okně Uložit jako webovou stránku upřesníme zveřejňované období, název
kalendáře a název souboru.
− Vzniklé soubory můžeme publikovat na webu, kalendář se neaktualizuje.
Postup publikace kalendáře na webu:
− V navigačním podokně klepneme na kalendář pravým tlačítkem myši.
− Z místní nabídky vybereme volbu PUBLIKOVAT V INTERNETU, PUBLIKOVAT DO SLUŽBY
OFFICE ONLINE.
− V dialogovém okně Publikovat kalendář omezíme oprávnění zobrazování kalendáře pouze
na pozvané uživatele (viz obr. 3-9).
OBR. 3-9: DIALOGOVÉ OKNO PUBLIKOVAT KALENDÁŘ
Skupiny
kalendářů
− Dále zadáme uživatelské jméno a heslo pro Windows Live 12 .
− Zobrazí se dialogové okno o úspěšném publikování s nabídkou odeslání pozvánky ke sdílení.
Klepneme do tlačítka Ano. 13
− Petr Novák obdrží e-mail s webovou adresou, z níž spustí konfigurace připojení kalendáře.
Kalendář Marie Sladké se zařadí do skupiny Kalendáře uživatelů.
Pokud máme zobrazeno vedle sebe více kalendářů, můžeme mezi nimi kopírovat
události:
− Z webu sdíleného kalendáře můžeme tažením kopírovat události do svého kalendáře, nikoliv
však opačným směrem. Aktualizace webových kalendářů probíhá jejich pravidelnou
aktualizací.
− Pokud je kalendář sdílen formou sdílení datového souboru, můžeme kopírovat události
oběma směry. Pokud při tažení události držíme současně klávesu Shift, provede se přesun
události mezi kalendáři.
V levém navigačním podokně lze vytvářit další skupiny kalendářů, měnit pořadí
skupin i kalendářů v rámci skupin. Vytvořené kalendáře či sdílené z webu lze přejmenovávat
klepnutím do názvu kalendáře pravým tlačítkem a výběrem volby PŘEJMENOVAT SLOŽKU
z místní nabídky.
Obdobně jako pro kontakty lze upravovat zobrazení kalendáře a vytvářet nová
příkazem ZOBRAZIT, AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ.
12
13
Stejné uživatelské jméno a heslo se používá např. v aplikaci Windows Live Messenger.
Pozvánku je možné kdykoliv později odeslat z místní nabídky kalendáře volbou PUBLIKOVAT V INTERNETU, SDÍLET
PUBLIKOVANÝ KALENDÁŘ.
Organizátor osobních informací Outlook
19
4. Úkoly
Úkoly
Marie Sladká eviduje v Outlooku své úkoly. Zadáme první její úkol – rozpočet
vybavení místnosti, který má od 9. 4. 2008 nejpozději do 10. 4. 2008 připravit pro rekonstrukci
zasedací místnosti na školící počítačovou místnost:
− Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 6-1) do tlačítka Úkoly. V tabulce se zobrazí
zatím prázdný seznam úkolů. Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro
vložení dat o novém úkolu. Zapíšeme údaje o úkolu (viz obr. 4-1).
OBR. 4-1: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – OBECNÉ INFORMACE
− Zaškrtnutím připomenutí můžeme nastavit čas, kdy budeme upozornění na termín dokončení
úkolu 14 .
− Klepnutím do tlačítka Podrobnosti zobrazíme další pole informací o úkolu, v nichž doplníme
pole Celková práce a Společnost (viz obr. 4-2).
OBR. 4-2: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – PODROBNOSTI
Obdobně doplníme úkoly dle následující tabulky
Předmět
Zahájení
Splnění
výběr a objednání nábytku
14. 4. 2008 16. 4. 2008
výběr, objednání propagačních materiálů 16. 4. 2008 16. 4.2008
rozeslání pozvánek
17. 4. 2008 18. 4. 2008
objednání občerstvení
21. 4. 2008 21. 4. 2008
kontrola provádění rekonstrukčních prací
úklid před návštěvou babičky
telefonovat babičce
reinstalace počítače
poslechnout poslední podcasty
záznam cestopisného pořadu
připojení digitální televize
K úkolům doplníme kategorii shodnou se Společností.
14
Práce
1,5 dne
1 den
2 dny
2 hodiny
Společnost
Encián
Encián
Encián
Encián
Encián
doma
doma
doma
doma
doma
doma
Výchozím datem připomenutí je termín splnění, výchozí čas lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v poli Čas
připomenutí.
Organizátor osobních informací Outlook
20
Úkoly můžeme zobrazit různými připravenými zobrazeními (viz obr. 4-3, v němž je
použito zobrazení Podle kategorie doplněné o pole Dokončeno, u dvou událostí je naznačeno
sledování plnění úkolu, plnění na 100 % lze rychle zadat zaškrtnutím pole Dokončeno, úkol je
potom přeškrtnut).
OBR. 4-3: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ PODLE KATEGORIE
Časová osa
úkolů
Zajímavé je zobrazení Časová osa úkolů (viz obr. 4-4, v němž z místní nabídky
časové osy jsme přešli na 5. 4. 2008 a v rámci dalšího nastavení jsme zaškrtnuli pole Zobrazit
popisky v zobrazení typu měsíc).
OBR. 4-4: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ ČASOVÁ OSA ÚKOLŮ
Přiřazení
úkolu
Zobrazení
úkolů
Úkol můžeme pomocí tlačítka Přiřadit úkol v dialogovém okně Úkol (viz obr. 4-1)
některému svému kontaktu. Přiřazení probíhá opět emailem. Oslovený adresát odpoví
klepnutím do tlačítka Přijmout či Odmítnout. Zadavatel potom může být emailem informován
o průběhu plnění úkolu.
Úkoly se promítají i do dalších částí Outlooku.
− Ve všech částech s výjimkou Kalendáře je zobrazen po pravé straně Panel úkolů, který se
skládá ze tří částí:
• Tabulka dat: miniatura kalendáře aktuálního měsíce či více měsíců, tučně jsou vyznačeny
dny s alespoň jednou událostí, klepnutím na datum zobrazíme kalendář vybraného dne.
• Události: zobrazují se tři nejbližší události, poklepáním můžeme zobrazit dialogové okno
s jejich detaily.
• Seznam úkolů: Zobrazuje se seznam úkolů seskupený podle termínu plnění, klepnutím do
řádku Uspořádáno podle můžeme zvolit jiné kritérium uspořádání. Z panelu úkolů
můžeme zadat přímo nový úkol. 15
− V kalendáři jsou úkoly uvedeny v dolní části dne pod dnem, v němž mají být splněny (popř.
podle počátečního data zahájení, když takto zadáme zobrazení z místní nabídky).
15
Příkazem ZOBRAZIT, PANEL ÚKOLŮ, MOŽNOSTI můžeme změnit nastavení panelu úkolů.
Organizátor osobních informací Outlook
21
5. Založení emailového účtu a jeho integrace do Outlooku
Založení
emailového
účtu
Za účelem představení poštovního klienta vytvoříme nejprve poštovní účet pro Marii
Sladkou na serveru Seznam.cz:
− Ve webovém prohlížeči zadáme adresu http://www.seznam.cz.
− Na titulní stránce serveru Seznam klepneme v pravém horním rohu žlutého okna do odkazu
založit nový email (viz obr. 5-1).
OBR. 5-1: DOMOVSKÁ STRÁNKA SERVERU SEZNAM.CZ
− Zobrazí se stránka, na níž zadáme žádané uživatelské jméno na poštovním serveru (viz obr.
5-2). V případě serveru Seznam.cz můžeme vybírat ze dvou domén @seznam.cz a
@email.cz. V uživatelském jménu můžeme použít tečky. Pokud již jméno bylo přiděleno,
jsme v řádku pod jménem na tento problém upozorněni.
OBR. 5-2: ZALOŽENÍ NOVÉHO UŽIVATELE SERVERU SEZNAM.CZ
Organizátor osobních informací Outlook
Integrace
poštovního
účtu do
Outlooku
22
− K účtu vyplníme heslo, které by mělo obsahovat alespoň 6 znaků. V řádku pod heslem je
vyhodnocena kvalita hesla.
− Abychom se nezmýlili v zápisu hesla, musíme jej ještě jednou zopakovat.
− V poli Kontaktní email můžeme zapsat alternativní poštovní adresu pro případ kontaktních
emailů ze serveru. Pole není označeno hvězdičkou, proto není povinné.
− Položka Rok narození slouží jako kontrola pro případ oznamování zapomenutého hesla
− Položka Pohlaví slouží pouze pro evidenci serveru.
− V případě zapomenutého hesla můžeme obdržet nové heslo znovu na jinou emailovou
adresu. Předpokladem je správná odpověď na dále uvedenou otázku a správná odpověď na
rok narození.
− Vyplnění Ověřovacího kódu v dolní části obrazovky zabraňuje automatickým programům
zakládání nových účtů a je tak prevenci narušení práce poštovního serveru.
− Klepnutím do odkazu licenční ujednání zobrazíme licenční ujednání.
− Po pročtení licenčních ujednání zaškrtneme pole Souhlasím s podmínkami použití služeb
Seznam.cz a klepneme do tlačítka Založit účet.
− Po chvíli se dokončí registrace a zobrazí se obrazovka s nadpisem Dokončení registrace, na
níž klepneme do odkazu Jdi na Email.
− Na další obrazovce jsme dotázáni, zda chceme zasílat emailem novinky z různých kategorií.
Nemusíme vybírat žádnou kategorii. Klepneme do tlačítka Uložit nastavení.
− Účet na serveru s poštovní schránkou je připraven k použití. Automaticky nám byla zaslána
uvítací zpráva. 16
Nyní nastavíme Outlook jako poštovní klient serveru Seznam.cz:
− V menu zadáme NÁSTROJE, NASTAVENÍ ÚČTU. V kartě E-mail klepneme do tlačítka Nový.
− V dialogovém okně Zvolit emailovou službu vybereme Microsoft Exchange, POP3, IMAP
nebo HTTP a klepneme do tlačítka Další.
− V dialogovém okně Automatické nastavení účtu (viz obr. 5-3) zadáme:
OBR. 5-3: DIALOGOVÉ OKNO AUTOMATICKÉ NASTAVENÍ ÚČTU
• Do pole Jméno text, který se bude zobrazovat v záhlaví námi odeslané pošty.
16
Účet na serveru Seznam.cz můžeme později zrušit, kdy po přihlášení vybereme odkaz Nastavení (vlevo dole),
v rámci něj Pokročilé nastavení (vpravo nahoře) a zde volbu Zrušení schránky.
Organizátor osobních informací Outlook
23
• Do pole E-mailová adresa zapíšeme přesný tvar námi připraveného emailového účtu,
z něhož bude stahována pošta a jehož prostřednictvím budeme poštu odesílat.
• Přístup k poštovnímu účtu nám umožní dvojí zadání hesla do polí Heslo a Zadejte heslo
znovu.
• Klepneme do tlačítka Další.
− Outlook se nyní snaží nastavit parametry připojení (navazuje připojení k serveru, hledá zde
účet a jeho nastavení). Průběh práce vypisuje v dialogovém okně Konfigurace
Konfigurace.
− V případě serveru Seznam.cz se konfigurace připojení nezdaří. Outlook nabídne nastavení
konfigurace bez šifrování. Souhlasíme klepnutím do tlačítka Další.
− Konfiguraci se již podaří nastavit. V dialogovém okně Blahopřejeme! klepneme do tlačítka
Dokončit.
− V Outlooku se zobrazí doručená pošta. Poštu si takto můžeme nechat doručovat z více
serverů. Jeden z nich bude nastaven jako výchozí pro odesílání pošty.
6. Pošta
Práci s poštou zahájíme klepnutí do tlačítka Pošta v navigačním podokně (vlevo
dole). Zobrazí se stránka Outlook Dnes (viz obr. 6-1).
OBR. 6-1: STRÁNKA OUTLOOK DNES
V levém navigačním okně podokně je seznam datových souborů, které jsme
v Outlooku zpřístupnili 17 . Pro každý účet jsou vytvořeny základní složky:
− Doručená pošta: Pošta, která nám přišla z některého z nastavených emailových účtů.
− Informační kanály RSS: Zde mohou být staženy anotační části aktuálních zpráv z různých
webů, které mají službu RSS (Really Simple Syndication). 18
− Koncepty: Rozepsanou poštu je možné uložit (klepnutím do tlačítka Uložit nebo kombinací
kláves Ctrl S) a později navázat na rozepsaný text využitím zprávy ve složce Koncepty.
17
18
Další datové soubory (s příponou pst) lze zpřístupnit příkazem NÁSTROJE, NASTAVENÍ ÚČTU v kartě Datové
soubory. Jeden z datových souborů je nastaven jako výchozí, do jeho poštovní složky Doručená pošta se doručuje
pošta z emailových účtu nastavených v kartě E-mail. (Pošta se odesílá z výchozího emailového účtu a archivuje do
výchozího datového souboru do složky Odeslaná pošta.) Veškerá pošta je uložena lokálně do datového souboru
PST. Navíc její kopie může být uchována na poštovním serveru, když zadáme příkaz NÁSTROJE, NASTAVENÍ ÚČTU,
kartu E-mail, klepneme do příslušné poštovní adresy a do tlačítka Změnit. V dialogovém okně Změnit e-mailový
účet dále klepneme do tlačítka Další nastavení. V dialogovém okně Nastavení e-mailu sítě Internet v kartě
Upřesnit zaškrtneme pole Zachovat na serveru kopie zpráv.
Přihlášení k odběru informačního kanálu RSS pomocí aplikace Microsoft Office Outlook 2007 je rychlé a
jednoduché a nevyžaduje registraci ani poplatek. Po přihlášení k odběru informačního kanálu RSS se ve složkách
RSS objeví titulky zpráv. Položky RSS vypadají podobně jako emailové zprávy. Klepnutím do zajímavého titulku
se zobrazí zpráva ve webovém prohlížeči. Kromě anotací zpráv, lze nastavit stahování celých zpráv formou přílohy
ve formátu HTML.
Organizátor osobních informací Outlook
Odeslání
zprávy
24
− Nevyžádaná pošta: Do složky je umístěna zpráva, která byla vyhodnocena jako nevyžádaná.
Např. se sem umístila zkušební zpráva Outlooku při kontrole konfigurace pošty.
− Odeslaná pošta: Do složky se automaticky ukládají odeslané zprávy. 19
− Odstraněná pošta: Pošta odstraněná z libovolné složky. Tento koš funguje také pro další
části Outlooku (kalendář, kontakty, úkoly, poznámky). Teprve smazáním ve složce
Odstraněná pošta je položky navždy odstraněna.
− Pošta k odeslání: Do složky se přichystá pošta k odeslání, pokud jsme potlačili automatické
odeslání pošty do Internetu po jejím odeslání v programu Outlook. 20
Odeslání emailu budeme demonstrovat na zprávě Marie Sladké pro ředitele Petra
Nováka:
− Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro editaci nové poštovní zprávy.
− Nejdříve nachystáme podpis pro pracovní zprávy. V kartě Vložení klepneme do tlačítka
Podpis a zadáme dílčí volbu PODPISY. Zobrazí se dialogové okno Podpisy a šablony (viz
obr. 6-2).
OBR. 6-2: DIALOGOVÉ OKNO ŠABLONY A PODPISY
− Klepneme do tlačítka Nový. Nový podpis nazveme Encián.
− Ve spodní části zapíšeme text podpisu. Označíme text http://min.vse.cz/encian a klepneme
do tlačítka Vložit hypertextový odkaz. Nabízí se odkaz shodný s textem, potvrdíme jej
tlačítkem OK.
− Na dalším řádku vložíme vizitku z kontaktu Vizitka a výběrem kontaktu Marie Sladké.
− Podpis Encián vybereme do pole Nové zprávy, aby byl využit pro nově editované emaily.
− Práci s dialogovým oknem Podpisy a šablony ukončíme tlačítkem OK.
− Podpis se automaticky vloží až pro další nové zprávy. Proto jej vložíme ručně tlačítkem
Podpisy a výběrem podpisu Encián.
− Zapíšeme údaje zprávy (viz obr. 6-3).
19
20
Potlačení archivace odeslaných zpráv lze provést příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Předvolby klepnutím do
tlačítka Možnosti e-mailu a zrušením zaškrtnutí pole Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta.
Automatické odesílání lze potlačit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Nastavení pošty zrušením zaškrtnutí
pole Při spojení odesílat okamžitě. Potom se odeslání provádí tlačítkem Odeslat a přijmout v panelu nástrojů pošty.
Tímto tlačítkem také urychlíme čtení pošty z poštovních serverů, které jinak probíhá v pravidelných intervalech
30 minut. Interval lze upravit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Nastavení pošty tlačítkem Odeslat a
přijmout.
Organizátor osobních informací Outlook
25
OBR. 6-3: DIALOGOVÉ OKNO EMAILOVÉ ZPRÁVY
Přijetí a čtení
zprávy
− Klepnutím do tlačítka Komu... zobrazíme seznam kontaktů, v němž vybereme Petra Nováka,
tím že jej klepnutím označíme v seznamu a klepneme do tlačítka Komu->. Adresáti uvedení
v poli Kopie získají kopie zprávy a uvidí navzájem svůj seznam. Adresáti uvedení v poli
Skrytá obdrží kopii zprávy a nebudou viditelní pro ostatní adresáty.
− Soubor diagramu podlaží doplníme v kartě Vložení tlačítkem Připojit soubor.
− Užitečné možnosti nastavení pošty jsou v kartě Možnosti, mj. můžeme:
• nastavit barevné pozadí zprávy tlačítkem Barvy stránky,
• zobrazit pole Skrytá pro skryté adresáty,
• vyžádat emailové oznámení o doručení a přečtení zprávy,
• zvolit složku, do níž se uloží kopie odeslané zprávy,
• určit kontakt, který bude adresátovi nabízen pro odpověď,
• upřesnit čas doručení,
• omezit platnost zprávy do zadaného času (v části Další možnosti),
• zařadit zprávu do kategorie (např. Encián).
− Pokud máme k dispozici více poštovních účtů, můžeme vybrat před odesláním účet, z něhož
bude zpráva odeslána tlačítkem Účet.
− Zprávu odešleme tlačítkem Odeslat.
− Petr Novák je po přijetí zprávy požádán o umožnění odeslání oznámení o přečtení zprávy.
Potvrdí souhlas tlačítkem Ano.
− Petr Novák nalezne zprávu ve složce Doručená pošta. Zobrazí se přehled doručené pošty
v seskupení dle dnů doručení.
− Pro čtení zpráv je vhodné ZOBRAZIT, PODOKNO PRO ČTENÍ, DOLE podokno se zobrazením
zprávy vybrané v přehledu zpráv.
− V záhlaví zprávy je uveden tučně její předmět, dále odesílatel, datum odeslání a seznam
připojených souborů. Pokud je odesílatel v seznamu kontaktů s obrázkem, je vpravo nahoře
zobrazen tento obrázek (viz obr. 6-4).
Organizátor osobních informací Outlook
26
OBR. 6-4: ČTENÍ DORUČENÉ POŠTY
¨
Zpracování
došlé zprávy
Příjemce má četné možnosti pro zpracování došlé pošty, nejčastější jsou dostupné
v panelu nástrojů Standardní (viz obr. 6-5). Zprávu můžeme:
OBR. 6-5: PANEL NÁSTROJŮ STANDARDNÍ PRO ZPRACOVÁNÍ POŠTY
− vytisknout,
− přesunout do jiné složky,
− odstranit,
− odpovědět na ni odesílateli či jim vybranému kontaktu,
− odpovědět všem příjemcům včetně příjemců uvedených v poli Kopie,
− předat zprávu dál námi vybranému adresátovi či adresátům,
− zařadit zprávu do kategorie,
− přidat zprávě příznak pro zpracování, zpráva bude zařazena do úkolů,
− odeslat zprávu do poznámek aplikace OneNote 21 ,
Zprávy můžeme zobrazovat různými připravenými zobrazeními, upravovat je či
vytvářet svá zobrazení.
21
V úvodní tabulce budou rekapitulovány pole předmět, odesílatel (včetně odkazu na poslání emailu odesílateli), čas
odeslání, přílohy. Poznámka obsahuje celý text zprávy, je nadepsána předmětem zprávy.
Organizátor osobních informací Outlook
Pravidla a
oznámení
27
Zpracování přijatých zpráv mohou usnadnit pravidla a omezení, která definujeme po
příkazu NÁSTROJE, PRAVIDLA A OZNÁMENÍ. Můžeme tak např.:
− oznamovat doručení zprávy od vybraného uživatele přehráním jiného zvukového signálu,
− zařadit zprávy obsahující zvolené slovo do vybrané složky či dokonce přímo odstranit,
− označit zprávy od vybraného uživatele automaticky příznakem zpracování či jako důležité.
7. Poznámky
Poznámky
Jednoduchým druhem informací evidovaných v Outlooku jsou poznámky. V levém
navigačním podkoně jsou zastoupeny tlačítkem bez textu. 22
V našem případě vytvoříme pouze dvě poznámky (viz obr. 7-1).
OBR. 7-1: POZNÁMKY
Pro zobrazení poznámek je vhodné zapnout podkno čtení příkazem ZOBRAZIT, PODOKNO PRO
ČTENÍ, DOLE. Poklepáním na poznámku se poznámka otevře v samostatném okně. Také
poznámky můžeme zařazovat do kategorií, od nichž přebírají svou barvu. Název poznámky se
přebírá z prvního řádku poznámky. Formátování textu poznámek není možné.
8. Deník
Aktivace
deníku
Outlook může pomoci sledovat čas vynaložený na jednotlivé pracovní projekty.
K tomu slouží Deník. Aktivace deníku se provádí příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě
Předvolby klepnutím do tlačítka Možnosti deníku. V dialogovém okně Možnosti deníku
zaznamenáme akce, které se budou do deníku automaticky zaznamenávat (viz obr. 8-1).
Vybrané akce budou evidovány v deníku, do něhož můžeme přidat další záznamy.
22
Lze je doplnit do seznamu dalších objektů, když za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a
z nabídky vybereme ZOBRAZIT VÍCE TLAČÍTEK.
Organizátor osobních informací Outlook
28
OBR. 8-1: DIALOGOVÉ OKNO MOŽNOSTI DENÍKU
Deník
v navigačním
podokně
Tlačítko deníku můžeme přidat do navigačního podokna. V dolní části navigačního
podokna za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a z nabídky vybereme
MOŽNOSTI NAVIGAČNÍHO PODOKNA. Zaškrtneme volbu Deník a tlačítkem Nahoru ji posuneme
o tři pozice nahoru. Opět klepneme do tlačítka Konfigurace tlačítek a vybereme ZOBRAZIT
VÍCE TLAČÍTEK.
Do deníku můžeme vkládat záznamy také ručně. Klepneme do tlačítka Nová a
vyplníme dialogové okno Deník (viz obr. 8-2). Nejčastěji jsou využívány typy položek
záznamu Úkol nebo Telefonní hovor. Čas strávený položkou v deníku můžeme zaznamenat
automaticky pomocí časovače. Položky deníku je možné zařadit do kategorií.
OBR. 8-2: DIALOGOVÉ OKNO DENÍK
Deník je prvotně zobrazen na časové ose. Je možné zobrazit jej i v jiných zobrazeních,
modifikovat je či vytvořit vlastní zobrazení. Deník může být zdrojem pro vykazování času
práce v jednotlivých projektech, které můžeme odlišit pomocí pole Společnost či kategorií.
Při vytáčení telefonního čísla z kontaktů (tlačítkem Vytočit) je možné automaticky
vytvořit novou položku deníku pro volání.
Pro úplnost dodejme, že z levého navigačního podokna můžeme ještě:
− zobrazit seznam složek všech objektů Outlooku klepnutím do tlačítka Seznam složek,
− vytvořit seznam zástupců na libovolné složky klepnutím do tlačítka Zástupci.
Navigační podokno i Panel úkolů můžeme minimalizovat
− klepnutím do tlačítka Minimalizovat navigační podokno či Zmenšit panel úkolů nebo
− volbou z menu ZOBRAZIT nebo
− kombinací kláves Ctrl F1 či Ctrl F2.