1 Použití aplikace GFI MailArchiver

Transkript

Příručka k klienta GFI
Uživatelská příručka
Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak
jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či implikovaných, mimo jiné implikovaných záruk
obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není
zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím
tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta
maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou
záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není
odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje
žádnou výslovnou nebo implikovanou záruka a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za
přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu.
Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení
co nejdříve prověříme.
Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami
příslušných vlastníků.
Produkt GFI MailArchiver je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2011
GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena.
Verze dokumentu: 1.1.1
Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 2/16/2012
Obsah
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
1.2 Procházení archivovaných e-mailů
1.3 Práce s e-maily
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
1.5 Pokročilé hledání
1.6 Prohledávání e-mailu pomocí inteligentních telefonů
1.7 Přístup k více poštovním schránkám
1.8 GFI MailInsights
1.9 Změna předvoleb uživatele
2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector
2.1 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector
6
6
6
8
9
10
12
15
16
33
35
35
3 Glosář
36
4 Rejstřík
41
Seznam obrázků
Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů
7
Snímek obrazovky 2: Práce s e-maily v aplikaci GFI MailArchiver
9
Snímek obrazovky 3: Možnosti pokročilého hledání
10
Snímek obrazovky 4: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu
12
Snímek obrazovky 5: Domovská stránka programu GFI MailArchiver pro inteligentní telefony
13
Snímek obrazovky 6: Výsledek hledání v inteligentním telefonu
14
Snímek obrazovky 7: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu
15
Snímek obrazovky 8: Přístup k více e-mailovým schránkám
16
Snímek obrazovky 9: Komunikační tok aplikace MailInsights
18
Snímek obrazovky 10: Hlášení Komunikační tok aplikace MailInsights
19
Snímek obrazovky 11: Webové e-mailové komunikátory aplikace MailInsights
20
Snímek obrazovky 12: Hlášení Webové e-mailové komunikátory aplikace MailInsights
21
Snímek obrazovky 13: Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
22
Snímek obrazovky 14: Hlášení Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
23
Snímek obrazovky 15: Využití úložiště aplikace MailInsights
24
Snímek obrazovky 16: Hlášení Využití úložiště aplikace MailInsights
25
Snímek obrazovky 17: Neaktivní účty aplikace MailInsights
26
Snímek obrazovky 18: Sestava o neaktivních účtech
27
Snímek obrazovky 19: Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
27
Snímek obrazovky 20: Hlášení Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
28
Snímek obrazovky 21: MailInsights – Interní spammeři
29
Snímek obrazovky 22: MailInsights – zpráva Interní spammeři
30
Snímek obrazovky 23: MailInsights – Aktivita mimo pracovní dobu
31
Snímek obrazovky 24: MailInsights – zpráva Aktivita mimo pracovní dobu
33
Snímek obrazovky 25: Předvolby profilu uživatele
34
Seznam tabulek
Tabulka 1: Možnosti na kartě Archiv
7
Tabulka 2: Možnosti zobrazení e-mailů
9
Tabulka 3: Popis zástupných znaků
10
Tabulka 4: Možnosti pokročilého hledání
10
Tabulka 5: Kritéria hlášení Komunikační tok
18
20
Tabulka 7: Kritéria hlášení Webové e-mailové komunikátory
20
21
22
23
Tabulka 11: Kritéria hlášení Úložiště e-mailů
24
25
Tabulka 13: Kritéria hlášení Neaktivní účty
26
Tabulka 14: Kritéria hlášení Nevhodná slova
28
28
29
30
Tabulka 18: Kritéria zprávy Aktivita mimo pracovní dobu
31
33
Tabulka 20: Verze softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
35
V této kapitole naleznete informace o následujících činnostech:
Přihlášení do aplikace GFI MailArchiver,
procházení archivovaných e-mailů,
práce s e-maily,
vyhledávání archivovaných e-mailů,
Přístup k více e-mailovým schránkám
změna zobrazeného jazyka.
1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver
Přejděte k položkám Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se načte
ve výchozím internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje své domény
(uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Microsoft Windows).
Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například:
http://mojedoména.com/MailArchiver
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné
přihlašovací údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele.
Při ukončení prohlížeče dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI
MailArchiver.
POZNÁMKA
Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako
jiný uživatel systému Microsoft Windows.
POZNÁMKA
Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je
nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení
k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována.
1.2 Procházení archivovaných e-mailů
1. V aplikaci GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv.
GFI MailArchiver
1 Použití aplikace GFI MailArchiver | 6
Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů
2. Na kartě Archív si můžete prohlížet e-maily archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup.
Můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce 1.
Tabulka 1: Možnosti na kartě Archiv
MOŽNOST
POPIS
Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova nebo
výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s e-maily.
Skrytí panelu s náhledem e-mailů.
Zobrazení panelu s náhledem e-mailů.
Přepínání panelu s náhledem e-mailů mezi zobrazením e-mailů ve spodní
části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem e-mailů.
Zobrazuje e-maily v zobrazení zpráv.
Zobrazuje e-maily v zobrazení poštovní schránky.
Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený
uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro archivaci,
abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit seznam účtů v
archívu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam účtů.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 e-mailů na stránku.
Chcete-li tuto hodnotu změnit, klepněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém
horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet e-mailů zobrazovaných na
straně. Klepněte na možnost Uložit.
1.3 Práce s e-maily
V aplikaci GFI MailArchiver můžete na kartě Archív zobrazovat archivované e-maily a provádět s nimi
různé akce. Chcete-li e-mail zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv. Vybraný e-mail
se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním e-mail zobrazíte v okně zobrazení e-mailu.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 2: Práce s e-maily v aplikaci GFI MailArchiver
V okně zobrazení e-mailů naleznete obsah e-mailu a několik akcí, které můžete provést. Tyto akce
jsou uvedeny a popsány níže v tabulce 2.
Tabulka 2: Možnosti zobrazení e-mailů
MOŽNOST
POPIS
Zobrazit hlavičky e-mailů.
Klepnutím zobrazíte internetové hlavičky e-mailu. Zobrazují se v panelu. Klepněte na toto tlačítko znovu
nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete.
Zobrazit vlákno konverzace
Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny e-maily, které
jsou součástí konverzace. Klepněte na toto tlačítko znovu nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete.
Upravit štítky e-mailů (osobní a globální)
Umožňuje kategorizovat e-maily pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při hledání specifických typů emailů, například při hledání všech e-mailů se štítkem „Důležité“.
Postup přidání štítku:
1. U možnosti ‚Dostupné štítky‘ zadejte nový štítek e-mailu nebo vyberte existující.
2. Klepnutím na možnost Označit e-mail označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem.
Postup odebrání dříve přiřazeného štítku:
1. Vyberte dříve přiřazený štítek.
2. Klikněte na možnost Odebrat štítek.
Klepněte na toto tlačítko znovu nebo klepnutím na možnost Zavřít panel zavřete.
POZNÁMKA
Štítky se v poli „Štítky“ zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních
zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit.
Obnovit e-mail
Obnoví e-maily pomocí funkce Click Restore, která obnoví archivovaný e-mail do stanovené poštovní
schránky nebo přepošle kopii na e-mailovou adresu.
Na panelu pro obnovení e-mailů zadejte e-mailovou adresu, na kterou má být odeslána kopie aktuálního emailu, a klikněte na možnost Obnovit e-mail.
Uložit e-mail na disk (formát EML)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .eml. Tento formát je kompatibilní s množstvím emailových klientů, jako jsou Microsoft Outlook Express, Windows Mail nebo Mozilla Thunderbird. V
dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte místo, kam bude soubor uložen.
Uložit e-mail na disk (formát MSG)
Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu .msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft
Office Outlook. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam
bude soubor uložen.
Vytisknout e-mail
Zobrazí e-mail v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku e-mailu použijte funkci tisku
prohlížeče.
Zobrazit obrázky v e-mailech
Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu.
Označit, že se nejedná o spam
Toto tlačítko použijte u e-mailů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k označení, že se
o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu.
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů
V aplikaci GFI MailArchiver můžete e-maily vyhledávat pomocí textového pole Hledat v
archivovaných e-mailech. Při vyhledávání e-mailů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index emailů a odpovídající e-maily zobrazí spolu s případnými přílohami.
GFI MailArchiver
Kromě textového pole Hledat v archivovaných e-mailech naleznete v aplikaci GFI MailArchiver také
funkci Pokročilé hledání, která poskytuje rozsáhlé možnosti vyhledávání.
POZNÁMKA
Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 10).
Do textového pole Hledat v archivovaných e-mailech můžete zadat také zástupné znaky popsané v
tabulce níže.
Tabulka 3: Popis zástupných znaků
ZÁSTUPNÝ ZNAK
POPIS
?
Nahrazuje jakýkoliv jeden znak.
*
Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků.
Například:
Chcete-li vyhledat e-maily obsahující slovo Swiss, zadejte do textového pole Archivované e-maily
výraz „sw??s“ nebo „sw*s“.
E-maily, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s e-maily. Aplikace GFI
MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud dotazu hledání odpovídá více než 25 e-mailů,
aplikace GFI MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího
se ve spodní části panelu s e-maily můžete přecházet z jedné stránky na další.
1.5 Pokročilé hledání
Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Hledání, která umožňuje vyhledávat e-maily podle
široké řady vyhledávacích kritérií.
1. Na kartě Archiv vyberte možnost
.
Snímek obrazovky 3: Možnosti pokročilého hledání
2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít funkci pokročilého vyhledávání podle popisu
v tabulce níže.
Tabulka 4: Možnosti pokročilého hledání
MOŽNOST
POPIS
Úložiště pro
archivaci
Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště
pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť.
Datum odeslání
Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Zahrnuje
vše/některé
Určuje, zda mají být zobrazeny e-maily, které odpovídají všem podmínkám, nebo e-maily, které
odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností:
Vše – zobrazí e-maily, které odpovídají všem uvedeným podmínkám.
Libovolné – zobrazí e-maily, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce.
Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky:
Předmět – hledání e-mailů s určitým předmětem.
Odesílatel – umožňuje určit e-mailovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno na
serveru Active Directory, jehož e-maily chcete vyhledat.
Příjemce – umožňuje určit e-mailovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na
serveru Active Directory, jehož e-maily chcete vyhledat.
Datum odeslání – umožňuje vyhledat e-maily odeslané v určité datum, před ním nebo po
něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo
Odpovídá.
Datum přijetí – umožňuje vyhledat e-maily přijaté v určité datum, před ním nebo po něm.
Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo
Odpovídá.
Velikost (KB) – umožňuje vyhledat e-maily, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna
požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší
než, Je menší než a Je přesně.
ID zprávy – umožňuje vyhledávat pomocí pole „ID zprávy“ nacházejícího se v hlavičce e-mailu.
Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat.
Celý e-mail – vyhledávání e-mailů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v e-mailu (včetně
těla, hlaviček a příloh).
Tělo – umožňuje hledat e-maily, jejichž tělo obsahuje konkrétní obsah.
Příloha – umožňuje hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách.
Složka – umožňuje vyhledat e-maily, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky.
Složka/Podsložky – umožňuje vyhledat e-maily, které se nacházejí v určité podsložce ve
složce poštovní schránky.
Štítek – umožňuje hledat e-maily se specifickým štítkem.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
Vyloučit e-maily
splňující
následující
podmínky
vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete.
Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které e-mail NESMÍ splňovat, aby byl zobrazen jako výsledek
hledání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají být použity. Podmínky, které je
možné určit, jsou podobné těm popsaným výše.
POZNÁMKA
Kliknutím na tlačítko
vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete.
Hledat
Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných
podmínek.
Resetovat
Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu.
Uložit
Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete
následně kdykoliv použít.
GFI MailArchiver
1.6 Prohledávání e-mailu pomocí inteligentních telefonů
V rámci programu GFI MailArchiver je možné hledat e-maily pomocí inteligentního telefonu.
POZNÁMKA
Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Postup jednoduchého hledání:
1. Spusťte internetový prohlížeč na inteligentním telefonu a zadejte adresu URL, kde se nachází
program GFI MailArchiver, v následujícím formátu:
http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI
MailArchiver>
Například:
http://mojedoména.com/MailArchiver
Snímek obrazovky 4: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu
2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 5: Domovská stránka programu GFI MailArchiver pro inteligentní telefony
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel
nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna
předvoleb uživatele (page 33).
3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 6: Výsledek hledání v inteligentním telefonu
4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené
sestupně podle data.
POZNÁMKA
Funkce hledání v mobilu vrací 10 e-mailů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích
prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je 5 000.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 7: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu
5. Kliknutím na předmět e-mailu zobrazíte e-mail a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci
zobrazíte související e-maily.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v e-mailových archivech. Pokročilé
hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači.
POZNÁMKA
Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce.
1.7 Přístup k více poštovním schránkám
Na kartě Archív můžete procházet také archivované e-maily ostatních uživatelů. Nastavení vašeho
přístupu k e-mailům jiných uživatelů se odvíjí od nastavení funkce GFI MailArchiverŘízení přístupu.
POZNÁMKA
Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně
přihlášený uživatel nemá přístup k e-mailům jiných uživatelů nebo pokud nelze zobrazit
žádné e-maily.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 8: Přístup k více e-mailovým schránkám
Zobrazení archivovaných e-mailů z různých schránek:
1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž obsah
chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, k nimž máte přístup a které odpovídají
zadanému výrazu.
2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko
vedle pole hledání.
3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:.
4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené e-maily.
1.8 GFI MailInsights
Aplikace GFI MailInsights generuje hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která používá
archivované e-maily k poskytování informací o využití pošty a souvisejících trendech. Tato funkce
slouží ke generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o využívání či
zneužívání e-mailu a zdrojů.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Nástroj GFI MailInsights je povolen pouze pro uživatele s plnými přístupovými právy.
Další informace naleznete v tématu Přidání skupin do skupiny s plným přístupovým
právem v Příručce správy a konfigurace k aplikaci GFI MailArchiver.
Dostupná hlášení:
Komunikační tok – monitorování schémat komunikace uživatelů a skupin uvnitř organizace i mimo
ni.
Použití webové e-mailové služby – identifikace uživatelů s nejčastější výměnou e-mailů
s webmailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a nevhodného použití e-mailu.
Odezva na e-maily – získání přehledu o průměrné době, kterou uživatelům trvá odpověď na
interní a externí e-maily.
Využití úložiště – zjištění dopadu příloh na náklady na úložiště e-mailů. Toto hlášení můžete
využít při vytváření příslušných pravidel pro uchovávání e-mailů, která vám umožní mít pod
kontrolou úložný prostor pro e-maily.
Neaktivní účty – zobrazuje seznam uživatelských účtů, které obdržely e-mail, ale neodpověděly ve
stanovené době.
Nevhodná slova – sledování nevhodného jazyka v e-mailech, který znamená porušování
podnikových zásad.
Interní spammeři – Zjistěte, kteří interní uživatelé uvádějí příliš mnoho příjemců do polí
Příjemce/Kopie/Skrytá kopie. Používejte tuto zprávu, abyste o takovém chování věděli a abyste
je minimalizovali.
Aktivita mimo pracovní dobu – Obsahuje seznam interních e-mailových účtů a jejich počet
odeslaných e-mailů rozsahu mimo pracovní dobu. Pomocí této zprávy můžete rozpoznat chování,
která mohou vyžadovat další šetření.
Generování hlášení
Vygenerovaná hlášení jsou zasílána e-mailem přihlášenému uživateli (jako příloha ve formátu PDF).
Postup generování hlášení:
1. Vyberte kartu MailInsights a potom požadované hlášení.
2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování.
3. Klikněte na možnost Generovat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení.
1.8.1 Komunikační tok
Graf Komunikační tok poskytuje přehled o e-mailech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami
a jejich kontakty.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 9: Komunikační tok aplikace MailInsights
Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií:
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Sestava
pro
Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory.
Příjemci
Vyberte Interní, Externí nebo Vše.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 10: Hlášení Komunikační tok aplikace MailInsights
Odesílatelem může být uživatel nebo skupina zobrazená jako jeden subjekt uvnitř hlášení. Kontakty
jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami. Šířka
okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu e-mailu mezi různými entitami.
Tabulka pod grafem obsahuje následující informace:
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Kontaktní e-mail
E-mailová adresa kontaktu
Odeslané e-maily
Celkový počet odeslaných e-mailů.
Přijaté e-maily
Celkový počet přijatých e-mailů.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů.
Poslední komunikace
Datum a čas posledního odeslaného/přijatého e-mailu.
1.8.2 Použití webové e-mailové služby
Oblast Použití webové e-mailové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce
interních uživatelů s webovými e-mailovými účty.
Snímek obrazovky 11: Webové e-mailové komunikátory aplikace MailInsights
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 12: Hlášení Webové e-mailové komunikátory aplikace MailInsights
Tento graf ukazuje celkový počet e-mailů odeslaných a přijatých v určitém období. Oblast Shrnutí v
horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb s celkovým počtem odeslaných a
přijatých e-mailů pro jednotlivé poskytovatele.
Tabulka pod grafem obsahuje následující informace:
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
E-mailová adresa uživatele.
Celkový počet e-mailů
Celkový počet interních kontaktů.
Odeslané e-maily
Celkový počet odeslaných e-mailů.
Přijaté e-maily
Celkový počet přijatých e-mailů.
Průměr/den
Průměrný počet odeslaných a přijatých e-mailů za den.
Celková procentuální hodnota
Procento z celkového počtu webových e-mailů.
GFI MailArchiver
POZNÁMKA
Hlášení Použití webové e-mailové služby zahrnuje následující poskytovatele webových emailových služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz,
Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com
1.8.3 Odezva na e-maily
Hlášení Odezva na e-maily uvádí, jak dlouho trvá zaměstnancům odpovědět na e-maily.
Snímek obrazovky 13: Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během
posledních 6 měsíců.
Sestava
pro
Zahrnout
Zadejte počet výsledků – maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Vše.
Řadit
podle
Zadejte způsob řazení. Možnosti:
Podle jména (výchozí)
Podle odezvy
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 14: Hlášení Odezva na e-maily v aplikaci MailInsight
Sloupcový graf znázorňuje uživatele na ose y odezvu v hodinách na ose x. Data jsou seřazena podle
definovaných kritérií.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
Uživatel
Jméno nebo e-mailová adresa uživatele
Průměrná odezva
Všechny e-maily (hodiny)
Průměrná interní odezva
Interní e-maily (hodiny)
Průměrná externí odezva
Externí e-maily (hodiny)
GFI MailArchiver
1.8.4 Využití úložiště
Hlášení Využití úložiště uvádí, kolík místa je využito různými kategoriemi příloh.
Snímek obrazovky 15: Využití úložiště aplikace MailInsights
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během
Sestava
pro
Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatele nebo skupinu služby Active Directory.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 16: Hlášení Využití úložiště aplikace MailInsights
Graf se skládá z vrstev, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu představuje různá
velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy.
POZNÁMKA
Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné.
Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace:
MOŽNOST
POPIS
Datum
Datum přijetí e-mailu.
Celková velikost (kB)
Celková velikost přílohy.
Obrázky (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Obrázky.
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Dokumenty (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty.
Hudba (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Hudba.
Videa (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Videa.
Jiné (kB)
Celková velikost přílohy kategorie Jiné.
1.8.5 Neaktivní účty
Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní.
Snímek obrazovky 17: Neaktivní účty aplikace MailInsights
Tabulka 13: Kritéria hlášení Neaktivní účty
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 18: Sestava o neaktivních účtech
POZNÁMKA
Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal e-maily, ale
žádné e-maily neodeslal.
Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů.
1.8.6 Nevhodná slova
Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v emailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy.
Snímek obrazovky 19: Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
GFI MailArchiver
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6
měsíců.
Příjemci
Vyberte možnost Vše, Pouze interní, Pouze externí.
Snímek obrazovky 20: Hlášení Nevhodná slova v aplikaci MailInsights
POZNÁMKA
Pokud hlášení Nevhodná slova přesáhne 1500 řádků, bude vygenerováno ve formátu
XLS.
Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
Datum/čas
Datum a čas e-mailu
Odesílatel
E-mailová adresa odesílatele
Předmět
Předmět e-mailu
1.8.7 Interní spammeři
Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních e-mailových účtů uživatelů, kteří
ve svých e-mailech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích
Příjemce, Kopie a Skrytá kopie.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 21: MailInsights – Interní spammeři
MOŽNOST
POPIS
Rozsah
Zahrnout
Zadejte počet e-mailových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 22: MailInsights – zpráva Interní spammeři
Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
Uživatelské jméno
Uživatelské jméno nebo e-mailová adresa uživatele.
Průměrný počet
příjemců
Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi e-mail od
odesílatele.
1.8.8 Aktivita mimo pracovní dobu
Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají e-maily mimo pracovní dobu.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 23: MailInsights – Aktivita mimo pracovní dobu
MOŽNOST
POPIS
Sestava
pro
Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance
(výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory.
Zahrnout
Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50.
Rozsah
Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během
Pracovní
doba
Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace.
Pracovní
týden
Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby.
Nepracovní
dny
Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena
v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti.
DŮLEŽITÉ
Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než
se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení.
POZNÁMKA
Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou
smazána.
GFI MailArchiver
Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi:
Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný
den, např. 9:00 – 18:00.
Zpráva bude vytvořena z e-mailů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z e-mailů
odeslaných v sobotu a v neděli.
Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den, např. 20:00 – 5:00.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00
a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. E-maily odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou
brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu.
Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve
stejný den a středa je svátek.
V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a
20:00, z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli a z e-mailů odeslaných během středy od půlnoci do
půlnoci.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 24: MailInsights – zpráva Aktivita mimo pracovní dobu
Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem
budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce e-mailů.
Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi:
MOŽNOST
POPIS
E-mail
E-mailová adresa uživatele
Počet odeslaných e-mailů
Počet e-mailů odeslaných mimo pracovní dobu
1.9 Změna předvoleb uživatele
1. Klepněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky.
GFI MailArchiver
Snímek obrazovky 25: Předvolby profilu uživatele
2. V rozevírací nabídce Možnosti nastavení jazyka vyberte jazyk, který má být zobrazen.
3. V oblasti Maximální velikost strany nastavte počet e-mailů zobrazovaných na straně.
4. V oblasti Formát data/času hlášení auditu (je dostupná pouze, pokud jste přihlášeni jako správce)
změňte formát data a času, který má být zobrazen v hlášeních auditu.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.
GFI MailArchiver
2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector
Aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům synchronizovat složky aplikace
Microsoft Outlook s daty archivovanými aplikací GFI MailArchiver.
1. Klikněte na kartu Outlook Connector.
2. Výběrem jedné z dostupných možností stáhněte software GFI MailArchiverOutlook Connector.
Dostupné možnosti:
Tabulka 20: Verze softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector
MOŽNOST
POPIS
Outlook Connector (32bitová verze
aplikace Outlook)
Stažení softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector pro 32bitovou verzi
aplikace Outlook.
Outlook Connector (64bitová verze
aplikace Outlook)
Stáhněte software GFI MailArchiver Outlook Connector pro 64bitovou verzi
aplikace Microsoft Outlook.
2.1 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector
1. Vyberte kartu Outlook Connector a stáhněte soubory:
MAROC_32bitOutlook.exe (instalační program pro 32bitovou aplikaci Microsoft Outlook),
MAROC_64bitOutlook.exe (instalační program pro 64bitovou aplikaci Microsoft Outlook).
2. Dvakrát klikněte na soubor a pokračujte v instalaci dle pokynů uvedených v průvodci.
Ověřte správnost instalace v aplikaci Microsoft Outlook tím, že zkontrolujete, zda byla vytvořena nová
složka s názvem GFI MailArchiverPoštovní schránka.
Informace o použití aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector najdete v příručce k aplikaci GFI
MailArchiver Outlook Connector na adrese:
http://www.gfi.com/mar/manual/
GFI MailArchiver
2 Instalace aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector | 35
3 Glosář
A
Active Directory
Technologie poskytující různé síťové služby, včetně adresářových služeb LDAP.
AD
Viz Active Directory
Aplikace Outlook Web Access
Služba webové pošty služby Microsoft Exchange Server. Umožňuje přístup například k emailům, kontaktům, úkolům pomocí webového rozhraní, jestliže aplikace Microsoft Office
Outlook není k dispozici.
Audit aktivit databáze
Systém, který používá možnosti serveru Microsoft SQL pro sledování k záznamu veškeré
činnosti v rámci archivační databáze.
Audit interakce uživatelů
Systém, který umožňuje záznam všech aktivit uživatelů v době, kdy používají webové rozhraní
aplikace GFI MailArchiver.
D
Databáze Firebird
Relační databáze založená na otevřeném zdroji.
E
ExOLEDB
Viz Poskytovatel služeb OLE DB
Exportér PST
Nástroj založený na agentovi, který po nasazení do cílových počítačů extrahuje e-maily ze
souborů PST ke zpracování službou aplikace GFI MailArchiver pro import.
G
GFI MailInsights
Funkce pro generování hlášení v rámci aplikace GFI MailArchiver, která umožňuje využití
archivovaných e-mailů k získávání informací souvisejících s využitím a trendy e-mailové
komunikace.
GPO
Viz Objekty zásady skupiny (GPO)
GFI MailArchiver
3 Glosář | 36
H
Hlavičky
Informace před tělem e-mailové zprávy. Zahrnuje odesílatele, příjemce, předmět, dobu
odeslání a příjmu a další informace.
I
IMAP
Viz IMAP
K
Konektor Outlook Connector pro aplikaci GFI MailArchiver
Nástroj GFI MailArchiver, který umožňuje synchronizaci složek aplikace Microsoft Outlook s
poštou archivovanou aplikací GFI MailArchiver.
M
MAIS
Viz službu importu aplikace GFI MailArchiver (MAIS)
MAPI
Viz Rozhraní MAPI
Message Application Programming Interface
Architektura pro zasílání zpráv a model COM založený na rozhraní API pro systémy Microsoft
Windows.
Metadata
Data poskytující informace o poště archivované v rámci aplikace GFI MailArchiver.
MIME
Viz Typ MIME
MyTerm
myterm
N
Načítání struktury složky poštovní schránky
Funkce aplikace GFI MailArchiver pro synchronizaci struktury složek pošty v systému Microsoft
Exchange s aplikací GFI MailArchiver
GFI MailArchiver
3 Glosář | 37
O
Objekty zásady skupiny (GPO)
Centralizovaná správa služby Active Directory a konfigurační systém určující, jakou činnost
uživatelé mohou provádět v počítačích.
OneClick Restore
Snadný způsob obnovy archivovaných e-mailů do příchozí pošty uživatelů formou obnovy pošty
do stavu v době odstranění nebo zasláním v příloze e-mailu.
OWA
Viz Aplikace Outlook Web Access
P
POP3
Viz Protokol POP3
Poskytovatel služeb Exchange OLE DB
Metoda používaná pro přístup k místnímu úložišti Microsoft Exchange Server pomocí služeb
OLE DB a Microsoft ADO.
Přístupová práva
Oprávnění udělená uživatelům nebo skupinám uživatelů k provádění různých akcí s e-maily.
Protokol IMAP
Jeden ze dvou nejpoužívanějších internetových protokolů pro načítání pošty, druhým
protokolem je POP3.
Protokol POP3
Protokol používaný místními poštovními klienty pro čtení pošty ve schránkách při použití
připojení TCP/IP.
Protokolování
Funkce serveru Microsoft Exchange pro ukládání kopií e-mailů do centrální schránky pro různé
účely, včetně archivace pošty.
R
Rejstřík hledání
Systém, který shromažďuje analýzy a ukládá data za účelem rychlé a přesné správy informací.
S
Schéma databáze
Struktura databáze, která definuje tabulky, pole v tabulkách a vztahy mezi poli a tabulkami.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 38
Schránka
Adresář nebo složka pro příjem, správu a ukládání e-mailů.
Služba importu aplikace GFI MailArchiver
Nástroj aplikace GFI MailArchiver, který importuje data pošty ze souboru do aplikace GFI
MailArchiver.
Smíšený režim ověřování
Metoda ověřování serveru SQL umožňující ověřování Windows a serveru SQL.
Soubor PST
Soubor používaný k ukládání místních kopií pošty, událostí kalendáře, kontaktů a jiných
položek aplikace Microsoft Office Outlook.
Správa úložiště pro archivaci
Technologie GFI MailArchiver umožňující řazení úložišť pro archivaci a plánování jejich použití
v různou dobu.
Správce systému Exchange
Speciální konzola MMC pro správu systému Exchange.
Správci skupin
Skupina uživatelů v rámci aplikace GFI MailArchiver, kterou mohou členové procházet a hledat
v rámci všech uživatelů, kteří tvoří skupinu Active Directory.
Systém Microsoft SQL Server
Systém společnosti Microsoft pro správu relační databáze.
T
Typy MIME
Standard formátu e-mailů, který zajišťuje podporu jiných příloh než příloh ASCII, netextových
příloh, těl zpráv s více částmi a informací v záhlaví, které obsahují jiné znaky než znaky ASCII.
Ú
Úložiště pro archivaci
Skupina e-mailových zdrojů, e-mailových metadat, indexů hledání v rámci aplikace GFI
MailArchiver
V
Veřejné složky
Společná složka sdílená uživateli aplikace Microsoft Exchange, která umožňuje sdílení
informací.
Vlákno konverzace
Seznam e-mailů tvořící konverzaci mezi dvěma a více uživateli.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 39
Z
Zásady řazení do kategorií
Systém řazení do kategorií v aplikaci GFI MailArchiver, který umožňuje řazení e-mailů podle
štítků.
Zásady uchovávání dat
Systém, který určuje, jak dlouho jsou uchovávány určité e-maily v úložištích pro archivaci.
GFI MailArchiver
3 Glosář | 40
4 Rejstřík
A
Active Directory
11, 18, 20, 22, 24, 31
G
GFI MailInsights
generování hlášení
Glosář
16
36
H
hlavičky
9
P
poštovní schránky
příjemce
7, 9, 11, 16
11, 17, 28
Ř
Řízení přístupu
GFI MailArchiver
15
Rejstřík | 41
USA, KANADA A CENTRÁLNÍ A JIŽNÍ AMERIKA
15300 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA
Telefon: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
ANGLIE A IRSKO
Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK
Telefon: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EVROPA, BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Telefon: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRÁLIE A NOVÝ ZÉLAND
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telefon: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

Transkript

Podobné dokumenty

1 Používání doplňku GFI MailArchiver

1 Použití aplikace GFI MailArchiver

1 Použití softwaru GFI Archiver

IBS Scherer GmbH_Presseinformation_IBS

2 Instalace klienta GFI FaxMaker

Zápis ze schůze členů SEAT KLUBU ČR o.s.

Plakátová sdělení - Institute of Experimental Botany AS CR

celou diplomku - Pavel Koběrský

Oznámení o přerušení dodávky elektřiny

Bezpečnostní audit

Advice Book

Stáhnout pdf

Stáhnout pdf - Národní centrum kybernetické bezpečnosti